Планирование в организации. Оценка риска

Тема 2.1. Планирование в организации. Оценка риска Учебные цели Изучив данный учебный элемент, Вы будете иметь представление: • о планировании в сфере образования как едином процессе, включающем ряд последовательных стадий; знать: • определения плана, риска, • классификацию видов плана; • классификацию видов риска; • классификацию областей риска; • формулу уровня риска. 1. Планирование в организации Не будет преувеличением констатировать, что планирование является центральным звеном современного менеджмента. В наиболее кратком виде содержание планирования можно сформулировать как «определение целей и путей их достижения». Результатом процесса планирования является план. План – это намеченная на определённый период работа, с указанием её целей, задач и действий, сроков исполнения, ожидаемых результатов, ресурсного обеспечения, ответственных исполнителей. По содержанию планируемой деятельности различают планы развития начального и среднего образования, учебные планы, планы повышения квалификации преподавательских кадров. По уровню принятия решения встречаются планы общенациональные, областные, районные, городские, планы учреждений и организаций, индивидуальные. В зависимости от сроков их исполнения различают долгосрочные (стратегические), среднесрочные (тактические) и краткосрочные (оперативные) планы. Долгосрочные планы рассчитаны на срок более пяти лет. В сфере образования такие планы обычно разрабатываются на общенациональном и региональном уровнях. Среднесрочное планирование охватывает период от года до пяти лет включительно и отличается от долгосрочного большей детализацией. К краткосрочным относятся планы, разрабатываемые на срок до года включительно. В них конкретизируются задачи перспективных планов. С наибольшей полнотой деятельность государственных органов и образовательных учреждений отражается в годовых планах работы. Дальнейшая конкретизация плановых заданий достигается в квартальных и месячных (календарных) и других оперативных планах. К оперативным относятся также планы, разрабатываемые на декаду, неделю, день, а также оперативные индивидуальные планы. С организационно-технологической точки зрения процесс планирования представляет собой открытый цикл, который можно подразделить на последовательные этапы. На каждом этапе решаются свои специфические задачи. Последовательность этапов планового цикла изображена на рис.2.1.1.1 Рис. 2.1.1.1 Этапы планового цикла Каждый этап планирования имеет свою логику и вносит вклад в разработку и исполнение плана. Глубина проработки отдельных этапов различается в зависимости от типа и масштабов планового документа. Обязательное прохождение всех этапов и выполнение определенных действий являются необходимыми при разработке любых структурированных планов в сфере образования. Организационно-подготовительный этап Отправной точкой нового планового цикла является создание организационных условий для эффективной деятельности по разработке планового документа. Создание подобных условий требует осуществления следующих задач: • определение состава разработчиков; • установление сроков разработки планового документа; • методическое обеспечение; • административная поддержка. К разработке планов обычно привлекают наиболее подготовленных работников, от которых требуется довольно глубокое знание проблем сферы образования и широкий кругозор относительно возможных путей их решения. В ряде случаев, особенно при разработке долгосрочных и среднесрочных планов, целесообразно создавать рабочие группы или комиссии. Для работы в них, помимо сотрудников госорганов образования, могут быть привлечены представители других заинтересованных государственных органов власти, организаций работодателей, общественных организаций, а также специалисты из научных, методических и образовательных учреждений. Зачастую в госорганах образования одновременно разрабатывается или корректируется несколько среднесрочных и текущих планов. Поэтому большое значение имеет правильное определение сроков разработки проектов плана и их представления для согласования и утверждения в различных инстанциях. Менеджер должен понимать, что полноценный план не может быть разработан и согласован в считанные дни. Для выполнения этой серьёзной работы требуется соответствующее время. Необходимо также учитывать и бюджетный цикл, диктующий заблаговременное представление предложений по государственному финансированию. Менеджер, отвечающий за разработку плана, должен обеспечить понимание задач и технологических процедур всеми лицами, вовлечёнными в этот процесс. Поэтому необходимо предусмотреть проведение инструктивных совещаний, семинаров, ознакомление с опытом аналогичной работы других организаций сферы профессионального образования. В случае разработки масштабного планового документа необходимо прибегнуть к помощи простой и эффективной административной процедуры - издания приказа. В нём должен быть определён состав комиссии по разработке плана и её председатель, обозначены меры информационного и методического обеспечения, указаны сроки разработки и дата представления проекта плана на утверждение. Сбор и обработка информации Информационное обеспечение планирования заключается в сборе и систематизации предплановой информации, на базе которой будет приниматься плановое решение. Эта информация должна служить основой для анализа существующего положения дел, определения тенденций в деловой среде организации, выявления реальных материальных, финансовых и трудовых ресурсов. В круг предплановой информации входят данные учёта и отчётности, материалы оценки предшествующего планового цикла, директивные и нормативные документы, научные публикации, методические материалы. В случае необходимости может проводиться специальное исследование (опросы, наблюдения, экспертные оценки и т.