Основы управления контентом организации.

Основы управления контентом организации Долганова Ольга Игоревна Доцент кафедры «Бизнес-информатика» oidolganova@fa.ru Клиффорд Линч Феномен взрывного роста объёмов и многообразия обрабатываемых данных • 2008 - термин «большие данные» Переход от количества к качеству • 2010 – новые продукты и решения в области обработки Big Data • 2011 – Gartner отмечает Big Data как тренд №2 (после виртуализации) • 2013 – преподавание в вузах • 2015 – Gartner исключил большие данные из цикла зрелости новых технологий, переход от этапа «шумихи» к практическому применению 2 Рост данных Объем данных: • 2025 год - 163 зеттабайт, в 10 раз больше, чем в 2016 • Снижение расходов на создание, сбор и хранение данных в 6 раз • Инвестиции корпораций в ИТ за 10 лет увеличились на 50 % Многообразие данных: • Число объектов информации растет быстрее, чем объем информации • Новые технологии – новые источники информации • Информации, генерируемой людьми меньше, чем машинами • За 80 % информации несут ответственность организации 3 Оцифрованная реальность Соцсети Сайты Файлообменники Умные вещи Роботы созданная за 2 дня информация = информации, созданной до начала XXI в. В 2020 году количество информации = 40 трлн Гб 4 Хранение данных (прогноз) 57% 60% 2017 50% 38% 40% 30% 10% 33% 21% 20% 5% 2025 12% 24% 10% 0% Мобильные устройства Корпоративные Развлекательные системы системы ПК 5 Почему важно управлять? Второстепенный ресурс? Информационный актив i Персонал Финансы Интеллектуальная собственность Дает понимание: рынка потребителей рисков … Прочие ресурсы 90 % информации в компании плохо поддается управлению Организация Конкурентоспособность 6 Феномен взрывного роста объёмов и многообразия обрабатываемых данных 1 2 3 Информация – интеллектуальная собственность организации Значительная часть информации никак не управляется Цель – управление различными типами информации 7 Смена парадигм 2010-е 2000-е Управление контентом СЭД 1980-е Учет документов • Электронный журнал • Хранение в электронном виде • Электронный документ • Управление ЖЦ • Соответствие нормативным требованиям • Электронная подпись • Интеграция • Коммерческий электронный архив • Электронный документооборот, МЭДО • Облачные решения • Управление любым контентом 8 Сегодня: новая парадигма управления документами • • • • Юридически значимый документооборот Управление Интернет-публикациями Электронные архивы Расширяющийся спектр типов корпоративной информации Поэтому «НО»: электронный документооборот цифровая компания Важно уметь управлять всем контентом и создавать интеллектуальный контент ! 9 Проблемы работы с контентом • Плохое качество контента и недостаточное управление им приводят к дублированию информации, плохой реакции на потребности клиентов и к снижению степени их удовлетворенности • Большие затраты времени на поиск нужной информации • Огромная часть контента создается для разового использования • Недостоверное содержание контента в компании • Неспособность организации соответствовать требованиям законодательства и отраслевым стандартам ИТОГ: снижение доходов компании, потеря бизнеса 10 Контент - это информация, данные, записи, правила, структуры, темы, шаблоны и пр. – т.е. информационные ресурсы Корпоративный контент Корпоративный контент – все многообразие информации, данных и знаний, необходимых для эффективного ведения бизнеса 11 Типы контента Сообщение Факт 12 Данные • Данные (факт) - это совокупность сведений, зафиксированных на определенном носителе в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и обработки. Преобразование и обработка данных позволяет получить информацию. • Применение: Ввод и представление данных, составление отчетов, реализация основной деятельности 13 Информация • Информация - результат преобразования и анализа данных • Разъяснения, сообщения, сведения • Применение: Бизнес-аналитика, принятие решений на тактическом уровне, выполнение функций и задач 14 Знания • Знания – зафиксированная и проверенная практикой обработанная информация, которая использовалась и может многократно использоваться для принятия решений • Знания – интеллектуальный капитал • Формальные знания - документы, инструкции, регламенты • Применение: Поиск направлений развития, анализ конкурентоспособности 15 Корпоративный контент Презентации, web-страницы, пр. Электронные документы Видео, аудио Контент Сообщения соц. сетей Рисунки, чертежи E-mail Бумажные документы 16 Более 80 % задач выполняются в рамках коллективной работы 17 Коллаборативный контент Интернетконтент Корпорация Контент в облачных решениях Контент, используемый и создаваемый в рамках совместной работы 18 Совместная работа над контентом - Команда - Поиск - Совместный доступ - Публикация - Обмен сообщениями - Интеграция - Связь - Создание сводных документов 19 Спрос и предложение контента в обществе (условно) Предложение Объем контента Спрос 1960 2000 2018 20 Корпоративный контент (условно) Объем контента Создание Потребление 1960 2000 2018 21 Баланс между созданием и потреблением контента • 70-90 % корпоративного контента – неструктурированная информация • Большая часть - не используется • Для баланса нужно: • Проводить оценку ценности контента • Управлять контентом • Управлять доступом к контенту 22 Структура контента 23 Структурированные данные Данные, которые можно представить с помощью определенных наглядных параметров: • строк и столбцов в базе данных • иерархических узлов в документе или фрагменте XML 24 Неструктурированная информация Информация, не обладающая структурой документа или данных, т.е. не поддающаяся эффективной декомпозиции на составляющие элементы или блоки для раздельного хранения и управления • Документы • Сообщения в соц. сетях • Электронные письма 25 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Документ (record) Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности 26 Документ или запись? Россия Европа и США Юридически значимый документ Record Документ, как единица информации Document Информационные ресурсы Content 27 Текстовый: • Бумажный • Электронный • Составной • Копия Виды документа Аудиовизуальный • Изобразительный: • Видеодокумент • Кинодокумент • Графический • Фотодокумент • Звуковой • Видеодокумент • Кинодокумент • Фонодокумент 28 Проблемы управления • Не вся информация хранится в электронном виде • Сложно: • Найти нужные сведения в громадном объеме различной по структуре и форматам информации - применение поисковых систем • Понимать какой вообще информацией владеет компания • Классифицировать и управлять ее жизненным циклом • Классификация и управление целым объектом • Применение решений для «вытаскивания» структурированной информации и ее анализа 29 Ценность корпоративного контента в решении задачи повышения эффективности управления бизнес-системой Корпоративный контент – интеллектуальная собственность компании Для роста и конкурентоспособности информацию нужно использовать его по максимуму Возможность преобразования информации в знания Упущенная выгода от потери одного документа – 194 $ (13 тыс. руб.) «Оставь то, что срочно, и сосредоточься на том, что важно». Информация очень важна. Дуглас Кумбс, главный консультант по информации и процессам, IBM 30 Спасибо за внимание! 31 Ценность корпоративного контента и проблемы управления Долганова Ольга Игоревна Доцент кафедры «Бизнес-информатика» oidolganova@fa.ru 1. Понимание ценности корпоративного контента в решении задачи повышения эффективности управления бизнес-системой Содержание лекции 2. Проблема управления контентом: концептуальные и технологические аспекты 3. Большие данные, связь с проблемой управления контентом 2 Принятие решений в условиях неполноты или отсутствия информации • Интуиция или знания? • Риск 3 Информационный капитал как нематериальный актив в методологии ССП • Как оценивают компанию акционеры? • Как оценивают компанию клиенты? • Какие процессы обеспечат компании конкурентные преимущества? Финансы Внутренние бизнеспроцессы Клиенты Обучение и развитие • Имеются ли программа инновационного роста? Дает возможность: • Развивать отношения с клиентами, сохранять их лояльность • Эффективно обслуживать новых клиентов • Внедрять новые продукты и виды услуг, имеющие спрос у целевого сегмента рынка • Производить продукцию и услуги высокого качества по низкой цене, в кратчайшие сроки доставлять ее потребителю • Мобилизовать сотрудников и мотивировать их для постоянного совершенствования умений, навыков и качества выполняемой работы • Внедрять ИТ и ИС для совершенствования методов работы 4 Причины для управления информацией Невозможно хранить • Нужно избавляться от ненужной информации обоснованным образом все вечно • Это уменьшает издержки на ИТ-среду и ее сложность Невозможно выбросить все • Компании нужна информация, находящаяся в нужном месте и в соответствующее время Стоимость и трудоемкость eDiscovery • Проактивное управление сокращает объем данных, которые подлежат поиску и предоставлению, и упрощает решение этой задачи Информация или шум? • Нужно помочь специалистам отличать «информацию» от «шума» в информационных потоках • Совершенствование доставки информации и повышение производительности Судебные орган заставят управлять контентом • Невыполнение требований может повлечь за собой штрафы, санкции, проигрыш дел в суде и другие негативные финансовые и бизнес-последствия Управление рисками • Неэффективное управление информацией — один из главных внутренних рисков Контроль коммуникаций • Необходимо обеспечить контролируемость электронной почты и других технологий информационного взаимодействия 5 Контент – элемент экосистемы цифровой компании • Автоматизация извлечения Скорость захвата данных из бумажных носителей и других информационных систем информации Скорость обработки контента • Автоматизация рутинных операций по работе с информацией Скорость • Оптимизация сложных процессов принятия • Типизация документов управленческих • Упрощение маршрутизации решений Скорость представления информации • Внутренним пользователям • Внешним пользователям и контролирующим органам 6 I. Проблемы управления контентом. Концептуальный аспект 1. Стратегия управления контентом – часть ИТ-стратегии компании: • Цифровая компания • Организационные преобразования • Использование единой терминологии 2. Применение принципа бережливого производства • повышение эффективности специалистов, занимающихся обработкой информации 3. Применение программ управления качеством и учета данных для обеспечения единственного варианта достоверной информации 4. Непрерывность бизнеса через организацию постоянного доступа к необходимой информации 5. Превращение контента в капитал и источник повышения конкурентоспособности 7 Немного цифр … Можно ли сравнить информационный и человеческий капитал? По некоторым подсчетам… Объем годовой корреспонденции равен весу всех сотрудников компании 8 Организационные преобразования на пути к цифровой компании Изменение оргструктуры: территориальная на функциональную Переход на цифровой контент Создание общих центров обслуживания 9 Бережливое производство в управлении контентом Проблемы перепроизводства: Потери времени: • составление отчетов, которые никто не читает и которые никому не нужны • поиск на компьютере, в картотеке • изготовление лишних копий • пересылка одного и того же документа несколько раз • ввод повторяющейся информации во множество документов • выполнение одной задачи несколькими отделами • постоянное перечитывание справочников / баз данных • передача документов на следующий этап работы вручную • неправильная расстановка приоритетов • передача неполной документации на следующие этапы обработки • потеря документов или информации • некорректная информация в документе 10 3. Проблемы управления качеством контента Низкий уровень соответствия изменяющимся требованиям к оформлению документов Решения принимаются на основе доступной информации низкого качества Организация эффективного хранения контента сохранять необходимое, избавиться от прочего Потребность в различных инструментах хранения Высокие издержки на эксплуатацию и техобслуживание 11 3. Требования к контенту Актуальный Полный Достоверный • Последние версии • Возможность обращения к истории • Своевременно • С минимальным временем на поиск • Нужного объема и детализации • Нужной формы и формата • С данными об источнике и владельце • Проверенный и перепроверенный • Подтвержденный • Разрешенный к использованию • Разрешенный к распространению 12 4. Непрерывность бизнеса за счет постоянного доступа к качественному контенту Искажение и потеря документов при их создании, согласовании и обработке Отсутствие контроля над исполнением задач и процессов Непроизводственные потери времени на поиск, согласование и принятие решений 13 4. Непрерывность бизнеса за счет постоянного доступа к качественному контенту (2) Расстановка приоритетов хранения и резервного копирования Централизованные репозитории, рассредоточенные хранилища Оценка возможных рисков и методов их снижения 14 II. Проблемы управление контентом. Технологический аспект 1. Высокая сложность архитектуры предприятия 2. Множество контента разного типа 3. Множество источников его появления 4. Необходимость доступа из мобильных устройств 5. Сложность поиска необходимой информации 6. Централизованное управление контентом 7. Уязвимость корпоративного контента 8. Слабая адаптивность конечных пользователей 15 1. Высокая сложность архитектуры