Система распорядительной документации

Тема 3. Система распорядительной документации Руководство любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности, организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом издания распорядительных документов. Распорядительные документы составляют значительное по объему число от общего количества всех документов, которые образуются в деятельности организации. С помощью этих документов, в первую очередь, осуществляется функции управления. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать от этого максимальный эффект. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности учреждения, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. вышестоящего - к подведомственному, от руководителя организации - к структурным подразделениям и работникам. К распорядительной документации относятся: • постановления; • решения; • приказы; • распоряжения; • указания. 1. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам: в них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов управления. С помощью таких документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы. Адресатами распорядительных документов являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и работники. 2. С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на: • правовые акты, действующие на федеральном уровне, - акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти; • правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ, - краев, областей, городов федерального значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований; • правовые акты, действующие в пределах отрасли; • правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы. 3. С точки зрения места, занимаемого в иерархической лестнице, распорядительные документы можно представить следующим образом. 4. С точки зрения порядка разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия) распорядительные документы делятся на: 1) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений; 2) документы, издаваемые в условиях коллегиальности. • К единоначальным органам относятся: федеральные органы исполнительной власти (министерства, службы, агентства, управления), органы исполнительной власти (администрации) субъектов Федерации, главы муниципальных образований. Во главе органа управления (предприятия, учреждения или организации) стоит одно лицо, правомочное единолично принимать юридически обязательные решения (например, президент, генеральный директор, исполнительный директор, председатель правления, директор и др.). • К коллегиальным органам в государственных организациях относятся Правительство РФ, правительства (советы министров) субъектов РФ, большинство государственных комитетов, собрания трудовых коллективов, различные советы (ученые, научно-технические, методические и др.), совещания. В коммерческих организациях коллегиальными органами являются общие собрания учредителей (участников), акционеров, советы директоров. В государственных организациях – собрания трудовых коллективов, различные советы (ученые, научно-технические, методические и др.), совещания. Управление учреждениями, предприятиями в государственной и негосударственной организациях строится на сочетании коллегиального и единоначального принципов. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач. Приказ является наиболее распространенным из всех распорядительных документов. Даже в самой маленькой организации есть необходимый минимум приказов (в отличие от других видов распорядительной документации). Приказы издаются генеральным директором и только им: в определении документа фигурирует слово «единолично». Право на подписание приказов может быть передано генеральным директором заместителю или другим топ-менеджерам, но при этом важно учитывать, что: • передача этого права обязательно оформляется письменно (издается, опять же, приказ или оформляется доверенность); • при передаче строго оговаривается срок действия полномочий и то, какие виды приказов может подписывать каждый конкретный топ-менеджер. Самый распространенный вариант: заместитель наделяется такими правами на период отсутствия генерального директора. Как только руководитель возвращается из командировки или из отпуска, действие полномочий завершается. Правила оформления приказов Бланк приказа включает реквизиты: • 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)», если организация имеет право использовать что-то из этого списка; • 05 «наименование организации – автора документа». Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним. Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06; • 09 «наименование вида документа» – «ПРИКАЗ»; • 13 «место составления (издания) документа» и • при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер», а также 17 «заголовок к тексту». Бланк приказа с угловым расположением реквизитов Бланк приказа с продольным расположением реквизитов Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. Реквизиты приказа Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2019» или «051 мая 2019 г.». Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения, например: ОД — Основная Деятельность, ЛС — Личный Состав, МП — Материальная Помощь / Материальное Поощрение, ОК — отпуск, КМ — КоМандировка (обычная), КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная), АХ — Административно-Хозяйственные вопросы и т.д. Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). Оформление приказа Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»: • приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии; • приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева сразу от границы левого поля. Примечание: ГОСТ делает оговорку, что в приказах органов власти заголовок к тексту может оформляться посередине листа и центрироваться относительно самой длинной строки. Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце. В заголовки приказов по личному составу часто включаются: наименование действия и инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например: • О переводе И.