Рационализация личного труда руководителя

Тема 4. Рационализация личного труда руководителя 1.Приемы совершенствования работы менеджера 2.Рабочее место 3.Информационное обеспечение работы менеджера Работа с текстом, эффективное чтение Поток материала для чтения руководителем в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т.п. становится все более насыщенным. Примерно 30% своего времени менеджеры тратят на чтение деловых бумаг. Рациональное чтение позволяет лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств. Рационализация чтения начинается с поиска ответов на вопросы: • Что я должен прочитать? • Что я хочу прочитать? • Что я предлагаю с прочитанным предпринять? • Что мне вообще не нужно читать? • Что можно было бы прочитать позднее? Мысленно поочередно отвечая на поставленные выше вопросы, можно «просеять» имеющийся материал, прежде чем приступить к его обработке. После завершения фазы селекции материала для чтения целесообразно использовать один из следующих методов чтения: 1) ориентировочное чтение — первое восприятие содержания, чтобы еще раз определиться самому, обрабатывать ли данный текст; 2) изучающее чтение — определение того, какая информация очень важна, менее важна или не нужна совсем; 3) обобщающее чтение — обобщение содержания или критическая оценка прочитанного материала, фиксация основных мыслей по поводу прочитанного. Учитывайте также специфику структуры различных текстов: — справочные тексты в газетах и журналах важнейшую информацию содержат в начале, а второстепенную — в конце; — в комментариях и высказываниях по какому-либо вопросу существенная информация (а именно выводы автора) приводится, как правило, лишь в заключительном предложении; — специальные статьи содержат во введении описание проблемы, в основной части — разработку путей ее решения и в заключительной части — выводы или взгляд в будущее. Необходимо привыкать к тому, чтобы важные тексты не только читать, но и обрабатывать после чтения. Это достигается путем применения следующих приемов: • выделением важных мест (пометок, выписок из текста); • маркировкой текста. Полезно каждому разработать собственные обозначения примерно по таким смысловым группам: «важно», «под вопросом», «проверить», «пример», «сделать выписку», «обратить внимание», и т.п. и ими постоянно пользоваться. Основные правила чтения: 1. Связывайте читаемое с уже имеющимся у вас запасом знаний. Необходимо, чтобы вновь воспринимаемое ассоциировалось с тем запасом представлений, которые по данному вопросу уже имеются. 2. Читайте систематически. Это правило затрагивает два вопроса: о системе в самом процессе чтения и о системе в подборе материалов для чтения. Опыт работы над книгой говорит о том, что лучше каждый день систематически читать по 2 ч, чем урывками по 5—6 ч. 3. Подразделяйте прочитанное на более или менее важное и усваивайте только важное. 4. Читайте с карандашом в руках. Работа с карандашом дает нам возможность использовать так называемый графический рефлекс (рефлекс письма), который значительно облегчает восприятие и запоминание материала и способствует развитию нашей моторной (двигательной) памяти. Несколько кратких правил работы над несколькими книгами. • Просмотрите все подобранные по данной теме книги и, пользуясь оглавлением, предисловием, заголовками и пометками внутри книги, установите, какие главы, параграфы и отдельные страницы так или иначе касаются данной темы. • Прочтите один раз весь выделенный материал по всем подобранным книгам, составьте указатель материалов и занесите туда название книг, основное обозначение мыслей, фактов и определений с указанием соответствующих страниц. • Выберите одну из книг в качестве основной, а остальные используйте в качестве дополняющих, варьирующих или оспаривающих основную книгу. • Выпишите весь оставшийся (после тщательного отсева) материал из отдельных книг на карточки или разнесите его по графам конспекта. Составление документов Каждому руководителю необходимо знать, как качественно и быстро писать документы. Последовательность этапов работы над документом можно определить следующим образом: 1. Составление краткого плана-конспекта, включающего последовательность изложения, объем работы, учет всех материалов, необходимых для данной работы. Словом, на этом этапе прорабатывается содержание буквально каждой страницы. 2. Сортировка материалов: на этой стадии идет уточнение всех имеющихся в вашем распоряжении данных. Кое-что отбрасывается за ненадобностью, другое, наоборот, включается в контекст повествования. 3. Определение последовательности подачи материалов, т.е., грубо говоря, что зачем идет. Можно сказать, что это подготовка оглавления, где вы перечисляете названия всех глав с краткими пометками о том, что включает каждая из них. 4. Подготовка проекта документа, а проще — черновика, в котором уже в законченном виде просматривается готовый результат вашей работы. 5. Редактирование: окончательная сверка документа с вашим планомконспектом. Тренировка памяти Как показывают наблюдения, немногие люди обладают хорошей памятью. Однако при желании ее можно развивать. Применение следующих способов и методов позволяет значительно улучшить память. Существует три таких «естественных закона запоминания»: впечатление, повторение, ассоциация. Нужно получить глубокое, яркое впечатление о том, что вы хотите запомнить. Для этого вы должны: 1. Сосредоточиться. 2. Внимательно наблюдать. 3. Получить впечатления при помощи возможно большего числа органов чувств. 4. Прежде всего постараться получить зрительное впечатление. Оно прочнее. При повторении: 1. Повторяйте текст снова и снова, пока он не закрепится в вашей памяти. 