Состав и задачи администрации организации

Лекция 19 Состав и задачи администрации организации. Изучив материал, студент должен знать:  Состав и задачи администрации организации;  Права и ответственность сотрудников администрации; Изучив материал, студент должен владеть:  Способностью брать на себя ответственность за административные решения в своей профессиональной деятельности. План лекции: 1. Понятие, состав и роль администрации в организации, 2. Администрация и подразделения организации, 3. Функции администрации в организации. 1. Понятие, состав и роль администрации в организации В русском языке слово «администрация» имеет несколько значений: – органы исполнительной власти и управления; – должностные лица управления, руководящий персонал какой-либо организации; – распорядители, ответственные устроители, исполнители; – подразделение, комплексно обеспечивающее процессы функционирования и управления в организации. В организации администрация находится на верхнем уровне управления и частично охватывает средний уровень. Администрация – подразделение, комплексно обеспечивающее процессы функционирования и управления в организации. На практике под администрацией понимается одноименное подразделение организации и состав руководителей. Официальное выделение администрации в каждой организации является необходимым как для внешних контрагентов, так и для членов организации. Состав, позиционирование и полномочия администрации разнообразны. В организации необходимо закрепление места администрации в организационной структуре управления. Это устанавливает минимально необходимый и максимально возможный состав администрации и определяет ее роль в построении и осуществлении процессов управления организацией. Делегирование руководителем ряда функций специально подобранным помощникам, их специализация на выполнении конкретных операций обусловили формирование при руководителе организации первых административных подразделений. Это определило место администрации в иерархии управления. 1 Положение руководителя определяет ее первый уровень, администрация занимает второй уровень, далее идут специалисты, после – исполнители. Специалисты и исполнители управленческих подразделений верхнего уровня не только составляют большинство сотрудников администрации, но и на практике во многом определяют содержание её деятельности. Это, в частности, проявляется в процедурах, структурах, инструкциях взаимодействия представителей администрации организации с внешней средой. Вся совокупность полномочий и содержание практической деятельности персонала управления по их осуществлению целиком и полностью относятся к администрированию. На нижнем уровне управления функции менеджмента и администрации объединяются и реализуются руководителем в отношении своих непосредственных подчиненных. Здесь менеджмент, администрация и управляющая система в целом объединяются в своем воздействии на управляемую систему организации. Администрирование становится непосредственным инструментом менеджмента, вместе с которым руководитель использует и широкий спектр других, например, экономических или психологических мер воздействия. Освоение и применение всего разнообразия форм и методов руководства подчиненными на всех уровнях также во многом обеспечивается администрацией. Установление иерархии, закрепление полномочий, введение субординации в управляющей системе проявляется при построении организационной структуры, что содержательно разрабатывается, конструктивно разрешается и практически реализуется администрацией организации. Роль и место администрации в организации зависит от следующих факторов: – приоритетов собственника в постановке контроля бизнеса; – специфики деятельности организации; – динамики рынка; – экономических показателей работы; – стиля руководства; – особенности кадрового состава организации (профессионализм, квалификация); – уровня развития в организации корпоративных отношений; – уровня развития в организации конкуренции среди персонала (внутриорганизационная конкуренция). В организациях с высоким уровнем профессионализма и квалификации постановка и реализация административных функций выполняется безупречно автоматически, в так называемом запрограммированном режиме. 