Методы наблюдения в бухгалтерском учете: документация и документооборот

ЛЕКЦИЯ №10 Методы наблюдения в бухгалтерском учете: документация и документооборот. В данной лекции рассматриваются применяемый в бухгалтерском учете метод, основанный на наблюдении, а именно - документация. Нормативными документами, регламентирующими документацию, являются: 1) Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. №402-ФЗ. 2) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998г. №34-н. (Перечисленные нормативные документы изучить самостоятельно) 1. Первичное наблюдение в учете. Носители первичной учетной информации Первичное наблюдение представляет собой информационное обеспечение бухгалтерского учета, оно организуется с целью последующей переработки данных о наблюдаемых фактах хозяйственной жизни в информационные показатели. В бухгалтерском учете наблюдение преследует две цели: 1) контроль текущей работы предприятия; 2) выявление общего состояния хозяйства на определенный момент его существования. Первая цель достигается с помощью оформления первичных документов (документации), а вторая - с помощью инвентаризации. В процессе наблюдения: а) описываются факты хозяйственной жизни; б) фиксируются данные о них на материальных носителях; в) сохраняются и передаются данные для дальнейшей обработки в системе учета. Первичная единица бухгалтерского наблюдения – факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению хозяйственных средств организации, их источников, к возникновению, изменению или прекращению хозяйственно-правовых отношений. Информационные сообщения о фактах хозяйственной жизни поступают в бухгалтерию в виде: 1) первичных и вторичных (сводных) бухгалтерских документов; 2) сигналов регистрационных приборов и датчиков; 3) телеграфных, телефонных и других сообщений; 4) различных машинных носителей информации, заполняемых людьми или автоматически при помощи специальных регистрирующих аппаратов и пр. 2. Понятие бухгалтерской документации. Первичные документы. Отличительной особенностью бухгалтерского учета является его документальный характер. Документация (документирование) – это элемент метода бухгалтерского учета. Бухгалтерская документация состоит из: 1) первичной учетной документации (первичных документов); 1 2) учетных регистров (ведомостей, книг, карточек, журналов); 3) отчетной документации (бухгалтерской отчетности). Бухгалтерские документы используются не только для целей бухгалтерского учета, но и для руководства и управления хозяйственной деятельностью организации, с их помощью осуществляется передача распоряжений от распорядителей к исполнителям. Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из которых переносится в учетные регистры, где она систематизируется, а в конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется бухгалтерская финансовая отчетность организации. Первичные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами – первичными документами. Первичный учетный документ – это письменное свидетельство о выполнении хозяйственной операции или праве на ее совершение, устанавливающее ответственность исполнителей за совершение операции, придающее юридическую силу учетным данным и не требующее дальнейших пояснений и детализации. На основании первичных учетных документов ведется бухгалтерский учет, наличие документов является непременным условием правильности бухгалтерских записей. Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет данными, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной жизни организации Первичные документы должны составляться ответственными лицами в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то сразу по ее окончании. В процессе прохождения документа по инстанциям он используется, прежде всего, для оперативной работы. Например, на основании требования на отпуск материалов кладовщик отпускает в цех материалы. Этот документ служит средством распорядительных и исполнительных действий. На основании этого же документа в бухгалтерии отражают в системе учета уменьшение материальных ценностей на складах и увеличение затрат на производство. Первичные учетные документы могут быть изъяты в организации только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия Требования к оформлению первичных документов: 1) Первичные документы должны составляться на русском языке. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. 2) Документы заполняются нестираемыми носителями информации, обеспечивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (чернилами, пастой шариковых, гелевых или капиллярных авторучек, при помощи пишущих машинок и компьютерных принтеров). Категорически запрещается использовать для записей простой карандаш. 3) Цвет носителя информации при заполнении первичных документов может быть черным, темно - фиолетовым или темно синим. 2 Для заполнения первичных документов запрещено пользоваться красным цветом, т.к. красным цветом производятся в бухгалтерском учете исправительные записи, называемые «сторно»; 4) Свободные строчки в первичных документах прочеркиваются. 5) Исправления в первичные учетные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций корректурным способом: неверная информация зачеркивается тонкой линией, наверху указывается верная информация, а сбоку на полях пишется « исправлено», и подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. 6) Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, эти документы переписываются (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, платежные поручения и требования). 7) Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по утвержденной форме. Организация вправе разработать свою, удобную для применения форму первичного документа, но в этом случае необходимо привести ее в качестве приложения к учетной политике и утвердить приказом руководителя организации . Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, обеспечивающие документам юридическую силу. К ним относятся: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, список приводится в учетной политике. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Можно сделать вывод, что первичные документы содержат в себе как экономическую, так и юридическую информацию. 3 Носителями экономической информации они становятся в силу того, что посредством документов осуществляется первичное наблюдение фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их показателей. Носителями юридической информации документы считаются потому, что они содержат сведения об ответственных лицах, совершающих ту или иную хозяйственную операцию, и тем самым обеспечивают свою доказательную силу. 3. Порядок обработки первичных документов в бухгалтерии, документооборот. В бухгалтерии организации документы хранятся в специальных помещениях или в запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных. Поступающие в бухгалтерию документы подвергаются следующим этапам обработки: проверке, оценке, контировке, группировке, включению документа в учетные регистры. 1) Проверка осуществляется в три этапа и может быть: -формальной (проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, наличия приложений, перечисленных в документе), -арифметической (проверка правильности подсчета и выведения итогов и других арифметических действий). -по существу (выяснение соответствия хозяйственных операций действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности). Если при проверке документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления. 2) Оценка. Некоторые из бухгалтерских документов в процессе бухгалтерской обработки подлежат оценке в денежной форме, которая производится посредством таксировки. Таксировка (расценка) предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу. Например, лимитно-заборные карты поступают со склада в бухгалтерию с указанием только отпущенного количества материалов, которое бухгалтер умножает на цену материала, т.е. осуществляет расценку, или таксировку. Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени – рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени. 3) Контировка – указание в первичном документе бухгалтерской записи, то есть корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами, поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса. Для представления бухгалтерской записи в первичном документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа. 4) Группировка представляет собой сортировку и подбор документов в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций. 4 Цель группировки – подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета. 5) Включение документа в учетные регистры. Этот этап является завершающим в обработке первичного документа в бухгалтерии предприятия, и он заключается в заполнении на основании первичного документа соответствующего регистра ведения бухгалтерского учета. Сочетание различных учетных регистров и технических средств обработки информации образуют различные формы ведения бухгалтерского учета. Различают простую, упрощенную с использованием ведомостей, мемориально – ордерную, журнально –ордерную, компьютеризированную формы ведения учета. Документооборот Свой жизненный цикл документы завершают, попадая в архив, где должны храниться в течение установленного для них времени. Маршрут и время прохождения документов по всем инстанциям от момента составления или получения от других организаций до сдачи в архив называется документооборотом. Основными этапами документооборота являются: 1) составление документов в оперативной работе; 2) прием документов бухгалтерией; 3) отражение документов в системе учетных записей; 4) передача документов в архив. Документооборот по каждому виду документов может представляться в виде инструкций, таблиц, графиков. В разрабатываемом и утверждаемом главным бухгалтером графике документооборота определяется порядок создание первичных документов и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете. Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов. В каждой инстанции документ должен находиться строго определенный срок. Для этого в организациях необходимо установить маршрут прохождения документа, срок его нахождения у каждого исполнителя. Переданные в архив организации документы бухгалтерского учета хранятся в течение срока, устанавливаемого в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. В текущем бухгалтерском архиве документы подлежат хранению в течение одного года. По истечении годичного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством Российской Федерации. Минимальный срок хранения бухгалтерских документов 3 года, а для большинства документов сроки хранения составляют не менее 5 лет. Ответственность за архивацию документов бухгалтерского учета несет руководитель организации. 5