Системы планирования ресурсов предприятия -ERP (ERP, Enterprise Resource Planning )

Лекция 13 . Системы планирования ресурсов предприятия -ERP (ERP, Enterprise Resource Planning ) Общее представление о ERP. История появления ERP-систем Понятие и функции ERP-систем. Производство: до появления ERP,с появлением ERP.Опыт внедрения: преимущества и недостатки 1.Общее представление о ERP Изначально термин ERP применялся к системам планирования загруженности производственных мощностей. Несмотря на то, что термин ERP возник в производственной сфере, сегодня он имеет более широкую область применения. Современные ERP-системы обеспечивают выполнение всех основных функций предприятия, независимо от его рода деятельности или устава. В настоящее время ERP-системы применяются как в коммерческих, так и некоммерческих структурах, в правительственных и неправительственных организациях. Рисунок 1 Некогда отдельные приложения стали модулями единой ERP-системы, управляющими производством, цепочками поставок, финансовыми потоками, взаимоотношениями с заказчиками, трудовыми ресурсами и складами. Системы планирования ресурсов предприятия -ERP (ERP, Enterprise Resource Planning ) служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей Рассмотрим действие ERP подробнее. В целях осуществления программы ERP-системы необходимо построить единую систему, которая обслужит все запросы сотрудников финансового отдела, и, в то же время, угодит и отделу 1 кадров, и складу, и другим подразделениям. Каждый из этих отделов обычно имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную под свои особенности работы. ERP комбинирует их все в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему. Сотрудники, работающие в разных подразделениях, видят одну информацию и могут обновлять её в своей части. Когда один департамент заканчивает работу над заказом, заказ автоматически переадресовывается в другой департамент внутри самой системы. Чтобы узнать, где находился заказ в любой момент времени, необходимо только войти в систему и отследить прохождение заказа. Поскольку весь процесс теперь прозрачен, то заказы клиентов выполняются быстрее и с меньшим числом ошибок, чем раньше. То же самое происходит с другими важными процессами, например, созданием финансовых отчетов, начислением зарплаты и т.д. ERP заменяет старые разрозненные компьютерные системы по финансам, управлению персоналом, контролю над производством, логистике, складу одной унифицированной системой, состоящей из программных модулей, которые повторяют функциональность старых систем. Программы, обслуживающие финансы, производство или склад теперь связаны вместе, и из одного отдела можно заглянуть в информацию другого. ERP-системы большинства поставщиков достаточно гибки и легко настраиваемы, их можно устанавливать модулями, не приобретая сразу весь пакет. Как и какими средствами можно решать перечисленные задачи? Начнем с рассмотрения архитектуры типовой ERP-системы. Современная ERP-система имеет трехзвенную клиентсерверную архитектуру (схема 1). Схема 1. Архитектура ERP-системы Три уровня такой системы — это: • уровень базы данных (БД); • уровень приложений; • уровень представления (пользовательский). Хранение данных осуществляется в базе данных (уровень БД), их обработка — на сервере приложений (уровень приложений) и, наконец, непосредственное взаимодействие с пользователем 2 происходит через программу «Клиент» с графическим интерфейсом (уровень представления). В роли такой клиентской программы в последнее время часто используется веб-браузер. Обеспечение той или иной степени защищенности информации возможно на каждом из этих уровней, вопрос лишь в требованиях, предъявляемых к конечной системе. 2. История появления системы ERP В 60е годы началось использование вычислительной техники для автоматизации различных областей деятельности предприятий. Тогда же появился класс систем планирования потребностей в материалах (MRP - Material Requirements Planning). В основе функционирования подобных систем лежало понятие спецификации изделия. Спецификация показывало готовое изделие в разрезе входящих в него компонентов. Производственная программа содержала информацию о временном промежутке, виде и количестве готовых изделий, запланированных к выпуску предприятием. При помощи BOM и MPS происходила процедура разузлования спецификации, на основании чего, предприятие получало информацию о потребностях в материалах для производства необходимого количества готовых изделий в соответствии с MPS. Затем, информация о потребностях преобразовывалась в серию заказов на закупку и производство. Также, в данном процессе учитывалась информация об остатках сырья и материалов на складах. Несмотря на высокую эффективность систем MRP в них был один существенный недостаток, а именно, они не учитывали в своей работе производственные мощности предприятия. Это привело к расширению функциональности MRP систем модулем планирования потребностей в мощностях (CRP - Capacity Requirements Planning).Таким образом появились системы MRPII предназначенные для планирования всех ресурсов предприятия (включая финансовые и кадровые). В следствии усовершенствования систем MRPII и их дальнейшего функционального расширения появился класс систем ERP. Основными же отличиями ERP систем от MRPII систем можно считать: большего количества типов производств и видов деятельности предприятий и организаций; планирование ресурсов по различным направлениям деятельности; возможность управления группой автономно работающих предприятий, корпоративными структурами; • большее внимание подсистемам финансового планирования и управления; • наличие функций управления транснациональными корпорациями, включая поддержку нескольких часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета; • большее внимание созданию информационной инфраструктуры предприятия, гибкости, надежности, совместимости с различными программными платформами; • интегрируемость с приложениями и другими системами, использующимися предприятием, такими как системы автоматизированного проектирования, автоматизации управления технологическими процессами, электронного документооборота, электронной коммерции; • наличие в системе или интеграция с программными средствами поддержки принятия решений; • наличие развитых средств настройки и конфигурирования аппаратных и программных средств. Стоит отметить, что на этом история системы ERP не заканчивается т.