Организация и ее среда

ОРГАНИЗАЦИЯ И ЕЕ СРЕДА Факторы, влияющие на организацию немедленно и непосредственно относят к среде прямого воздействия. И это поставщики, конкуренты, потребители, законы и органы госрегулирования. Любопытна точка зрения специалиста по управлению П.Друкера: «Единственная и подлинная цель бизнеса - создавать потребителя». Само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителей результатов ее деятельности. Это справедливо и для Госорганизации и некоммерческих. Остальные факторы - косвенного воздействия - состояние экономики, политика, социокультурные факторы, международные события, научнотехнический прогресс (технологии). Наиболее важными являются факторы косвенного воздействия. Они же и наиболее сложные. Например, технология, которая является одновременно и внутренней переменной и внешним фактором. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой можно изготавливать, продавать продукцию, на скорость устаревания продукта, на то, как можно хранить, собирать и распределять информацию. Под технологией понимают фактический уровень развития производительных сил с учетом НТР. Другим не менее сложным фактором можно назвать социокультурный. Под ним понимают жизненные ценности, традиции, установки, влияющие на организацию. И этот фактор является одновременно и внутренним и внешним. Чтоб обеспечить выживание и достижение поставленных целей надо эффективно реагировать и приспосабливаться к внешней среде. Внешняя среда важна для руководителя, потому что он не контролирует факторы среды прямого и косвенного воздействия, они от него не зависят. Характеристики внешней среды Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать. Подвижность среды - скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Для разных организаций по-разному. Неопределенность внешней среды определяется количеством информации по поводу конкретного фактора, уверенностью в этой информации. Связующие процессы в управлении Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. Эти основные функции управленческого процесса объединены двумя связующими функциями коммуникации и принятия решения. Во всех организациях, в том числе и в организациях физкультурноспортивной направленности есть общие черты:  тренер дает задание спортсмену;  директор спортивной школы поручает разработать календарь спортивных соревнований;  председатель федерации поручает сформировать сборную команду по виду спорта;  директор стадиона дает задание заведующему спортивной арены подготовить футбольное поле. Общее состоит в том, что на всех уровнях управленческого процесса идет обмен информацией, ее смысловым значением между двумя и более людьми. Коммуникации - эффективный обмен информацией. Сам факт обмена не гарантирует эффективности общения. Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. В менеджменте выделяют коммуникации между организацией и ее средой, между уровнями и подразделениями (вверх и вниз), между отделами (горизонтальные связи), между руководителем и подчиненными, между руководителем и рабочей группой. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты, циркулирующие внутри организации - это реакция на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением. Существуют неформальные коммуникации - это слухи, чаще всего им приписывается репутация неточной информации (по исследованиям- 80-99% слухов точны). Элементы и этапы процесса коммуникаций Специалисты выделяют четыре базовых элемента в процессе обмена информацией: 1. Отправитель – лицо, генерирующее идеи или передающее информацию. 2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов. 3. Канал - средство передачи информации. 4. Получатель - лицо, кому предназначена информация и которое интерпретирует ее. Сам коммуникационный процесс предполагает, что обе стороны играют активную роль. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Модель процесса обмена информацией с обратной связью: Отправитель - Идея - Сообщение – Формирует -Кодирует-выбирает канал -Передает по каналу Получатель -Декодирует сообщение Таким образом, этапов процесса коммуникации тоже четыре, а именно: 1. Зарождение идеи. Очевидно, что неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличенной громкости. 2. Кодирование и выбор канала. Слова, интонации, жесты - символы. Канал - передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, компьютерные сети, электронная почта, видеоленты, голубиная почта, азбука Морзе, телефон, почта. Если канал не соответствует идее - обмен информацией неэффективен. 3. Передача. Процесс доставки информации. Речь идет физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке считают процессом коммуникации. 4. Декодирование. Перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют такое же значение для получателя, то последний будет знать, что имелось в виду. В противном случае необходима опорная реакция на полученное сообщение, то есть обратная связь. При этом отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Эффективный обмен информацией должен быть всегда двусторонне направленным, то есть с обратной связью. Шум-это то, что искажает смысл. Препятствия на пути межличностного информационного обмена На пути межличностного обмена информацией могут возникать преграды, барьеры. К числу основных следует отнести: 1. Преграды, обусловленные восприятием. Информация интерпретируется разными людьми по-разному. Восприятие обусловлено общим уровнем образования, культурного развития, интеллекта. 2. Семантика - значения, передаваемые словами. Неоднозначность одного и того же слова, понимаемого получателем информации. Незнание языка и т.п. Например. Автомобильная компания “Дж.Моторс” выпустила на латиноамериканский рынок модель с названием, означающим на испанском языке-“она не едет”. Компания успеха не добилась. По той же причине не состоялся импорт нашей машины “Жигули”, так как в переводе на французский это слово не вполне пристойно. Наши производители для экспорта выбрали другое название - “Лада”. Японцы говорят “хай” в значении “я вас понял”, но “не согласен”. Если вы говорите: сделайте то-то, как только представится возможным. Что это означает? Как можно быстрее или когда будет время? 3. Невербальные преграды. В невербальной коммуникации задействованы любые символы, кроме слов. По оценкам специалистов 55% сообщений воспринимается через выражения лица, позы жесты, 38% - через интонации и модуляции голоса, 7% - через слова. Если визитку японца сразу положить в карман, не прочитав, то это значит, что вы его считаете не существенным человеком. Ряд жестов в разных странах имеют противоположные значения, что приводит к недоразумениям. Улыбка может также вводить в заблуждение. Например, русские и немцы практически не улыбаются, а американцы улыбаются всегда. В Болгарии жесты “да” и “нет” не типичны для нас. 4. Плохая обратная связь- ограничитель эффективности межличностного обмена информацией. Повреждения на линии связи, дефекты речи и т.п. 5. Неумение слушать. Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен отправляя и принимая сообщение. Умение слушать - проблема! Наша система образования подчеркивает важность письма, чтения и умения обращаться с числами. Обычно слушают с 25% эффективностью. Необходимо совершенствовать искусство общения. Прояснять идеи перед началом их передачи. Быть восприимчивым к семантическим проблемам. Изучать языки. Следить за языком собственных поз, жестов, интонаций. Желательно излучать эмпатию - внимание к чувствам других. Эмпатия означает открытость, честность с вашей стороны, понимание. Следует добиваться установления обратной связи, задавать вопросы, проводить с подчиненными политику информационные технологии. открытых дверей, совершенствовать