О. Бесфамильного, • О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина, • Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева». • Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом». Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал. В тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» Общие правила оформления текстов распорядительных документов Приказы, оформляющие решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и др., называются ИНИЦИАТИВНЫМИ. В инициативных приказах преамбула может начинаться с формулировки: «В связи с..., С целью..., В целях..., Для...», например: • Для организации подготовки к открытию филиала... • С целью привлечения дополнительных средств... • В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела... • В связи с аварийным состоянием отопительной системы... • В порядке финансовой поддержки... Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных ВО ИСПОЛНЕНИЕ. В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии..., На основании..., В связи... , Во исполнение...» и содержит название вида документа, наименование организатора-автора, полный заголовок к тексту, дату, индекс документа, во исполнение которого издается данный приказ, например: • В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 00.00.20___ № ___ «О ...» • Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 00.00. 20_ № __ «О...» • В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 00.00.20_ № ____ «О...» НЕ ДОПУСКАЕТСЯ издание приказа, воспроизводящего содержание правового акта федерального органа государственной власти, постановления Правительства Российской Федерации (Санкт-Петербурга) и др. только с целью доведения содержания соответствующего правового акта до исполнителей и не включающего никаких предписаний. Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать. Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже). Текст распорядительной части имеет долженствующе-предписывающий характер. Пункты, которые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме: Создать комиссию в составе ...; Утвердить Инструкцию по делопроизводству ... . Если исполнение приказа предполагает нескольких исполнителей и выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть подразделяется на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точкой (без скобок). Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа начинается с указания должности и фамилии (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же абзац, где дается само распоряжение: 7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2019. Но в последнее время их стали переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД: 7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М. Срок: 31.10.2019. Если исполнителей несколько, то отмечается, кто из них является ответственным. Такие поручительские пункты формулируются по примерной схеме: кому – что сделать – когда (к какому сроку). Например: Коммерческому директору Васильевой Е. А. разработать положение об отделе маркетинга к 25.06. 20__. Рабочей группе представить в установленном порядке необходимые нормативно-методические документы 20 мая 20__ г. Управлению кадров организовать техническую учебу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 20__ г. Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2019» или «к 31.05.2019». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству. Формулировки, показанные в предыдущих примерах, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2019 года. Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа). В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются. Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается: • и упоминание о существовании приложения в тексте приказа, • и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ. Новый ГОСТ допускает как присутствие, так и отсутствие знака «№» при указании приложения в тексте приказа и «в шапке» приложения. Потому организации лучше выбрать для себя какой-то один вариант, чтобы документы выглядели аккуратнее. Реквизитом 21 «виза» оформляется внутреннее согласование документа. Обратите внимание: наличие визы не обязательно означает согласие этого лица с проектом документа. Виза согласования проекта в случае его одобрения Виза согласования проекта при наличии замечаний к нему Визы оформляют: • ниже реквизита «подпись» на последнем листе приказа либо на его обороте; • на отдельном листе согласования, оформляемом на бумаге. Лист согласования проекта приказа на бумажном носителе Если же процедура согласования проекта документа проходит в СЭД, то его результаты распечатываются потом в виде отчета. Отчет о результатах согласования проекта приказа в СЭД Реквизит 22 «Подпись». Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо. Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» не указывается совсем, остается только личная подпись и ее расшифровка. Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется. Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя. Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования. Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева. Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку. Виды приказов В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, приказы делятся на три вида: 1) по основной (профильной) деятельности; 2) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска уходу за отпуска без сохранения содержания (заработной дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские зарубежные командировки, командировки работников тяжелыми, вредными и опасными условиями труда); 3) по административно-хозяйственным вопросам. Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года 5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках По административно-хозяйственным вопросам 5 лет   1) Приказы по основной (профильной) деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации, издаются по вопросам: • реорганизации, ликвидации учреждений или их структурных частей; • производственно-хозяйственной деятельности, • планирования, • отчетности, • финансирования, • кредитования, • реализации продукции, • внешнеэкономической деятельности, • предоставления права подписи каких-либо документов; • совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п. Приказами по основной деятельности могут утверждаться организационно-правовые документы (структура и штатная численность, положения, инструкции, регламенты, правила и т.