Основные понятия инвентаризации имущества и цели , задачи проведения; и виды инвентаризации

Лекция 17 декабря Тема: Основные понятия инвенаризации имущества и цели , задачи проведения; и виды инвентаризации 1.1. Понятие и цели инвентаризации Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоя­нием и движением хозяйственных средств является документа­ция, что, однако, не исключает возможности расхождения учет­ных записей с фактическими остатками средств организации. Правила проведения инвентаризации определены Методи­ческими указаниями по инвентаризации имущества и финансо­вых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их прове­дения, перечень имущества и финансовых обязательств, прове­ряемых при каждой из них, устанавливаются руководителем орга­низации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обя­зательно. Обязательные инвентаризации проводятся: — при передаче имущества организации в аренду, выкупе, про­даже, а также в случаях, предусмотренных законодатель­ством при преобразовании государственного или муници­пального унитарного предприятия; — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кро­ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ра­нее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фон­дов — раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков; — при смене материально ответственных лиц (на день прием­ки-передачи дел); — при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; — в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными усло­виями; — при ликвидации (реорганизации) организации перед состав­лением ликвидационного (разделительного) баланса и в дру­гих случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации; — при коллективной (бригадной) материальной ответственно­сти инвентаризации проводятся при смене руководителя кол­лектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Основными целями инвентаризации являются: 1. Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок. 2. Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых опе­раций. 3. Контроль сохранности имущества. 4. Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хо­зяйственным договорам и обязательствам, по уплате нало­гов и сборов. 5. Проверка условий и порядка хранения товаров. 6. Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров. 7. Проверка соблюдения принципа материальной ответствен­ности. 8. Проверка состояния учета и организация движения товар­ных запасов. 9. Проверка отражения всех хозяйственных операций в доку­ментах и в бухгалтерском учете и т. д. Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются: 1. Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям — штрафам за сокрытие прибыли. 2. Изменение физических свойств товарно-материальных цен­ностей. Некоторые материальные ценности (например, про­дукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т. д.) или просто при­ходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается докумен­тально. 3. Стихийные бедствия, пожар, авария и т. д. 4. Кражи, злоупотребления. 5. Недоверие к материально ответственному лицу. 6. Проведение ревизий, аудиторских проверок. 7. В случае смены бригадира при бригадной материальной от­ветственности. 8. По требованию судебно-следственных органов. Таким образом, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета — ин­вентаризация, т.е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. 1.2. Классификация инвентаризаций Самая подробная классификация инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским бухгалтером Пьетро д'Альвизе1. Он выделил восемь классификационных оснований: по объему (полные, частичные); по принадлежности (имущество в организации и вне ее); по цели (вступительные, последующие, при передаче ценностей, ликвидационные); по последовательности (от объекта к регистру, от регист­ра к объекту); по субъекту (ординарные — инициатива собственника; экстраординарные — инициатива внешних органов: судебных, фи­нансовых и т.п.); по использованию данных (информативные и доказа­тельные); по степени агрегирования (дифференцированные, интег­рированные); по форме описи (устные, письменные, на механических носителях); по способу проведения. Разберем подробнее эти классификации. По объему, разделить инвентаризации очень трудно, ибо совершенно не ясно, что такое полная инвентаризация. Объектив­ный критерий тут один — тотальная проверка наличия всего имущества, имеющегося в стране, как в организациях, в учрежде­ниях, так и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в сущности, носит частичный и одновре­менно полный характер. Отсюда вытекают два вывода первосте­пенной важности: • степень полноты инвентаризации задается субъектом ее на­значающим; • частичной инвентаризация может быть признана только по отношению к ранее заданной полной инвентаризации. Допустим, директор организации решил проверить все имущество фирмы — это полная инвентаризация, но если он решил проверить только имущество магазина №2 — это будет частичная инвен­таризация по отношению к полной, но, предположим, что было решено проверить только наличие товаров в магазине №2 — это будет частичная инвентаризация по отношению к предыдущей, которая, в этом случае, автоматически становится полной. Более того, возможно, что принято решение проверить только определен­ные виды товаров. Такая проверка будет частичной по отношению к предыдущей, которая в этом случае рассматривается как полная. Каждая отдельная, так называемая частичная ин­вентаризация, по отношению к кругу проверяемых объектов, явля­ется полной. Например, поставлена задача провести инвен­таризацию товаров в магазине №2. Если она проводится сплош­ным методом, то необходимо пересчитать и перемерить всю товарную массу, но если