предприятия • Цели • Бизнес-процессы • Данные • Приложения • Технологии • Стейкхолдеры • Клиенты / партнеры 16 2. Множество типов контента • Организационнораспорядительный • Финансовый • Технический • Кадровый • Обучающий • Маркетинговый • Проектный - Риск оказаться недоступным для использования • Информационносправочный - Потеря информации из-за недостаточной классификации • И т. д. 17 3. Множество источников контента • Разный тип • Разные инструменты получения и первичной обработки • Сложности управления захватом информации • Сложность интеграции 18 4. Мобильный доступ Для большинства компаний мобильный доступ к контенту: - важен и - критичен для бизнеса. Многие компании нуждаются в обеспечении взаимодействия сотрудников между собой с помощью мобильных устройств 19 5. Поиск информации 81 % компаний подтверждают, что сотрудники испытывают трудности с поиском информации по разным хранилищам 20 6. Централизованное управление • Централизованное «владение» данными становится все более проблематичным • Сложно обеспечить единственный вариант достоверной информации • 43 % компаний используют 4 и более инструментов для управления контентом • Контент разбросан по разным приложениям 21 7. Уязвимость корпоративного контента • Больше четверти компаний говорят о том, что сотрудники неофициально используют облачные сервисы для обмена информацией • Возрастает риск нарушения политики безопасности и уязвимости корпоративного контента 22 8. Возможности адаптации конечных пользователей • Клиенты и партнеры более технологичны • Адаптация к новым бизнеспроцессам • Адаптация к новым технологиям 23 Большие данные и проблема управления корпоративным контентом • Динамика роста данных больше, чем динамика роста числа пользователей • Объем и многообразие данных усложняет обработку и управление 24 • Люди, процессы и время –три основных генератора данных • Если данные организации выходят из треугольника, то они потенциально большиt Большие данные & корпоративный контент • Чем дальше организация выходит за площадь треугольника, тем активнее ей нужно задумыться об обработке своих исторических данных с целью извлечения определенной выгоды. 25 Контент сам по себе – тела электронных документов и сопровождающие их метаданные Виды контента для анализа Данные о процессах – виды процессов, параметры с которыми они работают, результат их работы, факты отказов, а так же информация сопровождающая их. «Цифровой след пользователя» – история работы пользователей с объектами системы, взаимодействие с компонентами и службами 26 Количество созданных объектов контента Средняя компания Крупная компания 27 Информирование по исполнительской дисциплине Сортировка входящего потока заданий и поручений по управляемым папкам Анализ работы с корпоративным контентом Панели мониторинга деятельности с возможностью детализации до источников Интеллектуальное сравнение документов Анализ работы с корпоративным контентом позволяет: • анализировать скорость обратной связи на действия пользователей • прогнозировать нагрузку на сервера • выявлять инциденты • рассчитывать KPI бизнес-процессов 28 Обеспечение возможности работать с множеством различных типов контента Итог: задачи управления контентом Повышение производительности сотрудников и улучшение бизнес-процессов Реализация процессного подхода к управлению Комбинирование контента со структурированными данными для получения более полной аналитики Улучшение результатов бизнеса 29 Спасибо за внимание! 30 Концепция ECM (Enterprise Content Management) Долганова Ольга Игоревна Доцент кафедры «Бизнес-информатика» oidolganova@fa.ru ECM — стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла контента различных типов и форматов (Gartner) Обеспечение сбора информации, ее хранение и предоставление в качестве корпоративного актива в соответствии с такими критериями, как: • систематичность, • естественность • возможность повторного использования Сохранение, увеличение и трансформация своих инвестиций в знания 2 Эволюция изменений технологий и бизнес-условий 2016 - н.в. 2012-2016 2010-2011 МЭДО 2008-2009 2007, ECM СЭД + Сapture + Portal Разные виды контента, хранение, Collaboration Cloud совместный доступ, облака, управление знаниями Сервисы, BI BPM, ERP Управление бизнеспроцессами, интеграция Взаимодействие с госорганами, мобильность геймофикация Мобильность, аналитика, ИИ публикация Совершенствование технологий Изменение бизнес- условий и требований 3 ECM – тренды (Oracle, 2018) 4 Потребности бизнеса в ECM и возможности Интернета Контент Процессы Люди WEB 1.0 (Desktop) - Обеспечение ЖЦ документов: архивирование, поиск, доступ - Управление делопроизводственн ыми, финансовыми процессами - Организация совместной работы - Оптимизация деятельности - Снижение человеческого фактора в работе с информацией WEB 2.0 (Cloud) - Растет объем и многообразие - Новые требования к хранению и архивированию - Информационная безопасность в Internet - Усложняются, - Реализуются сквозные процессы - Поколение «рожденных с компьютерами в руках» - Совместная работа с применением социальных медиа, мультимедиа - Большая аналитика - Динамичноизменяющиеся процессы - Персонализация информации - Работа с информации в любом месте с любого устройства WEB 3.0 - Интеллектуальная (Semantic) информация - Доступность с разных устройств 5 Базовые задачи по прежнему во многих случаях не решены Более чем в 50 % организаций взаимодействие между сотрудниками через телефон и e-mail 15 % организаций Имеют две и более (!) ECM -системы 6 Рецепт управления контентом организации (ECM, Enterprise Content Management) ECM создан в результате объединения трех миров: Историки-архивисты, документоведы ECM Менеджмент как наука об управлении Современные информационные технологии 7 Три перспективы ECM Предприятие (где и как) • дает унифицированное и всеобъемлющее описание всех функций распространения, применения, публикации, получения информации, ее сбора (или добавления в систему) и доступа к ней • определяет, где и как работает ECM Контент (что) • охватывает все многофункциональные компоненты, информацию, данные (структурированные или неструктурированные), записи, правила, структуры, темы и шаблоны • определяет, что составляет ECM Управление (кто, когда, почему) • включает коммуникации, процессы, потоки работ, совместную работу, взаимодействие и обмен с широким кругом контрагентов. • определяет кто задействован в ECM, а также почему и когда они вступают во взаимодействие 8 ECM как стратегия. Определения Международная ассоциация AIIM • совокупность стратегий, методов и инструментов, используемых для ввода, хранения, управления, обеспечения сохранности и передачи информации с целью поддержки наиболее важных бизнес-процессов Forrester - Стратегия, определяющая: • управление всей неструктурированной информацией; • способы интеграции всех репозиториев, существующих в рамках одной организации; • использование контента посредством привязки каждой единицы контента к конкретным бизнес-процессам и пользовательскому опыту Gartner • стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов 9 ECM - непрерывно развивающаяся стратегия 1. Приведение официальных документов в соответствие с нормативно-правовыми требованиями (Compliance) 2. Организация коллективной работы (Collaboration) 3. Обеспечение непрерывности производственных процессов (Continuity) 4. Управление расходами (Cost) 10 1. Соответствие государственным и нормативным требованиям (Compliance) • Органичная часть общей стратегии предприятия • Постоянный процесс, направленный на постоянное и методичное улучшение основных бизнеспроцессов • Применение проактивных ECM-технологий в: • управление записями • управление бизнес процессами • Организация ввода, хранения, управления и передача контента внутри компании на всех стадиях жизненного цикла записи, документа, данных • Необходимые ресурсы: • юридическая экспертиза • IT–знания • обустройство системы управления записями • управляемый персонал 11 2. Организация коллективной работы (Collaboration) • Грамотное управление • Техническое обеспечение: • Упрощение коммуникации (чаты, мессенджеры, видео-конференции) • Управление жизненным циклом информации • Содействие, облегчение управления проектами • Но нельзя забывать о: • правильной организации управления архивами, • регламентации ввода данных и • соблюдении законодательных норм 12 3. Обеспечение непрерывности производственных процессов (Continuity) • Планирование и расстановка приоритетов • Определение критических объектов, которые подлежат восстановлению в первую очередь • Оценка возможных последствий катастрофы, потенциального ущерба • Определение способов защиты, репликации и быстрого восстановления контента • Тестирование плана и регулярное его обновление • М.б учреждение «антикризисного центра» Oracle, 2018 13 4. Управление расходами (Cost) Издержки от отсутствия ECM, зачастую не учитываются до тех пор, пока не становится слишком поздно: • долгие судебные разбирательства • потеря контактов Последствия выливаются в затраты на: • юридические услуги • привлечение новых клиентов • восстановление репутации • увеличение оплаты сотрудников Преимущества ECM: • количественные • качественные 14 Инвестирование в эффективное управление контентом 54 % компаний внедряю ECMсистему на уровне всей организации или для использования в одном отделе 15 ECM – как технология Enterprise Content Management – это технологии, используемые для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важнейшим организационным процессам Цель - обеспечение единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде. 16 ECM по Карлу Фраппаоло 17 ECM (по AIIM) 18 3 категории ECM (Forrester) Первичный контент • Обеспечивает традиционную функциональность, связанную с корпоративным управлением контентом. • Основные функции: управление правами, архивирование, экспорт/импорт, поддержка делопроизводства (records management) и поиска. Бизнес-контент • Технологии, которые используются для работы с контентом на рабочем месте изо дня в день. • Управление офисными документами, электронными таблицами и мультимедиа-контентом. Транзакционный контент • Технологии, предоставляющие контент для бизнес-процессов. • Этот контент нужен для управления бизнес-процессами (BPM), может приходить извне (сканирование, захват с e-mail и факсов, электронные формы), из транзакционных систем (ERP и др.). 19 Ландшафт ECM 20 Компоненты ECM - решения Управление электронными документами (DM, Document Management) Управление вебконтентом (WCM, Web Content Management) Управление цифровыми активами (DAM, Digital Asset Management) Управление бизнеспроцессами и потоками работ (BPM, workflow) Управление записями (RM, Records Management) Управление образами документов (DI, Document Imaging) Обеспечение совместной работы (Collaboration) Управление знаниями (KM, Knowledge Management) 21 Основные компоненты ECM (пояснения) Управление электронными документами Управление записями экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов Управление web-контентом содержанием корпоративного сайта или портала, взаимодействием пользователей Управление цифровыми активами Управление образами документов Управление БП и workflow управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами и др. Управление совместной работой Управление знаниями долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов поддержка БП, передача контента по заранее заданным маршрутам, назначение задач, создание журналов хода выполнения процессов Групповая работа при подготовке и использовании документов поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений 22 Content Services (Gartner 2017) – контент как услуга • ECM теперь мертв (капут, б/у, устаревшее-рыночное название), по крайней мере, в том, как Gartner определяет рынок. • Новый термин Content Services - стратегическая концепция, состоящая из 3 аспектов: приложения Content Services, платформы и компоненты • К 2020 году приложения для контент-сервисов заменят традиционные ECM в 25% крупных предприятий Централизованное управление контентом Предоставление по запросам пользователей, процессов и систем Межфункциональное взаимодействие Быстрая разработка и подключение новых подразделений 23 • CSP - Content Services Platforms Новое название ECM – платформа для предоставления контентных сервисов • CSP - это набор услуг или микросервисов, представляющих собой либо интегрированный комплекс продуктов, либо отдельные приложения, которые используют общие API-интерфейсы и репозитории. • CSP применяются для разработки различных типов контента и могут размещаться на локальных серверах, в облаке или использовать гибридную модель хранения 24 ECM и CSP в квадранте Gartner v v 25 CSP - cмещение фокуса на приложения, использующие контентсервисы для конкретных бизнес-целей (интеграция контент-сервисов в существующие приложения) Облако. Быстрое развертывание, эластичность, доступность из любого места, постоянное обновление Интеллектуальный захват. Способность стандартизировать разрозненные входные потоки и напрямую связывать их с основными бизнес-процессами Потребительский пользовательский опыт. Принятие решений с помощью понятных интерфейсов, самостоятельной регистрации и с мгновенной подпиской Независимость от репозитория. Способность работать самостоятельно или с существующими хранилищами для исключения миграции Интегрированные инструменты совместной работы. Включение инструментов коллективной работы в общую стратегию контента Автоматизированное управление. Максимальная автоматизация управления, применяя семантические и автоклассификационные технологии Открытые сервисы контента. Возможность легко связывать приложения и платформы контентных активов с низким объемом кодирования или вовсе без кода Автоматическая классификация и аналитика. Возможность максимально заполнить метаданные, сократить ручную классификацию, облегчить поиск 26 Искусственный интеллект в управлении корпоративным контентом • Поиск документов, связанных с бизнес-процессами • Анализ и оптимизация контрактов • Анализ тональности • Классификация документов • Семантический анализ распознаваемых документов 27 28 Реальные требования клиентов к ECM 1. 