к. результатом сочетания традиционной ERP системы предприятия с Интернет решениями для электронного бизнеса явилась концепция систем нового поколения - ERP II - Enterprise Resource and Relationship Processing. Эта система позволяет произвести управление ресурсами и внешними отношениями предприятия, имеющими как бы два контура управления: традиционный внутренний, управляющий внутренними бизнес-процессами предприятия, и внешний – управляющий взаимодействиями с контрагентами и покупателями продукции. ERP II система - это методологии ERP системы с возможностью более тесного взаимодействия • • • 3 предприятия с клиентами и контрагентами предоставляемых Интернет технологиями. посредством информационных каналов, 3. Основные функции ERP систем К основным функциям ERP систем относят: • ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для его изготовления; • формирование планов продаж и производства; • планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции; • управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов; • планирование производственных мощностей от укрупненного планирования до использования отдельных станков и оборудования; • оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет; управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов, необходимых для их реализации. Совокупность вышеперечисленных функций предопределяет выбор систем ERP руководителями предприятий. Основных причин пять: 1. Интегрировать финансовую информацию. Когда руководитель пытается оценить работу компании, он может увидеть много разных «версий правды». Финансовый отдел предоставляет одну версию отчёта о доходах, отдел продаж – другую. Остальные подразделения могут показывать свои варианты того, каков их вклад в бизнес. ERP-система создает один окончательный вариант правды, который не может никем оспариваться, поскольку все используют одну систему. 2. Интегрировать информацию о заказах. В ERP-системе заказ проживает всю свою жизнь – от момента появления во фронт-офисе, до той минуты, когда товар отгружается клиенту, а бухгалтерия выписывает ему счет. Имея информацию в одной системе, а не распространяется по множеству различных приложений, компании легче отслеживать заказ и координировать производство, складирование и отгрузку по всем подразделениям одновременно. 3. Стандартизировать и ускорить процесс производства. Производственные компании, особенно обладающие аппетитом приобретать и сливаться, часто обнаруживают, что многочисленные подразделения компании делают одно и то же, используя разные методы и разные компьютерные системы. ERP-системы приходят со стандартными методами автоматизации определенных шагов производственного процесса. Стандартизация этих процессов и использование единой интегрированной системы экономит время, увеличивает производительность. 4. Уменьшить складские запасы. ERP-системы способствуют тому, что производственный процесс протекает более гладко, улучшается процесс исполнения заказа внутри компании. Компания теперь может запасать меньше сырья, необходимого для производства продукта, и хранить меньше готовой продукции на складах. 5. Стандартизировать информацию по персоналу. В компаниях с большим количеством различных бизнес-единиц отделы кадров часто не имеют единой унифицированной методики отслеживания рабочего времени персонала и работы с ним. Это положение может исправить ERP. Так, большинство ERP-систем изначально разрабатывалось для использования компаниями с дискретным производством. Сейчас ERP-поставщики предлагают также решения для непрерывного производства и отраслевые решения для компаний, чьим продуктом являются различные процессы (нефтяные, химические или 4 сервисные компании, которые оценивают свои продукты скорее в потоках, чем отдельных единицах). Ключевая особенность ERP-системы состоит в интеграции данных из всех аспектов деятельности организации. Для этого используется единая база данных и многочисленные программные модули, обеспечивающие выполнение различных бизнес-функций предприятия. Руководство некоторых организаций, как правило тех, которые располагают квалифицированными ИТ-специалистами, предпочитает внедрять лишь элементы ERP-системы и разрабатывать внешний интерфейс к другим ERP-системам или независимым приложениям, которые применяются на предприятии. Например, системы управления персоналом (HRMS) и финансами (Financials) от одного поставщика могут восприниматься лучше, чем HRMS-решение другого. В свою очередь, системы последнего для управления производством и связями с заказчиками (CRM) могут считаться лучше, чем эквиваленты от другого поставщика. В данном случае руководство организации может признать необходимость внедрения ERP-системы, но приобрести систему для управления персоналом от одного поставщика, финансовые модули от второго, а остальное ПО еще от других ИТ поставщиков. В сфере торговли руководство даже среднего предприятия согласится скорее отдельно приобрести программу для кассовых терминалов и программу для финансового учета, чем целый набор специализированных приложений для управления кадрами, складами, сбытом и транспортировкой. В идеале, единая база данных ERP-системы содержит все данные программных модулей. Производство Управление подготовкой и обеспечением производственных процессов, управление спецификациями материалов, календарное планирование, управление мощностями, управление 5 последовательностью операций, управление качеством, управление затратами, производственный процесс, производственные проекты, управление производственным потоком. Управление поставками. Учет наличия товаров, ввод заказа, управление закупками, выбор конфигурации изделий, планирование цепочек поставок, расписание поставок, технический контроль, обработка претензий, расчет комиссионных Финансы. Главная книга, управление наличными средствами, расчеты с кредиторами и дебиторами, учет основных средств. Проекты. Калькуляция затрат, выставление счетов, временные и материальные затраты, организация работ Трудовые ресурсы. Управление трудовыми ресурсами, отработанных часов, поощрения начисление заработной платы, обучение, учет Управление сбытом, и связями с клиентами/заказчиками. Сбыт и маркетинг, комиссии, гарантийное обслуживание, поддержка контактов с клиентами и справочная служба Информационное хранилище Различные интерфейсы самообслуживания для заказчиков, поставщиков и сотрудников. Возможность удаленной работы. Вопросы безопасности, актуальности и достоверности данных. ERP-системы обычно управляют производством, транспортировкой, распространением товаров, учетом наличия товаров, отгрузкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учетом предприятия. Программное обеспечение класса