Особенности, фазы и стадии ЖЦП

Лекция к теме 2. 2.1. Особенности, фазы и стадии ЖЦП   ¾    Создание структуры проекта, которая облегчает работу. ¾    Прогнозирование сроков исполнения проекта. ¾    Осуществление всех работ по запуску: поиск партнеров, подготовка сотрудников, работа над документацией. ¾    Осуществление всех работ по завершению: инвентаризация, контроль и оценка результатов работы. ¾    Понимание сотрудниками масштабов предстоящей работы. ¾    Обеспечение согласованности деятельности всех подразделений. ¾    Анализ достаточности ресурсов компании для исполнения проекта.   Понимание жизненного цикла играет важную роль в организационной деятельности. Менеджер должен ясно понимать структуру проекта. Это способствует установлению адекватных сроков работы, помогает прогнозировать результаты. Проект представляет собой совокупность действий, направленных на достижение одной цели. От производственной системы он отличается тем, что имеет однократный характер. Система же предполагает цикличность. Жизненный цикл (ЖЦП) предполагает протяженность исполнения проекта. Что собой представляет жизненный цикл проекта Проект – это не рутинная производственная деятельность. Он отличается ограниченными сроками исполнения. Понятие ЖЦП особенно распространено в экономике и менеджменте из-за специфики проектов. Жизненный цикл предполагает комплекс последовательных фаз. Их особенности зависят от потребностей компании, особенностей управленческих процессов. Цикл включает в себя различные этапы, которые реализуются в процессе исполнения проекта. ЖЦП подразделяется на фазы. Это большие промежутки времени, которые выделяются по ряду характеристик. Фазы, в свою очередь, подразделяются на этапы. Точное количество фаз и этапов определить невозможно. Это зависит от особенностей конкретного проекта. Одновременно с этим составляющие цикла отличаются общими признаками. На основании фаз и этапов производится управление проектом. Начало и окончание Для определения жизненного цикла нужно установить его начало и окончание. Началом исполнения можно считать следующие действия: ¾    Начало финансирования деятельности. ¾    Формирование идеи. ¾    Дату инициирования исполнения запланированных работ. Рассмотрим признаки завершения проекта: ¾    Ввод объекта, полученного в ходе выполнения проекта, в эксплуатацию. ¾    Исполнение ранее сформированных целей. ¾    Завершение периода окупаемости трат. ¾    Завершение финансирования. ¾    Роспуск команды сотрудников, которые трудились над проектом. ¾    Ликвидация. Жизненный цикл – это протяженность времени от начала до окончания работ. Фазы жизненного цикла Фазы зависят от особенностей проекта. Рассмотрим фазы инвестиционного проекта: ¾    Подготовка. В этой фазе проводятся исследования, подбирается наилучший вариант проекта. Ведутся переговоры с контрагентами. ¾    Инвестирование. В этой фазе продаются акции или прочие финансовые инструменты. Компания получает средства для реализации идеи. ¾    Проект начинает эксплуатироваться в соответствии с планом. ¾    Постинвестиционное исследование, предполагающее анализ эффективности деятельности. В большинстве проектов реализуется именно 4 фазы. Однако могут быть и двухфазные, и трехфазные проекты. Стадии жизненного цикла Нужно иметь в виду, что стадия может делиться над подстадию. Подобная разбивка нужна для удобства исполнения. Цикл делится на 4 стадии: Концептуальная стадия. На этом этапе проект только инициируется. Сформированная идея тщательно изучается. Составляется прогноз относительно прибыльности. Задаются цели и задачи проекта, определяется команда, на которую будет возложена работа. Менеджеру также необходимо определить источники финансирования. Это крайне важный этап. Если в этой стадии не будет проведен полноценный анализ, результаты деятельности могут быть неудовлетворительными. Планирование. Планирование представляет собой формирование плана проекта. План представляет собой заранее созданный порядок деятельности, перечень предстоящих задач, последовательность их решения. На этом этапе формируется стратегия, политика проекта, а также комплекс действий, которые нужны для достижения поставленных целей. Планирование также может включать в себя анализ прибыльности проекта, выявление возможных рисков. В дальнейшем деятельность работников будет сверяться именно с составленным проектом. Планирование касается всех стадий жизненного цикла. Сформированные решения должны обеспечивать достижение цели, реализацию проекта в сжатые сроки с минимальными затратами. Без планирования невозможна согласованная деятельность всех участников проекта. Именно на