2 В организациях, где в силу объективных обстоятельств целенаправленно формируются низкоквалифицированные и слабоподготовленные кадры, система администрирования базируется на жёсткой централизации, тотальном контроле и постоянном санкционировании. Неизбежное нарушение законодательства, договорных отношений, ответственности переводит управление ими в латентную, нередко криминальную сферу, что неприемлемо для административного менеджмента. Состав администрации представляет собой перечень должностей, входящих в неё. В табл. 1 представим в качестве примера состав администрации в государственной (муниципальная администрация одного из городов РФ) и коммерческой (небольшая коммерческая организация) структурах. Таблица 1 Состав администрации в различных структурах Наименование должности п/п Государственная структура Коммерческая структура Глава города 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Генеральный директор Первый заместитель главы Заместитель администрации директора Заместитель главы администрации Финансовый по вопросам архитектуры, строительства, директор землепользования Второй заместитель главы Коммерческий администрации директор Заместитель главы администрации Главный инженер по правовым вопросам Управляющий делами Главный бухгалтер Начальник управления Начальник муниципальным жилищным фондом юридического отдела Начальник правового управления Начальник отдела кадров Начальник управления Начальник плановопотребительского рынка и услуг экономического отдела Начальник управления социальноНачальник экономического развития производственного отдела Начальник управления архитектуры Начальник отдела – главный архитектор сбыта 3 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Начальник управления Начальник бухгалтерского учета и отчетности – маркетингового отдела главный бухгалтер Начальник финансового управления Начальник информационного отдела Начальник управления жилищно– коммунального хозяйства Начальник отдела сметно– договорных отношений Начальник отдела правовой – экспертизы Начальник отдела по обеспечению мероприятий по ГО и ЧС и общественной – безопасности Заместитель начальника управления социально-экономического развития Начальник административнохозяйственного отдела Начальник отдела транспорта и связи Начальник организационного отдела Начальник отдела муниципального заказа Заместитель начальника управления бухгалтерского учета и отчетности Начальник юридического отдела Начальник отдела учета и предоставления жилой площади Начальник отдела лицензирования деятельности объектов потребительского рынка и услуг Начальник отдела экономического анализа Начальник отдела по взаимодействию с общественными организациями Заместитель начальника финансового управления Начальник отдела корреспонденции Начальник отдела городского хозяйства Начальник отдела информационных технологий 4 33 34 Начальник отдела приватизации Председатель профсоюза администрации Таким образом, администрация официально представляет организацию во всем комплексе её взаимоотношений с внешней средой (конкуренты, поставщики, потребители, деловые партнёры и т. д.) и с собственными сотрудниками и структурными подразделениями, входящими в состав организации. Статус, занимаемый администрацией, определяется первоначально спроектированной и фактически реализованной системой отношений администрации с другими подразделениями организации. 2. Администрация и подразделения организации На начальной стадии развития организации руководитель, представляющий администрацию, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста организации, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов. Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядка ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией. Характер и особенности администрирования определяются, прежде всего, отношениями администрации с подразделениями организации. В процессе администрирования между администрацией и структурными подразделениями возникают различные типы социальных отношений. 1. Служебные отношения, которые отличаются своей несимметричностью (односторонняя зависимость подчиненного от начальника, уровень и объём полномочий). 2. Функциональные отношения (советы, помощь, консультации). 3. Технические отношения (каждый должен четко выполнять свои функции и требовать столь же четкого выполнения другими сотрудниками их функций, иначе невозможно добиться всесторонне согласованной и эффективной деятельности). 4. Информационные отношения (связаны с односторонними или взаимными процессами информирования обо всех состояниях объекта и об изменениях состояний). 5. Специализированные отношения (связаны с разделением труда в управлении многосторонней конфигурации деятельности организации, т. е. распределением целей и действий по их достижению). 5 6. Иерархические отношения (отношения между звеньями, или ячейками, системы, расположенными на различных ступеньках управленческой лестницы, при которых каждый нижестоящий уровень управления подчиняется вышестоящему уровню управления). В зависимости от характера взаимосвязи между руководителями и подчиненными социальные отношения могут быть представлены в четырех основных разновидностях:  бюрократические – базируются на административной иерархии, за каждым работником жестко закреплены его функциональные обязанности. Начальники принимают решения, а подчиненные обязаны их выполнять, строго следуя букве распоряжений. Контроль за деятельностью сотрудников и всей организации представляет собой отлаженную процедуру проверок. Ответственность