ERP помогает контролировать многие виды экономической деятельности, включая продажи, маркетинг, доставку, составление накладных, производство, учет наличия товаров, контроль качества и управление трудовыми ресурсами. ERP-системы выполняют множество функций в масштабе предприятия. Все функциональные подразделения сфер управления или производства интегрируются в единую систему. Кроме производства, управления складами, логистики и информационных технологий эта система должна включать бухгалтерский учет, организацию трудовых ресурсов, маркетинг и стратегическое управление. ERP II обозначает открытую ERP-архитектуру, состоящую из компонентов. Первоначально монолитные ERP-системы становятся компонентно-ориентированными. Пакет программ масштаба предприятия (EAS) – это новое название для некогда разработанных ERP-систем, включающих почти все сегменты бизнеса и использующих обычные интернет-браузеры в качестве тонких клиентов. До появления ERP До создания концепции ERP-систем, требовались отдельные компьютерные системы для каждого подразделения внутри организации: для отдела кадров (Human Resources, HR), отдела заработной платы (Payroll, PR) и отдела финансов (Financials). Компьютерная система для отдела кадров (часто именуемая HRMS или HRIS) обычно содержит информацию о подразделениях, штатном расписании, и персональные данные 6 сотрудников. В отделе заработной платы рассчитывается зарплата и хранится информация о ней. В отделе финансов хранятся данные по финансовым операциям организации. Системы взаимодействовали, опираясь на набор общих данных. Чтобы отправить данные по зарплате из системы отдела кадров в систему отдела зарплаты, было необходимо наличие утвержденного и неизменного номера для каждого сотрудника, позволяющего точно идентифицировать его. Системе отдела финансов не требуются данные о сотрудниках – только информация о выплатах, производимых отделом зарплаты, таких как налоги, пособия работающим по найму и т.д. Это создавало проблемы. Например, сотрудник, не имеющий номера, не мог получить вознаграждение через систему зарплаты. С появлением ERP ERP-системы объединили данные некогда отдельных приложений. Благодаря этому исчезла необходимость в синхронизации номеров сотрудников для нескольких систем. Произошла стандартизация ПО и сокращение специфических особенностей ПО в крупных организациях. Передовой опыт. Еще одним преимуществом внедрения ERP-системы является возможность использовать передовой опыт. В целом руководство организации должно выбрать: либо приспособить программное обеспечение к своим условиям, либо привести свои бизнес-процессы в соответствии с требованиями передовой практики, воплощенной в унифицированной версии программного обеспечения. Обычно применение передового опыта достаточно эффективно в крупных организациях, особенно если требуется соответствие стандартам IFRS, Sarbanes-Oxley или Basel II, или там, где бизнес-процесс является услугой наподобие системы электронных платежей. В этих случаях процедуру сбора данных и отчетности или содержание услуги можно без труда перевести на программное обеспечение класса ERP, а затем уверенно растиражировать его среди многочисленных подразделений, в которых осуществляются аналогичные бизнес-процессы. Если бизнес-процесс не требует стандартизации и не является услугой, то применение передового опыта может ослабить конкурентоспособность бизнеса, уравнивая его с другими фирмами из того же промышленного сектора. Наглядным примером этого может служить электронный документооборот (EDI), в отношении которого, несмотря на многолетние усилия, концепция передового опыта остается неясной. Так, руководство крупных торговых организаций предпочитает применять EDI с небольшими доработками, которые позволяют превзойти конкурентов. Руководство средних компаний при освоении ERP часто приобретает унифицированную версию и тратит сумму, сопоставимую с половиной стоимости лицензии, на модификацию под свои условия, тем самым обеспечивая конкурентоспособность своего бизнеса. Таким образом, эти компании активно противостоят передовому опыты, считая что самое оптимальное решение воплощено в их собственной работе, независимо от того, что делают другие. Внедрение Благодаря широкой области применения ERP-системы обычно сложны, и их внедрение требует значительного изменения навыков персонала (в ином случае необходимость внедрения является спорной). При внедрении ERP-системы обычно невозможно обойтись своими специалистами и приходится привлекать консультантов со стороны, благодаря чему даже небольшие проекты становятся дорогостоящими. Продолжительность внедрения ERP-системы зависит от размеров предприятия, объемов доработки и того, пожелает ли заказчик стать владельцем проекта. Небольшой проект (например, для компании со штатом менее 100 сотрудников) может быть спланирован и внедрен в пределах трех месяцев. Однако внедрение крупного проекта при наличии множества производственных подразделений внутри страны или множества филиалов в разных странах может занять до нескольких лет. Наиболее важным аспектом внедрения любой ERP-системы является то, что компанияпокупатель программного продукта ERP становится владельцем всего проекта. 7 Для внедрения ERP-систем, руководство компаний часто обращается за помощью к производителю или независимым консалтинговым фирмам. Эти фирмы обычно предоставляют три вида профессиональных услуг: консалтинг, модификацию под заказчика и поддержку. Консалтинговые услуги. Группа специалистов по консалтингу обычно отвечает за начальное внедрение ERP и сдачу работы с возможностью доработки системы сразу после начала функционирования. Эта доработка, как правило, включает дополнительное тестирование продукта, проработку начальной стадии внедрения и дальнейшей последовательности действий, профессиональные советы, касающиеся улучшения потребительских свойств ERP в дальнейшем, оптимизацию системы, помощь в создании отчетов, извлечении сложных данных или внедрении технологии интеллектуального бизнес-анализа (Business Intelligence). Группа специалистов по консалтингу также отвечает за планирование и тестирование взаимодействия всех модулей внедряемой системы. Это очень важная стадия проекта, которую часто упускают из вида. Консалтинг для крупного ERP-проекта включает три уровня: системная архитектура, консультации по бизнес-процессам (главным образом, реорганизация бизнес-процессов) и технические консультации (в основном в области программирования и настройки инструментария). Специалист по системной архитектуре отвечает за все планирование информационных