д.). Следует также иметь в виду, что важным фактором конечной эффективности информационного обеспечения является ясное представление о его целях при разработке каждого плана. Чтобы определить эти цели, необходимо чётко сформулировать вопросы, ответы на которые следует получить при помощи искомой информации. В этом случае появляется объективная основа для определения способа получения и обработки нужной информации. В ряде случаев, особенно при разработке стратегических планов, возникает необходимость проведения специальных исследований. Они могут быть направлены на изучение внешней и внутренней среды организации. Эти исследования могут проводиться как собственными силами, так и приглашёнными экспертами. В первом случае можно обойтись меньшими затратами, да и специалисты хорошо знакомы с проблемами организации. Но из-за принадлежности к организации они могут быть недостаточно объективными или решительными при анализе проблем, задевающих интересы руководства или определённых групп внутреннего влияния. Во втором случае может возникнуть проблема недостаточной осведомлённости экспертов относительно реального положения дел в организации и недоверия к рекомендациям «чужаков». Однако эта проблема в значительной степени компенсируется объективностью анализа и интерпретации результатов исследования, проведённого высокопрофессиональными внешними экспертами. Оценка процессов внутренней среды Приступая к анализу деловой среды, необходимо иметь чёткое представление о предназначении планового документа. Объём информации и типология анализа будут различаться в зависимости от характера планируемой деятельности, уровня принятия планового решения, степени директивности, сроков исполнения плана. Оценку процессов внутренней среды сферы образования рекомендуется производить на основе анализа следующих параметров: • объём образовательных услуг; • качество образовательного процесса; • материальное обеспечение; • кадры; • управление. Анализ количественных показателей необходим главным образом для выяснения тенденций в исполнении отраслью одной из двух главных своих функций - обеспечении общедоступности образования молодёжи. Анализ внешней деловой среды Любая организация находится в тесном взаимодействии с её внешним окружением. Не является исключением и отрасль образования. Внешняя среда определяет количественные и качественные параметры спроса на образовательные услуги; регулирует деятельность органов и организаций, обеспечивающих и производящих эти услуги; служит источником материальных и людских ресурсов; потребляет конечную продукцию. Внешняя среда включает большое количество компонентов, которые оказывают различное по характеру, степени и периодичности влияние на сферу образования в целом и на её отдельные элементы. Сама сфера образования также влияет на внешнюю среду. Её внешняя среда не является чем-то раз навсегда данным. Она формируется в процессе деятельности этой отрасли и меняется со временем, если отрасль меняет стратегию, виды производимых услуг, потребителей и т.п. При анализе тенденций, происходящих во внешней среде необходимо учитывать, что в неё входят две составляющие, имеющие разную степень влияния на отрасль образования: макроокружение и непосредственное окружение. Макроокружение - это часть внешней среды, которая оказывает косвенное влияние на всю отрасль образования. К макроокружению можно отнести состояние и перспективы развития экономики, политические установки, социальные процессы (включая демографические), общие законодательные акты, природно-географические и научно-технические факторы. К внешней среде, оказывающей непосредственное влияние на сферу образования, относятся другие государственные органы и организации, законодательные акты и нормы прямого действия, потребители образовательных услуг, источники финансирования, партнёры и конкуренты. Анализ внешней среды абсолютно необходим при разработке любого планового документа, однако широта и глубина анализа зависят от предназначения планового документа. Подведение итогов прогностического анализа. На завершающей стадии прогностического анализа необходимо свести воедино результаты анализа внутренней и внешней среды и сделать необходимые выводы относительно существующих проблем и факторов, которые могут повлиять на их решение. На основе этих выводов должны быть сформулированы предложения для целеполагания на плановый период, если цели не были заданы первоначально. Если же план разрабатывается под осуществление заданных целей, то результаты анализа должны стать базой для формулировки задач и действий, направленных на достижение предопределённых целей. ВНИМАНИЕ! На рисунке 2.1.1.1 заключительными этапами являются разработка действий, ресурсное обеспечение, оформление плана…Эти этапы будут рассмотрены подробнее по мере изучения программы повышения квалификации. 2. Классификация видов риска Реализация запланированных мероприятий зависит не только от детально проработанного плана, но и от обстоятельств, которые зачастую не связаны с деятельностью образовательного учреждения. Такие обстоятельства называются форс-мажорными, и могут рассматриваться как в отрицательном, так и в положительном ключе. Форс-мажорные обстоятельства, иными словами риск – это сочетание вероятности и последствий наступления неблагоприятных событий. Классификация видов риска представлена на рис.2.1.2.1: Рис.2.1.2.1. Классификация видов риска Чистые риски (в литературе их называют статическими) характеризуются тем, что они практически всегда несут в себе потери для хозяйственной деятельности. Спекулятивные риски (в литературе их иногда называют динамическими) характеризуются возможностью получения как положительного так и отрицательного результата, т.