Работа с макросами. Создание кнопочных форм

Лекция 7. Работа с макросами. Создание кнопочных форм Макрос в Access представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняют либо последовательно, либо в порядке заданном определёнными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макрокоманд можно многое сделать из того, что позволяют сделать процедуры VBA. Каждая макрокоманда имеет определённое имя и возможно один или несколько аргументов, которые задаются пользователем. Основное назначение макросов – это создание удобного интерфейса приложения, чтобы формы и отчёты открывались при нажатии кнопок в форме или панели инструментов или же выбором команды из меню. Чтобы при открытии приложения пользователь видел на экране не окно базы данных наполненное множеством таблиц, запросов, форм и отчётов, а понятную форму, с помощью которой можно было бы сразу производить желаемые действия. С помощью макросов можно создавать удобные меню и панели инструментов для приложения. Их использование существенно упрощает и ускоряет разработку приложения. Их можно использовать при создании не очень больших однопользовательских приложений. Однако использование макросов имеет и некоторые недостатки, о которых здесь уместно сказать. • Возможности макрокоманд ограничены по сравнению с возможностями языка VBA, поэтому в ряде случаев без программирования на VBA не обойтись, хотя сначала нужно быть уверенным, что эти дополнительные возможности действительно нужны. Язык VBA предоставляет более широкие возможности для работы с данными, позволяет использовать механизм программирования объектов для связи с другими приложениями, вызывать функции из библиотек динамической загрузки (DLL) Windows и создавать собственные специализированные функции. • Макросы можно использовать практически везде, где применяются процедуры VBA, однако процедуры VBA, как правило, выполняются быстрее. • Макросы являются объектами, существующими отдельно от форм и отчетов, в которых они используются, поэтому, когда этих объектов становится очень много, их поддержка достаточно трудоемка. Процедуры обработки событий VBA являются неотъемлемой частью форм и отчетов, и в этом есть свои преимущества. Например, при переносе форм и отчетов из одной базы данных в другую с ними автоматически переносятся связанные процедуры. Тем не менее, как уже отмечалось, во многих случаях использование макросов вполне оправдано, т. к. это существенно упрощает и ускоряет разработку приложения. С помощью макросов можно создавать небольшие однопользовательские приложения, хотя при создании многопользовательских или клиент-серверных приложений, где скорость работы приложения критична, лучше применять VBA. Наиболее часто макросы используются в приложении Access для обработки событий. Событие — это любое действие, распознаваемое объектом, и можно определить реакцию объекта на событие. События происходят в результате действий пользователя, выполнения инструкций VBA или генерируются системой. Примером событий является вывод на экран формы, отчета, ввод данных в текстовое поле, нажатие кнопки мыши или клавиши. Каждому из этих событий можно назначить макрос или процедуру VBA, которые будут автоматически выполняться в ответ на произошедшее событие. Практически все программирование в Access сводится к написанию макросов или процедур, обрабатывающих события, т. е. программируется реакция объектов на события. Существует большое количество различного рода событий, на которые реагируют объекты, причем часто возникает не одно, а целая последовательность событий. Создание макросов Для их создания применяется Конструктор макросов. Чтобы открыть окно Конструктор макросов для создания нового макроса, нужно выбрать команду Создание/Макросы в окне БД. Появится окно конструктора макросов (рис.1). Рис. 1 Окно Конструктора макросов В столбце Макрокоманда перечисляются команды, подлежащие выполнению. Чтобы в ячейке столбца Макрокоманда задать нужную макрокоманду, ее следует выбрать из