п.). Примеры заголовков приказов по основной деятельности: • О создании Канцелярии; • О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”; • Об утверждении Положения об архиве; • Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год; • О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка; • О проведении аудита делопроизводства; • О проведении Дня охраны труда; • О проведении экспертизы ценности документов; • О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”; • О доступе автотехники на склад. Проекты приказов по основной (профильной) деятельности согласовываются с главным и ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером; подписываются директором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. 2) Приказы по личному составу (о приеме, переводе, длительном командировании, увольнении и др.) должны храниться в течение 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года. С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании. Приказами по личному составу оформляются: • ПРИЕМ на работу или назначение на должность; • ПЕРЕМЕЩЕНИЕ по службе, перевод работника на другую работу; • ОСВОБОЖДЕНИЕ от должности или УВОЛЬНЕНИЕ, ИСКЛЮЧЕНИЕ из списков личного состава; • ДЛИТЕЛЬНОЕ КОМАНДИРОВАНИЕ (как правило, зарубежное, связанное с расходованием валютных средств); • ИЗМЕНЕНИЕ ФАМИЛИИ (имени, отчества). Традиционно сложилась такая последовательность оформления этих действий: • НАЗНАЧИТЬ на должность, • НАЗНАЧИТЬ по контракту, • ПРИНЯТЬ на работу, • ПЕРЕВЕСТИ на другую работу, • КОМАНДИРОВАТЬ, • ОСВОБОДИТЬ от занимаемой должности, • СЧИТАТЬ изменившей фамилию, Текст приказа по личному составу состоит из одной распорядительной части, которая может формулироваться по пунктам. Каждый пункт начинается с названия распорядительного действия (ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ) и оформляется на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. Текст каждого пункта приказа по личному составу заканчивается указанием на основание для совершения распорядительного действия и издания приказа. Этим основанием обязательно являются документы (один или несколько), в которых фиксируется согласие сторон на заключение, изменение или расторжение трудовых правоотношений, например заявление с визой начальника структурного подразделения и резолюцией руководителя; докладная записка начальника структурного подразделения; трудовой договор и т.п. Слово Основание оформляется от границы левого поля (возможно с абзацного отступа) с прописной буквы и заканчивается двоеточием. После него в именительном падеже указывается наименование вида документа, дата его составления, номер и заголовок к тексту (если необходимо), например: Основание: трудовой договор от 18 июня 2019 г. №С 92 Приказ о приеме на работу - правовой акт, издаваемый руководителем организации, регламентирующий основные условия труда (должность, оплату труда, характер работы) поступающего работника. В приказах о приеме на работу рядовых рабочих и служащих используется слово ПРИНЯТЬ (кем?). Словом НАЗНАЧИТЬ (на должность) обозначается прием на работу: • руководителей и их заместителей, • главных бухгалтеров, • руководителей и заместителей руководителей обособленных групп подразделений, • лиц, на которых возлагается материальная ответственность. При составлении приказа о приеме на работу должны соблюдаться следующие правила: 1) фамилия, имя и отчество работника записываются в строгом соответствии с данными паспорта или иного удостоверения личности, фамилия печатается прописными буквами, имя и отчество - строчными буквами с начальной прописной; 2) если заключен срочный трудовой договор, то в графе «дата» указывается и дата приема на работу, и дата увольнения. Если трудовой договор заключается на неопределенный срок, то в графе «по» ставится прочерк или пишется «не определен»; 3) табельный номер не должен быть длиннее 6 цифр. Каждому вновь принятому и каждому работающему присваивается уникальный табельный номер, который не меняется при любых перемещениях работающего внутри организации, вплоть до его увольнения. Повторное использование табельного номера уволившегося работника допускается использовать не ранее чем через 3 года после увольнения; 4) наименование структурного подразделения (цеха, отдела, участка и пр.) определяется в соответствии с установленными наименованиями подразделений по структурной схеме организации и штатному расписанию; по возможности наименование должно указываться без сокращений; 5) наименование профессии или должности записывается в соответствии со штатным расписанием; 6) условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д., а также условия о продолжительности рабочей недели) и характер работы (постоянно, временно, на определенный срок, сезонно) указываются без сокращений; 7) размер оклада тарифной ставки устанавливается и записывается в соответствии со штатным расписанием. Основой для определения размера тарифной ставки является действующая тарифная сетка. Эти сведения проставляются в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки; 8) если работнику устанавливается испытание, то в форме делается соответствующая запись и указывается продолжительность испытательного срока; 9) в том случае, когда правом подписания приказа о приеме на работу обладает не руководитель организации, а иное лицо, то в реквизит «подпись» наименование должности «Руководитель организации» меняется. Вместо него указывается полное наименование должности лица, уполномоченного принимать работников. При этом не допускается указывать «За» или «Зам». На основании приказа о приеме на работу: 1) вносится запись в трудовую книжку, которая является основанием для назначения пенсий, различных социальных льгот, 2) заполняется личная карточка, 3) в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. При составлении текста приказов о приеме на работу необходимо