Организация процесса планирования на предприятии

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ Информационное обеспечение процесса планирования Информационное обеспечение планирования - это процесс сбора, обработки, формализации данных о развитии процессов на рынке товаров и услуг (среда функционирования предприятия); о состоянии и изменении нормативно-законодательной базы (условия деятельности предприятия); о динамике показателей деятельности предприятия и его состоянии в прошлом и настоящем (развитие предприятия); об успешности усилий по повышению эффективности работы предприятия и др. Роль информационного обеспечения процесса планирования трудно переоценить, так как от качества, полноты и достоверности информации зависит обоснованность плановых расчетов, а в последующем и эффективность управленческих решений, построенных на этих расчетах. Кроме того, формализация плановых расчетов, использование современных информационных технологий невозможны без соответствующего качественного информационного ресурса. Если учесть, что расчеты осуществляются на перспективу разного временного горизонта, то необходима достаточно достоверная информация не только о прошлом и настоящем, но и о будущих условиях функционирования предприятия. Значение информации подтверждается и такими данными: опрос американских бизнесменов показал, что, по их мнению, 70% успеха фирмы зависит от оперативной и достоверной информации. Информационное обеспечение процесса планирования состоит: - из сбора, обработки и передачи данных о внешней и внутренней среде предприятия; - выбора и использования методов и приемов обобщения и анализа информации, в том числе с использованием программных средств; - технического обеспечения передачи и обработки информационных потоков. Для плановых расчетов важно сформировать базу данных разного временного диапазона на основе их целевой подборки, обработки и использования. При этом необходимо обеспечить их сопоставимость во времени (пересчет показателей в базовые цены) и по масштабам деятельности предприятия (если произошла реорганизация предприятия, его разукрупнение или укрупнение за счет присоединения других структур, то все данные уточняются с учетом единообразия и сопоставимости). Разработка системы информационного обеспечения планирования на предприятии включает следующие процедуры: - определение банка данных, необходимых для проведения обоснованных плановых расчетов; - формирование источников поступлений данных (информации), обеспечение их достоверности и доступности в обработке и использовании; - определение системы обработки данных и достижение согласованности в поступлении и выдаче информации; - определение правил и методов анализа, отбора и хранения данных; - выбор адекватных методов и форм плановых расчетов, обеспечивающих преобразование текущей информации и базы данных в плановую информацию (базу данных) на перспективу. В банк данных предприятий как объекта планирования обычно включаются: - сведения о предприятии (объем реализации товаров и услуг, цены и ценовая политика, доходы и прибыль, затраты и себестоимость, источники формирования доходов и др.); - сведения о внешней среде: система государственного регулирования деятельности предприятий; конъюнктура рынка, на котором работает предприятие, конкуренты и методы конкурентной борьбы; покупатели, их покупательная способность и предпочтения, емкость рынка и др.; - сведения о новых направлениях в организации и технологии производства и реализации продукции и услуг, новые виды товаров и услуг, их перспективность и др. Эти сведения необходимо систематизировать, формируя блоки данных, обеспечить их хранение и последующую доступность в использовании при обосновании тех или иных плановых расчетов. Поставщиками информации могут быть: - структурные подразделения данного предприятия в соответствии с их функциями и направлениями деятельности; - поставщики товаров, сырья, услуг; - официальные органы статистики и предприятия, занимающиеся сбором и обработкой информации, готовящие конъюнктурные обзоры и прогнозы социально-экономического развития страны, регионов, отраслей, видов экономической деятельности; - государственные органы власти (местного самоуправления), обеспечивающие пропорциональность и оптимальность развития отдельных отраслей, видов экономической деятельности регионов и устанавливающие налоговые и другие платежи, а также систему льгот и государственного протекционизма; - покупатели в соответствии с их опросами, интервью, другими разовыми или постоянными исследованиями их предпочтений; - средства массовой информации, ярмарки, выставки, торговые дома, биржи и другие мероприятия. Поставщики информации могут предоставлять информацию как о прошлом и настоящем, так и о будущем возможном развитии экономики, страны, региона, доходах населения и др. Эта информация может быть платной и бесплатной, обработанной (обобщенной) и первичной; прогнозной и плановой, что необходимо учитывать при проведении плановых расчетов. Источниками информации являются: - законодательно-правовые документы, регламентирующие деятельность предприятия: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Положения по бухгалтерскому учету и т. д.; - бухгалтерская и статистическая отчетность; - Интернет и другие средства информационных коммуникаций; - реклама и другие сообщения рекламного