списка. Выполнение каждой макрокоманды зависит от ее аргументов (некоторые макрокоманды не имеют аргументов). Аргументы вводятся в специально отведенные для этого поля, появляющиеся на экране после выбора макрокоманды из списка. Аргументы могут вводиться с помощью клавиатуры, однако, по возможности, лучше выбирать их из списка, чтобы избежать некорректных значений. Следует помнить, что действие команды, в которой не указан целевой объект, распространяется на активный объект. Существует следующий прием быстрого создания макроса, выполняющего действия над конкретным объектом базы данных. Нужно выбрать объект в окне базы данных и переместить его с помощью мыши в ячейку макрокоманды в окне макроса. При переносе значка макроса в ячейку макрокоманды вводится макрокоманда, запускающая этот макрос, а при переносе значков других объектов (таблиц, запросов, форм, отчетов или модулей) в макрос добавляется макрокоманда, открывающая этот объект. Запуск макроса Выполнение макроса может начинаться по команде пользователя, при вызове из другого макроса или процедуры обработки события, а также в ответ на событие в форме, отчете или элементе управления. Например, можно назначить запуск макроса на кнопку в форме, в результате чего макрос будет выполняться при нажатии этой кнопки. Допускается также создание специальной команды меню или кнопки на панели инструментов, запускающей макрос; определение сочетания клавиш, нажатие которых запускает макрос, а также автоматический запуск макроса при открытии базы данных. Варианты запуска макросов: - Чтобы запустить макрос из окна конструктора макроса, нужно нажать кнопку Выполнить на панели инструментов. –  Чтобы запустить макрос из окна базы данных, следует выбрать команду Работа с базами данных/Выполнить макрос. Создание кнопки для запуска макроса в режиме формы Формы являются основным способом организации интерфейса пользователя в приложениях MS Access и создаются с различными целями. Чтобы автоматизировать выполнение некоторой последовательности действий, можно создать формы для работы с макросами. Существуют несколько способов создания кнопочной формы для запуска макросов. 1. Создание кнопки с помощью мастера Открыть форму в режиме конструктора и воспользоваться инструментом Кнопка на Панели элементов.  После указания места размещения кнопки на форме запускается Мастер Создания Кнопок. Работа с ним состоит из нескольких шагов. Для перехода к следующему шагу нажимается кнопка Далее, а для завершения работы с Мастером - кнопка Готово. На 1 шаге в поле "Категория" нужно выбрать параметр "Разное", а в поле "Действия" - "Запуск макроса". На 2 шаге следует выбрать нужный макрос из списка, имеющихся в базе данных. На 3 шаге - задать рисунок или текст, который должен быть на кнопке. На 4 шаге - задать имя кнопки для дальнейших ссылок на нее. 2. Создание кнопки без помощи мастера   Открыть форму в режиме конструктора.   Отключить Мастера Создания Кнопок нажатием кнопки Мастера на панели элементов(если она была активна).  Выбрать элемент Кнопка на панели элементов и указать в форме место расположения и размер кнопки.   Открыть окно свойств, нажав кнопку Свойства на панели инструментов База данных.   В свойстве Нажатие кнопки на вкладке События указать имя макроса, который должен выполняться при нажатии создаваемой кнопки. Чтобы поместить на кнопку подпись, нужно ввести ее текст в свойстве. Подпись на вкладке Макет. Вместо подписи на кнопку можно поместить рисунок, выбрав свойство Рисунок. 