Система управления.

Добрый день уважаемые обучающиеся заочной формы обучения. Занятие 09.11.2020. Изучите конспект лекций по теме «Система управления». В конце лекции представлены вопросы для самоконтроля. Ответьте на поставленные вопросы (устно). На основании лекции и дополнительных источников информации выполните практическую работу № 1. Работу оформите в электронном виде (название и номер практической работы, задание, решение, список использованных источников). Документ переименуйте по вашей фамилии и номеру группы. Работы отправлять на [email protected] до 12.11.2020 Система управления План: 1. Организация как объект управления 2. Внешняя и внутренняя среда организации 1. Организация как объект управления Организация – это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей. Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель. Рис.1 Формальные организации Спектр организаций широк: экономические, социально-экономические (предприятия, фирмы, концерны и т.д.), политические, военные, международные организации, организации в сфере образования, здравоохранения и т.д. Неформальные организации существуют внутри всех формальных организаций, за исключением, может быть, очень маленьких (в частности, в форме межличностных неформальных групп). Они существенно влияют на многие стороны управления формальными организациями. Говоря о неформальных организациях, их обычно так и называют. Далее термин «организация» мы будем употреблять лишь по отношению к формальным организациям. К общим характеристикам формальной организации относятся: 1. Ресурсы. К основным ресурсам, используемым организацией относятся: трудовые, финансовые, материальные, технологические и информационные. 2. Зависимость от внешней среды. Нет ни одной организации, которая ни взаимодействовала бы с окружающей средой. Организации полностью зависят от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей. 3. Разделение труда: - Горизонтальное разделение труда. Всю имеющуюся работу разделяют на составляющие компоненты. Это обычно называют горизонтальным разделением труда. - Вертикальное разделение труда. Разделение работы на составляющие части требует координации деятельности. Кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления. 4. Подразделения. Посредством горизонтального разделения труда образуются подразделения, выполняющие конкретные специфические задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами, секторами, службами и др. 5 Структурные характеристики дают возможность выделить особенности внутреннего строения организации, описать их количественно и сравнивать организации между собой на основе этих описаний. 6. Необходимость управления. Для того, чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Структурные характеристики дают возможность выделить особенности внутреннего строения организации, описать их количественно и сравнивать организации между собой на основе этих описаний: 1. Централизация – децентрализация – это: - уровень, на котором принимаются решения; - предельно централизованные (с жесткими структурами) и децентрализованные организации (с мягкими структурами и делегированием полномочий). 2. Иерархия власти: - описывает связи подчинения в организации, области прав и ответственности работников; - понятие иерархии связано с диапазоном контроля сотрудников, пределами управляемости. 3. Специализация: - показывает, насколько цели и задачи организации распределены по профессиональному признаку; - бывает высокая (узкий круг задач) и низкая (разнообразные обязанности) специализация. 4. Формализованность - это: - степень влияния на работу организации письменной документации (регламентов, предписаний, инструкций, положений, уставов и пр.); - безличность и автоматизм в управлении посредством большого количества регламентов и распорядительной информации. 5. Профессионализм - это: - уровень профессионального образования и подготовки работников; - уровень компетентности руководителей и специалистов;  профессиональная, социальная и методологическая компетентность руководителей и специалистов; - система внутрифирменного (корпоративного) обучения в организации. 6. Управление персоналом характеризует:- стиль управления в организации;- организацию как социальную систему;- управление человеческими ресурсами в организации;- понятие человеческого капитала в организации;- роль персонала в принятии решений и контроле деятельности организации;- повышение статуса и значения служб персонала в современных организациях;- соотношение формальных и неформальных факторов деятельности организации;- роль неформальной составляющей в управлении организацией. Организации создаются для достижения самых разных целей, удовлетворения различных потребностей людей, поэтому они так разнообразны, имеют различное назначение, расположение, размеры, внешний вид, строение, поведение и другие характеристики. Несмотря на большое разнообразие различных организаций в современном обществе все они имеют определенные сходные характеристики. Принципиальной особенностью организаций как систем является то, что неотъемлемой частью контура их функционирования (или управления) является человек, т.е. активный элемент. Это приводит к проявлению у системы особых свойств, отличающих ее поведение от функционирования технических систем, которые работают в соответствии с жестко заданным законом. К таким особенностям относятся: • уникальность. Каждый объект обладает такой структурой и функционирует таким образом, что система управления им должна строиться с учетом всех его качеств, т.е. к нему нельзя применить какую-либо типовую (стандартную) процедуру управления. Если, например, система управления, разработанная для одной модели автомобиля, может быть использована и для другой, то система управления здравоохранением одного региона не может быть перенесена на другой регион. При переносе необходимо учесть все индивидуальные особенности нового объекта управления). Это обстоятельство резко удорожает процедуру построения системы управления, т.