е. они могут нести в себе как потери, так и дополнительную прибыль. Природно-естественный — обусловлен негативным влиянием стихийных сил природы. Экологический - связан с генетическими мутациями, как следствием экологического загрязнения. Политический — характеризует возможность изменения общественно-политического климата в стране и регионе, а также перспективы развития. Транспортный — характеризует вероятность потери активов (имущества, оборудования и т. п.) при перевозке или транспортировке. Имущественный — характеризует степень вероятности потери имущества вследствие кражи, диверсии, халатности и т. п. Торговый риск – это риск снижения спроса или торговых махинаций. Производственный — обусловлен освоением новой техники, технологии и осуществлением производственной деятельности. Финансовый — характеризует анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия на основе данных бухгалтерской отчетности. Коммерческий риск — это риск, возникающий в процессе реализации товаров и услуг, произведенных или закупленных хозяйствующим субъектом. Причинами коммерческого риска могут быть снижение объема реализации вследствие изменения конъюнктуры или других обстоятельств, повышение закупочной цены товаров, потери товара в процессе обращения, повышение издержек обращения и др. Инвестиционный — обусловлен выбором вложения капитала с целью получения экономической выгоды в течение некоторого промежутка времени. Риск инфляции связан с общерыночной конъюнктурой народного хозяйства и принадлежностью производителя к определенной отрасли. Дефляционный риск - это риск того, что при росте дефляции происходят падение уровня цен, ухудшение экономических условий хозяйствования и снижение доходов. Валютный — характеризует влияние изменения курса валют на финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Риск ликвидности - это возникновение ситуации, в которой банк не может выполнить свои обязательства или не в состоянии обеспечить требуемый рост активов. Риски упущенной выгоды (риски наступления косвенного (побочного) финансового ущерба) или недополучения выгоды в результате неосуществления какого-либо мероприятия (инвестирования, хеджирования); Риски изменения доходности - риски, связанные с изменением процентов, дивидендов по портфельным инвестициям, вкладам, кредитам. Кредитный — характеризует обобщающее понятие всех рисков, связанных с процессом оценки заемщика. Процентный риск возникает из-за сокращения чистой прибыли за период вследствие изменения государственных и банковских ставок. Селективный риск – связан с вложением средств в проекты. 3. Понятие и расчет коэффициента риска. Области риска Осуществляя деятельность образовательное учреждение в разные периоды времени находится в одной из областей риска. На рис.2.1.3.1 отображены пять областей риска. Следует отметить, что наиболее предпочтительной является безрисковая область, а наиболее опасной по последствиям – область недопустимого риска. Рис.2.1.3.1 Области риска Безрисковая область - потери не прогнозируются. Гарантируется как минимум получение ожидаемой прибыли. Область допустимого риска - в результате деятельности организация в худшем случае произведет покрытие всех затрат, в лучшем – получит прибыль намного меньше расчетного уровня. Область критического риска - в итоге организация в лучшем случае произведет покрытие всех своих затрат, в худшем случае – получит убытки в размере произведенных затрат. Область катастрофического риска - наблюдаются неликвидные партии услуг, сомнительная дебиторская задолженность. Следствием такого уровня риска может явиться банкротство организации и распродажа имущества. Риск можно рассчитать как отношение тех или иных неблагоприятных последствий к их возможному числу за определённый период  R = п / N   (2.1.3.1)  где R – риск; п – количество неблагоприятных последствий за год; N – максимально возможное число неблагоприятных последствий за год. R=0...1 - невозможность выполнять обязательства и нормально функционировать. R=1…30 - высокая степень риска выхода на рынок с новым товаром. R=31...55 - умеренно высокая степень риска выхода на рынок с новым товаром. R=56...76 - умеренно низкая степень риска выхода на рынок с новым товаром с минимальными затратами. R=77...100 - низкая степень риска выхода на рынок с новым товаром с минимальными затратами и быстрой окупаемостью. Резюме 1. Завершение этапа планирования позволяет перейти к непосредственному составлению планового документа. Плановый документ должен отражать основные результаты прогностического анализа и целеполагания и служить основой для организации работы по его исполнению. Такой задаче отвечает структура документа, состоящего из двух частей: аналитической и графика исполнения. 2. В аналитической части должны быть представлены: • информация о предназначении плана; • ссылки на соответствующие директивные и стратегические документы; • краткий анализ деловой среды сферы образования, имеющей отношение к предназначению плана; • выводы относительно основных проблем, вытекающих из анализа; • указания на благоприятные обстоятельства и имеющиеся препятствия для решения выявленных проблем; • формулировка приоритетных целей плана, направленных на решение обозначенных проблем; • формулировки основных плановых задач для осуществления приоритетных целей; • список участников и партнёров осуществления плана. 3. Проект планового документа должен быть согласован со всеми инстанциями и должностными лицами, от которых зависит его реализация, а также с партнёрами, вовлекаемыми в осуществление плановых мероприятий. 4. План становится документом, обязательным к исполнению, только после его утверждения компетентным органом или должностным лицом. 5. Осуществляя любую деятельность, связанную с оказанием услуг или производством материальных товаров, организация может получить прибыль или понести убытки. Это называется риском, 6. Риск можно рассчитать по определенной формуле, 7. Образовательное учреждение в любой момент времени находится в одной из 5 областей риска, 8. Полностью исключить риск невозможно, но можно минимизировать убытки.