потоков предприятия, включая разработку будущего плана информационных потоков. Консультант по бизнесу изучает текущие бизнес-процессы предприятия и модифицирует их в соответствии с процессами ERP-системы, таким образом «подстраивая» ERP-систему под потребности компании. Технический консалтинг касается области программирования. Многие производители ERP разрешают модифицировать программное обеспечение согласно потребностям заказчика. Для большей части средних компаний внедрение обходится в пределах от прейскурантной цены пользовательских лицензий до вдвое большей суммы (в зависимости от размеров необходимой доработки системы под требования заказчика). Руководство крупных компаний, особенно при наличии множества подразделений внутри страны или филиалов в других странах, тратит на внедрение сумму, значительно превышающую стоимость пользовательских лицензий – от трех до пяти раз и более, что не редкость при внедрении во множестве подразделений. Услуги по индивидуальной настройке Настройка и доработка в соответствии с условиями заказчика подразумевает расширение системы или изменение ее работы за счет написания новых пользовательских интерфейсов и исходного программного кода. Такая настройка обычно отражает методы работы компании, которые не реализованы стандартными подпрограммами ERP-системы. Примером такого кода могут служить изначально применявшиеся принципы (например, несколько лет назад интерфейсы для мобильных устройств были редкостью и обычно их дорабатывали под условия заказчика) или интерфейсы с независимыми приложениями (такую «насущную» доработку приходится выполнять чаще всего при внедрении ERP-систем в крупных компаниях, поскольку в них обычно используется множество вспомогательных систем, с которыми базовое программное обеспечение ERP должно взаимодействовать). Группа профессиональных программистов также участвует в обновлениях ERP-системы, обеспечивая совместимость индивидуальных изменений с новой версией. В некоторых случаях функциональность, внедренная при предыдущей модификации, может быть впоследствии встроена в стандартные алгоритмы ERP-системы, что позволяет заказчику использовать стандартный продукт и полностью отказаться от индивидуальной настройки. Доработка ERP-пакета под заказчика может быть весьма дорогостоящей и сложной, поскольку большинство ERP-пакетов не рассчитаны на такую доработку, вследствие чего большей части заказчиков приходится подстраивать свои бизнес-процессы под методики, воплощенные в приобретаемой ERP-системе. Некоторые ERP-пакеты являются настолько обобщенными в плане отчетности и запросов, что их индивидуальная доработка требуется в любом случае. Необходимо 8 отметить, что для данных пакетов часто имеет смысл приобрести хорошо совместимые с интерфейсами ERP-системы встраиваемые модули третьих фирм, чем писать новые программы. Индивидуальная модификация обычно представляет собой разработку программного обеспечения на заказ с оплатой рабочего времени. За квалификацию специалиста, выполняющего модификацию под условия заказчика, и за индивидуальный характер этой работы руководителям западных компаний приходится платить порядка двухсот долларов в час. При этом, во множестве случаев работы по индивидуальной доработке не охватываются соглашением по техническому обслуживанию от производителей ERP-систем, так что при гарантии на девяносто дней от сбоев ПО, производитель не несет ответственность за то, как программа будет работать после очередного обновления или промежуточной версии базового продукта. Одним из аспектов индивидуальной доработки, которым часто пренебрегают, является сопутствующая документация. Несмотря на то, что это может показаться накладным, необходимо, чтобы кто-нибудь отвечал за создание и проверку документации по индивидуальной модификации. Без описания того, как использовать доработку под условия заказчика, усилия будут бесполезными, так как обучать новый персонал работать с измененной системой будет проблематично. Обслуживание и техническая поддержка После внедрения ERP-системы обычно заключается соглашение о технической поддержке, обеспечивающей помощь персоналу в поддержке оптимальной работы программного обеспечения ERP. Соглашение об обслуживании обычно предоставляет право на исправления для текущей версии, а также на новые основные и промежуточные версии ПО и в большинстве случаев позволяет персоналу обращаться с вопросами к специалистам группы поддержки. Стандартной стоимости для соглашений этого типа нет. Руководителям компаний они обычно обходятся в пределах 15% - 20% стоимости пользовательских лицензий. Преимущества Без ERP-системы крупный производитель вынужден работать со множеством приложений, которые не способны взаимодействовать между собой. Ниже приводятся задачи, которым нужно взаимодействовать между собой: - технический дизайн (наилучший способ произвести изделие); - отслеживание заказов: от принятия до выполнения; - цикл получения дохода – от накладной до получения наличных; - управление взаимозависимостью сложных спецификаций материалов - проверка на соответствие бланков заказов (что было заказано), квитанций о поступлении товаров (что было получено) и затрат (счет-фактура от производителя) - бухгалтерский учет для всех этих задач, учет доходов, затрат и прибыли на детальном уровне. Учет изменений, как продукт производили ранее и того, как будут производить теперь. Для управления переходом со старой версии на новую можно использовать как дату начала использования некоторых элементов, так и дату прекращения использования. Часть изменения может быть промаркирована для идентификации номеров версий. В ERP-системах применяется компьютерная защита как от внешних злоумышленников, таких как промышленные шпионы, так и от внутренних, например, расхитителей. Исказив данные в спецификации материалов преступники могут добавить яды в пищевые продукты или организовать другую диверсию. Меры безопасности ERP-систем обычно позволяют предотвратить такое развитие событий. Недостатки Большинство проблем с ERP-системами, возникают у организаций из-за недостаточных вложений в обучение персонала, включая сотрудников, которые участвуют во внедрении и испытании изменений системы, а также в отсутствии политики фирмы, направленной на защиту целостности данных в ERP-системе и правильности их использования. Ограничения ERP-систем заключаются в следующем: 9 - Успех внедрения зависит от квалификации и опыта персонала, включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-системой управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемой