Методы наблюдения в бухгалтерском учете: инвентаризация

ЛЕКЦИЯ №11 Методы наблюдения в бухгалтерском учете: инвентаризация. В данной лекции рассматривается метод бухгалтерского учета, основанный на наблюдении - инвентаризация. Нормативными документами, регламентирующими инвентаризацию, являются: 1) Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. №402-ФЗ. 2) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998г. №34-н. 3) Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995г. №49. 1.Понятие и необходимость проведения инвентаризации. Задачи инвентаризации Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка, т.е. проводиться проверка соответствия учетных данных фактическому наличию имущества и обязательств организации. Таким образом, инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета выступает в качестве необходимого дополнения к документированию хозяйственных операций. Инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью средств и обязательств организации и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. К объектам инвентаризации относятся : - имущество организации (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, другие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы); - финансовые обязательства организации (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы); - имущество, числящиеся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах, т.е. находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки и т.п. Основными задачами инвентаризации являются: 1) выявление фактического наличия имущества организации (учтенного и неучтенного); 2) проверка реальности сумм, учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, дебиторской и кредиторской задолженностей; 3) контроль за сохранностью имущества организации путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета; 4) выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свои первоначальные качества, товарный вид, не отвечающих стандартам качества, залежавшихся и испорченных; 5) выявление сверхнормативных и неиспользуемых длительное время товарноматериальных ценностей с целью их последующей реализации; 1 6) проверка соблюдения правил и условий хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств, правил содержания и эксплуатации объектов основных средств; 7) проверка соблюдения правил организации материальной ответственности за имущество организации. Из перечня задач проведения инвентаризации видно, что кроме количественного контрольного значения инвентаризация имеет и качественную составляющую контроля, т.к. в ходе ее проведения обращается внимание на состояние складских помещений и на соблюдение условий, обеспечивающих сохранность товарно-материальных ценностей Такой аспект инвентаризации служит средством не только вскрытия и выявления недостач и злоупотреблений, но и предупреждения их в дальнейшем. 2. Периодичность, сроки и порядок проведения инвентаризации. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно: -при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; -при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; -перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; -при смене материально ответственных лиц; -при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; -в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; -при реорганизации или ликвидации организации; -в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Обязательная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета не ранее 1 октября отчетного года. Она позволяет установить реальность всех статей бухгалтерского баланса и отчетности организации. Такая инвентаризация является весьма трудоемкой работой, так как охватывает все без исключения активы и обязательства организации (кроме имущества, инвентаризация которого в соответствии с законодательством подлежит проверке в иные сроки, например, инвентаризация основных средств - раз в три года, библиотечных фондов - раз в пять лет). Организации самостоятельно определяют количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения. Согласно ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» при формировании учетной политики необходимо определять порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств организации. Поэтому, в приложении к Приказу по учетной политике организации помещается график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций, даты их проведения. Периодичность проведения инвентаризации зависит от вида имущества. Инвентаризация имущества проводится по его местонахождению по каждому материально ответственному лицу. При назначении работника на должность, связанную с ответственностью за товарноматериальные ценности (заведующий складом, кладовщик, кассир), с ним заключается письменный договор о материальной ответственности. Порядок проведения инвентаризации. 2 Для проведения инвентаризаций в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая выполняет организационно-контрольные функции по своевременному проведению обязательных и выборочных инвентаризаций имущества и финансовых обязательств. В организациях с большим объемом работ могут создаваться несколько рабочих инвентаризационных комиссий. Эффективность инвентаризации во многом зависит от состава инвентаризационной комиссии, в которую входят: руководитель организации (возглавляет комиссию), главный бухгалтер, представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, товароведы, экономисты и т.п.), представители службы внутреннего аудита организации или независимых внешних аудиторов. Не входит в состав комиссии материально-ответственное лицо. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Запрещается проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств при неполном составе членов рабочей инвентаризационной комиссии. 3. Этапы проведения инвентаризации: 1 -й этап – подготовительный. На данном этапе: издается приказ руководителя предприятия о проведении инвентаризации, уточняется списочный состав рабочей инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения и виды проверяемого имущества, разрабатываются внутренние инструкции, выводятся в учете остатки товарноматериальных ценностей. 2-й этап – проведение инвентаризации. Инвентаризация имущества должна начинаться строго в указанное в приказе время. На этом этапе производится снятие остатков в натуре: взвешивание, осмотр, пересчет и обмер товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия в присутствии материально-ответственного лица проверяет наличие ценностей и составляет инвентаризационные описи. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, другой – материально ответственное лицо. На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии данные о них фиксируются отдельно, причем указываются причины порчи и виновные в этом люди. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. 3-й этап – сравнительно-аналитические мероприятия. На третьем этапе в бухгалтерии производится проверка и сопоставление фактического наличия имущества по описи и обязательств с данными учета, производится составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений. Данные в сличительных ведомостях приводятся в натуральных и стоимостных показателях. При этом в ведомости записываются не все ценности, а только те, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Выявленные по данным сличительных ведомостей разницы сразу после окончания проверки должны быть оформлены актом инвентаризации типовой формы и отражены в учете. 4-й этап – Оформление результатов инвентаризации в учете 3 На заключительном этапе оформляется ведомость учета результатов инвентаризации, производится внесение записей в регистры бухгалтерского учета, издается Приказ об утверждении результатов инвентаризации с выводами. 4..Отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: 1) Выявленные излишки ценностей приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, с одновременным отнесением сумм на увеличение финансовых результатов хозяйственной деятельности у коммерческих организаций. Инвентаризационная комиссия устанавливает причины возникновения излишков и виновных в этом лиц. Излишки ценностей по результатам инвентаризации подлежат оприходованию (учету) на соответствующие счета баланса. Как правило, они отражаются по дебету счетов учета материальных ценностей и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Например, в процессе инвентаризации были выявлены излишки, т.е. неучтенные ценности, которые следует учесть проводками (см. таблицу): 1. 2. 3. 4. Оприходованы излишки материалов Оприходованы излишки товаров Оприходованы излишки основных средств Оприходованы излишки готовой продукции Д 10 Д 41 Д 08 Д 43 К 91-1 К 91-1 К 91-1 К 91-1 2) Суммы недостач и потерь от порчи материальных ценностей списываются со счетов их учета по фактической себестоимости на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»: Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К10 «Материалы»,41 «Товары», 01 «Основные средства», 43 «Готовая продукция» и.т.п. Далее на основании акта инвентаризационной комиссии определяются источники погашения выявленных недостач и потерь от порчи материальных ценностей. Списание недостач и потерь от порчи материальных ценностей в зависимости от причины и выбранного способа погашения отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Отражение в бухгалтерском учете сумм выявленных в ходе инвентаризации недостач и потерь 1 2 3 4 Учтена недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли (считается текущими расходами организации и относятся на издержки производства или обращения) Учтена по рыночной стоимости и относится на виновных лиц. недостача имущества и его порча сверх норм естественной убыли (на основании договора о полной материальной ответственности за такую недостачу отвечает материально ответственное лицо, независимо от того, присвоил он ценности себе или нетей.) Работник добровольно внес денежные средства в кассу У сотрудника вычли стоимость пропавшего имущества из заработной платы (с его письменного согласия по заявлению) Д20,23,25,26,29,44 Д73 субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» К 94 К 94. Д 50 «Касса» К 73-2 Д 70 «Расчеты с персоналом по К 73-2 4 5 6 Если взыскать сумму с материально ответственного лица по тем или иным причинам невозможно, то ее относят на прочие расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то ее относят на прочие расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли оплате труда Д 91-2 «Прочие доходы и расходы» Д 91 К 73-2 К 94 В случае мелкой недостачи, происшедшей у данного работника впервые и вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержащих признаков уголовного преступления, на работника может быть наложено административное взыскание с обязательным возмещением понесенного организацией убытка в общегражданском порядке. При установлении недостач и потерь, явившихся следствием злоупотреблений, соответствующие материалы в течение пяти дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск. В этих случаях материально ответственное лицо должно быть освобождено от занимаемой должности и руководитель организации должен назначить нового материально ответственного работника, которому ценности передаются под отчет в установленном порядке. 5