Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.Разработка стандартных бланков.Изготовление документов.

ЛЕКЦИЯ 5. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003. РАЗРАБОТКА СТАНДАРТНЫХ БЛАНКОВ. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 1.Разработка стандартных бланков Документы изготавливают на бланках. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации - автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках. Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных "шаблонов" или унифицированных бланков ("электронных форм"), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей не менее: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм. Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые 1 размеры полей. Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов. На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетностатистических, плановых и других документов. На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п. Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ. Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1, 2, 4. Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус. При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями. Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п. В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже - на национальном. 2 Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения", резолюций, отметок о рассылке и др. Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит "Адресат". Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники. Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица: общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма). Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. Общий бланк может включать следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации - (01); герб субъекта Российской Федерации - (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); наименование организации - (08); место составления или издания документа - (14). Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов: дата документа - (11); регистрационный номер документа - (12); заголовок к тексту - (18). Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации - (01), (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); 3 наименование организации - (08); наименование вида документа - (10); место составления или издания документа - (14); а также ограничительные отметки для расположения реквизитов: дата документа - (11); регистрационный номер документа - (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа (13); заголовок к тексту - (18); отметка о контроле - (19). В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит "Место составления или издания документа" (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации. Бланк письма может включать следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации - (01); герб субъекта Российской Федерации - (02); эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - (03); код организации - (04); основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05); идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - (06); код формы документа - (07); наименование организации - (08); справочные данные об организации - (09). Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов: дата документа - (11); регистрационный номер документа - (12); ссылка на регистрационный номер и дату документа - (13); адресат - (15); заголовок к тексту - (18); отметка о контроле - (19). Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации". Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации (далее по тексту - герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой 4 строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации". Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Кроме этого, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", а также на левом поле бланка на уровне реквизита "Наименование организации". На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты. 2. Изготовление документов 2.1 Расположение текста Документы изготавливаются на бланках при помощи средств электронновычислительной техники или на пишущих машинах. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Современная черная машинопись является наиболее надежным средством текстонанесения и длительного архивного хранения. На пишущей машинке документы изготавливаются: - при отсутствии средств вычислительной техники в организации; - наиболее важные документы, перечень которых устанавливается самой организацией. В машинописных текстах используются стандартные правила машинописи. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал. Допускается использовать: шаг письма - 2,54 мм, межстрочный интервал - 4,24 мм. Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее - через один межстрочный интервал. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО (межстрочный интервал - 1,5) Начальник юридического отдела (межстрочный интервал - 1) (межстрочный интервал - 2) А.С.Круглов 5 Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя - четырьмя межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Например: Генеральный директор ЗАО "Мануфактура" О.П. Иванов Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят. Рекомендуется при печатании документов соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков): - 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ"; -5 - для начала абзаца в тексте; - 32 - для реквизита "Адресат"; - 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа"; - 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; - 34 - 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд печатают, начиная от левой границы текстового поля, второй - отступив 40 печатных знаков от левой границы текстового поля документа. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах. При подготовке принтерных текстов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 - 15, Times DL размером 12 - 14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения. При необходимости следует высчитывать расстояние между реквизитами в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков. Это положение связано с тем, что 6 размеры печатных знаков при использовании различных программных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной. При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесенения - принтерных текстов. Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании документов, при их перевозках, аварийных ситуациях, при реставрации. Следует иметь в виду, что в настоящее время имеются легкосмываемые с бумаги или самоуничтожающиеся при нагревании принтерные краски. 2.2. Сравнительная характеристика современных средств текстонанесения и рекомендации по их применению для изготовления документов В последнее десятилетие XX века вместо традиционного надежного единообразия черной машинописи, отвечающей требованиям долговечности текста, появилась возможность принтерного текстонанесения с огромным разнообразием фирменных рецептур и, соответственно, разнообразием свойств текста. Сходная ситуация сложилась и на рынке рукописных средств, применяемых при изготовлении документов. Для изготовления документов должны применяться технические и рукописные средства, обеспечивающие долговечность текста на бумаге в условиях постоянного архивного хранения, при использовании документов в той или иной деятельности, а также сохранность текстовой информации в аварийных ситуациях. С учетом удобства чтения и задач копирования цвет текста официальных документов должен быть черным. Контраст текста - качественный, нормальный. Не допускается нанесение слабоконтрастных текстов с использованием принтерных режимов экономной печати, а также применение принтерных и машинописных лент малой интенсивности, изношенных лент. Принтерные и рукописные средства текстонанесения являются товаром высокого спроса и, следовательно, объектом фальсификации. Необходимые свойства текста могут быть обеспечены при использовании достоверно гарантированной фирменной продукции или экспертной проверкой (таблица 1). Таблица 1 - Характеристика технических и рукописных средств текстонанесения, применяемых при изготовлении документов N п/п Способ нанесения Свойства текста Рекомендации 1 Машинопись современная Случайный выбор средств Долговечность текста машинописи долговечности текста не гарантирует применение гарантирует черных машинописных лент, содержащих сажу или адекватные по стойкости черные 7 пигменты 2 Принтерная матричная печать Черный текст такой же, как у Длительную черной машинописи, но сохранность текста выцветающий, с разной гарантирует применение светостойкостью черных лент с лучшими показателями светостойкости по результатам экспертизы 3 Принтерная лазерная печать Черный текст светои Не гарантирует водостойкий, с недостаточной, часто долговечности текста при низкой износостойкостью использовании документов. Не рекомендуется для нанесения на защищенные бумажные носители 4 Принтерная Случайный выбор средств струйная печать струйной печати долговечности текста не гарантирует. Нет типового единообразия по параметрам свето- и водостойкости текста 5 Принтерная Нет типового единообразия по Не гарантирует цветная печать параметрам свето-, водо-, долговечности текста (пп. (струйная, износостойкости текстов 1, 2), не рекомендуется лазерная) для изготовления документов 6 Рукописные средства на основе чернил и паст (современные капиллярные ручки, роллеры, авторучки, маркеры) Нет типового единообразия по параметрам свето- и водостойкости. Случайный выбор не гарантирует долговечности рукописного текста (подписей, резолюций и т.п.) Долговечность текста гарантирует применение черных чернил, выбираемых на основе экспертной проверки и не уступающих по совокупности показателей черной машинописи (п. 1) Долговечность текста обеспечивается применением черных современных средств письма, выбираемых на основе экспертной проверки Свойства бумажных носителей настоящими рекомендациями не оговариваются. При 8 изготовлении документов средствами принтерной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально-множительных работ, отвечающие требованиям ИСО (например, ИСО 9001-96. 80 г/м2) (таблица 2). Таблица 2 - Сравнительная характеристика свойств текстов документов как объектов использования и хранения N Способ печати Свойства текстов п/ растворимость в светостойкость, ч п воде однотипность рецептур как фактор надежности 1 Черная машинопись (XX в.) НР НВ Однотипны по светостойкости водо- и 2 Цветная машинопись (XX в.) НР и Р В, 400 - 1780 Разнотипны по светостойкости водо- и 3 Матричная принтерная печать НР В, 1500 - 2500 Однотипны по водостойкости; разнотипны по светостойкости 4 Лазерная принтерная печать НР НВ Однотипны по светостойкости водо- и 5 Струйная Р принтерная печать, черная В, 400 - 2500 Разнотипны по светостойкости водо- и Исключение: НР шестое и последующие поколения принтеров HewlletPaccard НВ Однотипны по светостойкости водо- и Струйная принтерная печать, цветная В, 60 - 2500 Разнотипны по светостойкости водо- и 6 Р Обозначения: НР - не растворяются; Р - растворяются; НВ - не выцветают; 9 В - выцветают. 10