ERP-системы. - Текучесть кадров: новые менеджеры, нанимаемые компанией, недостаточно осведомленные о применяемой ERP-системе, могут предлагать изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранной ERP-системы. - Возможности индивидуальной доработки ограничены. Иногда такая доработка может подразумевать структурные изменения ПО ERP, что обычно не допускается производителем. Перепроектирование бизнес-процессов под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-системой, может привести к потере конкурентоспособности фирмы. - Установка ERP-систем может быть очень дорогостоящей. - Производители ERP-систем могут взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-систему или ее прибылей. - Ответы службы поддержки на вопросы персонала фирмы часто не соответствуют применяемой системе. Опасения по поводу компьютерной безопасности возрастают, например, когда обычному пользователю объясняют, как сходу изменить базу данных, в то время как политика компании требует обязательного аудита всех изменений, для соответствия определенным стандартам. - ERP-системы часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения. - ERP-системы могут быть сложны в использовании. - Система может страдать от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников. - Множество взаимосвязанных звеньев нуждается в высокой точности и эффективности работы других приложений. В компании могут выполняться минимальные нормы, но со временем надежность некоторых приложений снизится за счет неверных данных. - После установки системы, затраты на переход на другую версию для одного из партнеров могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне). - Стирание границ предприятия может создать проблемы с отчетностью, сферами ответственности и моральным состоянием сотрудников. - Меры по нераспространению секретной информации между подразделениями могут снизить эффективность программного обеспечения. - Часто возникают проблемы с совместимостью с устаревшими системами партнеров. - Система может обладать избыточными функциями, по сравнению с фактическими потребностями заказчика. 4.Эффективность системы ERP Использование полнофункциональной единой системы управления ресурсами компании может дать огромные преимущества предприятию в организации эффективного управления компанией, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов. Владение подобной системой является довольно существенной статьей затрат компании, и польза от этих затрат должна быть тщательно рассчитана и проанализирована. Для расчета эффективности применяются такие коэффициенты, как: • Показатель возврата инвестиций (ROI) • Совокупная стоимость владения (TCO) • Анализ эффективности затрат (cost-benefits analysis) 10 Эти коэффициенты не являются независимыми - показатели возврата инвестиций и эффективности затрат рассчитываются на основе совокупной стоимости владения системой. При этом сам расчет совокупной стоимости владения без сравнения остальных параметров не может дать представления о целесообразности использования системы: чем больше пользователей работают в единой системе и сложнее бизнес процессы, которые лежат в основе системы, тем выше будет совокупная стоимость владения, но и польза от подобной системы, обеспечивающей единое информационное пространство, будет неоспоримо выше. В зависимости от внутренних корпоративных требований компания может выбирать свои показатели эффективности. В настоящей статье мы попробуем отразить факторы, которые необходимо принимать в расчет при расчете требуемых коэффициентов эффективности. Возврат от инвестиций в ERP систему идет не от самой системы, а от повышения эффективности бизнес-процессов, которых она поддерживает. Сама по себе система управления ресурсами предприятия, не зависимо от того, насколько хороша она, привносит слабое влияние на увеличение производительности компании, если вы продолжите следовать прежним бизнес процессам после внедрения новой системы. Эффективность использования системы, которую необходимо рассчитать для получения показателя эффективности затрат, зависит, в первую очередь, от реализации успешной стратегии бизнеса. Невозможно говорить о правильном и эффективном внедрении информационных технологий, призванных принципиально улучшать рыночную позицию компании, без рассмотрения достижения того или иного уровня ключевых показателей производительности компании. Система должна быть настроена на достижение стратегических и тактических целей организации. Если компании при внедрении ERP-системы игнорируют корпоративную стратегию и рассматривают ее использование как технологию реализации исключительно тактических задач, то, несмотря на бесспорные полученные преимущества, принципиальных улучшений в бизнесе компании может и не наступить. Сравнительные выгоды в таких проектах зачастую настолько малы, что многие начинают считать современные системы излишне дорогим удовольствием. Тем самым, полезность системы существенно уменьшается, что является критичным даже при относительно небольшой совокупной стоимости владения. Определение стратегии своего бизнеса и отражение этой стратегии на целях и задачах, которые призвана решать выбираемая ERP система, является самым главным в принятии решения о внедрении. Прежде чем начать внедрение системы необходимо найти ответы на следующие вопросы: • Какие показатели изменения производительности бизнеса (стратегические и тактические) будут использоваться? • Определены ли ответственность и учет ожидаемых изменений в производительности бизнес процессов? • Поможет ли система нам достичь или превзойти уровень эффективности работы наших конкурентов? Как, насколько и когда? • Поможет ли система нам улучшить планирование и контроль исполнения финансовых и оперативных планов? Как, насколько и когда? • Поможет ли система нам улучшить взаимоотношения с нашими клиентами? Как, насколько и когда? • Поможет ли система нам увеличить объем продаж? Как, насколько и когда? • Поможет ли система нам уменьшить время исполнения заказов? Как, насколько и когда? • Поможет ли система нам сократить производственные и операционные затраты? Как, насколько и когда? • Поможет ли система нам уменьшить инвестиции в складские запасы? Как, насколько и когда? • Поможет ли система нам сократить время на разработку и вывод новой продукции на рынок? Как, насколько и когда? 