за успех дела и возможные провалы несет соответствующий исполнитель. Контакты между начальниками и подчиненными носят в основном официальный (формальный) и деперсонифицированный характер, ограничены отношениями чисто служебного свойства;  патерналистские – четко выражена иерархичность отношений, а права руководителя, который обычно принимает единоличные решения, неоспоримы. От подчиненных требуется и ожидается лояльность по отношению к начальнику. Руководство бдительно контролирует действия своих подчиненных, но при необходимости принимает на себя часть возложенных на них функций. Ответственность за успех дела или возможные провалы общая. Руководитель строго поддерживает единство организации, но не путем формальной регламентации, а благодаря утверждению и постоянному сохранению своего личного влияния. Несмотря на строгую иерархию, взаимоотношениям придается личностный характер, выходящий за чисто служебные рамки;  фратерналистские – иерархичность в отношениях старательно сглаживается и смягчается, господствует стремление принимать решения коллегиально после их коллективного обсуждения. Подчиненным предоставляется достаточная самостоятельность, и в совместной деятельности предполагается взаимная помощь и поддержка как со стороны руководителя, так и рядовых работников. Любой успех рассматривается как общая заслуга всего коллектива, любой провал – как общая для всех членов коллектива беда. Отношения в такой организации носят подчеркнуто неформальный характер;  партнерские – иерархические отношения хотя и существуют, но ярко не выражены. Решения принимаются на основе обсуждения, где каждый вносит предложения в соответствии со своей квалификацией и сферой компетентности. Руководитель не приказывает, а координирует общие действия. За каждым сотрудником четко закреплены соответствующие функции, причем руководитель в них не вмешивается, а текущий контроль чаще всего не предусмотрен. Подчиненные должны понимать смысл принимаемых решений и выполнять их в процессе самостоятельной работы. 6 Несмотря на коллегиальность принимаемых решений и действий, отношения между сотрудниками деперсонифицированы и переведены на служебноконтактную основу. Партнерство отличается демократизмом – самостоятельные индивиды объединяются для совместной деятельности по свободному контракту, а руководитель в качестве координатора распределяет задания и контролирует соблюдение оговоренных условий и обязанностей. Конечно, выделенные четыре типа отношений в «чистом» виде встречаются редко, и всё в конечном счете зависит от состава участников совместного действия, характера, содержания и направленности той организации, в пределах которой люди вступают в социальные взаимодействия, а также от состава и личностных особенностей сотрудников администрации, осуществляющих функции управления. Администрация призвана обеспечивать непосредственное осуществление, оперативное и содержательное взаимодействие всего комплекса составляющих организации, поэтому ее роль является ключевой. Администрация интегрирует все разнообразие состава и содержания подразделений организации в единый, целенаправленно функционирующий механизм. Это заключается в установлении места и роли каждого из них и обеспечении организационной взаимосвязи и координирующего сопровождения процесса функционирования. Выполнение такой разнообразной программы предусматривает необходимость проведения комплекса мер предварительного организационного обеспечения, который предшествует конструктивному решению штатных и инновационных задач. Начинается он с решения уставных вопросов, построения и классификации ресурсной базы формирования и функционирования создаваемой организации. Прежде всего, к таким вопросам относится структурное построение производственных, обеспечивающих и управленческих комплексов организации, их ориентация на последующее конструктивное взаимодействие. В структуре предприятия относительно администрации позиционируются подразделения организации в четырех основных конфигурациях (рис. 1). 7 Рис. 1. Конфигурация подразделений организации по системам ориентации Представленная на рис. 1 конфигурация структурных подразделений является универсальной, что определяется органичной взаимосвязью построения и применения любых подразделений организации, включая и администрацию, в соответствии с уровнями и иерархией обеих ориентаций: управленческой и производственной. Исчерпывающее разнообразие состава управленческих и производственных подразделений позиционируется соответственно на десяти уровнях. Согласно данной модели администрация позиционируется в центре системы, что позволяет конструктивно обозначить центральное место и объединяющую роль администрации в обеспечении формирования и функционирования всего комплекса конкретных подразделений, составляющих организацию. В качестве самостоятельного подразделения организации администрация может быть