3. Создание кнопки с помощью мыши. Кнопку, запускающую макрос, можно также создать, перетащив с помощью мыши название макроса из окна базы данных в окно конструктора формы в область заголовка проекта формы. Изменение вида кнопки При необходимости можно изменить размер кнопки с помощью маркировочной рамки. Переместить кнопку можно с помощью манипулятора, расположенного в левом верхнем углу маркировочной рамки. Имя макроса автоматически появляется внутри кнопки. Если оно слишком длинное, размер кнопки следует увеличить. Чтобы на кнопке была видна вся надпись, можно уменьшить размер шрифта или создать надпись, отличающуюся от имени макрокоманды. Редактирование надписи осуществляется после щелчка по кнопке. Для выхода из режима редактирования достаточно щелкнуть вне кнопки. Панель аргументов макрокоманд Когда поле макрокоманда заполнено, в нижней части окна конструктора макросов появляется панель аргументов, которая служит для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Это позволяет при создании макросов не запоминать список аргументов каждой макрокоманды. С её помощью можно задать необходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд, т.е. выполнить ввод дополнительной информации, необходимой для выполнения макрокоманды с помощью специального диалогового окна. Например, макрокоманда ОткрытьФорму требует задания имён аргументов: • Имя формы. Определяет форму, которую должен открыть Access. • Режим. Определяет режим открытия формы: Форма, Конструктор, Просмотр, Таблица, Сводная таблица, Сводная диаграмма. • Имя фильтра. Определяет имя фильтра или запроса. • Условие отбора. Определяет ограничения на выводимые записи. • Режим данных. Определяет режим ввода данных: Добавление, Изменение, Только Чтение. • Режим окна. Определяет режим вывода окна: Обычное, Невидимое, Значок, Окно диалога. Создание кнопочных форм Для удобства работы с БД надо создать Главную кнопочную форму (ГКФ). Главная кнопочная форма – это форма, содержащая кнопки, запускающие макросы, открывающие формы, отчеты и т.д. (для удобства пользователя). Как правило, в базе данных создаются несколько кнопочных форм: одна главная и несколько подчиненных (ПКФ). Главная кнопочная форма отображается при запуске базы данных и обеспечивает навигацию по базе данных и придает ей законченный вид. ГКФ имеет следующую структуру: Сначала создаются подчиненные кнопочные формы. Рассмотрим на примере учебной БД создание подчиненной кнопочной формы Таблицы. Создается пустая форма с помощью конструктора. У формы выставляются следующие свойства (размер и рисунок выбираются произвольно): С помощью кнопки Надпись вставляется название форма Таблицы и выравнивается по центру. С помощью инструмента Кнопка на вкладке Конструктор рисуется кнопка нужного размера. Может открыться Мастер создания кнопок, тогда надо нажать в нем кнопку Отмена. Затем надо в контекстном меню кнопки выбрать пункт Обработка событий, Макросы. Откроется меню, в котором будет предложено выбрать макрокоманду из списка. Выбираем ОткрытьТаблицу. Аргументы макрокоманды: имя таблицы Клиенты, режим Таблица, режим данных Только чтение. Закрыть окно макрокоманды, сохранив макрос. После этого изменить на кнопке подпись на Клиенты. Аналогично создаются кнопки для открытия таблиц Продукты и Заказы. Теперь эти 3 кнопки надо выделить вместе и в контекстном меню выбрать пункт Макет/В один столбец. Тогда кнопки выровняются в один ряд. Теперь надо закрыть форму и сохранить ее под именем ПКФ_Таблицы. После этого открыть эту форму снова в режиме Конструктора и создать кнопку ЗакрытьФорму. Она создается аналогично, только надо выбрать макрокоманду ЗакрытьФорму. Аргумент Имя формы – ПКФ_Таблицы. ПКФ Таблицы должна выглядеть примерно так: Затем точно также создаются ПКФ Формы, Запросы и Отчеты. После создания подчиненных кнопочных форм создается ГКФ. Она называется согласно названию БД по варианту. На ГКФ располагаются кнопки, открывающие 4 ПКФ, а также кнопка Выход, закрывающая всю БД (макрокоманда ВыйтиИзAccess). Для того чтобы ГКФ открывалась одновременно с БД (определение созданной кнопочной формы как стартовой), в пункте Файл/ Параметры Access/Текущая база данных/Параметры Приложений /Форма просмотра выберите из списка имен ГКФ. Лабораторная работа №7. Создание кнопочных форм Создать ГКФ для своей БД, содержащую ПКФ Таблицы, Формы, Запросы и Отчеты. Таблицы должны открываться в режиме Таблицы, Формы в режиме Формы, Запросы в режиме Конструктор, Отчеты в режиме Представление отчета.