11 5. Основные движущие силы для начала внедрения ERP системы Как показывает мировая практика, большие компании меняют компьютерную систему управления, или переходит на принципиально новую версию системы каждые 5 лет. Это связано с различными факторами. • Пересмотр своих бизнес-процессов • Изменение стратегических целей компании • Усиление конкуренции на рынке • Повышение компетенции сотрудников и увеличение понимания потребностей внутри компании • Необходимость внедрения современных, ориентированных на использование компьютеров, технологий управления, таких как Manufacturing Resources Planning (MRP II), Just-In-Time (JIT), Supply Chain Management (SCM- Менеджмент цепи поставок), Customer Relationship Management (CRM), Activity Based Costing (ABC) и т.п. При этом для анализа очень важно, чтобы компания не только проанализировала те функциональные и технологические преимущества, которые предоставляет ERP система для компании, а также сопоставила эти преимущества с требованиями стратегического развития компании. Задача калькуляции возможных потерь (opportunity cost) от не реализации проекта внедрения сводится к расчету убытков от не достижения стратегических и/или тактических бизнес планов компании. 6. Оптимальный набор оборудования и программного обеспечения и услуг для функционирования системы ERP • компьютерное обеспечение для серверов баз данных, приложений (для 3-х уровневой клиент-сервер архитетуры), web-серверов (при реализации приложений для самообслуживания в интернет) • коммуникационное оборудование для поддержки требуемой ИТ инфраструктуры и требований к безопасности передачи данных • покупка новых или усовершенствование старых рабочих станций пользователей • прочее вспомогательное компьютерное обеспечение, включая средства резервирования данных, принтеры, факс-модемы и т.п. Системное ПО • Операционная система для серверов • Операционная система для рабочих станций • Система управления базами данных Прикладное ПО • Лицензия на ERP систему • Лицензия на дополнительное ПО, если таковое требуется, но требуемой функциональности нет в закупаемой ERP системе: - Система консолидации финансовой отчетности - Система подготовки и контроля исполнения долго- и краткосрочных бюджетов - Система управления документооборотом - Система разработки и распространения произвольных отчетов, включая OLAP средства, и т.п. Внешний консалтинг • Возможны затраты на привлечение 3-х фирм на анализ совместимости предложения производителей, если решение поставляется разными поставщиками. 12 Внутренняя работа • Работа юридической службы компании • Работа отдела поставок Для улучшения системы со временем требуется расширять систему не только территориально, то есть увеличивать количество работающего в ней персонала, но и расширять функциональные области применения системы, что требует дополнительных затрат на оборудование, системное и прикладное программное обеспечение. Поэтому, очень важно при планировании затрат по проекту предусмотреть все возможные перспективы развития системы. Внешний консалтинг • реинжиниринг бизнес-процессов • частичное или полное перевнедрение системы Внутренняя работа - такая же как и в процессе внедрения системы, в большем или меньшем масштабе Основные сложности на этапе внедрения ERP- систем возникают по следующим причинам: • Недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениям, в итоге — слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым. • Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы. Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP. Ограничения: • Небольшие компании не могут позволить себе инвестировать достаточно денег в ERP и адекватно обучить всех сотрудников. • Внедрение является достаточно дорогим • Система может страдать от проблемы «слабого звена» — эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнёром. • Проблема совместимости с прежними системами. Существует заблуждение, что иногда ERP сложно или невозможно адаптировать под документооборот компании и её специфические бизнес-процессы. В действительности, любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов компании. По сути ERPсистема являет собой виртуальную проекцию компании. 7.Перечень доступных систем ERP Программы делятся на бесплатные и коммерческие: Бесплатные: • JFire • ADempiere • Kuali Foundation • AFAS • Millennium Business Suite Anywhere • Compiere • OFBiz • Дебет Плюс • OpenBlueLab • ERP5 • Openbravo • GNU Enterprise • OpenERP (Tiny ERP) • Галактика Экспресс • Opentaps • iceB • Pentaho Коммерческие системы управления предприятием (ERP): • 1С:Предприятие фирмы 1C • АСМО и ЭКТА компании ОАО • 24SevenOffice компании 24SevenOffice "Информатика" • abas ERP компании ABAS Software 13 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Accpac компании The Sage Group Agresso Business World компании Unit 4 Agresso AgroClever компании Ситроникс информационные технологии AMS Advantage компании CGI Group (formerly American Management Systems) AVINS компании ООО КНПЦ "ПРОГРЕСС" AVA ERP компании AVA Systems AVARDA компании Ansoft B52 StudioPlus компании Компания Студия Плюс BatchMaster ERP компании BatchMaster Software «BSI» (BS Integrator) компании Бизнес Сервис CBOSSmis компании CBOSS Comprehensive Patient Administrator Comtec for buisness компании Комтех DigitCITY Информационная SaaS система для сектора ЖКХ Enterprise Business System компании Made2Manage Systems Epicor Enterprise компании Epicor ERP Adage (aka Adage) компании Infor Global Solutions ERP LN (известный как Baan) компании Infor Global Solutions ERP LX (aka BPCS) компании Infor Global Solutions ERP SL (aka SyteLine) компании Infor Global Solutions ERP XA (aka MAPICS) компании Infor Global Solutions ESSENZIA для мебельного производства FastWIN компании ООО "Фаст-М" FinExpert компании IDM Global System компании Бизнес Технологии Global Shop Solutions Системное ERP решение GMS Office Tools компании GMS Service Greenax компании Бизон Груп HansaWorld продукт Hyperion Pillar ILADA компании InfoLada IFS Applications компании Industrial and Financial Systems • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • iRenaissance компании ROSS JD Edwards EnterpriseOne & JD Edwards World компании Oracle KV-Expert ERP компаний KV-Expert и Desten Consult kVASy4 компании SIV.AG Lawson Financials компании Lawson Software Libra-Operra-Integra компании RADAR automation Maconomy компании Maconomy MAS 90, MAS 200 и MAS 500 компании The Sage Group Maximo (MRO) компании IBM MFG/PRO компании QAD Microsoft Dynamics компании Microsoft Momentum компании CGI Group Movex компании Intentia NetSuite ERP компании NetSuite Inc. Openda QX компании Openda OpenMFG компании xTuple Oracle eBusiness Suite компании Oracle OrganicERP компании Фаст Финанс Paradigm компании Consona