и не выделена, что обусловливает соответствующее перераспределение функций, которые она выполняет. Так, например, конкретное подразделение, специально содержащее в своём наименовании словообразование от термина «администрация», в большинстве случаев встречается и характерно для организаций на муниципальном уровне, а также предприятий государственного сектора. В каждой проектируемой и уже функционирующей организации не обязательно специально выделять администрацию в качестве самостоятельного подразделения, использовать административную основу формирования и функционирования организации. Решение данного вопроса, безусловно, находится в компетенции руководителя организации и должно разрабатываться и приниматься исходя из учета определенных факторов, о которых говорилось выше. 8 На основе данного подхода даже в очень крупной организации можно автоматизировать большую часть рутинных задач путем внедрения современных информационных технологий в реально осуществляемые процессы управления организацией, при этом распределив оставшиеся основные (ключевые) административные функции между руководителями разного уровня. Наряду с этим необходимо чётко представлять, идентифицировать и формализовать состав и содержание как изначально необходимых, так и реально осуществляющихся в организации административных функций. 3. Функции администрации в организации Функции администрации отражаются на фактически исполняемых ею обязанностях и представленных для их осуществления полномочиях. Администрирование призвано обеспечить четкое выделение, идентификацию и результативное применение всего разнообразия ресурсов организации. А.В. Райченко приводит классификацию ключевых функций администрации в организации (табл. 2). Таблица 2 Классификация функций администрации в организации Задача Ключевые функции Ключевые свойства 1 Официальная регистрация Составление и согласование Уполномоченность 2 Содержательная детализация Разделение и формализация Технологичность 3 Организационное оформление Сведение и формулирование Стандартность Функциональная регламентация Разделение и ограничение Определенность 5 Иерархическая структуризация Распределение и построение Соподчиненность 6 Статусное позиционирование Описание и расстановка Коммуникационность 7 Должностная субординация Определение и соотношение Выдержанность 8 Методическое инструктирование Информация и разъяснение Методичность 9 Операционная процедуризация Разделение и объединение Преемственность п/п 4 9 10 Комплексное обеспечение Расчет и снабжение Укомплектованность 11 Физическая охрана Ограничение и проверка Безопасность 12 Режимные ограничения Расписание и выполнение Упорядоченность 13 Офисная организация Коммутация и обеспечение Конструктивность 4 Курьерское обслуживание Отправка и доставка Оперативность 15 Канцелярское сопровождение Визирование и заверение Обеспеченность 16 Документационное оформление Согласование и составление Педантичность 17 Служебная корреспонденция Получение и отправление Соответствие 18 Ведомственная коммутация Оповещение и связь Подотчетность 19 Внешняя коммуникация Координация и кооперация Инвариантность 20 Договорное ведение Переговоры и корректировка Легитимность 21 Сопровождение выполнения Мониторинг и коррекция Параллельность 22 Контроль исполнения Сравнение и сопоставление Перманентность 23 Перманентная диспетчеризация Наблюдение и изменение Адекватность 24 Оперативное регулирование Проведение и адаптация Своевременность 25 Инспектирование деятельности Проверка и оценка Достаточность 26 Санкционирование действий Разрешение и запрещение Действенность 27 Организация документооборота Перечисление и обращение Оперативность 28 Ведение делопроизводства Подборка и оформление Педантичность 29 Статистическая отчетность Составление и представление Достоверность 30 Архивное хранение Накопление и размещение Ответственность 10 Набор функций администрации конкретной организации зависит от следующих факторов: 1) профессионально-квалификационного уровня административного и управленческого персонала; 2) принятой позиции администрации; 3) степени использования информационных технологий и др. Существенное изменение состава фактически выполняемых подразделением функций приводит администрацию организации к выработке заключения и внесению предложений об изменении статуса, подчинения, наименования или других официально закрепляемых за данным подразделением позиций. В современных условиях в составе администрации или других подразделений создаются специальные группы, целенаправленно занимающиеся организационными изменениями и развитием организации. Литература: 1. Файоль А., Эмерсон Г., Тейлор Ф., Форд Г. Управление – это наука и искусство. М., 1992. 2. Ньюстром Д., Дэвис К. Организационное поведение. СПб., 2000. 3. Трудовой кодекс Российской Федерации. М., 2015. 4. Деловое администрирование. Под общей ред. Страховой О.А. СПб., 2001. 11