основании плана проводятся контрольные мероприятия, учет, а также оперативное управление. План должен быть утвержден руководителем. Реализация проекта. После того как план утвержден руководителем, его положения начинают реализовываться. Руководитель должен контролировать деятельность сотрудников. Как проводятся контрольные мероприятия? Менеджер осуществляет сбор информации о ходе работ, после чего полученные сведения сверяются с планом. Отклонения от плана должны быть исключены. Однако нужно иметь в виду, что полностью ликвидировать их нельзя. Существует допустимый уровень отклонений, который несущественно влияет на результаты деятельности. Если зафиксирован критический уровень отклонений, на их устранение могут быть выделены дополнительные ресурсы. Окончание проекта. Проект будет завершен тогда, когда истекут ранее установленные сроки. Однако для определения окончания работы нельзя ориентироваться только на сроки. Следует принимать во внимание также достижение поставленных целей. В некоторых случаях проект завершается раньше времени. Связано это может быть с ликвидацией, прекращением финансирования. В любом случае завершение проекта предполагает совершение определенных действий. Точный перечень этих действий зависит от особенностей проекта. Это может быть инвентаризация, передача оборудования на склад, сверка результатов подрядных проектов положениям договора. Крайне важной частью мероприятий по завершению проекта является формирование заключительного отчета. Это самый примерный перечень стадий жизненного цикла. Точный перечень определяется спецификой проекта.   Особенности организации системы контроля Ключевую роль в ЖЦ играют контрольные мероприятия. Эффективная система контроля базируется на этих принципах: - Формирование четкого плана. Контроль предполагает сверку плановых и фактических показателей. По этой причине так важно составлять план. Это база для реализации контрольных мероприятий. Если требуется, положения плана можно менять. Однако коррекция не должна осуществляться слишком часто, так как это снизит эффективность контроля. - Формирование четкой системы отчетности. В отчет вносятся сведения о состоянии проекта. Фактические показатели сравниваются с плановыми. Результаты должны быть зафиксированы в отчетности. В рамках сравнения используются одинаковые критерии. Важно оговорить сроки сдачи того или иного отчета. Информация, изложенная в документах, выносится на коллегиальное обсуждение. - Создание полноценной системы анализа реальных показателей. Если в результате сверки фактических и плановых показателей обнаружились отклонения от плана, рассматривается их серьезность. Существуют допустимые отклонения, несущественно влияющие на конечные результаты деятельности. Однако важно обратить пристальное внимание на серьезные отклонения. Они могут негативно сказаться на итогах проекта. Как правило, ход проекта анализируется с точки зрения двух ключевых аспектов – сроки и стоимость. Некоторые задачи выполняются слишком долго. На реализацию других нужно слишком много средств. - Создание системы анализа тенденций. Менеджер должен прогнозировать намечающиеся тенденции. То есть специалист определяет риски и проблемы, которые могут появиться в дальнейшем. К примеру, из компании ушел дизайнер. Менеджер понимает, что дизайнерская часть работы будет простаивать. То есть сроки исполнения этой задачи могут быть сорваны. Менеджер также прогнозирует увеличение затрат. - Разработка эффективной системы реагирования. Последний этап контрольных мероприятий – действия, направленные на ликвидацию обнаруженных отклонений. Не все отклонения можно убрать. Если их ликвидация невозможна, план проекта редактируется. Рекомендуется контролировать деятельность сотрудников на каждом этапе. Своевременное обнаружение мелких ошибок позволяет быстро их устранить и не допустить возникновения крупных недочетов.   Пример фаз жизненного цикла Как уже говорилось ранее, структура ЖЦ зависит от конкретного проекта. Рассмотрим пример фаз для строительной компании: Прединвестиционная. Проводятся предварительные исследования, включающие анализ развития региона, создание инвестиционной идеи, ее согласование с руководителями, составление оферт. Оценивается жизнеспособность проекта, проводятся экспертизы. Формируется предварительный план. Вторая подфаза – создание проектно-сметной документации и подготовка к работам. На этом этапе формируется план проектно-изыскательных работ, согласуется проект, утверждается рабочая документация. На этой же фазе приобретается земельный участок под строительство. Требуется получить разрешение на строительные работы. Инвестиционная или строительная. Первая подфаза – составление контрактов, тендеров. Вторая подфаза – сами строительно-монтажные работы. На этом этапе формируется оперативный план строительства, графики работы оборудования. На этой фазе обязателен контроль деятельности сотрудников. Оплачивается работа подрядчиков. Третья подфаза – окончание строительной фазы. Включает в себя пуско-наладочные работы, сдачу-приемку, анализ итогов работы. Эксплуатационная. Включает в себя непосредственно эксплуатацию объекта, ремонтные работы. Завершение. Предполагает вывод объекта из эксплуатации, демонтаж. Это стандартный проект на 4 фазы, в котором есть начало и завершение.   