Corporation PeopleSoft компании Oracle 14 8. Примеры внедрения систем ERP на предприятии 8.1. Московская Пивоваренная компания «Московская Пивоваренная Компания» была основана в 2007 г., и уже в середине 2008 г. необходимо было запустить завод по производству пива и напитков в Мытищах. Все начиналось с инвестиционного этапа, во время которого учёт данных вёлся в системе 1С. С самого начала было понятно, что для эффективной работы компании и производства высококачественной продукции необходимо провести комплексную автоматизацию предприятия. Требовалось автоматизировать все виды основной деятельности компании - управление складами, закупки, производство, продажи, взаиморасчеты, а также обеспечить единое управление финансами — управленческий, бухгалтерский и налоговый учет. Система должна была осуществлять тотальный контроль качества на всех этапах производства, свести к минимуму число ошибок и обеспечить высокую производительность при относительно невысоких финансовых и временных инвестициях. - Какие требования выдвигались к будущему ERP-решению? Приступая к выбору решения, были выдвинуты следующие основные требования: • не очень высокая стоимость внедрения; • наличие контроля качества; • удовлетворение требованиям российского учёта; • высокая производительность; • успешные внедрения на предприятиях аналогичной отрасли; • сжатые сроки внедрения. В финал тендера вышли четыре решения: Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие, SAP R/3, Microsoft Dynamics NAV. Microsoft Dynamics AX является отличным решением с высокой производительностью, но оно не удовлетворяло требованию по контролю качества. Исходя из опыта участия в проектах внедрения решений на базе 1С, был сделан следующий вывод: 1С – ориентирована на массовый рынок и учитывает не все бизнес-процессы, в данном случае потребовалось бы дорабатывать систему, на что необходимы дополнительные ресурсы. Также в системе «1С:Предприятие» есть некоторые проблемы учёта, такие как возникновение критичных для непрерывного производства взаимоблокировок, отсутствие модуля контроля качества готовой продукции. Хорошим решением является SAP, но так как стоимость системы была на 30% дороже сравниваемых решений, что не укладывалось в рамки бюджета проекта, пришлось отказаться от неё. В итоге была выбрана система Microsoft Dynamics NAV, отвечающая всем поставленным требованиям. При этом мы получили интегрированную комплексную систему управления предприятием, объединяющую возможности финансового управления, анализа состояния бизнеса, управления производством, дистрибуцией, электронной коммерцией и взаимоотношениями с клиентами. Компания NaviCon Group предложила нам комплексное решение, предусматривающее внедрение ERP-системы Microsoft Dynamics NAV, отраслевого решения для пищевой промышленности Drink-IT компании Helios-IT (Бельгия) и вертикального решения NaviCon Trade. Для оптимизации затрат и сроков проекта команда внедрения включала в себя консультантов и разработчиков NaviCon Group, разработчиков на стороне клиента, а также консультанта компании Helios-IT. Внедрение началось в феврале 2008г. Анализ бизнес-процессов предприятия проходил с февраля по июнь 2008г. В апреле того же года начался дизайн проекта, который закончился в августе. Разработка и настройка системы осуществлялась с августа по октябрь. Далее до конца 2008г. шла опытная эксплуатация. В итоге внедрение проекта длилось меньше года, и с 1 января 2009г. система запущена в промышленную эксплуатацию. 15 Естественно, такой грандиозный проект не обошёлся без трудностей. Основной проблемой являлось отсутствие чётко сформированных бизнес-процессов, поэтому было принято решение привлечь иностранных консультантов с отраслевым опытом внедрения для формирования соответствующих процессов. С нашей стороны команда проекта была укомплектована не полностью, и поэтому приходилось перераспределять задачи между участниками и использовать для постановки задач экспертизы компании NaviCon Group. Учитывая необходимость запуска производства в сжатые сроки, ключевыми сотрудниками отдавалось время проекту автоматизации по остаточному принципу. Потребовалось максимально чёткое и детальное планирование работ, контроль сроков исполнения задач. Команда проекта также столкнулась с несвоевременным принятием решений со стороны заказчика, что потребовало эскалирования проблемы на уровень высшего руководства. В ходе внедрения появлялись новые, порой противоречивые требования, для согласования которых проводилось большое количество совместных встреч и консультаций. Как результат на уровне продаж автоматизирован процесс приёма и размещения заказов, который охватил call-центр и торговых представителей, предоставлена возможность формировать онлайн-заказы через КПК, регулировать ценообразование и предоставлять гибкие системы скидок для различных клиентов. Мы можем эффективно планировать загрузку транспортных средств, проводить бюджетирование продаж, анализировать план и факт. Автоматизация склада охватывает сложную структуру – зоны и ячейки. Формирование маршрутов доставки производится с учётом приоритетов. Учёт товаров и хранение на складе происходит в разрезе грузовой таможенной декларации (с автоматической печатью). На уровне производства система помогает планированию, учёту всех производственных операций. Контролируется качество сырья и полуфабрикатов, а также сертификация готовой продукции. Расчёт себестоимости каждой единицы продукции происходит на каждом этапе производства, как и распределение косвенных расходов на единицу готовой продукции. Там, где есть оборотная тара, идёт соответствующий учёт тары. Мы планируем закупки сырья, материалов и товаров, ведём учёт и контроль передвижения товаров по цепочке поставок. По цепочке доставки идёт формирование себестоимости товара. Кроме того, распределяются транспортнозаготовительные расходы. С точки зрения взаиморасчётов с контрагентами, сформирован единый реестр договоров. Идёт контроль финансовой дисциплины по каждому клиенту. Со стороны управления движением денежных средств было получено планирование оплат, формирование и утверждение заявок на платежи, контроль движения денежных средств в соответствии с бюджетом. Для управления финансами система позволяет получить производственную, управленческую, бухгалтерскую и налоговую отчетность. 8.2.