2. 3. 4. 5. Облачное решение Мобильный доступ Визуальные конструкторы процессов Встроенный BI-инструментарий Адаптивность интерфейсов и единое окно доступа ко всем ИС 29 Спасибо за внимание! 30 Жизненный цикл корпоративного контента ______ Получение и управление контентом Долганова Ольга Игоревна, к.э.н., доцент кафедры «Бизнес-информатика» oidolganova@fa.ru Жизненный цикл контента 1. Создание / получение 2. Управление 3. Хранение 4. Предоставление Три измерения действий в рамках ЖЦ контента Информация, данные, записи, темы, шаблоны, … Предприятие (где и как) Контент (что) 4 1 3 2 Действия с контентом, организация доступа к нему Управление (когда, где, почему) Коммуникации, процессы, совместная работа, потоки работ 1. Создание / получение 2. Управление 3. Хранение 4. Предоставление Сбор информации из различных источников, извлечение смысла и структуризация в жизненном цикле контента 1. Создание и получение ПОЛУЧЕНИЕ с точки зрения ПРЕДПРИЯТИЯ ▪ Получение из разных источников ▪ Централизованное хранилище Формы получения: ▪ Цифровой контент поступающий и создаваемый ▪ Сканирование бумажного контента Затем: ▪ Передача на хранение и применение ▪ Обеспечение доступа только тем, кто имеет представление о нем ПОЛУЧЕНИЕ с точки зрения КОНТЕНТА Особенности приема Особенности хранения Сохранение / изменение формы контента Особенности просмотра В момент получения форма контента может быть изменена Ввод контента Ввод документов (Document capture) • Процесс преобразования бумажной версии документа в электронное изображение • Затем идет распознавание создается текстовое содержимое, без выделения структурных единиц Ввод данных (Data capture) • Процесс извлечения из документа структурированной информации, атрибутов • Применяется к бумажным и электронным документам Ввод и распознавание данных (обобщенная схема) Особенности управления вводом бумажных документов 1. Организация ввода: • Обработка по мере поступления / накопления 2. Модель ввода: • Централизованная / децентрализованная / распределенная 3. Сортировка документов: • Автоматическая / ручная (предварительная) 4. Подготовка документов к сканированию: • Физическая /логическая 1.1 Обработка контента по мере поступления (фронт-офис) ▪ Компании с большим потоком клиентов (банки, страхование, розница) ▪ Оперативная обработка документов от клиентов и поставщиков ▪ Необходимость осуществления оператором полного цикла ввода 1.2 Обработка контента по мере накопления (бэк-офис) ▪ Централизованная служба бухгалтерского учета (обработка несколько тыс. документов) ▪ Обеспечение соблюдения жестких ограничений по времени ввода и обработки документов (регламенты, законодательство) ▪ Реализация процессов, в которых нет непосредственного контакта с контрагентом 2.1 Централизованная модель ввода данных Стандартизация Небольшое количество операторов Простота контроля Единая система резервного копирования Длительность обработки Расход на доставку документов Риски ошибки при проверке данных при обработки 2.2 Децентрализованная модель ввода данных Ввод настраиваются индивидуально Введенные данные доступны сразу Сокращение затрат на логистику Сложно обеспечить применение единых стандартов Проблемы контроля Высокие затраты на лицензии ПО 2.3 Распределенная модель ввода данных Ввод данных осуществляет любой сотрудник Облегчено сканирование и доступ к данными Сокращается риск ошибок при конечной проверке данных Потребность в качественной связи с репозиториями Для стандартизации операций необходима доработка ПО Сложно обеспечить безопасность Обработка изображений на этапе распознавания Точность и качество распознавания • оптическое распознавание печатных и рукописных символов • интеллектуальное распознавание (анализ макета и структуры) • воссоздание исходной структуры многостраничного документа Проверка полей документа • по словарям / базам данных Проверка формата данных • на соответствие шаблону формата данных (дд.мм.гггг, o / 0) Логический контроль • замена значений и символов из списка • нормализация и проверка даты / цены • проверка суммы чисел / соответствия числа цифрами числу прописью Индексация Место хранения • Определение раздела в электронном архиве, в который документ должен попасть после окончания оцифровки Связь с оригиналом • Связывание сохраняемого электронного изображения с его бумажным оригиналом, отметив в системе данные о местоположении документа в бумажном архиве Политика хранения и уничтожения • в зависимости от вида документа определение политики его хранения и уничтожения, как бумажного документа, так и его электронной версии Информация, поступающая через электронную почту (слабоструктурированная и не формализованная информация) Каковы признаки ценности? Кто принимает решение о ценности? Какая информация должна быть извлечена? Как должна храниться? Каковы правила классификации? Какой процесс запускается после ввода и сохранения? • Атрибуты / ключевые слова • Оператор / система с применением специальных средств анализа • Текст сообщения / его реквизиты /вложения • Сохраняется документ – вложение, а в регистрационную карточку атрибуты письма? • Сохранять переписку с клиентом в его дело/папку • Старт процесса рассмотрения обращения / автоматического информирования ЗС Ввод контента из систем совместной работы Сохранение истории работы групп специалистов через сохранение промежуточной и итоговой документации Задачи: Определить группы документов для ввода Определить признаки ценности Определить политику ввода Определить, что будет происходить с изначальными документами - Комбинация атрибутов - Нахождение в конкретной папке - Название файла - Результат анализа текста Получение контента из других систем 1.3 Управление получением контента ▪ Каталогизация и сбор контента квалифицированным персоналом ▪ Улучшение через анализ ▪ После анализа контент «обрастает» опорным индексом, четкими атрибутами и контекстом Выгода автоматизации ввода контента Прямые выгоды • Сокращение суммарных расходов на обработку документов (з/п, помещение…) • Увеличение скорости ввода данных в ИС в 3-10 раз по сравнению с ручным вводом • Быстрый возврат инвестиций: средняя окупаемость проекта 6-12 мес. Косвенные выгоды • Ускорение процессов, более быстрое и качественное обслуживание клиентов • Получение быстрого доступа к нужным данным • Снижение риска потери важных документов • Повышение уровня защиты информации • Повышение удобства совместной работе 1. Получение 2. Управление 3. Хранение 4. Предоставление Управление контентом как элемент управления организацией 2. Управление контентом Управление контентом Управление контентом Управление документами (Document Management) Управление юридически значимой информацией (Records Management) Управление цифровыми активами (Digital Asset Management) Управление веб контентом (Web Content Management) Управление электронной почтой (Email Management) Управление совместной работой (Collaboration) Управление бизнес-процессами и потоками работ (Business Process Management, Workflow) Виды документации Организационноправовая и распорядительная документация Информационносправочная документация Договорная документация Первичная финансовая документация Кадровая документация Техническая документация Проектная документация Управление документами & цифровыми активами Управление созданием, изменением, утверждением и использованием электронных документов / цифрового актива Базовые функции Создание документов по шаблону Регистрация документов, помещение в дело Управление версиями документов Поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск Создание задач по подготовке документов, контроль исполнения Настройка и реализация процессов управления Управление ролями и правами пользователей Формирование отчетов по работе с документами Управление записями (records) Записи относятся к тому типу контента, который имеет для организации долгосрочное значение и управляется согласно графику хранения Базовые функции Базовые функции системы управления документами Защита информации от несанкционированного использования Обеспечение юридической значимости путем наложения ЭП на документ, включая его содержимое, атрибуты и вложения Сохранение в электронном архиве передаваемых документов вместе с историей их обработки Юридически значимый документооборот Применение электронной подписи при согласовании, визировании и подписании любой версии документов Юридическая значимость придается за счет: Удостоверение точного времени создания с помощью штампов времени Получение в реальном времени информации о статусе сертификатов электронных подписей Поддержка усовершенствованного формата подписи, обеспечивающего возможность длительного хранения документов с ЭП (до 30 лет) Управление веб-контентом Управление контентом, предназначенным для публикации в Интернете или Интранете Основные функции Базовые функции системы управления документами Применение инструментов интеграции Управление публикацией и представлением контента Защита от копирования Workflow (маршрутизация документов) Процессный подход Кейс-менеджмент Задачи с регламентированным ходом процессов Задачи с открытым маршрутом движения ▪ Формирование списка согласующих лиц ▪ Управление версионностью ▪ Обработка замечаний согласующих ▪ Согласование всеми участниками (возможно с ЭП) ▪ Управление замещениями ▪ Делегирование полномочий и прав ▪ Подключение к процессу новых исполнителей или группы исполнителей Управление бизнес-процессами (BPM) Учет специфики работы с конкретным типом документа Реализация бизнеслогики работы с документами Настройка и генерация отчетов по исполнению БП Применение конструктора в виде для моделирования БП Ориентация на оптимизацию бизнеспроцессов Поддержка проведения совещания инструментами ECM Возможности автоматизации с помощью ECM Этап Хранение информации в карточке совещания Учет резервирования помещения Ведение расписания совещаний Согласование в СЭД времени, места совещания Контроль ознакомления участников с информацией • Автоматическое напоминание о времени Подготовка и организация • • • • • Проведение совещания • Формирование протокола по шаблону • Рассылка, согласование и коллективная работа • Учет времени совещаний Контроль исполнения поручений Анализ совещаний • Автоматическая рассылка поручений и постановка на контроль • Отслеживание этапов исполнения поручений в ИС • Анализ статистики совещаний • Анализ принятых решений Спасибо за внимание! Жизненный цикл контента _____ Хранение и предоставление контента Долганова Ольга Игоревна, к.э.н., доцент кафедры «Бизнес-информатика» oidolganova@fa.ru 1. Получение 2. Управление 3. Хранение Хранение в течение минимально возможного времени 3. Хранение 4. Предоставление Баланс между хранением полезного контента и другого по требованию законодательства ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования Документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного времени Необходимо учитывать их особые физические и химические свойства ECM должны обеспечить доступность, аутентичность, достоверность и пригодность для использования независимо от любых изменений в системе на протяжении всего периода их хранения и использования … Хранение контента в организации с разных точек зрения Предприятия Хранилище: ▪ Склад со шкафами ▪ Объединенное ▪ Распределенное ▪ Виртуальное Управления ▪ Надежность хранения ▪ Конфиденциальность и разграничение прав доступа ▪ Удобство и скорость поиска ▪ Отслеживание истории использования Оперативное и архивное хранение контента Задача - обеспечение непрерывности бизнеса Выгоды: ▪ Уменьшение вероятности выхода из строя всей системы ▪ Снижение прямых затрат – использование дешевого оборудования для архивного хранения ▪ Снижение косвенных затрат - полное восстановление происходит быстрее за счет: ▪ малой вероятности одновременного отказа всех хранилищ ▪ возможности параллельного восстановления Базовая схема организации единого электронного архива Базовая Классическая Мультимедийная ▪ Простота ▪ Хранение всех документов в оперативном хранилище (например, SQL-сервер) ▪ Эффективна до момента накопления критического объема документов ▪ Рекомендуется как начальный уровень Распределенная Классическая схема организации единого электронного архива Базовая Классическая Мультимедийная Распределенная ▪ Система состоит из двух хранилищ: ▪ Оперативное хранилище ▪ Архивное файловое хранилище ▪ Есть возможность работы с документами объемом до 100 Мб ▪ Обеспечивает высокую скорость работы с документами, находящимися в оперативном обороте ▪ Низкая стоимость хранения ▪ Неограниченный объем архива Мультимедийная схема организации электронного архива Базовая Классическая Мультимедийная ▪ Работа с документами большого объема ▪ Обеспечение потокового доступа к данным Распределенная ▪ 4 хранилища: ▪ Оперативное и архивное файловое хранилище для документов небольшого V ▪ Оперативное и архивное файловое хранилище для документов V более 100 Мб ▪ Позволяет: ▪ оперативно работать с документами любого V ▪ долговременно хранить архивные документы и иметь доступ к ним Распределенная схема организации электронного архива Базовая Классическая Мультимедийная Распределенная ▪ Большой объем данных и количество пользователей ▪ Нагрузка перераспределяется между несколькими файл-серверами и сервером базы данных ▪ Сбалансированная нагрузка на сервера, сеть ▪ Увеличение максимального объема хранимых данных ▪ Повышение отказоустойчивости системы ▪ Снижение стоимости хранения Оперативное хранение ▪ Номенклатура дел - это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения. Различают: ▪ Номенклатура дел структурного подразделения ▪ Сводная номенклатура дел организации ▪ Дело – учетная единица, применяемая в делопроизводстве (дело до 250 листов) ▪ Дело формируется по видам документов ▪ С учетом срока хранения Составление номенклатуры дел Формирование дела Передача на архивное хранение Организация хранения контента (с т. зр. контента) ▪ файловые системы ▪ CMS (Content Management System) ▪ базы данных ▪ хранилища данных ▪ репозитории (хранение в виде файлов) Каким образом сохраняется объект: ▪ Преобразуется? ▪ Разбивается на элементы? ▪ Хранение версий контента? ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Архивный документ • Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства Архив • Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов Архивное дело • Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов Архивное хранение ▪ Обеспечение юридической значимости документов ▪ Перевод системы в специальные режимы (аудит, проверка) ▪ Восстановление информации, пострадавшей в результате катастроф природного и техногенного характера ▪ Своевременная миграция в новые форматы и на новые носители Инструменты и технологии: ЭП Архивные форматы (PDF/A) Архивные носители (бумага, микрофильмы) Резервное копирование и восстановление Контролируемая конвертация и перенос на другие носители Сохранение юридической силы архивных документов ▪ Обычный сертификат ЭП действует 1 год ▪ Усовершенствованная ЭП для архивного хранения: ▪ Подписываемый документ (может храниться отдельно от всех остальных полей) ▪ Подписываемые атрибуты ▪ Электронная подпись ▪ Штамп времени, полученный на значение ЭП и перештапмовка ▪ Хэш-коды доказательства подлинности ▪ Внешний штамп времени, полученный на все вышеперечисленное ▪ Доказательства подлинности (значения сертификатов и информация об отзыве) Сохранение юридической силы архивных документов Перештамповка: До истечения срока действия сертификата службы штампов времени (Time Stamping Authority — TSA) документы нужно «перештамповать» с использованием нового сертификатом TSA. Так образуется цепочка электронных подписей, в «конце» которой всегда есть электронная подпись (штамп времени) сформированная с помощью действующего сертификата. Формат долговременного хранения (ZIP-конейнер) ▪ Единообразие хранимой в архиве информации ▪ При импорте из ОС в архивную контейнеры автоматически распаковываются и проверяются, а документы — заносятся в систему и распределяются по делам Отсоединенные подписи Документ в исходном формате ZIPконтейне р Файл метаданных Копию документа в формате PDF/A Автоматизация архивного делопроизводства Подразделения: готовность передать документы Документовед: передача дел в архив ИС: контроль сроков хранения Планирование Прием на архивное хранение Контроль сроков хранения Формирование актов и отчетов Уничтожение Экспертиза ценности ИС: генерация отчетов ИС: проверка и уничтожение Выбор документов на уничтожение 1. Получение 2. Управление 3. Хранение Хранение контента – не самоцель - 4. Предоставление Корпоративный контент постоянно используется ECM обеспечивает доставку хранимого контента потребителям 4. Предоставление контента Задачи предоставления Управление правами доступа • Хранимая информация предназначена для разных групп пользователей Управление отчетами, печатью и публикациями • Результатом БП является контент, доступ к которому осуществляется разные системы Организация доступа с мобильных устройств • Удаленная и мобильная работа с корпоративным контентом становится основным сценарием работ Внешний электронный документооборот • Обеспечивает экономию расходных материалов, позволяет организовать совместную работу, увеличить скорость и эффективность взаимодействия Предоставление / Доставка Технологии: • Распространения • Безопасности Виды распространения: • В печатном виде • Веб-распространение • Электронное взаимодействие Предоставление контента с разных точек зрения Предприятие Распределенная публикация в точках продаж Предоставление контента профильному департаменту Оценка затрат на каждый канал предоставления Контент Управление Веб-страница Технологии поиска Печатный документ Технологии BPM Электронный документ Технологии публикации Представление документа 2.0 сегодня (по версии фонда «Цифровые платформы») Технологии распространения ERM (Enterprise Report Management) • электронная система управления отчетами – обеспечивает преобразование объемных отчетов в индексированный цифровой вид, доступный для поиска конечными пользователями Персонализация • выбор контента и способ его подачи конкретному пользователю Синдикация • полное или частичное распространение контента на другие сайты (например, через ленты RSS) Изменение формата Сжатие Есть у когонибудь SuperWriter 2.0? Технологии безопасности «Водяные знаки» (Watermark) • используются для защиты авторских прав мультимедийных файлов. «Водяные знаки» невидимы, однако они могут быть видимыми на изображении или видео Инфраструктура открытых ключей • (PKI, Public Key Infrastructure) • технология аутентификации с помощью открытых ключей Управление правами доступа к цифровому контенту • (DRM, Digital Rights Management) • система, шифрующая цифровой медиаконтент и разрешающая доступ к нему пользователям, которые приобрели лицензию для его воспроизведения Сервисы электронного обмена данными и документами Электронный обмен данными (EDI) с 2004 г. Electronic Data Interchange Электронный обмен документами (ЭДО) с 2012 г. Эффективность ЭДО (пример Synerdocs) Отправка Печать Общие расходы Организация поиска корпоративного контента Много репозитор иев, но поиск по ним осуществл яется «вручную» «находимость» предоставление пользователям эффективных средств для идентификации или получения контента из ECM- систем или других источников, исходя из определенных специфических свойств этого контента Питер Морвиль / Peter Morville [ИМЯ КАТЕГОРИ И] 24 % 38 % 38 % [ИМЯ КАТЕГОРИ И] Интерфейс и «находимость» информации Интерфейс • Модель навигации по репозиториям (каталоги, ссылки) • Дизайн навигации должен усиливать чувство правильного следа к информации • Интерфейс поиска должен подсказывать путь к информации •Безопасность находимости Где и как ты это • Вложенность уровней детализации при защите взял??? информации • Решения, обеспечивающие находимость, не должны • нарушать условия безопасности информации • Запрет информирования о контенте, к которому закрыт доступ •Зашита находимости • Защита индексов контента • Управление защитой поисковых запросов (защита / предоставление доступа коллегам и пр.) Интеллектуальный поиск (поиск по смыслу) Технологии анализа текста на естественном языке ▪ Выбор конкретного значения слова – релевантность результата ▪ Поиск по смысловым синонимам ▪ Анализ значения слова, связей между словами и контекст Проведение синтаксического разбора поискового запроса Анализ формы слов, их значений, связей и контекста Ранжирование результатов поиска на основе смысла слов, предложений и контекста Получение наиболее полных и точных результатов за счет исключения неподходящей информации Требование к системе поиска контента в ECM 1 Обеспечение быстродействия 2 Поддержка роста объемов корпоративного контента 3 4 5 6 7 Поддержка роста количества пользователей Объединение поиска с инструментами аналитики Соблюдение политики безопасности Организация поиска с привязкой к конкретным бизнес-процессам Возможность реализовывать сложные поисковые запросы, адаптируемые для каждого сотрудника Мобильный доступ к ECM Обеспечение безопасности корпоративного контента • Защита передачи и хранения данных • Подпись документов (КЭП / ЭП) Персонификация интерфейса и функциональности • Независимо от OS мобильного устройства Кросс-платформенность • поддержка разных мобильных платформ Поддержка различных форм-факторов • для планшета и смартфона нужны разные интерфейсы При выборе ECM начинайте знакомство с мобильного клиента Экосистема сервисов управления ЖЦ контента Хранение _______ Надежность Безопасность Фрагментированное хранение, распределенный доступ, управление версиями, архивация Управление _______ Функциональность Совместимость Использование _______ Удобство Результативность Моделирование контента, управление связыванием, маршрутизация Разделяемый контент, множественное представление, мульти-таргетинг ИТОГ: Успех предоставления контента в ECM зависит от эффективности применяемых ресурсов и инструментов его ввода, управления, хранения и предоставления Спасибо за внимание! МОДЕЛЬ ЗРЕЛОСТИ КОНТЕНТА ДОЛГАНОВА ОЛЬГА ИГОРЕВНА, К.Э.Н., ДОЦЕНТ КАФЕДРЫ «БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА» OIDOLGANOVA@FA.RU КРИТЕРИИ УПРАВЛЕНИЯ КОНТЕНТОМ ДЛЯ ОЦЕНКИ УРОВНЯ ЗРЕЛОСТИ То, что знает компания имеет ценность Релевантность Хранение • Почему данный контент важен • Какой контент необходимо сохранять Сроки и объем обрабатываемого контента • Когда необходимо осуществлять действия в отношении контента Ответственность и участие в работе с контентом • Кто эффективно управляет им, как это мотивируется и поощряется Повсеместность Анализ и значение • Где возможен доступ к контенту • Как интерпретируется, создается и управляется контент РЕЛЕВАНТНОСТЬ  Насколько релевантна и ценна информация для дальнейшего ее хранения?  ECM позволяет управлять хранением, исходя из релевантности и ценности для ключевых БП релевантная ценная хранение РЕЛЕВАНТНОСТЬ СЕГОДНЯ  Наличие связи с проблемой (соответствие нашим интересам) и способность информации внести вклад в процесс понимания проблемы ВОПРОС:  Сможет ли помочь данная информация вам чем-то сейчас или в ближайшем будущем? 1. Полнота и форма ключевых слов 2.Естественность и полезность 3. Релевантные заголовки и структурные блоки 4. Дополнительный полезный контент 5. Заполненные теги ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ – КАК АТРИБУТ РЕЛЕВАНТНОСТИ ГОСТ Р 7.0.8-2013: юридическая значимость – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера 1. Формат соответствует всем требованиям законодательства 2. Документ оформлен в соответствии с требованиями и правилами заполнения 3. Электронная подпись Xml-схема документа Акт выполненных работ, договор ЭП корректна, выбран подходящий вид Обязательно: Обязательно: Счет-фактура, Счет-фактура, бухгалтерская первичка Корректировочный счет (Приказы ФНС) Подписавшее лицо обладало правом подписи на момент подписания 6 СТРАТЕГИЙ ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕЛЕВАНТНОСТИ И ПОЛЕЗНОСТИ КОНТЕНТА 1. Интеллектуальный поиск 2. Динамическая компиляция фрагментов 3. Расстановка тегов 4. Живая приборная панель 5. Рынок контент-провайдеров 6. Геймификация Сринивас Парими / Virtusa ОЦЕНКА ВАЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ ГОСТ Р ИСО 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции документов»: 1. Каковы официально установленные сроки хранения исходных документов? 2. Нужен ли сотрудникам непосредственный онлайн-доступ к документам? 3. Необходимы ли эти документы для обеспечения непрерывности деятельности? 4. Какова техническая структура документа и позволяет ли она обеспечить непрерывный доступ к данному документу? ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ И РАБОТОЙ С КОНТЕНТОМ Контент - Источники контента - Особенности контента, поступающего из различных источников - Типовые представления контента - Ключевые информационные потоки Механизмы - Сбора - Управления - Распространения Ценность и затраты на эксплуатацию КРИТЕРИИ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 Установка сроков хранения Пересмотр сроков хранения Контроль уничтожения Сроки хранения и действия по истечении  для каждого типа информации  согласованы со всеми подразделениями и должностными лицами  устанавливаются после консультаций, обеспечивающих надлежащее исполнение требований законов СРОКИ И ОБЪЕМ ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ Минимальная информационная поддержка Активное информационное взаимодействие  Min ИС  Высокая производительность  Min персонала  Мотивированный персонал  Экономия усилий  Много контента  Медленная реакция на  Деятельность сопряжена с изменение среды  Задача - выживание рисками  Задача - развитие СРОКИ И ОБЪЕМ ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ Оценка текущих и целевых темпов работы С различным контентом Разных пользователей (от фронт-офиса до бэк-офиса) Управление и совершенствование Координация Устранение «узких мест» Выделение дополнительных ресурсов Цель Стабильное информационное взаимодействие Бесперебойный доступ к контенту Информационные потоки отражают производственнохозяйственные связи Вертикальные связи отражают потоки информации, передаваемые с верхних уровней управления на нижние (информация о плановых заданиях, новых стратегических целях, изменении инструкций и стандартов). Внутренние информационные потоки Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию. Потоки прямой связи Потоки обратной связи Внешние информационные потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой циркулируют от системы управления к объекту управления и реализуют функции планирования, контроля и регулирования формируются во время выполнения производственно-хозяйственных функций и передаются от объекта управления к системе управления. РЕЖИМ ИНФОРМАЦИОННОГО ПОТОКА объем в физических величинах пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования нормативная загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей КРИТЕРИИ ДЛЯ ОЦЕНКИ ОБЪЕМА Объем потоков входящего, исходящего и внутреннего контента Равномерность информационных потоков в течение года Объемы потоков в разрезе подразделений / типа контента / бизнес-процесса Доля документов на контроле Среднее число копий ПОКАЗАТЕЛИ СКОРОСТИ регистрации одного документа пересылки документа между структурными подразделениями, в т. ч. на исполнение поиска по известным атрибутам / неизвестным атрибутам подготовки и согласования типовых документов время на подготовку типовых отчетов СТОИМОСТЬ ОБРАБОТКИ КОНТЕНТА Рабочее время Ресурсы  фонд заработной платы  бумага  аренда  расходные материалы производственных помещений  налоговые выплаты  и др. принтеров, ксероксов  содержание архивных помещений  амортизационные отчисления  и др. ПОСТОЯННЫЙ & ПЕРЕМЕННЫЙ КОНТЕНТ  постоянный  Устойчивое содержание и внутренняя структура  Постоянный объем в течение заданного периода  Строгий ЖЦ переменный  Неопределенность структуры, содержания, объема и времени ввода  требует вмешательства руководства для определении исполнителей и ЖЦ Мониторинг / корректировка МОДЕЛЬ ЗРЕЛОСТИ КОНТЕНТА  Применима к организациям вне зависимости от их размера 1. Индивидуальная работа 2. Работа в командах  Рассматривает текущую готовность к изменениям  Потенциал управления информацией м. б. разным 3. Работа в масштабе предприятия 4. Совершенствование для заимствований из внешних источников  Навыки управления м. б. одинаковыми 5. Инновации для роста Что нужно сделать, чтобы выйти на новый уровень? МОДЕЛЬ ЗРЕЛОСТИ КОНТЕНТА  Большинство организаций находятся между 2 и 3 уровнем  Можно перепрыгнуть с уровня 3 на уровень 5  Возможность определить сильные и слабые стороны «ПЕРСОНАЛ»: РАССМАТРИВАЕМЫЕ ПАРАМЕТРЫ Сроки и объем обрабатываемой информации • Когда необходимо осуществлять какие-либо действия в отношении информации Ответственность и участие в работе с информацией • Кто эффективно управляет информацией? Анализ и значение • Как интерпретируется, создается и управляется информация? «ПРОЦЕССЫ»: РАССМАТРИВАЕМЫЕ ПАРАМЕТРЫ Релевантность • Почему данная информация важна? Хранение • Какую информацию необходимо сохранять и когда она должна быть уничтожена Срок и объем обрабатываемой информации • Когда необходимо осуществлять какие-либо действия на основе информации? Ответственность и участие • Кто эффективно управляет информацией? «СИСТЕМЫ»: РАССМАТРИВАЕМЫЕ ПАРАМЕТРЫ Хранение • Где следует хранить информацию? Сроки и объем обрабатываемой информации • Когда следует обрабатывать информацию и нужно ли это делать? Ответственность и участие в работе с информацией • Безопасность и отслеживание управления информацией Повсеместность • Обеспечение повсеместного доступа к информации Анализ и значение • Поддержка в интерпретации, создании и управлении информацией ЭТАПЫ МОДЕЛИ ЗРЕЛОСТИ КОНТЕНТА 1. ЭТАП ИНДИВИДУАЛЬНОЙ РАБОТЫ Отдельное лицо:  Владелеет и контролирует информацию  Решает задачи, возникающие в рамках управления ею Характерно для:  Небольших организаций  Личность значит больше, чем команда  Харизматичные лидеры, единолично принимающие решения на основе информации, доступной только им 2. ЭТАП РАБОТЫ В КОМАНДАХ  Системы внедряются на уровне функциональных подразделений  Есть изолированные хранилища информации  Персонал начинает работать с общими источниками и совместно использовать контент  Организация общего доступа к информации  Управление требует значительных затрат  Требуется повторный ввод контента в различные системы  Несогласованность источников из-за рассеивания контента 3. ЭТАП РАБОТЫ В МАСШТАБЕ ВСЕГО ПРЕДПРИЯТИЯ - Качество контента - Развиваются каналы передачи контента - Совместное использование знаний повышает информированность - Централизованное управление ИС - Нет усовершенствований в масштабе компании - Недостаточная мотивация - Отсутствие методологии передачи знаний 4. ЭТАП СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ Если мы планируем инновации для простого удержания позиций, то это не настоящие инновации _________  Способность к адаптации / изменение и создание БП  Непрерывное совершенствование  Мотивация  Принятие нового бизнеса без ущерба для себя 5. ЭТАП ИННОВАЦИЙ 01 02 Все компоненты усовершенствованы и приспособлены к изменениям Инновации непрерывны и не вызывают перебоев в деятельности организации. Лидер на рынке по новизне Преданность, обмен знаниями и опытом, гибкая орг.структура, БП ВЫВОДЫ 3 компонента 5 уровней зрелости Управление Цель • Персонал, процессы, системы • Основа для скоординированного понимания всех подразделений компании • Индивидуальная работа, команды, предприятие, совершенствование и инновации • Как управлять организацией, компоненты которой имеют разную степень зрелости, и как гармонизировать эти компоненты? • Разработка стратегии и «дорожной карты» по управлению контентом СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ ОРГАНИЗАЦИИ Ниматулаев Магомедхан Магомедович 1 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Тема 4. Оценка соответствия контента 1. Корпоративное управление. 2. Обеспечение соответствия. 3. Управление записями. 2 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1. КОРПОРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ Корпоративное управление включает несколько измерений, часть из которых носит качественный, а часть количественный характер. 3 1.НАЗВАНИЕ КОРПОРАТИВНОЕ СЛАЙДА УПРАВЛЕНИЕ • • • • • • • • Качественные и количественные измерения. привязка карьерного роста к компетенции; доступ к информации; права и обязанности; политики конфиденциальности юридические обязательства; социальная ответственность; учет целесообразности при найме; поддержка и интеграция лиц с ограниченными возможностями. 4 1.НАЗВАНИЕ КОРПОРАТИВНОЕ СЛАЙДА УПРАВЛЕНИЕ Управление информацией лежит в основе управления и обеспечения соответствия. Управление информацией направлено на поддержание стандартов, сохранение ориентиров и фиксацию корпоративных обязанностей для обеспечения соответствия. 5 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Соответствие подразумевает соблюдение правил, стандартов, законов и нормативных актов. Уровни определения стандартов: • своевременного заполнения электронных таблиц; • … • … • закон Сарбейнза-Оксли; • стандарты платежеспособности Solvency; • соглашение Basel и т.д. 6 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Закон Сарбейнза-Оксли - регулирует вопросы корпоративной отчетности, меры по обеспечению ее достоверности, предусматривающие расширение объема и повышение оперативности раскрытия финансовой информации о компаниях. Директива Solvency - требования к процессам регулирования деятельности страховщиков и страховых групп. Basel - соглашение об определении достаточности банковского капитала для обеспечения эффективной и стабильной деятельности банковских учреждений и их регулирования. 7 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 21 марта 2014 года Совет директоров Банка России одобрил Кодекс корпоративного управлении. Принципы корпоративного управления: 1. Обеспечение равенства прав акционеров. 2. Придание Совету директоров подлинной значимости как органа стратегического управления акционерного общества и контроля за деятельностью исполнительных органов. 3. Недопущение излишнего ограничения компетенции исполнительных органов акционерного общества с одновременным обеспечением их подконтрольности совету директоров и акционерам. 4. Обеспечение максимальной информационной прозрачности деятельности акционерного общества. 5. Учёт законных интересов работников общества и иных групп заинтересованных лиц. 6. Обеспечение максимального контроля за финансовохозяйственной деятельностью общества с целью защиты прав и законных интересов акционеров. 8 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Соответствие включает в себя несколько аспектов: 1. Корпоративный - правила, в соответствии с которыми строится работа внутри компании (обеспечение безопасности интеллектуальной собственности, финансовой ответственности, этическими принципами и обязательствами). 2. Юридический – законодательство и рыночные структуры (платежеспособность, прозрачность, неприкосновенность частной жизни и хранение подтверждений сделок). 3. Контрактный - правила, по взаимодействию с другими корпорациями (обязательства и ответственность, обеспечение безопасности коммуникаций, конфиденциальность и ведение записей в рамках партнерских отношений). 9 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Сложности при обеспечении соответствия: Необходимо обеспечить: • хранилищем данных; • доступ сотрудников к этому хранилищу; • соблюдение нормативных сроков хранения информации; • уничтожение копий документов; • каталогизацию и непротиворечивость информации. Экспоненциальный рост объема данных, затрудняет: • поддержку единого хранилища; • масштабирование; • эффективность передачи информации; • доступа и обращения к информации; • поиск информации. 10 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Понимание подхода регуляторов: • органы права - призваны сделать процесс обвинения и защиты максимально ясным, чтобы избежать неверного толкования и злоупотреблений; • органы власти - защита население от внешних угроз; • торговые организации - защита рынков от мошенничества или незаконных действий, обеспечить равные условия для всех игроков и обеспечить рост рынка и его участников. 11 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Реагирование на изменения нормативной среды. Модель соответствия отражает пересечения границ рынков, регионов и стран. Обеспечение соответствия влияет на составляющие и ресурсы организации - ее персонал, процессы и системы. Рисунок 1. Сферы обеспечения соответствия 12 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Обеспечение соответствия в определенных странах или регионах Регулирование может применяться в отдельных странах и регионах. Изменчивость нормативных требований при этом зависит от стабильности политической системы страны. Организациям необходимо осуществлять мониторинг политических изменений в тех странах и регионах, где они работают, чтобы оценивать связанные риски и последствия принятия новых нормативных актов. 13 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Обеспечение соответствия на рынках Нормативное регулирование на рынках обычно возникает в ответ на какие-то события. Так, события 11 сентября 2001 г. привели к принятию более жестких мер безопасности при авиаперевозках. 14 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Регулирование Регулирование постоянно меняется вслед за изменениями тех продуктов, которые выступают объектами регулирования. «Истребования имеющихся по делу документов в электронной форме» (ediscovery) поиск информации, запрашиваемой аудиторами или юристами при проверках. 15 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Организация ECM-каталогизация и анализ информации в рамках управления информацией позволяют обеспечивать соответствие информации существующим стандартам. ECM обеспечивает механизмы контроля обмена данными, соответствующие правилам и механизмам, отвечающим внутренним и внешним директивам в области регулирования и обеспечения соответствия. ECM предлагает проверяемый механизм контроля над прохождением информации по определенному каналу, что позволяет оценить, насколько уровень трафика и прохождение информации отвечают стандартам безопасности. 16 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Персонал Сотрудники (отвечающие за регулирование) должны обеспечить выполнение правил и добиться их правильного и постоянного соблюдения для обеспечение соответствия. Поведение людей более подвержено изменениям, надежнее автоматизировать процессы и системы регулирования, а не зависеть от доброй воли персонала. 17 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Процессы Хорошо организованное предприятие четко определяет свои бизнес-процессы, чтобы обеспечить согласованность действий персонала. Большой риск для обеспечения соответствия представляют не слияния и поглощения, а смена менеджеров. 18 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СООТВЕТСТВИЯ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Системы Новая технологии в компании ⇒ новые риски безопасности ⇒ проблемы с регуляторами. Количества устройств и каналов коммуникации, используемых компанией, приводит к росту уязвимости. 