Структура жизненного цикла проекта включает в себя различные процессы: - Организационные. Включают в себя управление проектом, формирование инфраструктуры, анализ жизненного цикла, учебные мероприятия. - Основные. Включают в себя покупку ресурсов и их поставку, разработку, ввод в эксплуатацию и в эксплуатацию, сопроводительные мероприятия. - Вспомогательные. Это документооборот, управление конфигураций, работа над повышением качества, верификация, аттестация, оценка и работа с проблемными моментами. Все эти процессы взаимосвязаны. Грамотность организационных процессов обеспечивает успешность прочих процессов. Главные процессы и их характеристика Рассмотрим базовые процессы, входящие в структуру жизненного цикла: Приобретение. Заказчик выявляет потребности, которые могут возникнуть в ходе проекта, и делает соответствующие покупки. Поставка. Составляется договор, формируется ОСУ проекта, а также технические требования. Производится поставка в соответствии с положениями, указанными в договоре. Разработка. Происходит работа над объектом проекта. Эксплуатация. Включает в себя формирование эксплуатационных стандартов, тестирование. КСТАТИ! Процессы также могут быть вспомогательными. К ним относится документирование, контроль над качеством, аттестация. ЖЦП в инвестиционном режиме Инвестиционный и инновационный проекты отличаются друг от друга. В чем именно заключается отличие между ними? Понятие инвестиционного проекта связано с субъектом, именуемым инвестором. Инвестор – лицо, вкладывающее средства с целью получения в будущем дохода и прибыли. Заказчик (если он не является инвестором) и PM обосновывают для инвестора вложение им финансовых средств, несут перед ним ответственность и предоставляют отчетность. Обоснование включает ответы на три главных вопроса. 1.                  Какой размер совокупных затрат и вложений требуется? 2.                  Какова доходность (рентабельность) проекта? 3.                  Каков срок окупаемости вложений? Следует заметить, что проект – обязательно мероприятие затратное, имеющее бюджет. Но не каждый проект является инвестиционным. Например, автоматизация, реинжиниринг бизнес-процессов, внедрение бюджетной системы управления не являются инвестиционными, поскольку их доходность и период окупаемости практически невозможно посчитать. Под инвестиционным следует понимать окупаемый проект, в результате которого создается актив, способный принести прибыль и обеспечить инвестору доход, превышающий понесенные затраты. В связи с длительным характером таких этапов, как экспертиза, переговоры с инвестором и принятие решения о вложениях, жизненный цикл инвестиционного проекта имеет специфические особенности.   Представленная характеристика инвестиционного проекта позволяет вынести заключение, что инновационный тип проекта может быть отнесен к категории инвестиционных, но это совершенно необязательно. Вместе с тем, с точки зрения необходимости глубокого обоснования жизненный цикл инвестиционного проекта и жизненный цикл инновационного проекта схожи. Однако векторы обоснования у этих задач разные. Инновация – это изобретение, доведенное до стадии коммерческого или иного нового продукта, способное существенно изменить расстановку сил на рынке за счет очевидных преимуществ перед конкурентами. Инновация способна приносить разработчику и инвестору дивиденды, но форма их может не носить коммерческого характера. Например, успешные инновации в области ВПК дают очевидные преимущества государству, но не приносят прямой прибыли. В момент обоснования инвестиционного проекта реакция рынка может быть спрогнозирована в очевидном коридоре границ. При обосновании инноваций реакцию потенциальных потребителей оценить невозможно. Если инвестиционный проект оценить по предполагаемым рискам удается, то инновационный отличают непрогнозируемые риски. Важно понимать, что не прогнозируются не только риски, но и уровни потенциального дохода и рентабельности, которые могут в разы