Решение компании Adobe Компания Adobe Systems положила начало революции «настольного издательства» в 1982 году, навсегда изменив презентацию и представление информации. На сегодняшний день Adobe имеет годовой доход более 900 миллионов долларов, занимается выпуском и продажей графического и издательского программного обеспечения в Америке, Азии, Европе, Африке и Австралии. В качестве системы планирования ресурсов предприятия компания выбрала продукт SAP R3. Для быстро растущего бизнеса характерны постоянные изменения, поэтому компании Adobe понадобилось гибкое приложение для бюджетирования, которое бы могло быстро отражать изменения в динамической организационной структуре и бизнес-условиях, а также реагировать на запросы менеджеров, нацеленные на реконструкцию прогнозов и планов. Кроме того, фирме необходимо было быстро выполнять сложный анализ данных о мировых продажах и различных потоках доходов, чтобы получить ответы на вопросы: «Каковы были доходы от продаж Photoshop за май в испано-говорящих странах Южной Америки?» или «У каких партнеров самые большие объемы продаж?». 16 Для решения задач бюджетирования и планирования фирмой Adobe был выбран продукт Hyperion Pillar, а для анализа данных из SAP — Hyperion Essbase. Фирма Adobe внедрила Hyperion Pillar в 1992 году. Сейчас уже многие сотрудники компании регулярно используют этот продукт для составления бюджетов и разработки прогнозов для своих групп. Этот процесс идет быстро и эффективно: отдел финансов распространяет файлы планирования в периферийные отделы, менеджеры заполняют файлы данными, законченные файлы размещаются на сервере и сотрудники головного офиса приводят все цифры в соответствие. Бюджеты могут быть исправлены в течение нескольких дней после исходного запроса руководства. «Hyperion Pillar дает нам необходимый контроль за бюджетированием и прогнозированием», — объясняет Стив Сорделло (Steve Sordello, директор отдела планирования и анализа фирмы Adobe. — Стандартные форматы рационализируют распространение и консолидацию данных, что важно в тех случаях, когда информация вводится из сотен источников. Кроме того, можно гарантировать, что сотрудники будут иметь доступ только к своей части проекта — они, в свою очередь, могут передать часть работы конкретному лицу из своей группы. По завершении отчетов, информация собирается воедино, чтобы у нас были текущие файлы с точными данными. Управляющие подразделения и региональные филиалы используют Hyperion Pillar для сравнения бюджетных данных с фактическими результатами, которые загружаются в Hyperion из SAP». Сорделло также считает, что такого рода анализ можно выполнять в программе Hyperion Essbase. «Сильная сторона Hyperion Pillar — бюджетирование и планирование, а Hyperion Essbase дает хорошие результаты в анализе данных», — утверждает он. 8.3.Решение компании Fujitsu Компании Fujitsu Microelectronics однажды пришлось генерировать электронные таблицы Microsoft Excel для того, чтобы проанализировать бюджетную информацию из системы R/3. Дело в том, что в R/3 очень трудно сравнить расходы по видам продукции с доходами. Для решения этой задачи часто требовалось нескольких недель — пока Fujitsu не установила продукты Hyperion. «Так как фирма Hyperion предлагает целый набор программ, которые позволяют пользователям передавать данные между его собственным ПО и другими системами, то сотрудникам отдела информационных систем фирмы Fujitsu потребовалось только четыре дня на создание ASCII-файлов, необходимых для обмена данными между SAP R/3 и Hyperion, — отмечает Ром Виллафлор (Rom Villaflor), директор отдела корпоративного бухгалтерского учета. — Использование продукта Hyperion позволило Futjitsu перейти от ежемесячной структуры отчетности к еженедельной и быстрее реагировать на все изменения в отрасли». Итак, электронные таблицы Excel уступили место ERP системам. Fujitsu установила ERP программу, разработанную фирмой Oracle (также использовались продукты фирм SAP и Peoplesoft). Бухгалтерская фирма посоветовала компании подключить к ERP-системе приложение для бюджетирования Hyperion Pillar. Обычно ERP-программа обслуживает всю цепочку поставок компаний-производителей, включая данные об отгрузках материалов, о поставщиках, покупателях, материальных запасах, дебиторских счетах и кредиторских задолженностях. «Oracle представляет собой репозиторий информации, тогда как Pillar является средством бюджетирования и планирования», — сказал Кевин Паркер (Kevin T. Parker), вице-президент Fujitsu по вопросам финансов и администрирования. Программы планирования и бюджетирования, такие как Pillar и Comshare, управляются на основе некоторых допущений. Финансовый менеджер может внести изменения в стратегическое допущение (например, новую программу найма рабочей силы, план ценообразования или новую стоимость материала), чтобы определить их влияние на доходы и потери. «Чем особенно ценно это ПО», — добавляет глава исследовательской консалтинговой фирмы Лоуренс Сервен (Lawrence Serven), — «так это возможностью импортировать данные из других управленческих приложений, которые могут работать в других системах, и затем интегрировать данные в информационную базу компании». 17 В случае Fujitsu, несмотря на то, что путь к решению задачи был трудным, компания утверждает, что результаты себя оправдали. Составление бюджета компании более не является «гаданием на кофейной гуще». Теперь Fujitsu использует ежемесячный скользящий прогноз, который вводится в систему бюджетирования и одновременно загружается в ERP-платформу. Затем ERP-программа загружает фактические данные систему бюджетирования. Двунаправленность процесса позволила финансовым менеджерам Fujitsu оценить реальную эффективность. В отличие от обычного итерационного процесса планирования и бюджетирования, где произвольные допущения повторяются вновь и вновь на всех участках организационной структуре процесс у компании Fujitsu осуществляется в рамках одного цикла. В результате теперь планирование и бюджетирование занимает 10—15 дней, в отличие от 6—8 недель, которые приходилось тратить на эти операции в прошлом. Так как менеджеры тратят меньше времени на бюджетирование, теперь они больше посвящают сил тому, чтобы понять конкретные нужды своей компании. Новая система принесла Futjitsu ощутимые дивиденды. Cтало очевидно, что возник избыток на складах при поставке дисковых накопителей. Кевин Паркер ввел информацию в Hyperion Pillar, в результате система предложила сократить наем рабочей силы и пересмотреть планы на этот период. Бюджет Fujitsu был изменен соответствующим образом. Итак, чем сложнее становятся планирование и бюджетирование, тем больше новых решений на подходе. Основная цель сейчас — уметь интегрировать все эти программные приложения с данными от ключевых поставщиков и покупателей. 18