19 3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Обеспечение соответствия посредством управления записями исходит из того, что записи — это подборки взаимосвязанных электронных и физических объектов или документов на данный момент времени, а не единичные объекты или документы. Стратегия ECM, не включающая управление записями, не имеет перспектив, так как ECM обеспечивает технические средства для объединения этих хранилищ на уровне инфраструктуры. 20 3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Основные юридические требования Юридические требования для управления записями: • корпоративные нормы относительно перевода документов в разряд записей; • законы о свободе информации, обязывающие органы власти открывать информацию; • Закон о защите информации, касающийся личных сведений, которыми располагают организации. 21 3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Бизнес-требования от ECM при переводе документов в разряд записей: • быть в состоянии «объявить» документ записью или частью записи; • обеспечить дополнительные атрибуты для записи; • управлять принятием решений по записям или их уничтожению, с помощью процесса классификации хранения; • управлять долгосрочной доступностью и безопасностью записей посредством ECM-контроля безопасности для предотвращения изменений; • хранить контрольный журнал всех действий в области ECM. 22 3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Хранение записей Из решений бизнесу нужны: • многоуровневые правила хранения для ECM; • автоматическое хранение и уничтожение; • заданные классы хранения и атрибуты; • автоматический перевод бизнес-процесса в разряд записей. 23 3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Контент и записи Планы разработки продуктов и поддержки сервисов Записи о производстве продукта (для устранения брака, если продолжительность производственного цикла — неделя) Записи о продаже продуктов (для расчета комиссионных) Счета-фактуры на материалы и товары от поставщиков Записи о гарантиях на продукты Руководства пользователей для продуктов Корпоративная отчетность Срок хранения 3-5 лет 1 месяц 3-6 месяцев 1-3 месяца 12-36 месяцев 1-10 лет 12-24 месяца Таблица 1. Периодичность использования информации различными департаментами 24 3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Каталог потребностей подразделений компании в записях, необходим для: • контроля и стандартизации; • ускорения поиска; • совершенствования принятия решений и обеспечения его ясности; • отображения зависимостей в бизнес-процессах посредством ассоциирования активов; • формирования культуры внутрикорпоративного соответствия и ответственности; • упрощения процессов, сокращения дублирования и совершенствования бизнес-процессов. 25 3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Сроки хранения варьируются в зависимости от отрасли и страны, например: • медицинскую карту необходимо хранить в течение всей жизни человека; • страховые записи обычно хранятся в течение ограниченного периода, но некоторые требуется хранить 75 лет; • финансовые записи в некоторых странах должны сохраняться в течение семи лет; • личные дела в некоторых странах надо хранить 27 лет. Сроки хранения записями регулируются – стандартами: MoReq2 и ISO 15489. 26 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ 27 УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ ОРГАНИЗАЦИИ Ниматулаев Магомедхан Магомедович 1 Тема 4. Оценка соответствия контента: НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1. Структура бизнес-кейса. 1.1 Причины внедрения ECM 1.2 Варианты управления изменениями 1.3 Измеримые и неизмеримые преимущества ECM; 1.4 Дорожная карта 2. Реализация преимуществ ECM 2 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1. Структура бизнес-кейса. Бизнес-кейс, включает следующие разделы:  Резюме.  Причины, по которым необходимо внедрение ECM.  Варианты действий компании.  Ожидаемые измеримые преимущества каждого из вариантов действий.  Ожидаемые проблемы, возникающие в связи с действиями сторон, затронутых проектом.  Сроки реализации проекта и срок, в течение которого сохранится отдача от проекта.  Затраты, включая техническое сопровождение и стоимость финансирования проекта.  Риски, которые могут так или иначе повлиять на результаты или размер затрат. 3 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1. Структура бизнес-кейса. 1. 2. 3. 4. Причины внедрения ECM. Варианты управления изменениями. Измеримые и неизмеримые преимущества ECM. Разработка «дорожной карты». Рисунок 1. Формирование бизнес-кейса 4 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1.1 Причины внедрения ECM Вопросы организационных аспектов информации:  релевантность - почему информация важна;  хранение - какую информацию необходимо сохранять;  сроки и объем обрабатываемой информации;  ответственность и участие в работе с информацией;  повсеместность: где возможен доступ к информации;  анализ и значение: как интерпретируется, создается и управляется информация. 5 1.1 Причины внедрения ECM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Вопросы, актуальные при проектировании бизнес-кейса: 1. Требует ли хранение информации на бумажных носителях офисного пространства? 2. Есть ли случаи утраты важных документов в связи с ошибками или злоупотреблениями? 3. Есть ли ограничения размеров почтовых ящиков сотрудников и как часто эти размеры превышаются? 4. Сколько времени требует распространение и обработка информации? 5. Встречаются ли при работе с записями клиентов утраченные файлы или файлы, которые нельзя использовать в разных системах? 6. Используются ли для доступа к записям клиентов или операционным записям несколько систем? Содержат ли они разнородную и противоречивую информацию? 6 1.2 Варианты управления НАЗВАНИЕ изменениями СЛАЙДА Важно проработать варианты внедрения ECM-технологий с помощью сценариев управления изменениями. Модель зрелости контента, предоставляет определенные вехи, на которые можно и нужно ориентироваться. 7 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1.3 Измеримые и неизмеримые преимущества ECM Для создания успешного бизнес-кейса необходимо по возможности выделять и рассчитывать измеримые результаты, потому что только их могут оценить и проверить финансисты компании. Ни один бизнес-кейс не получит одобрения, если он основан на эмоциях и «интуиции». Все руководители и менеджеры должны с самого начала понимать, каковы отдача и риски. 8 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1.4 Разработка «дорожной карты» При разработке плана учитываются два типа мотивов: связанных с бизнесом и с ИТ. Бизнес-мотивы: • необходимость выполнения требований отраслевого регулятора в области аудита и отчетности; • необходимость совершенствования бизнес-процессов; • необходимость обретения конкурентных преимуществ; • необходимость минимизации издержек в глобальном масштабе без ущерба для качества; • необходимость повышать доходность товаров; • необходимость преодолевать сопротивление принятию процессных инструментов. 9 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1.4 Разработка «дорожной карты» Мотивы, связанные с ИТ:  необходимость синхронизации при апгрейдах;  необходимость устранять препятствия для эффективности, связанные с внедрением различных инструментов в очень сжатые сроки;  необходимость повышать гибкость и определенность инструментов для управления процессами;  необходимость предоставлять документы в интернете для обеспечения глобального доступа;  наладка совместной работы;  необходимость учитывать экономичные варианты при определении оптимальной конфигурации хранилища документов;  необходимость налаживать общую инфраструктуру компонентов, на которой можно разрабатывать бизнесприложения. 10 2. Реализация преимуществ НАЗВАНИЕ СЛАЙДА ECM Типовые преимущества ECM:  совершенствование бизнес-процессов;  совершенствование коммуникаций;  устройства хранения;  качество информации;  обеспечение соответствия. 11 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Совершенствование бизнес-процессов: Необходимо внедрять инструменты процессного управления с максимально широким набором требований, различными уровнями детализации и сложности. Технологии ECM обеспечивают доступ персонала к нескольким системам для сбора информации, объединив эту информацию в рамках одного хранилища. ECM позволяет определить, какая информация устарела, т.е. не изменялась и не пересматривалась в течение последних, например, 5 лет. 12 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Совершенствование коммуникации Современные компании применяют в качестве одного из основных инструментов коммуникации в масштабе предприятия электронную почту. Одной из постоянных проблем в ECM является управление безопасностью и оффлайн-доступом к электронной почте. 13 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Устройства хранения Упрощаются способы коммуникации (голосовая почта, видеосвязь, SMS, MMS и т.д.). + Рост применения электронной почты и различных приложений увеличивает потребность в устройствах хранения и обеспечения доступа. = Необходимости создания эффективных хранилищ данных. Физических устройств различного назначения: • ретроспектива – ленточные ресурсы хранения; • «холодные» данные шпиндельные диски; • «горячие» данные SSD-диски. 14 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Качество информации Документы или сообщения электронной почты могут быть неправильно организованы в совместно используемых хранилищах, в результате чего конфиденциальные сообщения, адресованные одному из клиентов, становятся доступны другим клиентам. Набор атрибутов определенного документа может различаться в зависимости от того, какое подразделение его создало. Вследствие этого корпорациям все сложнее совместно использовать и находить информацию или консолидировать ее представление. 15 Обеспечение соответствия НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Регуляторы часто требуют, чтобы компании управляли информацией с помощью инструментов ECM, чтобы контроль и управление носили структурированный характер. По мере роста эффективности нормативов и систем, обеспечивающих их применение, данные, считающиеся «требующими особого режима безопасности», увеличатся на 50%. 16 НАЗВАНИЕ СЛАЙДА СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ 17 УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ ОРГАНИЗАЦИИ Ниматулаев Магомедхан Магомедович Тема 5. Инструментальные средства и технологии НАЗВАНИЕ СЛАЙДА для разработки системы управления контентом Магический квадрант Gartner в области платформ для предоставления контентных услуг (2017 г.) НАЗВАНИЕ СЛАЙДА ECM MS SharePoint. Платформа MS SharePoint предоставляет следующие возможности: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Сайты. Сообщества и сети. Управление контентом. Поиск. Бизнес-аналитика. Веб-приложения. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. 1. Компонент «Сайты» SharePoint, преимущества:  Пользовательский интерфейс ленты SharePoint  Простота редактирования веб-контента  Поддержка различных браузеров и улучшение взаимодействия с мобильными пользователями  Веб-приложения Office  Персонализация  Стандарты и доступность НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Пользовательский интерфейс ленты SharePoint: В SharePoint предусмотрен пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent. Пользователи могут настраивать интерфейс, исходя из определенных требований бизнеса и соображений удобства использования. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Простота редактирования веб-контента: Можно легко и быстро создавать и редактировать страницы сайтов, используя вкладки и группы интерфейса ленты SharePoint и контекстный редактор форматированного текста. Пользователи могут совместно изменять существующие страницы сайтов рабочих групп SharePoint с помощью викитехнологии. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Поддержка различных браузеров и улучшение взаимодействия с мобильными пользователями: SharePoint теперь поддерживает не только Microsoft Internet Explorer, но и браузеры Google Chrome, Opera, Mozilla Firefox и т.д. SharePoint предлагает поддержку различных микробраузеров, благодаря чему сотрудники могут взаимодействовать друг с другом посредством мобильных устройств. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Веб-приложения Office: Возможность разместить веб-приложения Office на SharePoint, для получения доступа к документам, электронным таблицам, презентациям и заметкам. Веб-приложения Office, дополняющие продукты Word, Excel, PowerPoint и OneNote, упрощают процесс просмотра и редактирования документов, электронных таблиц, презентаций или заметок вне офиса, включая возможности одновременного (совместного) редактирования. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Персонализация:     многоязычный пользовательский интерфейс веб-части выбор целевой аудитории стандарты и доступность НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. 2. Компонент «Сообщества и сети» SharePoint:  Мои сайты  Средства обратной связи  Вики-сайты  Блоги НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Мои сайты:  профили пользователей  каналы новостей  «Спроси меня» НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint.     Средства обратной связи: теги закладки оценки и комментарии доски заметок НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Вики-сайты В SharePoint вики-технология используется для всех страниц сайтов рабочих групп. Можно внедрять в страницы веб-части, файлы мультимедиа и списки SharePoint. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Блоги Каждый сотрудник компании в SharePoint может вести персональный блог на личном сайте. Публикации пользователей добавляются в раздел «Последние действия» их личных сайтов. SharePoint предоставляет возможность ведения групповых блогов, публиковать записи в которых могут несколько человек. Рабочие группы могут использовать блоги для работы с внешними и внутренними клиентами или с другими рабочими группами, для отслеживании состояния или хода выполнения проекта. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. 3. Компонент «Управления контентом» SharePoint:  Управление документами  Управление записями  Управление мультимедийным контентом  Управление веб-контентом НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Управление документами:  организатор контента  наборы документов  идентификаторы документов НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Управление записями (официальными документами) Функции управления записями в SharePoint доступны во всех семействах сайтов и для всех пользователей. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Управление мультимедийным контентом:  библиотека активов  веб-часть «Универсальный проигрыватель» НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Управление веб-контентом:  полнофункциональное редактирование  веб-аналитика НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. 4. Компонент «Поиск» SharePoint:      релевантность уточнения поиск людей масштабируемость FAST Search Server 2010 for SharePoint Принцип - «актуальность, точность и релевантность». НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint.     Релевантность: улучшенная основная релевантность социальное поведение улучшенные сводки результатов улучшенная многоязычная поддержка НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Уточнения (фильтры) В SharePoint реализован новый способ анализа информации путем применения функций уточнения (фильтрации) результатов поиска. SharePoint автоматически определяет функции уточнения с использованием тегов и метаданных, введенных и индексированных в наборе результатов поиска. Эти функции уточнения включают поиск по типу контента (пример: веб-страница, документ, электронная таблица, презентация), местоположению, автору, дате внесения последних изменений, метаданным и т. д. НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Поиск людей :  поиск людей  интеллектуальный анализ и определение квалификации  усовершенствование поиска на основании социального поведения НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. 5. Компонент «Бизнес-аналитика» SharePoint:     Службы Excel Services Службы PerformancePoint Services Службы Visio Services Веб-части диаграмм НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Службы Excel Services НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Службы PerformancePoint Services НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Службы Visio Services НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Веб-части диаграмм НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. 6. Компонент «Веб-приложения» SharePoint:     Business Connectivity Services Службы Access Services Рабочие процессы Службы InfoPath Forms Services НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Business Connectivity Service НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Службы Access Services НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Рабочие процессы Продукт SharePoint позволяет создавать рабочие процессы в приложении Visio, а затем экспортировать их в SharePoint Designer для добавления бизнес-логики и дополнительных правил. Рабочие процессы, созданные в SharePoint Designer, можно экспортировать из одного сайта SharePoint в другой сайт SharePoint, что позволяет повторно использовать рабочие процессы НАЗВАНИЕECM СЛАЙДА MS SharePoint. Службы InfoPath Forms Services С помощью продукта Microsoft InfoPath бизнес-пользователи могут спроектировать сложные электронные формы для быстрого сбора информации, необходимой для удовлетворения актуальных потребностей. Формы можно настраивать с помощью различных функций, например вычисляемых полей, значений параметров по умолчанию, условного форматирования и экранных подсказок, не прибегая к написанию программного кода. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ ОРГАНИЗАЦИИ Ниматулаев Магомедхан Магомедович Тема 5. Инструментальные средства и технологии НАЗВАНИЕ СЛАЙДА для разработки системы управления контентом Магический квадрант Gartner в области платформ для предоставления контентных услуг (2017 г.) НАЗВАНИЕ СЛАЙДА OpenText ECM Suite. НАЗВАНИЕ СЛАЙДАECM OpenText Suite. Продукт OpenText ECM Suite предоставляет следующую функциональность: 1. Работа с карточками документов. 2. Работа с версиями документов, хранение истории работы с документами. 3. Работа с папками. 4. Автоматизация бизнес процессов. 5. Поиск документов. 6. Построение отчетов. 7. Безопасность. 8. Разграничение уровня доступа к функциям системы и к документам. 9. Открытость системы для интеграций и доработок. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА Работа с карточками документов: ECM Suite.  хранение карточек документов в централизованном архиве;  разные карточки для разных объектов хранения (текстовый документ, графический файл, электронные письма и т.д.);  создание новых типов карточек и модификация существующих без программирования и привлечения разработчиков системы. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Работа с версиями документов:  сохранение различных версий документов с записью характеристик каждой версии (дата создания, автор версии);  возможность ведения подверсий;  выписка и возврат документов; История работы с документом:  просмотр документа;  внесение изменений в документ;  выписка и возврат документа;  создание новой версии документа;  внесение изменений в карточку документа. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Работа с папками:  пользователи могут создавать папки, которые используются для логической организации документов в рамках системы;  1 документ может находиться в нескольких папках (механизм ссылок);  папка может содержать в себе как документы, так и вложенные папки с документами. Работа с папками НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Автоматизация бизнес процессов:  графический дизайнер маршрутов любой сложности: параллельного и последовательного выполнения задач, проверка условий и организация циклов;  контроль сроков исполнения;  набор отчетов по маршрутам и задачам. Дизайнер маршрутов (бизнес процессов) НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Поиск документов:  поиска необходимых документов в электронном хранилище без необходимости обращения к оригиналам.  поиск по атрибутам карточек документов;  полнотекстовый поиск по отсканированным и распознанным образам документов;  поиск документов с учетом различных словоформ заданных слов;  построение и сохранение сложных поисковых запросов, сочетающих атрибутивный и контекстный поиск. Поиск по атрибутам НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Построение отчетов:  построитель веб-отчетов по различным объектам;  открытая и документированная структура база данных. Безопасность: НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite.  доступ к системе через веб-браузер;  доступа к определённым данным или папкам системы внешним пользователям через сеть Интернет;       технология единого входа в систему Single Sign-on; работа осуществляться по защищенному https каналу; все действия пользователей записываются в журналах. внутренняя и доменная авторизация пользователей. неудачные входы в систему записывается; интеграция с сертифицированными средствами криптографической защиты (КриптоПРО CSP и КриптоКОМ) для использования в системе ЭЦП и шифрования. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Разграничение уровня доступа к функциям системы и к документам:  организация пользователей в группы;  разграничение прав доступа к функциям системы и к документам;  назначения прав доступа как в момент создания документа, так и в любой момент его жизненного цикла;  разграничение прав для различных пользователей и групп на действия: создание, просмотр, модификация, удаление документа и др. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Открытость системы для интеграций и доработок:  открытая и документированная структуры базы данных, с возможностью модификации;  программные интерфейсы (API) для создания дополнительных функциональных модулей;  импорт в систему документов и их атрибутов, справочников;  интеграция с приложениями: Microsoft, Проводник, MS Office и MS Exchange/Outlook. НАЗВАНИЕ СЛАЙДАECM OpenText Компоненты OpenText ECM Suite 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Suite. Document Management (управление документами). Records Management (управление записями). Case Management (управление делами). Rights Management (управление правами). Archiving (архивирование документов). Extended Collaboration (коллективное взаимодействие). OpenText Portal (управление web-контентом). OpenText ECM Suite. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА документами): Document Management (управление                   организация хранения информации; предоставление пользователям доступ к метаданным документов; категоризация документов; присвоение рейтинга и ранжирование документов; потоки работ; использование ЭЦП; интеграция с MS Office, Lotus Notes; разграничение прав доступа к документам; аудит операций над документом; простой и расширенный поиск документов; контроль и управление версиями документов; рецензирование документов; автоматическое изменение требований к процессам рассмотрения и утверждения документов; формирования отчетов; поддержка связанных документов; управление Web-содержанием документов; возможность совместной работы над документами; автономная работа. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Records Management (управление записями):  позволяет устанавливать правила хранения и удаления документов;  управление жизненным циклом электронных и бумажных документов;  взаимосвязь категорий документов и правил их хранения и утилизации;  поддержка хранения физических объектов;  периодическая проверка записей;  контроль доступа к записям. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Case Management (управление делами):  хранение информации по каждому кейсу в отдельной папке (case folder);  предоставление доступа к карточке кейса всем заинтересованным пользователям;  оповещение пользователей о появлении новых задач, истечении сроков выполнения и т.д.;  поддержка защиты прав доступа, версионности, поиска документов;  моделирование бизнес процессов, подпроцессов, цепочек согласования;  формирование аналитических отчетов по кейсам. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Rights Management (управление правами):  защита информации от любых форм несанкционированного доступа;  защита файлов всех типов;  соблюдение требований регуляторов рынка;  защита содержимого на BlackBerry;  управление правами к существующему и новому контенту. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Archiving (архивирование документов):  простота территориального масштабирования системы;  возможность использования различных видов серверов и программного обеспечения на них;  повышение безопасности и надежности системы;  наличие быстрого и удобного поиска документов. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА OpenText Extended Collaboration:        ECM Suite. форумы; блоги; FAQ; календарь мероприятий; рабочие области; Wiki; конференции он-лайн и другое. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. Коллективная работа компании включает в себя следующие элементы:  списки задач;  обсуждения;  формы;  ленты новостей;  папки с документами;  контрольные точки для задач;  предустановленные сроки контроля;  контроль сроков исполнения;  и пр. НАЗВАНИЕOpenText СЛАЙДА ECM Suite. OpenText Portal (управление web-контентом):  доступ к репозиторию;  совместные рабочие группы;  форумы;  отчеты (Live Reports);  новости;  поиск;  преобразование XML файлов в HTML. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ ОРГАНИЗАЦИИ Ниматулаев Магомедхан Магомедович Тема 5. Инструментальные средства и технологии для НАЗВАНИЕ СЛАЙДА разработки системы управления контентом По количеству начатых и завершённых в 2017 году проектов лидирует компания Directum (739). ECM платформа НАЗВАНИЕ СЛАЙДАDIRECTUM DIRECTUM ведущий отечественный разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота. Генеральный директор Гафур Нигматулин. ECM платформа НАЗВАНИЕ СЛАЙДАDIRECTUM Принципы и подходы деятельности DIRECTUM:  ориентация на повышение эффективности бизнеса заказчика;  инновации в разработке ПО;  автоматизация процессов с учетом потребностей клиента;  гибкость в развитии решений;  качество — основа получения результата. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Решения DIRECTUM: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Управление документами. Деловые процессы. Канцелярия. Мобильные решения. Финансовый архив. Управление закупками. Управление проектами. Управление услугами. Управление договорами. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 1 Управление документами Решение «Управление документами» позволяет:  полностью закрыть задачи электронного документооборота от занесения документов в систему до организации долговременного хранения, архивирования и своевременной доставки;  обеспечить безопасность и конфиденциальность информации через разграничение прав доступа, использование шифрования и электронной подписи и ведение подробной истории работы пользователей;  поддержать работу с версиями и стадиями жизненного цикла документов;  упростить поиск необходимой информации по реквизитам, содержанию и контексту. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Электронный документ - основное понятие используемое в системе DIRECTUM. Электронный документ системы состоит из: 1. Содержимого: • текст; • графика; • аудио или видео; • и т.д. 2. Реквизитов: • автор; • тип; • дата создания; • корреспондент; • и т.д. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 2 Деловые процессы Решение DIRECTUM «Управление процессами»:  обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников в ходе процессов;  упрощает работу со сложными и рутинными процессами: их моделирование и исполнение;  гарантирует оперативную передачу информации;  предоставляет инструменты оперативного поиска и анализа информации по основным бизнеспроцессам и исполнительской дисциплине. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Управление бизнес-процессами Механизм типовой маршрутизации (ТМ) - инструмент для настройки процессов в соответствии с заданными бизнесправилами любой сложности. Действия участников процесса становятся предсказуемыми:  с помощью ТМ автоматически задается список исполнителей;  заполняются любые поля задачи (тема, текст и т.д.);  считывается информация из вложений и связанных объектов. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 3 Канцелярия Решение «Канцелярия» оптимизирует работу с документацией и позволяет:  вести номенклатуру дел и журналы регистрации;  классифицировать и регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;  выносить резолюции, отправлять поручения и контролировать исполнение;  контролировать местонахождение оригиналов документов и выдачу бумажных копий;  готовить отчетность по документообороту организации. ECM платформа DIRECTUM 4 Мобильные решения DIRECTUM Jazz - для широкого круга пользователей (удобная работа с входящими заданиями и исходящими задачами. Создание, редактирование, подписание документов). DIRECTUM Solo - для руководителей (вынесение резолюций, отправка и контроль поручений по документам. Рассмотрение, согласование, рецензирование и подписание документов; создание). ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА DIRECTUM Jazz позволяет работать с документами, задачами и заданиями:  стартовать задачи и выполнять задания;  создавать документы из файла, с камеры, а также из шаблона (только в Android);  просматривать и редактировать документы;  подписывать формализованные и неформализованные документы;  отправлять документы по электронной почте;  искать документы;  просматривать карточки документов и записей справочников и отправлять их вложением в задачу или задание;  работать с тремя экземплярами систем DIRECTUM или DirectumRX (только в Android). ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА DIRECTUM Solo позволяет работать с документами, задачами, поручениями:  создавать новые поручения и контролировать их исполнение;  стартовать задачи и выполнять задания по типовым маршрутам с запросом параметров;  создавать документы из файла и с камеры;  рецензировать документы, используя графические и текстовые комментарии;  подписывать формализованные и неформализованные документы;  отправлять документы по электронной почте;  просматривать архивы форматов ZIP, 7-Zip, RAR, TAR, GZip и вложения писем электронной почты в форматах MSG, PST, OST, OFT, EML, EMLX, MBOX;  искать документы и импортировать их в систему;  просматривать и отправлять вложениями карточки документов и справочников;  работать в нескольких системах DIRECTUM одновременно. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 5 Финансовый архив Решение «Финансовый архив» реализует:  единую работу с электронными (формализованными и неформализованными) и бумажными первичными учетными документами;  быстрое занесение документов в единое хранилище из учетных систем, сервисов обмена, со сканеров;  автоматическую отправку и прием документов через различные сервисы обмена, а также контроль возврата документов;  процессы согласования;  подписанию документов электронной подписью, в т.ч. с мобильных устройств в режиме офлайн;  автоматическое занесение поступивших через сервисы обмена документов в учетную систему;  быструю подготовку к налоговым и аудиторским проверкам путем выгрузки документов в бумажном или электронном виде;  оперативное проведение сверок с контрагентами;  управление хранением документов (права доступа, сроки и места хранения и т.д.). ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 6 Управление закупками Решение автоматизирует этап сбора потребностей и формирования плана-графика по 44-ФЗ, а также все внутренние процессы компании, работающей по 223-ФЗ:       планирование закупки; инициация закупочных процедур; взаимодействие с участниками; выбор победителя; заключение договора и контроль его исполнения; формирование управленческой отчетности. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 7 Управление проектами Управление портфелем проектов позволяет создать единый реестр проектов компании, что дает следующие возможности:  ведение общей информационной базы по проектной деятельности компании;  быстрый поиск проекта по множеству доступных критериев;  разграничение прав доступа к проектам в соответствии с политикой конфиденциальности в компании;  сбор первичной аналитики проектной деятельности компании. В рамках управления жизненным циклом проекта реализованы все основные процессы, задействованные в проектной деятельности, в том числе:  согласование и утверждение проекта;  завершение проекта и подведение его итогов. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Календарное и ресурсное планирование обладает широким набором инструментов для планирования проекта, что позволяет:  построить структуру этапов и задач;  распределить роли и зафиксировать ответственность участников проекта;  работать с планом проекта в графическом виде при помощи диаграммы Ганта;  учитывать фактические трудозатраты исполнителей. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 8 Управление услугами Решение «Управление услугами» позволяет осуществлять: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Управление взаимодействием. Управление сервисными договорами. Управление каталогом услуг. • каталог услуг для потребителей. • каталог детальных услуг. Управление обращениями. Управление конфигурациями. Управление изменениями. Управление проблемами. Управление базой знаний. ECM платформа DIRECTUM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 9 Управление договорами Решение «Управление договорами» гарантирует:  быстрое создание договоров на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;  централизованную регистрацию и своевременную отправку контрагентам;  хранение с учетом прав доступа и перенос в архивное хранилище после завершения работ по документу;  контроль возврата оригиналов и исполнения обязательств в отведенные сроки;  оперативный поиск по заданным реквизитам и тексту;  формирование комплектов документов по каждому договору и навигация по ним;  подготовку отчетности в различных разрезах. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ ОРГАНИЗАЦИИ Ниматулаев Магомедхан Магомедович НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Тема 6. Оценка технологий управления контентом: 1. Архитектура типового ECM. 2. Компоненты ECM-сервисов 3. Реализации проекта - проблемы и препятствия 1. Архитектура типового ECM НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Архитектура – это отображение реальности в контексте времени, места и организационной культуры. Архитектура ECM: • стабильна; • зрелые технологии; • не подвержена изменениям; • согласие всех стейкхолдеров (бизнес и ИТ); • гибкая. Группировка стейкхолдеров по потребностям и составления матриц, отражающих, какие компоненты им необходимы, исходя из их особых требований. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Типы прикладной архитектуры. 1. 2. 3. 4. SOA - сервисно-ориентированная архитектура. Среда предприятия. Созданная на заказ, с доработками. COTS - готовые коммерческие приложения без доработок. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Типы прикладной архитектуры «SOA — это прикладная архитектура, в которой все функции определены как независимые сервисы с вызываемыми интерфейсами. Обращение к этим сервисам в определенной последовательности позволяет реализовать тот или иной бизнеспроцесс» (IBM). SOA - идеал, квадрант Гартнера. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Типы прикладной архитектуры Преимущества перехода на SOA:  повышение доступности;  возможность поддержки;  надежность и интероперабельность приложений;  снижение затрат на операции и разработку приложений. 2. Компоненты ECM-сервисов НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Компоненты типичного ECM-пакета: 1. Каналы распространения: • портал и интернет; • мобильные устройства; • настольные приложения; 2. Управление эффективностью: • бизнес-аналитика и отчетность; • управление бизнес-процессами для потоков работ; • Управление ресурсами. 3. Управление информацией: • устройства хранения/БД/директории: организация хранения объектов контента; • контроль контента: аннотации, комментарии, поисковые словари/таксономия; • поисковые каталоги: кэш текущих поисковых декомпозиций; НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Компоненты типичного ECM-пакета (продолжение): • модель контента: взаимосвязь контента с точки зрения бизнеса; • аудит/жизненный цикл/записи: управляется аудит, генерируются записи и как поддерживается связанность жизненного цикла для успешного хранения записей; 4. Инфраструктура: • модель безопасности: как обеспечение безопасности согласуется с контентом и пользователями; • управление системами; • модель интеграции: web-сервисы, проверка прав доступа. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА 3. Реализации проекта - проблемы и препятствия:           процесс классификации; контроль каналов коммуникации; управление унаследованными системами; интеграция бизнес-соответствия; снижение эффекта перемен; сохранение правил и требований бизнеса; оценка документов; категоризация документов в масштабе всего предприятия; концентрация на совокупной стоимости владения; стандартизация. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Сферы классификации:  бизнес-процессы;  набор записей;  типы документов. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Контроль каналов коммуникации ECM:  бумажный документооборот;  интернет-коммуникации;  голосовые коммуникации;  и т.д. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Управление унаследованными системами: • операционные данные; • записи; • процессы; • электронная почта; • знания; • документы. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Интеграция бизнес-соответствия: • решения, не связанные с ИТ, более эффективные и менее затратные; • не каждое технологическое решение представляет собой наилучший выбор; • интеграция не будет иметь смысла, если игнорировать существующие бизнес-процессы и практики, не предлагая решений (неважно, технологических или иных) вовремя. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Снижение эффекта перемен: • ECM-решения для управления соответствием должны строиться по принципу «широкое присутствие, минимальное вмешательство»; • обеспечить минимальный уровень помех для ведения бизнеса, снижая количество перемен. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Бизнес-политики и требования: • единая точка доступа к контенту для всего персонала без специальных систем, предназначенных для этого; • точка доступа - интегрирована с настольными компьютерами и доступна дистанционно - через внутреннюю сеть организации или через интернет; • упор делается не на изменение исходных документов, а на изменение записей и действия в отношении связанных с записями процессов. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Оценка документов:  дает ли данный документ право (или требует) исполнить некую задачу (например, бланк заказа);  предоставляет ли данный документ информацию, на основании которой я могу проверить или начать бизнес-процесс. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Категоризация документов в масштабе всего предприятия: 1. Главная цель - вся информация должна храниться и поддерживаться вне бизнеса при минимально возможных кратко-, средне- и долгосрочных затратах. 2. Клиенты также должны нести свою долю ответственности за пользование информацией и ее сохранение, чтобы организации не приходилось выделять ресурсы для управления и поддержки клиентской информации. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА Совокупная стоимость владения, уменьшить за счет специфического оборудования:  дисковые накопители;  оптические устройства;  механизмы резервного копирования;  отказоустойчивые конфигурации с повышенной степенью защиты;  мультистраничные сканеры с повышенной пропускной способностью;  экраны с высокой степенью разрешения. НАЗВАНИЕ СЛАЙДА СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