Приказы по кадрам. Приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6 и Т-6а). Приказы о направлении в командировку (формы № Т-9 и Т-9а)

ЛЕКЦИЯ 18. ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ. ПРИКАЗ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА (ФОРМЫ № Т-6 и Т-6а). ПРИКАЗЫ О НАПРАВЛЕНИИ В КОМАНДИРОВКУ (ФОРМЫ № Т-9 и Т-9а) 1. Приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6 и Т-6а) Под отпуском в трудовом законодательстве понимается время непрерывного отдыха работника в течение нескольких дней подряд с сохранением места работы (должности) и, преимущественно с сохранением средней заработной платы. По своему характеру отпуска подразделяются на: а) ежегодные основные; б) ежегодные дополнительные; в) целевые дополнительные. В зависимости от оплаты времени отдыха работника отпуска подразделяются на: а) оплачиваемые; б) неоплачиваемые; в) частично оплачиваемые. Для оформления отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договоров локальными нормативными актами организации, трудовыми договорами, применяются унифицированные формы № Т-6 и № Т6а, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05 01.2004 №1. Главная сложность работы с новыми унифицированными формами заключается в том, что сотрудники кадровой службы должны разделять не только виды отпусков, но и периоды их использования. Вторая сложность состоит в том, что, несмотря на конструкцию распорядительной части формы №Т-6, предназначенной для учета нескольких видов отпусков, она, тем не менее, только в отдельных случаях позволяет оформить одним документом предоставление отпусков всех трех групп, указанных в 1 п.п: «а-в». В основном и формы № Т-6, и Т-6а рассчитаны на оформление одновременного предоставления отпусков двух групп или вовсе одной группы. Рассмотрим порядок заполнения формы. 1) период работы. Под «периодом работы» понимается время, за которое работнику предоставляется отпуск. По общему правилу - это рабочий год (т.е. год, исчисляемый с момента приема работника на работу). Порядок исчисления стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, изложен в статье 121 Трудового кодекса РФ. Основой для исчисления указанного стажа является личная карточка работника, а также иные учетные документы, содержащие сведения об отсутствии работника на работе без уважительных причин, об использовании им отпусков без сохранения заработной платы и т.д.: 2) продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска определяется в соответствии со статьями 115 и 120 Трудового кодекса РФ. Так, в соответствии с частью первой статьи 115 Кодекса ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Согласно статье 120 Трудового кодекса РФ продолжительность основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается; нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Конкретная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска определяется на основании трудового договора с работником; 2 продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. Согласно статье 116 Трудового кодекса РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное но предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами. Продолжительность каждого из указанных отпусков определяется в соответствии с нормами, указанными в таблице 1.¶ 3) 3 № Вид отпуска Продолжительность Нормативный акт п/ 1 Работникам заня Не менее 7 Постановлен правительства тым на работай с календарных дней РФ от 20.11.2008 № 870 «Об вредными и установлении сокращенной (или) опасными продолжительности условиями труда рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачивае мого отпуска, повышенной 2 Работникам с Не менее 3 Трудовой кодекс РФ (статья ненормированн календарных дней 119). Коллективный ым договор или правила рабочим днем внутреннего трудового рас порядка. Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в 3 Работникам, раб 24 календарных Трудовой кодекс РФ (часть отающим: в дня 16 календарных первая статьи 321) районах дней 8 календарных Трудовой кодекс РФ (часть Крайнего дней первая статьи 321) Севера; в Закон РФ ОТ 19.02.1993 № местностях, при 4520-1 «О государственных равненных к гарантиях и компенсациях районам для лиц, работающих и Крайнего проживающих в Севера; в районах Крайнего Севера и остальных райо приравненных к ним нах Севера, где местностях установлены рай (статья 14) 4 в иных случаях Устанавливается фе Федеральные законы деральными законами ¶ Если дополнительные оплачиваемые отпуска, полагающиеся работнику, установлены нормативными правовыми актами в рабочих днях, то такие дни переводятся в календарные. В строке «Б» формы № Т-6 могут быть указаны и иные виды отпусков: учебные, без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком и т.д. Их продолжительность определяется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами; 4 суммарная продолжительность отпуска. В строке «В» формы № Т-6 необходимо указать суммарную продолжительность отпусков, предоставленных работнику. Поскольку форма № Т-6 не предусматривает реквизит «Основание», возникают определенные затруднения для учета оснований предоставления отпусков. Однако основаниями предоставления отпуска могут быть и отдельные заявления работника (особенно при переносе отпуска по просьбе работника), приказы об отзыве из отпусков и т.