2. Запомнив что-либо, мы за первые восемь часов забываем столько же, сколько за следующие 30 дней; поэтому просматривайте свои записи вновь за несколько минут до выступления. Хороший способ запомнить факт — это ассоциировать его с каким-либо другим фактом. Большинство запоминаемого ассоциируется с уже известным нам бессознательно. Вы не осознаете процессов, протекающих в вашем подсознании: то, что прочно ассоциируется, — запоминается, что не образует прочных ассоциативных связей — забывается. Как же научиться образовывать сознательные ассоциативные связи? Первая задача — заинтересовать себя запоминанием имен, лиц, дат, фактов, и тогда вы будете способны удерживать их в памяти. Затем необходимо усвоить приемы ассоциации. Метод связок Суть его в том, что тренировка вашей памяти основывается на мысленных образах и картинах, причем успех будет во многом зависеть от того, удастся ли вам сделать эти образы и картины забавными. Вот, например, 10 предметов, которые вы должны запомнить в короткое время: ковер, бумага, бутылка, кровать, рыба, кресло, окно, телефон, сигарета, гвоздь. Постараемся создать мысленную картину из перечисленных 20 предметов. Вы должны нарисовать себе яркий мысленный образ — не буквы, не слова, а именно яркую картину. Теперь вы начинаете непосредственно тренировать вашу память. Вам нужно ассоциировать ковер с бумагой. Ассоциация должна быть, насколько возможно, алогична и забавна. Например, вы можете представить свой домашний ковер сделанным из бумаги. Представьте себя прогуливающимся по этому ковру и постарайтесь услышать шорох под ногами. Логическая ассоциация не способствует запоминанию. Переходите к следующему шагу, свяжите бумагу с бутылкой. О ковре пока забудьте. Конструируйте следующим образом: бумага + бутылка. Представьте себе, что вы со всех сторон читаете огромную бутылку, на которой, как на бумаге, написано письмо, или, скажем, бутылку, из которой вместо ожидаемого лимонада ползет жеваная бумага. Далее — кровать. Можно зрительно представить себя спящим в бутылке или поглощающим кефир, льющийся из... кровати. Хорошо разглядите это мысленным взором и тут же перестаньте об этом думать. Следующий предмет — рыба. Допустим, вы собрались лечь спать, а на вашей кровати покоится гигантская рыба! Теперь — рыба и кресло. Пусть огромная рыба сидит в кресле или кресло имеет форму рыбины. Кресло и окно — представьте себя, ставящим кресло на окно. Представили? Переходим дальше. Окно и телефон. Это может быть окно в виде громадного телефонного диска. Телефон и сигареты. Вы курите телефонную трубку или, взяв ее в руки, подвергаетесь нападению миллиона зажженных сигарет, вылетающих из этой трубки. Сигарета и гвоздь. Горящие сигареты, вылетающие из телефонной трубки, на лету превращаются в громадные гвозди и впиваются в стену. Если вам удалось достаточно ясно увидеть эти картины мысленным взором, вам не составит труда запомнить весь перечень. А теперь воспроизведите весь перечень. Первое — ковер; он немедленно влечет за собою бумагу. За бумагой «вытягивается» бутылка и т.д. Вот четыре простых правила, которые вам помогут составлять ассоциативные связи. 1. Искажайте пропорции. Помните, мы часто употребляем слова «гигантский», «громадный». 2. Представляйте предметы в активном действии. Поэтому сигареты не просто вылетают из телефонной трубки, но нападают на вас. 3. Увеличивайте количество предметов. На кровати можно представить множество рыб. 4. Меняйте функции предметов местами. Этот прием предлагается особенно часто. Умение слушать собеседника Типичные ошибки при выслушивании собеседника мы совершаем: 1. Не воспринимаем смысл того, что говорят. Фразы проходят мимо нашего внимания. Они просто не имеют для нас значения, и собеседник это прекрасно чувствует. 2. Часто обдумываем свои аргументы и возражения, пока собеседник еще говорит. 3. Хотим быть умнее собеседника и думаем, где и как можно улучшить его предложение, вместо того чтобы понять его. 4. Часто вообще не слушаем, потому что говорящий нам неприятен, вызывает неуверенность, просто не нравится. Те, кто действительно умеет прислушиваться к другим, обладают мощным средством влияния, средством, которое можно получить, обучившись следующим навыкам: 1. Направляйте свое внимание на собеседника. 2. Следите за невербальными знаками. 3. Откладывайте свои суждения. 4. Не позволяйте себе перебивать собеседника. 5. Проверяйте свое понимание. 6. Выявляйте логику высказываний. 7. Предоставляйте собеседнику свою поддержку. Как выслушать доклад или лекцию? Ответ на этот вопрос надо искать в области физиологии, психологии и рефлексологии. 1. Найдите свой интерес в теме. Интерес облегчает восприятие, помогает усвоению — когда мы слушаем то, что нас интересует, мы пользуемся непроизвольным вниманием. 2. Подготавливайтесь к слушанию. Эта предварительная подготовка может идти по четырем направлениям: а) по линии серьезной и глубокой предварительной проработки той темы, которую будет излагать докладчик; б) по линии внимательного ознакомления с тезисами доклада; в) по линии более или менее быстрого ознакомления с программой или планом доклада; г) по линии предварительного собеседования по поводу доклада. 3. Слушайте с максимальным вниманием. 4. Сохраняйте равномерное внимание в течение всего времени слушания. 5. Слушайте одновременно докладчика и самого себя. Параллельно с мыслями докладчика по ассоциации возникают собственные мысли. Их появление говорит о том, что в вашем сознании начался процесс переработки слушаемого. 6. Слушайте и одновременно записывайте. Это помогает усвоению, освобождает память от лишней нагрузки. 2. Рабочее место Организация рабочего места Исследования специалистов показали, что за счет организации рабочего места и условий труда, производительность труда работников управления может возрасти более чем на 50%. Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Рациональная организация рабочего места включают следующий комплекс основных проблем: - планировку рабочих помещений на основе изучения и анализа технологии выполнения основных видов работ и потоков информации на предприятии или в учреждении; - размещение мебели и оборудования на рабочих местах, исходя из функций и состава работ и максимального снижения физических усилий при выполнении работ; - эффективное использование рабочих площадей с учетом требований рабочего процесса и оптимальных условий труда. Условия труда руководителя Мероприятия по улучшению условий труда работников управленческого аппарата должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья. Освещенность помещений в зависимости от их назначения должна удовлетворять требованиям действующих норм. Служебные помещения должны по возможности иметь естественное освещение, которое оказывает благоприятное психологическое воздействие на человека. Свет должен падать на рабочее место поверхности столов и средств оргтехники слева или спереди. Световые лучи должны попадать на рабочую поверхность письменного стола под углом более 50° от горизонтальной линии обзора; поле зрения человека охватывает примерно 45% объектов во всех направлениях, и любой свет в этих границах должен рассеиваться. Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольные лампы). В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях зависит от сезона и влажности, но в среденем должна быть в пределах 22—25 °С, относительная влажность воздуха 40—60%. Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психологического и зрительного утомления работников способствует размещение в служебных помещениях цветочных композиций. Уровень посторонних шумов, проникающих в служебные помещения извне, определяется в соответствии с действующими нормами (не более 50 дБ). Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка, которые разрабатываются в соответствии с действующим законодательством о труде. Регламентируя распорядок дня служащих, как правило, предусматривают и определенные перерывы для кратковременного отдыха в течение рабочего дня (помимо обеденного перерыва). Сотрудникам, работа которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте, целесообразно предоставлять 5—8минутные перерывы через каждые 2 ч работы. 3. Информационное обеспечение работы менеджера Под информационным обеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, с методами и средствами ее организации. Руководители и специалисты организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научнотехническую, экономическую информацию об управлении. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильности в деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Доказано, что объем информации увеличивается примерно в квадрате по отношению к росту числа объектов управления. По имеющимся данным, работа с документами занимает у них от 30 до 60% рабочего времени. Виды служебных документов Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д. Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются организационно-распорядительные, финансоворасчетные, справочно-информационные. По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции. К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам. Организационно-распорядительная документация Она подразделяется на пять основных групп: 1.1. Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы. 1.2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения. 1.3. Справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.). 1.4. Документация о личном составе (приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.). 1.5. Предложения, заявления и жалобы граждан. Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, наиболее часто встречающихся. Положение. Это документ, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени. Инструкции. Инструкция — это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми. Разновидностью инструкции являются должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Как правило, они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. Приказы. Приказ является правовым актом, издаваемым руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются и анализируются факты, вызвавшие издание приказа. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», формулировки этой части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указываются исполнитель — структурное подразделение или должностное лицо, предписываемое действие и срок исполнения. Заканчивается распорядительная часть приказа указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Датой приказа является день его подписания. Протоколы. Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 2. Финансово-расчетная документация Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии. 3. Справочно-информационная документация Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и учреждениями. Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, заключения и т.д. Логическими элементами делового письма являются: введение или вступление, изложение сути дела, доказательства, выводы или заключение. Письма, направленные вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д. Письма, направляемые подведомственными предприятиями и учреждениями вышестоящим организациям, чаще всего содержат отчеты, запросы, ответы, пояснительные записки, предложения. Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения. Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой, вводной части излагаются факты и проводится их анализ, во второй — делаются выводы и предложения.