опережать инвестиционные вложения. Жизненный цикл инновационного проекта отличает так называемый эффект «минного поля». Этот эффект требует отдельного обоснования, согласования и одобрения лиц, принимающих решения по судьбе проекта после каждой завершенной фазы. Каждый project manager, набирая опыт, все больше понимает значимость жизненного цикла для того, чтобы проектная реализация с каждым разом проводилась все безопаснее и с более прогнозируемым результатом. В этом помогает не только система оценки рисков. Большое значение имеет планирование проекта по фазам его ЖЦ. После каждого этапа намечаются вехи. В эти моменты руководители обязаны остановиться, оценить достигнутый результат, осуществить прогнозный анализ и решить дальнейшую судьбу уникальной задачи. Опыт, знания и управленческая интуиция одного из лидеров бизнеса позволяют доверить ему столь ответственные решения. Модели жизненного цикла помогает понять особенности исполнения работы. В частности, модель – это подробное описание последовательности необходимых действий. Это совокупность действий, нужных для достижения цели. Модели зависят от специфики проекта. Общие модели выявить достаточно трудно. Рассмотрим модели цикла, актуальные при разработке программного обеспечения: Каскадные. Включают в себя традиционную, итерационную модель. Эволюционные. Это модель оперативного прототипирования, спиральная модель. Инкрементная. Относится к типу фундаментальных моделей. Это лишь малая часть моделей жизненного цикла. Рассмотрим модели подробнее: Каскадная модель. Предполагает последовательное исполнение действий. Характеризуется наличием четкого плана, комплекса задач по каждому действию, наличием промежуточных этапов, по окончании каждого из которых проводится контроль. Спиральная модель. Актуальна для цикличной работы. На каждом витке анализируется эффективность разработки и ее соответствие фактическим затратам. Основное отличие спиральной модели – наличие определенного риска. Это может быть недостаток в специалистах, большие затраты, риск сорвать сроки, утрата актуальности идеи за время ее реализации, отсутствие необходимых ресурсов, несогласованная работа подразделений. Инкрементная модель. Она используется в том случае, если работа идет над масштабным проектом, в который вовлечено множество сотрудников. Предполагает разделение рабочего процесса на мелкие составляющие. Преимуществом этой модели является возможность разделения финансирования. Для реализации проекта не обязательно получать ресурсы на первом этапе. Финансирование может производиться поэтапно. Инкрементная модель обеспечивает надежный контроль над каждым этапом работ, а также уменьшение рисков. Как выбрать подходящую модель? Подбор зависит от ресурсов компании, масштабности проекта, особенностей финансирования. Приблизительный состав этапов цикла жизни проекта, применяется к современным нормативным актам российской федерации, и они приводятся в таблице 2.1. Таблица 2.1 - Содержание фаз жизненного цикла проектов Начальная (прединвестиционная) Инвестиционная (строительная) Эксплуата-ционная Прединвестиционные исследования Разработка  проектно-сметной документации(ПСД), планирование проекта и подготовка к строительству Проведение торгов, заключение контрактов, организация закупок и поставок, подготовительные работы Строительно-монтажные работы Завершение строительной фазы проекта   1. Изучение прогнозов и направлений развития страны (региона, города) 2. Формирование инвестиционного замысла. 3. Подготовка Декларации о намерениях.  4. Предварительное согласование инвестиционного замысла. 5. Составление и регистрация оферт. 6. Разработка обоснования инвестиций, оценка жизнеспособности проекта. 7. Выбор и предварительное согласование места размещения объекта  8. Экологическое обоснование.  9. Экспертиза. 10. Предварительное инвестиционное решение. 11. Разработка предварительного плана проекта. 1. Разработка плана проектно-изыскательских работ. 2. Задание на разработку ТЭО проекта. строительства  и  разработка. 3. Согласование, экспертиза и утверждение ТЭО проекта и строительства. 4. Выдача задания на проектирование. 5. Разработка. согласование и утверждение рабочей документации. 6. Принятие окончательного решения об инвестировании 7. Отвод земли под строительство. 8. Разрешение на строительство. 9. Задание на разработку проекта производства работ. 10. Разработка плана проекта. 1. Тендеры на ПИР и заключение контрактов. 2. Тендеры на поставку оборудования и заключение контрактов. 3. Тендеры на подрядные работы и заключение контрактов. 4. Тендеры на услуги консультантов и заключение контрактов. 