д. Основанием предоставления отпуска без сохранения заработной платы также является заявление работника. Заявления работников и иные документы, например, медицинские заключения являются основанием для предоставления целевых отпусков (например, по беременности и родам). В случае учебного отпуска основанием предоставления будет являться справка-вызов из образовательною учреждения по установленной форме. Информация об основаниях предоставления отпусков крайне важна для учета отпусков в кадровой службе, тем более, что она должна приводиться в записке-расчете о предоставлении отпуска работнику, составляемой по форме № Т-6. Поскольку запискарасчет составляется на основе приказа о предоставлении отпуска, для кадровой службы важно отражение основания предоставления отпуска еще в приказе. Указанные недостатки форм № Т-6 и №Т-6а можно исправить путем включения в них дополнительной строки или графы по правилам, установленным Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. Форма № Т-6 на практике нуждается и в иных дополнениях. т.к., например, необходимость в дополнении возникает тогда, когда требуется выплатить работнику компенсацию за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, когда нужно продлить ежеодный отпуск, др. Поскольку таких случаев более чем достаточно, то форма № Т-6 дополняется реквизитом «Г», в который включаются пустые строки, предназначенные для отражения необходимой информации. Приказы о предоставлении отпусков визируются руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, чьи подчиненные уходят в отпуск. Также желательной является виза главного (старшего) бухгалтера. Согласно части третьей статья 123 Трудового кодекса РФ о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за 2 недели до его начала. Чтобы не увеличивать документооборот, кадровая служба может издать приказ за 2 недели до начала отпуска. Подпись работника в приказе в этом случае будет означать исполнение работодателем своей обязанности. Групповую форму приказа № Т-6а целесообразно использовать в том случае, если отпуска предоставляются группе работников в один день или же с разбросом в 2-3 дня; в противном случае возникают сложности с ознакомлением работников с приказом.¶ 4) 5 6 ¶ ¶ 7 8 2. Приказы о направлении в командировку (формы № Т-9 и Т-9а) Под служебной командировкой в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Распоряжение работодателя о направлении работника в служебную командировку излагается в приказе, составляемом по унифицированной форме № Т-9, а группы работников - в приказе по форме № Т-9а. Поскольку на основании приказов о направлении в командировку производится возмещение расходов, связанных с поездками, а следовательно, уменьшение полученных доходов при исчислении налога на прибыль, то бухгалтерия или подразделение, занимающееся финансовой работой в организации, предъявляют к этим приказам жесткие требования. При заполнении унифицированных форм приказов должны соблюдаться следующие правила: 1) фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения, другие сведения указываются в соответствии со служебным заданием; 2) место назначения, т.е. место командировки, также переносится из служебного задания. Но еще в задании желательно правильно указать сведения о месте командировки. Сначала указывается страна и город, затем - организация, в которой работник будет выполнять поручение своего работодателя. Наименование страны (при направлении в зарубежную командировку) указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ). При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов Российской Федерации, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность к району, республике, области, краю, автономному округу (области); 3) срок командировки указывается в соответствии со служебным заданием с учетом следующих правил; днем начала командировки является день выезда работника, а точнее - день отправления транспортного средства из места постоянной работы, днем окончания - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы; срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы, в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее последующие сутки (например, если поезд отправляется 20 июля в 23.59, то день отъезда 20 июля, а если в эту же ночь, но в 00.01, то уже 21 июля). Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов. Аналогично обстоит дело с днем приезда; срок (в календарных днях) включает в себя не только время нахождения работника в месте командировки, но и время нахождения в пути; 4) цель командировки также переносится из служебного задания (форма № Т-10а). Ее нужно указать как можно точнее, поскольку, именно исходя из нее налоговые органы будут делать выводы о производственном характере командировки; 9 командировка может осуществляться за счет направляющей или за счет принимающей организации. Расходы могут распределяться между обеими организациями: например, расходы по проезду работника возмещаются за счет средств направляющей стороны, а расходы по найму жилого помещения и суточные принимающей. В случае, если лицо, работающее по совместительству, направляется в командировку по основной и совмещаемой работе, между работодателями заключается соглашение о направлении работника в. командировку. При этом каждый работодатель составляет свой приказ о направлении работника в командировку, в котором в строке «Командировка» осуществляется за счет средств указываются источники возмещения каждого вида расходов со ссылкой на соглашение (его номер и дату), заключенное между работодателями;¶ 6) в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9, как правило, указывается служебное задание, его номер и дата. Но в отдельных случаях командировка начинается не с этого документа. Так, руководитель вышестоящей или головной организации (в случае с дочерними организациями, филиалами и представительствами) может установить необходимость командирования работника нижестоящей организации. Например, командировка может быть вызвана получением предписания (вызова) руководителя головной организации (или по согласованию с ним). В этом случае служебное задание может быть сформулировано только по приезду работника в головную организацию. Если служебное задание не составлялось, а решение о направлении работника в командировку было принято вышестоящей организацией, то в строке «Основание» указываются номер и дата предписания. Составляя приказ о направлении работника в командировку, необходимо помнить, что в унифицированной форме подлежат заполнению все строки, графы и столбцы. Забыв указать сведения в приказе, можно лишить возможности юристов и бухгалтеров организации доказать, что поездка действительно являлась служебной командировкой, а следовательно, обосновать правильность исчисления отдельных налогов. Необходимость включения дополнительных реквизитов в унифицированные формы приказа о направлении работников в командировки возникает тогда, когда нужно решить вопрос о возмещения работнику иных, помимо перечисленных в статье 168 Трудового кодекса РФ, расходов или о возмещении произведенных расходов в размерах, превышающих установленные. Включать в форму приказа дополнительные реквизиты для фиксации разрешения руководителя организации на дополнительные расходы или на расходы в размерах, превышающих установленные, не обязательно. На практике такое разрешение может подтверждаться обычной резолюцией руководителя организации в приказе. В приказ о направлении в командировку можно включить дополнительные строки, в которых работник может выразить свое согласие на командировку или же отказ от нее. Это касается тех работни- ков, направление в командировки которых должно осуществляться с выполнением определенных условий, т.е. только после получения согласия на командировку или при наличии оснований, предусмотренных законодательством. К таким работникам относятся: - женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (часть вторая статьи 259 Трудового кодекса РФ);¶ работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими 5) 10 возраста 18 лет (часть третья статьи 259 Трудового кодекса РФ); работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (часть третья статьи 259 Трудового кодекса РФ); отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны (попечители) несовершеннолетних (статья 264 Трудового кодекса РФ); работники в возрасте до 18 лет (статья 268 Трудового кодекса РФ); работники, с которыми заключен ученический договор (часть третья статьи 203 Трудового кодекса РФ). В случае направления в командировку отдельных из перечисленных работников необходимо не только получить письменное подтверждение согласия работника выехать в командировку, но и доказательство, что ему было разъяснено его право на отказ от командировки. Если согласие оформляется отдельным документом, то в строке «Основание» унифицированной формы № Т-9 желательно указать реквизиты этого документа (например, заявления работника). На период командировки руководящих работников следует оформить передачу полномочий заместителям. Для этого можно издать отдельный приказ, а можно включить дополнительные реквизиты в унифицированную форму приказа о направлении в командировку. Проект приказа о направлении работника (работников) в командировку визируется руководителем структурного подразделения, составившим служебное задание, руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. 11 Приказом по форме № Т-9а, как правило, оформляется направление в одну командировку группы работников. Таблица утвержденной унифицированной формы предусматривает графы только для трех работников. Если в командировку направляются 2 работника или более 3 работников организации, следует исходить из того, что в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, при изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.¶ 12 ¶¶Окончание 13 14