характера; - результаты выборочных обследований; - литература: книги, журналы, официальные издания; - бюллетени цен и конъюнктурные обзоры; - аналитическая и статистическая информация, полученная по заказам. Справочно: приобретение информации (от других организаций по заказам) может быть отнесено к нематериальным активам (если эта информация платная). Эти активы реального дохода не приносят, за исключением случаев их реализации третьим лицам. Но они оказывают влияние на повышение эффективности (результативности) основного вида деятельности за счет более обоснованных и оптимальных плановых расчетов и соответственно управленческих решений. Требования, предъявляемые к информации: - объективность и полнота информации, комплексность отображения через нее основных тенденций и пропорций развития и состояния; - сопоставимость данных во времени и по объектам планирования (использование индекса цен, индекса инфляции и т. д.); - возможность формализации информации в виде абсолютных и относительных цифровых данных с учетом возможности их дальнейшей обработки и архивного хранения на материальных носителях информации (бумаге, дискетах, дисках и т. д.); - своевременность и оперативность поступления информации к лицу, принимающему решения; - формирование высоких потребительских свойств информации как товара - объекта купли-продажи, что предполагает придание информации формы, стиля, доступного для любого пользователя. Для более целенаправленного формирования информации ее необходимо классифицировать по следующим признакам: По временному интервалу: - сведения о прошлой деятельности предприятия и внешней среде, об основных сложившихся характерных тенденциях и особенностях; - данные, характеризующие современную структуру, объем и эффективность деятельности предприятия; - прогнозные данные о предприятии и внешней среде в вариантах расчетов и возможностях развития. Эти данные приводятся в сопоставимый вид с помощью коэффициентов или компаундинга (прошлая информация приводится к настоящему) или дисконтирования (будущая информация приводится к настоящему). По форме отражения информации о деятельности предприятия и внешней среде: - абсолютные величины (руб., кг, шт. и т. д.); - относительные величины - уровень издержек, коэффициенты ликвидности, рентабельность и т. д.; - взаимосвязи и взаимозависимости, выражаемые логическими и математическими формами (изменение оборота во времени на основе трендовой модели, эластичность спроса и т. д.). По степени обработки данных: - первичная информация, отражаемая в первичных документах; - вторичная информация, прошедшая обработку, обобщение, группировку; - аналитическая информация, в которой дается оценка тенденциям, пропорциям и условиям развития. По способу отображения событий хозяйственной деятельности: - цифровая, с помощью абсолютных или относительных показателей; - словесная, когда нет возможности измерить факты и события цифрами; - графическая, отображающая характерные изменения во времени, пространстве с помощью графиков, диаграмм и т. д.; - по аналогии с другими известными событиями. По степени обязательности выполнения: - директивная, обязательная при плановых расчетах (учет в планировании положений налогового и трудового законодательства, постановлений Правительства РФ и т. д.); - информативная (для сведения и ориентации при обосновании плановых показателей). Плановые расчеты также имеют достаточно высокую информационную ценность. Пользователями плановой информации предприятия могут быть как внутренние структуры, которым доводятся планы для обеспечения их выполнения, так и внешние пользователи. При этом такая информация может быть, как открытой, так и конфиденциальной. Поэтому для внешних пользователей информация по планам носит адресный характер и предусматривает только те показатели, которые не составляют коммерческую тайну и могут быть полезны внешнему пользователю. Основные группы пользователей отчетной и плановой информации представлены на рис. 3. ОСНОВНЫЕ ГРУППЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ИНФОРМАЦИИ О ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ Группа пользователей Интересующая информация Внешние пользователи информации - используют для своих целей стандартизированную форму внешней отчетности и плановых показателей Кредиторы Заинтересованы в информации, позволяющей выявить уровень платежеспособности предприятия, оценить его надежность и ликвидность Инвесторы Заинтересованы в информации, позволяющей оценить целесообразность инвестиций в предприятие, его способность выплачивать дивиденды по акциям, скупать инвестиции Поставщики Стремятся выявить степень надежности сбыта своей продукции (выполнение предприятием своих кредиторских обязательств) Клиенты Стремятся оценить, насколько надежно предприятие с точки зрения "долгосрочного партнерства" Внутренние пользователи информации - используют для своих целей документы учета, плановых расчетов Управляющие предприятием (руководство) Заинтересованы в информации, позволяющей принимать обоснованные управленческие решения Сотрудники предприятия Формируют условия успешного выполнения плановых заданий и повышения эффективности работы Работники предприятия в целом Оценивают стабильность и прибыльность деятельности предприятия, его способность своевременно выплачивать зарплату, обеспечить длительное трудоустройство