Психологические факторы управленческой деятельности. Психология процесса управления: целеполагание, организация, мотивация, контроль.

Лекция: Психологические факторы управленческой деятельности. Психология процесса управления: целеполагание, организация, мотивация, контроль. К психологическим факторам функционирования трудового коллектива относятся психофизическая совместимость в группах, феномены межличностного взаимодействия, мотивация труда, социально-психологический климат и другие психологические явления, включенные в совместную трудовую деятельность по производству определенной продукции или оказанию услуг. К психологическим факторам принятия управленческих решений относятся постановка цели как результата деятельности и процесс принятия решения. Личность человека как микрокосм, с одной стороны, и восприятие этой личности другим человеком, стремление доминировать и подчиняться, статус, социальные ожидания, эмоциональное реагирование и многие другие составляют сущность психологических факторов работы с людьми. При всем многообразии состава управленческой деятельности можно выделить 4 основные взаимосвязанные функции управления: планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции объединены связующими процессами – коммуникацией (общением, обменом информацией) и принятием решения. Руководство (лидерство) можно рассматривать как самостоятельную деятельность, заключающуюся в целенаправленном влиянии на людей, с тем чтобы они работали для достижения целей организации. 1. Планирование. Эта функция заключается в определении того, какими должны быть цели организации и что надо делать для их достижения. Функция планирования отвечает за три основных вопроса: а) где мы находимся в настоящее время? (оценка реальных возможностей с учетом внешних и внутренних факторов) б) куда мы хотим двигаться? в) как мы собираемся сделать это? Планирование – это постоянный процесс; план должен постоянно согласовываться с реальностью. 2. Организация. Организовать в данном случае означает создать определенную структуру. Формальные и неформальные элементы организации необходимо приводить в соответствие, координировать процесс решения различных задач для достижения общих целей. Выполнение работы при помощи подчиненных руководитель обеспечивает делегированием их прав и обязанностей. 3. Мотивация. Задача данной функции заключается в том, чтобы люди выполняли работу в соответствии с делегированными или правами и обязанностями, сообразуясь с планом. По мере развития общества проблеме мотивации уделяется все больше внимания. Создание положительной мотивации – важнейшая психологическая задача современного менеджмента. Мотивация – это создание внутреннего побуждения к деятельности, она является продуктом сложного взаимодействия многих потребностей. Руководитель должен уметь определять потребности и создавать условия, при которых сотрудники могут удовлетворить их при хорошей работе. 4. Контроль. Контроль тесно связан с планированием. Он выполняет функцию обратной связи. Выделяют три аспекта управленческого контроля: а) Установление стандартов – точное определение целей, которые должны быть достигнуты к конкретному сроку. Оно основывается на планах. б) Измерение того, что действительно достигнуто к этому сроку, и сравнение достигнутого с желаемыми результатами. в) Действия, предпринимаемые для коррекции выявленных отклонений. Одно из возможных действий – это пересмотр целей, чтобы они стали реалистичнее, соответствовали ситуации. Все функции управления требуют обмена информацией и принятия решений. Важным психологическим фактором управления является культура речи руководителя. Она включает три группы параметров: 1. Содержание сообщения; 2. Форма высказываний; 3. Речевой этикет. 1) Оценивая воздействие речи по содержательной стороне, обычно выделяют следующие характеристики: насыщенность речи информацией, логичность, точность, понятность ее собеседнику, целесообразность (уместность). Информативность речи зависит от новизны или ценности для слушателя сообщаемых фактов. Ей способствуют способности говорящего анализировать и обобщать, полно раскрывать основную мысль, иллюстрировать фактами, практическими примерами. Понятность речи предполагает, с одной стороны, учет интеллектуального потенциала собеседника, его предварительной осведомленности в обсуждаемой теме, а с другой – «упрощение» материала до этого уровня. 2) Вторая группа параметров, связанная с формой высказывания, включает в себя: правильность и чистоту, богатство (разнообразие знаковых средств), выразительность и образность. В устном общении правильность речи предполагает соблюдение грамматических, лексических, фразеологических, стилистических и других норм языка. 3) Речевой этикет можно определить как совокупность правил, норм, словесных формул и ритуалов, исторически сложившихся в определенной среде. Он способствует установлению контакта между людьми, поддержанию доброжелательной атмосферы общения, ориентирует собеседников на такие правила общения, которые способствуют наиболее эффективной и содержательной коммуникации. Основными требованиями этикета являются вежливость, внимательность, сдержанность. Психология процесса управления: целеполагание, организация, мотивация, контроль. Управление следует рассматривать как процесс. Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, на­зываются управленческими функциями. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций. Функции управления - это относительно самостоятель­ные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управ­ления должна иметь четко выраженное содержание, разработан­ный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции. Содержание действий и функций, осуществляемых в про­цессе управления, зависит от типа организации (административ­ная, общественная, образовательная и т.д.), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высший уровень руководства, средний или нижний), от роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторов. Целеполагание — один из важнейших компонентов управленческой деятельности, а также общего функционирования, организаций. Оно является и основной функцией руководителя, и этапом управленческой деятельности, и ее структурным компонентом. Целеполагание определяется как формулировка или выбор цели функционирования организации, а также ее конкретизация на подцели и их согласование. Вместе с тем трактовка этой функции в теории управления неоднозначна. С одной стороны, признается ее не просто «очень важная», но и определяющая роль как в управленческой деятельности, так и в общем функционировании организации. Постоянно подчеркивается, что наличие обоснованных, перспективных целей организации — главное условие ее функционирования, а способность руководителя к их постановке — одно из важнейших управленческих качеств. С другой стороны, функция, целеполагания обычно не выделяется в качестве самостоятельной, а рассматривается как часть другой функции — планирования. Другая трактовка целеполагания состоит в том, что оно рассматривается только как исходная стадия всего управленческого цикла и как бы «предшествует» ему; оно поэтому выносится за пределы системы управленческих функций. В теории управления общая характеристика цели дается на основе одного из главных положений системного подхода, согласно которому она понимается в качестве системообразующего фактора организаций. Это означает, что именно цель определяет общую направленность деятельности организации, ее состав (как подразделений, так и персонала) и структуру, регулирует характер существующих в организации взаимосвязей между ее компонентами, а также интегрирует их в согласованную систему. Кроме того, она выступает и основой для критериев выработки наиболее важных, стратегических решений в организации, определяет содержание планирования. Характер целей значимо влияет и на общий имидж организации. Цель оказывает существенное влияние на деятельность организации, поскольку определяет главные приоритеты ее функционирования. Существует несколько основных способов классификации целей, различающихся по использующимся в них критериям. Одним из главных параметров системы целей организации является их иерархичность. Общие цели должны быть конкретизированы в целях основных ее структурных подразделений. Поскольку эти подразделения также включают в себя различные структуры (например, отделы, филиалы), то возникает еще один уровень целей. Подобное «дробление» целей имеет место вплоть до уровня отдельного члена организации — исполнителя, деятельность которого также должна иметь четкую цель. Цели индивидуальной деятельности каждого исполнителя должны быть согласованы с целями более высоких уровней и иерархически им соподчинены. Таким образом, цели классифицируются по их иерархическому статусу на четыре основных типа: цели руководства высшего, среднего и низшего уровней управления, а также индивидуальные цели исполнителей. Поскольку очень большую роль в этой иерархии играют цели второго уровня, то существует еще одна классификация целей организации — по признаку их отнесенности к тому или иному основному структурному подразделению. Это структурное основание предполагает разделение целей на производственные, финансовые, перспеюпивные; кадровые, инновационные, исследовательские, административные. Другое основание классификации целей базируется на функциональном критерии и характеризует в основном деятельность руководителя. При реализации им каждой из основных управленческих функций он формулирует те или иные цели («принять решение», «проконтролировать», «организовать», «мотивировать»). Следовательно, цели его деятельности также являются множественными; каждая из них соотносится с определенной управленческой функцией, а система этих функций выступает основанием для еще одной типологии целей. Классификация по критерию временной перспективы предполагает выделение долгосрочных (перспективных), среднесрочных и краткосрочных целей. Долгосрочные цели, согласно Д. Стейнеру, имеют, как правило, «временной горизонт», равный пяти годам; среднесрочные — от 1 до 5 лет; краткосрочные — до 1 года. Между этими группами целей существуют иерархические отношения соподчинения. Более отдаленные цели занимают более высокий иерархический уровень, определяя собой цели нижележащих уровней. В большинстве случаев временная классификация целей тесно связана с классификацией целей по критерию их значимости. В этом отношении выделяются три основных типа целей — стратегические, тактические и оперативные. Деятельность любой организации носит многоплановый, многоцелевой характер. В процессе функционирования организации их руководители решают не только чисто производственные, но и многие иные, разнотипные задачи: социальные, организационные, научно-исследовательские, кадровые, политические. В связи с этим существует классификация целей по их содержанию, предполагающая выделение экономических, организационных, научных, социальных, кадровых, технических, политических и иных целей. Цели подразделяются также на две обобщающие группы — внешние и внутренние цели организации. Типичным примером первых являются «адаптация к конъюнктуре рынка», «создание своего потребителя»; вторых — максимизация