5. разработка планов (графиков) поставки ресурсов. 6. Подготовительные работы к строительству. 1. Разработка оперативного плана строительства. 2. разработка графиков работы машин. 3. Выполнение СМР. 4. Мониторинг и контроль. 5. Корректировка плана проекта и оперативного плана строительства (управление изменениями). 6. Оплата выполненных работ и поставок. 1. Пуско-наладочные работы. 2. Сдача-приема объекта. 3. Закрытие контракта. 4. Демобилиза-ция ресурсов. 5. Анализ результатов. 1. Эксплуатация.   2. Ремонт.    3. Развитие производства.   4. Закрытие проекта: -  вывод из эксплуатации; - демонтаж оборудования; - модернизация (начало нового проекта) 2.2. Процессы управления проектом   В самом общем виде методология проектного менеджмента определяет и формализует процедуры, методы и инструменты реализации пяти групп управленческих процессов (согласно стандарту PMBOK Guide): ·                     Инициации проекта ·                     Планирования ·                     Организации исполнения; ·                     Контроля исполнения; ·                     Завершения проекта. Группы процессов управления проектами  (согласно стандарту PMBOK Guide 3-d Edition) Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.  Инициация проекта может включать следующие процедуры: ¾    Разработка концепции проекта: o   Анализ проблемы и потребности в проекте; o   Сбор исходных данных; o   Определение целей и задач проекта; o   Рассмотрение альтернативных вариантов проекта. ¾    Рассмотрение и утверждение концепции. ¾    Принятие решения о начале проекта: o   Определение и назначение менеджера проекта; o   Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта. Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации. Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта. Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры: ·                     Планирование целей и содержания проекта ·                     Календарное планирование работ проекта ·                     Планирование затрат и финансирования проекта ·                     Планирование качества ·                     Организационное планирование ·                     Планирование коммуникаций ·                     Планирование управления рисками ·                     Планирование контрактов ·                     Разработку сводного плана проекта. При этом очень важно не забывать, что по ходу реализации проекта, происходит уточнение и более четкая детализация планов, а также возможно перепланирование проекта . Организация исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей. Организация исполнения проекта может включать следующие процедуры: ·                     Распределение функциональных обязанностей и ответственности ·                     Постановку системы отчетности ·                     Организацию контроля выполнения расписания проекта ·                     Организацию контроля затрат по проекту ·                     Организацию контроля качества ·                     Оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков ·                     Управление командой проекта ·                     Распределение информации в проекте ·                     Подготовку и заключение контрактов ·                     Управление изменениями в проекте В ходе процессов организации исполнения менеджеру проекта сильно потребуются лидерские навыки, умение решать проблемы и разрешать конфликты. Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений. Контроль проекта может включать следующие процедуры: ·                     Сбор отчетности о ходе работ по проекту ·                     Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время) ·                     Прогнозирование достижения целей проекта ·                     Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий ·                     Принятие решений о воздействиях и изменениях Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта. Завершение проекта может включать следующие процедуры: ·                     Сдача результатов проекта Заказчику; ·                     Заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет); ·                     Заключительный отчет по проекту и проектная документация; ·                     Список открытых вопросов и заключительных работ; ·                     Разрешение всех спорных вопросов ·                     Роспуск команды проекта ·                     Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта. В рамках данных процессов производится архивация основных управленческих и содержательных проектных документов для последующего использования при реализации других проектов.