руководствоваться соответствующими нормами Трудового кодекса РФ и иных актов трудового законодательства. Приказ об увольнении (прекращении трудового договора) - правовой акт, издаваемый руководителем организации, определяющий основание и дату увольнения работника. В данном приказе указывается причина увольнения (по собственному желанию, ликвидация организации, несоответствие работника занимаемой должности, нарушение трудовой дисциплины и др.). Если работники увольняется в связи с осуществлением мероприятий по сокращению численности или штата работников, то работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся (вакантную) должность в той же организации, соответствующую его квалификации. О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работники предупреждаются работодателем персонально и под расписку не менее чем за 2 месяца до увольнения. Увольнение работника по соответствующим основаниям применяется в случаях, определенных соответствующими статьями Трудового кодекса РФ. Проекты приказов по личному составу составляются работниками отдела кадров предприятия на основе представлений руководителей структурных подразделений. Формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству. Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников касается приказ, юристом. Круг работников, которым предоставляется право визирования приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия. Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей организации. При этом изменение отдельных пунктов приказа заверяется его подписью. Копии приказов по личному составу или выписки из них заверяются начальником отдела кадров или лицом, его замещающим, и рассылаются в соответствующие структурные подразделения, а в случае необходимости – в вышестоящую или заинтересованную организацию. Они также передаются в бухгалтерию предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении. Приказ по личному составу объявляется заинтересованному работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника. Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах бумаги (А4) и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет составляются при оформлении: • временных переводов и переводов на срок до одного месяца, • отпусков, • кратковременных командировок, • поощрений, • взысканий, • снятия дисциплинарного взыскания, • дежурств, • направления на обучение и некоторые. Традиционная последовательность оформления этих действиях в сложных приказах следующая: • ПЕРЕВЕСТИ (временно), • ПРЕДОСТАВИТЬ (все виды отпусков), • КОМАНДИРОВАТЬ. Приказ о переводе на другую работу составляется при переводе как по инициативе администрации, так и по просьбе самого работника, в основном внутри предприятия. Согласие работника на перевод оформляется его подписью на приказе, которая ставится после того, как приказ подписан прежним и новым руководителями структурных подразделений, оговорены условия работы и приказ подписан руководителем предприятия. При оформлении перевода необходимо указать точное наименование новой должности, профессии или специальности, наименование структурного подразделения, дату перевода, условия оплаты труда. При временном переводе в тексте должны быть также указаны срок, мотив или причина перевода и дана ссылка на соответствующую статью ТК РФ. При переводе (в том числе и временном) на срок более одного месяца согласие работающего, зафиксированное в личном заявлении, является обязательным. Для перевода на срок до одного месяца согласие работающего не требуется. Приказ о предоставлении отпуска. При предоставлении отпуска в тексте указывают его вид (в соответствии с ТК РФ), дату начала и продолжительность в календарных днях (иногда даты начала и окончания). (с ... по...). Оформление отпусков целесообразно проводить без издания приказа, используя трафаретную форму, объединяющую одновременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предоставлении отпуска, которая подписывается руководителем организации или кадровой службой. Приказы об отпусках хранятся пять лет. Приказы по кадрам хранятся от трех до пяти лет, поэтому в один приказ по личному составу такие распорядительные действия включать не допускается. 3) Приказы по административно-хозяйственным вопросам. В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010) к административно-хозяйственным вопросам относятся: • соблюдения правил внутреннего распорядка, • эксплуатации служебных зданий, • транспортное обслуживание организации, • внутренняя связь, • обеспечение безопасности организации. Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет. Примеры заголовков приказов по административно-хозяйственным вопросам: • О передаче и перераспределении служебных помещений; • О выдаче разовых пропусков в здания организации; • О допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; • О приобретении хозяйственного имущества; • О коммунальном обслуживании зданий и помещений; • О перевозке грузов и аренде транспортных средств; • Об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Если руководитель предприятия решит издать правовой акт по оперативным и текущим вопросам деятельности организации, то необходимо будет подготовить распоряжение. Распоряжение, в отличие от приказа, издается с целью решения отдельных (узких, конкретных) вопросов, которые необходимы для претворения в жизнь определенных задач предприятия. Так, если приказом был утвержден план ремонта производственных цехов предприятия (т.е. определены основные этапы, сроки процесса модернизации производственных мощностей предприятия) (см. Пример 2), то в распоряжении решается вопрос о подготовке цеха № 2 к проведению ремонта (Пример 3), т.е. это отдельный вопрос в рамках общей задачи модернизации производственных мощностей предприятия. Распоряжение, как правило, касается узкого круга работников и не является документом длительного действия. Распоряжение может издаваться по таким вопросам, как предоставление копий документов (например, договоров, счетов-фактур, товарных накладных и др.), предоставление и согласование графика отпусков, отчетных материалов и т.