к. фактически нужно создавать столько систем управления, сколькими объектами необходимо управлять; • отсутствие формализуемой цели существования. Если критерий управления в традиционных системах (например, технических) связан с целью существования объекта, то для организаций (предприятий, городов, отраслей и т.д.) сформулировать цели затруднительно. Вследствие этого крайне сложно построить объективный критерий управления, т.е. критерий управления становится субъективным, целиком зависящим от лица, принимающего решения (пример поиска выхода из пещеры); • непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях. Благодаря наличию активного элемента у системы появляется как бы «свобода воли». При этом следует отметить, что у организации имеются предельные возможности, которые зависят от имеющихся ресурсов. а также характерных для определенного типа систем структурных связей; • способность изменять свою структуру, сохраняя целостность, и формировать варианты поведения; • способность организации противостоять энтропийным (разрушающим систему) тенденциям. В системах с активными элементами, которые стимулируют обмен материальными, энергетическими и информационными продуктами со средой, не выполняется закономерность возрастания энтропии, свойственной для закрытых систем. Более того, наблюдаются негэнтропийные тенденции, т.е. собственно, самоорганизация, развитие (если не подавлять их искусственными средствами); • способность адаптироваться к изменяющимся условиям. Это, казалось бы, полезное, свойство может проявляться не только по отношению к внешним и внутренним помехам, нарушающим нормальное функционирование систем, но и к управляющим воздействиям, что весьма затрудняет управление системой (например, умышленное увеличение сроков реализации проекта, удорожание работ, занижение прибыли и т.д.); • способность и стремление к целеобразованию. В отличие от закрытых (технических) систем, которым цели задаются извне, в системах с активными элементами цели формируются внутри системы; Рассмотренные особенности противоречивы, они в своем большинстве являются одновременно и положительными, и отрицательными свойствами, что затрудняет управление организациями. В теории менеджмента организация определена как открытая система, целостностная, состоящая из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром. 2.Внутреняя и внешняя среда организации Внутренняя среда организации это ситуационные факторы внутри организации. Основными внутренними переменными социально-экономической системы являются: - цели, структура, задачи, технология, люди. Рис. 1. Взаимосвязь внутренних переменных Целями называются конкретные конечные результаты или состояния, которых хотят достигнуть работники предприятия совместными усилиями. Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Цели отличает разнообразие. Различные типы организаций имеют свои цели, но общим для всех организаций является то, что цели – это конечное состояние организации, это результат деятельности группы людей. Управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей (МакДоналдс состоит из 7000 самостоятельных предприятий). Структура – это своеобразный каркас или скелет организации, расставляет все и всех по местам.  Структура предприятия представляет собой соотношение уровней управления и функциональных подразделений (функциональных областей - областей деятельности, в которых функционируют подразделения в интересах организации в целом. Сюда относятся маркетинг, производство, обучение кадров, планирование финансовых ресурсов), используемых для достижения целей. Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое. Структура организации необходима, чтобы система могла наиболее эффективно достигать поставленных целей. Структура представляет логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей (подразделений). Функциональные области (подразделения) и уровни управления - это выражение двух внутренних органичных форм разделения труда – горизонтальной и вертикальной. Деятельность в функциональных областях (подразделениях) и на уровнях управления осуществляется в соответствии с предписанной работой (с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией), т.е. задачей. Задача – это работа или ее часть, которая должна быть выполнена в определенный срок и определенным образом в процессе реализации цели. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача будет выполнена тем способом и в те сроки, которые предписаны, то организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Технология – это любое средство (машины, механизмы, инструменты, навыки, приемы, знания), с помощью которого элементы входа (заготовки) преобразуются в элементы выхода (готовая деталь). Включает в себя технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией, является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента. Управление должно решать вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного использования. Люди – это конкретные лица, составляющие коллектив предприятия со всем разнообразием их индивидуальный и коллективных качеств и поведения. Люди являются основой любой организации. Именно кадры организации создают его продукт, формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. Менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. Все внутренние переменные взаимосвязаны между собой и образуют социотехническую систему (потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные). Изучение внутренней среды направлено на выявление сильных и слабых сторон организации. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны являются предметом пристального внимания со стороны менеджера, обязанного избавиться или минимизировать их влияние. Внешняя среда - это совокупность внешних факторов влияния на деятельность организации. Анализ влияния внешней среды на деятельность организации способствовал выделению факторов и группировке их по характеру воздействия на среды прямого и косвенного воздействия. Рис. 3 Факторы прямого и косвенного воздействия внешней среды организации К среде прямого воздействия, то есть к факторам, которые непосредственно влияют на организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации, относятся: 1. Потребители – это потенциальные покупатели и клиенты. Покупатели воздействуют на среду посредством изменения структуры спроса, предъявления новых требований к товару (к качеству, цене, многофункциональности, дизайну и др.) и установления определенного уровня цен. Производитель, соответственно, тоже может воздействовать на покупателя, предлагая новый уникальный продукт с совершенными характеристиками, улучшая качество сервисного обслуживания, наконец, снижая цены. Конкуренты – предприятия, реализующие аналогичный продукт на тех же самых рынках. Это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Конкуренция — это соперничество между участниками рыночного хозяйства за лучшие условия производства, купли и продажи товаров. Конкуренция как системообразующая составляющая рыночной экономики, выступает регулятором, «невидимой рукой», которая обеспечивает баланс индивидуальных интересов предприятий и потребителей. 3. Поставщики как собственники материальных и природных ресурсов могут напрямую воздействовать на организацию, создавая ресурсную зависимость. Это предприятия и отдельные лица, которые обеспечивают предприятие материальными ресурсами, необходимыми для производства конкретных товаров или услуг. События в "среде поставщиков" могут серьезно повлиять на маркетинговую деятельность предприятия. С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов в выходы. На входы системы поступают материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих представление указанных ресурсов, - наглядный пример воздействия окружающей среды на успешную деятельность организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность. Если организации ведут дела с одним поставщиком, то они попадают в равную зависимость от действий поставщика. Наглядный пример – обеспечение электроэнергией. Все организации получают электроэнергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергообеспечение слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком, подействует на организацию в той мере, в какой она расходует электроэнергию. Некоторые организации зависят от своевременного или непрерывного притока материалов. Например, машиностроительные предприятия; организации, распределяющие товары (дистрибьюторы), торговые дома. Невозможность обеспечить поставки в нужных объемах может создать большие трудности для таких организаций. 4. Рынок труда. Изучение рынка труда позволяет организации определить для себя контингент рабочих, обладающих определенными трудовыми характеристиками (пол, возраст, образование, квалификация, опыт работы, личностные качества). Адекватное обеспечение рабочей силой требуемых специальностей и квалификации необходимо для выполнения задач, связанных с достижением поставленных целей, т.е. для эффективности функционирования и развития предприятия. Без людей, способных оптимально, рационально, производительно, результативно, эффективно использовать сложную технологию, капитал, материалы и энергоресурсы, организации обречены на прекращение своей деятельности. Развитие российских предприятий в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. К среде косвенного воздействия, то есть к факторам, которые могут не оказывать прямого воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании. Основные элементы среды косвенного воздействия и их влияние на организацию: — экономическая среда – влияние экономических процессов — политическая среда – влияние политических процессов и преобразований — научнотехническая среда – влияние новых технологий и инноваций — социокультурная среда – влияние общества, моды в обществе, культурного уклада — природная среда – влияние различных природных факторов и техногенных — международная среда – влияние событий, протекающих в жизни мирового сообщества. Выделяют следующие виды отношений организации с внешней средой: - Реактивные - отношения, которые определяются преимущественно средой. - Адаптивные - отношения, которые определяются средой и функцией саморегуляции, присущей самой системе. - Активные - отношения, при которых существенную роль играют собственные цели системы и преобразование системы происходит в соответствии с потребностями системы. - Самоорганизующиеся - отношения, при которых происходит гибкое и превентивное реагирование на изменения во внешней среде на основе постоянной обратной связи и обучения. Источник преобразования при этом находится внутри самой системы. Внешняя среда имеет следующие особенности: сложность, динамика и неопределенность. Сложность внешней среды - это количество факторов внешней среды, которые оказывают влияние на деятельность организации. Динамика внешней среды - постоянное движение объектов и процессов внешней среды, т.е. изменение состояния факторов. Неопределенность внешней среды - связана с тем, что большинство изменений происходят с высокой степенью неопределенности (отсутствия полной информации о факторах внешней среды, а также уверенности в ее достоверности), и с тем, что существует проблема осуществления мониторинга и прогнозирования в условиях неопределенности. Вопросы для самоконтроля, развития умений и навыков 1. Проанализируйте характер взаимосвязи и взаимовлияния факторов внутренние среды организации, где вы работаете 2. От чего могут зависит задачи работника конкретного предприятия? 3. Определите наиболее существенные факторы внешней среды организации, где вы работаете и проанализируйте характер их влияния.