прибыли или «стабилизация оптимальной внутриорганизационной среды». Цели организаций классифицируются и по признаку очередности их реализации, приоритетности. В этом плане принято различать три группы целей — особо приоритетные (неотложные) — первоочередные — так называемые горячие, приоритетные и отсроченные. Существует классификация целей на количественные и качественные. Первые допускают формулировку в измеримом виде и предполагают поэтому наличие четких, однозначных критериев их достижимости. Вторые менее строги в плане их задания, но очень часто могут быть более значимыми в плане своего содержания. Процесс функционирования организационных систем управления обычно характеризуется большим числом повторяющихся «стереотипных» целей. Это обусловлено свойством технологической цикличности и работы организаций. Однако в связи с постоянными изменениями конкретных условий реализации повторяющихся целей, способы их достижения необходимо адаптировать к складывающимся ситуациям. В связи с этим цели организации принято разделять на стереотипные (повторяющиеся) и адаптационные (разовые). Цели организации подразделяются по признаку их приуроченности к той или иной стадии «жизненного цикла» организации. Эта классификация включает четыре категории целей: цели, связанные со стадией проектирования и создания системы управления; цели, связанные со стадией разбития («роста») системы; цели, связанные со стадией зрелого стабильного, устойчивого функционирования; цели, связанные со стадией завершения жизненного цикла системы. Итак, все рассмотренные классификации демонстрируют главную особенность организационных целей — их предельно высокое разнообразие и разномасштабность. Эта особенность определяет собой многоплановость содержания, деятельности руководителя, ее сложность, а также задает систему требований к ней. Организация. Задача - формирование структуры организации, обеспечение ее всем необходимым. Кроме того, деление на части и делегиро­вание выполнения общей управленческой задачи путем распре­деления ответственности и полномочий. При этом важное значение имеет рациональная организа­ция управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, инфор­мация, документы. Если операция направлена на изменение па­раметров предмета труда, то процесс является основным. К об­служивающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным - опе­рации, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов. Основными условиями рациональной организации управ­ленческих процессов являются: • пропорциональность; • непрерывность; • наличие целей; • эластичность действий; • устойчивость; • разделение труда; • соблюдение норм управляемости; • делегирование обязанностей и полномочий; • параллельность; • прямоточность; • ритмичность; • концентрация однородных предметов труда в одном месте; • гибкость процессов. Мотивация - процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей. Контроль. Функция процесса управления - контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоя­нию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины. Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные. Контроль можно классифициро­вать: • по объектам контроля; • по исполнителям; • по принимаемому решению; • по возможности дальнейшего использования объектов контроля; • по типу отношений; • по признаку открытости; • по масштабу; • по методике проведения; • по способу получения и обработки информации; • по степени мотивационной значимости; • по объектам выполняемых операций (однофункциональный и многофункциональный); • по характеру (непрерывный и периодический); • по количеству контролируемых величин (единичный или одномерный и множественный или многомерный); • по степени охвата объектов контролем; • по режиму контроля; • по времени контроля; • по периодичности выполнения контрольных операций; • по уровню механизации (автоматизации); • по стадиям жизненного цикла объекта. Можно выделить основные принципы, которыми следует руководствоваться при осуществлении контроля, это: - стратегическая направленность контроля; - ориентация контроля на результаты; - своевременность контроля; - гибкость контроля; - открытость контроля; - эффективность контроля. Контроль обычно выполняется в три этапа. На первом эта­пе устанавливаются стандарты, т.е. конкретные, поддающиеся измерению цели, имеющие временные границы. На втором этапе при сравнении показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На последнем этапе полученные результаты сравниваются с задан­ными стандартами и определяется, какие действия необходимо предпринимать. Главные инструменты выполнения функции контроля - на­блюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент об­ратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм, нормативов. Эффек­тивно поставленный контроль обязательно должен иметь стратеги­ческую направленность, ориентироваться на результаты, быть дос­таточно простым. Для осуществления контроля требуется учет выполнения всех планов, программ и заданий. Параметрами при этом могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Расход ресурсов желательно учитывать по всем видам ресурсов и това­ров, стадиям жизненного цикла и подразделениям. Список используемой литературы: 1. Бадалян., Ю.В. Психология управления: учебное пособие для студентов специальности 030301 «Психология»/ сост.Ю.В. Бадалян, С.Р. Зенина - Благовещенск:, 2012. - 279 с. 2. Ковалёв А. Г. Руководителю о работнике: практический аспект изучения личности. М.: Экономика, 1988. 92 с. 3. Кошелева С. В. Психологические основы управления персоналом. С-Пб., 1998.