д. Распоряжение может быть подготовлено также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Правила оформления приказов и распоряжений едины. Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ. Указание – правовой, но НЕ нормативный правовой акт, так как является документом информационно-методического характера. Этот документ не исключается из системы распорядительной документации федеральных органов исполнительной власти, поскольку он является правовым (хотя и не нормативным) актом. Посредством указаний доводится до сведения подведомственных организаций положение законодательных и нормативных правовых актов, разъясняются особенности их применения и т.д. Указания обычно издаются органами государственного управления, но руководитель коммерческой организации также может издать такой распорядительный документ. Указание – документ, создаваемый в последнее время исключительно на уровне топ-менеджеров. Так же, как и распоряжение, указание может быть издано руководителем структурного подразделения, с той разницей, что для этого не требуется специального разрешения генерального директора. Указания могут быть изданы по вопросам оперативного, информационно-методического, административного характера или по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений. Если организация примет решение использовать указание, то в инструкции по делопроизводству следует четко разграничить назначение приказов, распоряжений и указаний. Особенностью оформления такого распорядительного документа, как указание, является то, что вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Граница между указанием и распоряжением стирается все сильнее, и постепенно они становятся распорядительными документами одного порядка. Постановление – ведомственный нормативный правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными органами исполнительной власти субъектов РФ, руководящими органами общественных организаций при решении наиболее важных задач с учетом функций компетенций этих организаций. Авторами большей части постановлений являются государственные органы Российской Федерации либо ее субъектов. Значительное количество этих документов принимают также коллегиальные органы управления организацией. Постановление является высшим по значимости распорядительным документом, а значит, и издается оно высшим по значимости коллегиальным органом управления в особо важных случаях. Так, постановлением можно оформить решение собрания акционеров о реорганизации акционерного общества, о его ликвидации или об изменении организационной структуры. Текст постановления может включать преамбулу, которая заканчивается ключевым словом «постановляет или постановил (-а, -о), которое печатается полужирным шрифтом прописными буквами, после него ставится двоеточие. В актах Президента (а также в некоторых других актах, издаваемых главами муниципальных образований, главами городских или областных администраций) преамбула завершается словом «постановляю». Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова: «Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: Заголовок к тексту постановления печатается вдоль всей строки, может выделяться жирным шрифтом. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Текст решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, которые разделяются словом РЕШИЛ (-А, -О) или РЕШАЕТ. Печатается прописными буквами на отдельной строке. В решениях перед словом решает (решил, решила, решило) указывается название коллегиального органа: Коллегия решает. Порядок работы с распорядительным документом зависит от того, как документ создается: в условиях коллегиальности или единоначалия. Коллегиальные органы, прежде чем принять какое-то решение, должны его обсудить на заседании. Порядок работы над постановлением и решением включает: 1. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа. 2. Оформление протокола заседания коллегиального органа. 3. Издание распорядительного документа. Как видим, непосредственно подготовка постановления и решения занимает минимум времени. Ключевой момент здесь – обсуждение вопроса. Принятое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании протокола готовится распорядительный документ. Порядок работы над приказом, распоряжением, указанием В условиях единоначалия никаких предварительных действий не требуется: генеральный директор принимает решение издать распорядительный документ и дает задание секретарю подготовить проект, после чего подписывает его. Возможно, проект пройдет перед этим процедуру согласования с компетентными должностными лицами организации. Хранение распорядительных документов осуществляется на общих основаниях. Они формируются в дела согласно видам и подвидам: при этом не просто хранятся по отдельности постановления, приказы и указания, но приказы по личному составу в обязательном порядке хранятся отдельно от приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности. Сроки хранения устанавливаются по Перечню 2010 (раздел 1 «Организация системы управления»): • постановления: постоянно; • решения: постоянно; • приказы по основной деятельности: постоянно; • приказы по административно-хозяйственным вопросам: 5 лет; • распоряжения: аналогично приказам; • указания: Перечень 2010 не содержит такого документа, следовательно, срок хранения для указаний устанавливается экспертной комиссией организации. Срок хранения «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, не может быть менее 10 лет. Что касается постановлений, решений, а также приказов и распоряжений по основной деятельности таких организаций, то при их ликвидации перечисленные документы могут быть приняты на хранение в госархив, если пройдут экспертизу ценности и будут признаны достойными этого. Распорядительные документы в номенклатуре дел организации выглядят следующим образом. Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения: • регистрационный номер; • дату подписания приказа; • наименование документа, его краткое содержание или описание предмета; • данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя); • отметку об исполнении; • примечания, если таковые имеются. Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.