речь идет о выборочном методе, то проверяют: или только дорогостоящие товары; или товары, пользующиеся повышенным спросом; или залежавшиеся товары; или самые модные товары; или делается механическая выборка. К последнему виду следует отнести перманентную инвентаризацию, когда ежедневно механически выбираются несколько наименова­ний товаров и проводится их проверка. В настоящее время имеет место монетарная выборка, при кото­рой проводится строгое разграничение между фундаментальными статистическими понятиями: единица наблюдения и единица сово­купности. В данном случае, применительно к товарной массе, еди­ницей наблюдения выступает наименование товаров, а единицами совокупности будут или стоимостные, или натуральные величины. По принадлежности предполагается прежде всего устано­вить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но не известно, получил ли он это имущество и т.д. Однако гораздо важнее установить при инвентаризации, о ка­ком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу — она достига­ется проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юриди­ческой мантии. По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют: а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходи­мы в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые спе­циалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводят­ся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.) б) последующие, по более распространенной терминологии, те­кущие — те обычные инвентаризации, включая перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и админист­раторы могли убедиться в репрезентативности (точности) учетных данных. Последующие — текущие инвентаризации проводятся при сле­дующих обстоятельствах: 1) согласно плановому графику; 2) по сигналам, когда администрации сообщают о неблагопо­лучии в деле хранения и реализации товарно-материальных цен­ностей; 3) при стихийных бедствиях (пожаре, наводнении) — цель инвентаризации зафиксировать факт гибели ценностей. Сюда же относят потери от краж; 4) при переоценке ценностей; в) при передаче ценностей — обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных лиц и дающие, как правило, очень высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как матери­ально ответственные лица, заранее зная о предстоящей проверке, подготавливаются к сдаче имущества; г) ликвидационные — связаны с закрытием организации и имеют огромное значение в связи с тем, что у ликвидируемой организации, как правило, возникает необходимость оплатить очень большие долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.). По последовательности — одна из определяющих клас­сификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается подход от объекта к регистру, так как предполагается, что матери­ально ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фаль­сификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру. По субъекту выделяют инвентаризации: а) ординарные, проводимые по инициативе собственников или администраторов; б) экстраординарные, предпринимаемые по настоянию каких-либо сторонних органов, например, банков или же по решению судебных органов. В последнем случае, если дело дошло до этих органов, то положение, в сущности, вышло из под контроля администрации организации. По использованию данных выделяют: а) информативные — необходимы только для подтверждения какой-либо гипотезы, например, насколько обоснованы испраши­ваемые фирмой кредиты. Информативные инвентаризации пресле­дуют прежде всего экономические цели; б) доказательные — применяются в случае необходимости обо­сновать возможность судебного иска или для опровержения послед­него. Доказательные инвентаризации преследуют прежде всего юридические цели. Эта классификация несколько условна, так как, в сущности, любая доказательная инвентаризация — информатив­на, но, правда, не все информативные инвентаризации доказатель­ны. Кроме этих, возникают другие трудности, например: а) частичная выборочная инвентаризация безусловно инфор­мативна, но доказательна ли она; б) перманентная инвентаризация информативна, однако, с точ­ки зрения судебного разбирательства, ее результаты, как правило, довольно трудно доказуемы. Более правильным было бы деление на инвентаризации, кото­рые могут служить основанием для предъявления иска или недоста­точные для этого. Однако и тут возникает сложность: ведь сразу же после окончания инвентаризации трудно решить степень ее юриди­ческой доказательности, это решает суд. Направлять или не направ­лять иск в суд зависит от администрации, но это, в свою очередь, опять-таки только подчеркивает условность данной классификации. По степени агрегирования различают инвентаризации: а) дифференцированные, т.е. доведенные до каждого наименова­ния ценностей; б) интегральные — инвентаризуются ценности только в той или иной степени агрегированной группы. С точки зрения бухгалтера, практическое значение имеют диф­ференцированные инвентаризации, так как в этом случае ему необходимо сверить каждое наименование товаров, имеющихся в наличии, с их численностью по данным учета. По форме описи — деление по видам носителей инфор­мации; По способу проведения выделяются два вида инвен­таризаций: а) заранее объявленные (назначенные) — ответственные лица знают о времени проведения инвентаризации и обязаны подгото­виться к ней; б) внезапные — ответственные лица не знают о времени прове­дения инвентаризации и не могут заранее подготовиться к ней. Оба вида инвентаризаций имеют преимущества и недостатки. При практическом подходе к инвентаризации многие современ­ные бухгалтеры, исповедующие старые идеи, считают, что каж­дый баланс должен быть подтвержден инвентарной описью, иначе баланс будет нереальным. Это ошибочное заключение.