Коммуникации в управлении организации

Лекция 18.11.20 Коммуникации в управлении организации Коммуникация один из главных видов деятельности любого рук-ля (читать инф. материалы, общаться с подчиненными) и одна из коммуникационных функций (1) – указать направление действий (направить подчинение к достижению целей компаний). Коммуникация объединяет усилия других людей. Функция (2) – достижение согласованности действий. Налаживание отношений, выстраивание доверия. Сущность – общение, установление связи. Общение- процесс установления контакта между людьми для совместной деятельности. Процесс включает: -восприятие -обмен информации -единая стратегия взаимодействие (сплоченность) Рук-ль от 50 % тратит на общение с подчинёнными. Качество общения влияет на эффективность управления. Коммуникации проявляются в наличии коммуникационных связей. Информация-необходимое условие коммуникации. Важную роль в коммуникации играет личностный фактор. 2 аспекта - информационный и личностный. Коммуникации на уровне личности – межличностные, внутри организации – организационные коммуникации (внутри компании – это связующий процесс, позволяющий возможность передавать необходимую в процессе упр-я информацию и обеспечивать взаимодействие работников). Управленческая информация – набор фактов, которые полезны для менеджера при разработке и реализации управленческий решений, нужно постоянное обновление (техническая составляющая – улавливание обновленной информации об объекте управления). Она может быть объективной (факты, документы) и субьективной (мнения, суждения). По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информация по типу по производимых ею изменений можно разделить на сообщение: информирующего, инструктирующего и мотивирующего характера. Характеристики управленческой информации: 1. Объём (инф-я может быть избыточной, недостаточной и достаточной) 2. Достоверность (процент реальных сведений в общем объеме информации) 3. Стоимость (уровень затрат материалов, времени и денег на принятие правильного решения) 4. Насыщенность (соотношение полезной - прямая связь к объекту управления и фоновой информации - для лучшего усваивания) 5. Открытость (возможность предоставления её различным категориям людей, сведения о технологическом и кадровом составе) 6. Соответствие ценностям (соответствие ценностным ориентирам деятельности человека) Уровни и виды коммуникации в компании 2 вида: 1. Внешние коммуникации между предприятием и внешней средой 2. Внутренние коммуникации внутри компании Информация может передавать по нисходящей (с высших уровней к нижним) Коммуникации снизу вверх часто характеризуются неточностью, так как все сотрудники хотят избежать упрёков от начальства. Эффект Меманса – нежелание передавать плохие новости. Горизонтальные коммуникации – это коммуникации между различными отделами и подразделениями компаниями – самая лучшая система - 90 процентов. Формальные коммуникации - статус Неформальные коммуникации – лаза (коммуникативная сеть по всем направлениям, это слухи и сплетни 70-90 процентов данных подтверждаются) Этапы продвижения информации Схемку пришлют Зарождение идеи (обмен информации, начинающийся с формулирования, решаем, какую идею нам надо передать) Кодирование, выбор канала (кодируется с помощью символом, интонации, язык тела) Передача информации (для получателя использует определенный канал доставки этого сообщения) Декодирование (шум, барьер - любой фактор, который способен нарушить четкость передачи послания в процессе коммуникации) Обратная связь (ответная реакция на получение декодирования) Процесс – процесс последовательности действий в общении людей Коммуникационные каналы Их классифицируют по пропускной способности - это объем инф-ии, который может быть передан через него через один коммуникативный эпизод. На ёмкость влияют возможность обеспечения быстрой двусторонней обратной связи (далее - ос), способность обеспечить личный подход к коммуникациям, способность обрабатывать несколько сигналом одновременно. Лучше всего личное прямое общение. Барьеры коммуникации – на уровне организационных отношений: Связаны со всеми факторами в организации: 1. Искажение сообщений 2. Информационные перегрузки 3. Неудовлетворительная структура иерархии Межличностные барьеры коммуникации 1.Недостаточное понимание руководителями важности организации 2.Неблагоприятный психологический климат Ричард барт Организационная Энтропия – в портфолио 3.особенности восприятия информации Виды барьеров: Физические Темантические Личностные Лекция 2.12.2020 Управленческие решения Принятие решения – сознательный выбор из вариантов действий. Он сокращается разрыв между текущим и настоящим процессом. Принятие решения связано с риском. Риск – означает принятие на себя ответственности. Эффективность принятия решения - Базовый принцип эффективности – отношение полученного результата к затраченным усилиям. Ситуационный подход – каждый раз менеджер принимает набор обстоятельств, с т. з. подхода универсальных решений для решения проблем не существует. Управленческие проблемы имеют сходные решения, поэтому важен опыт. Виды управленческих решений: Коллегиальные (новая система бонусов) и единоличные запрограммированные и незапрограммированные срочные и не срочные Есть критерий управленческих решений Деление по степени риска: высокие низкие Позитивно и не позитивно воспринимаемые Интуитивные и рациональные Существует фактор неопределённости – это критерий принятия решения. 4 уровня принятия решений: Рутинный уровень: менеджер опирается на состоявшиеся правила, решения предсказуемы, творческого подхода и инициативы не требуется(один и тот же поставщик решения) Селективный: свобода принятия решения, оценка недостатков в принятии решения (шев повар выбирает поставщика продуктов) Адаптационный: ищет новое решение известной проблемы, опирается на предыдущие подходы (мозговой штурм для идей новой рекламной компании) Инновационный: поиск решений для новых проблем (коммерческий директор разрабатывает новую стратегию развития компании) Уровни менеджмента: Топ миддл лоу Рациональные и интуитивные решения должны иметь рациональную модель. Схема рациональной модели принятия решений: Диагностика проблемы – выявить проблему, проанализировать причины, анализ ситуации Определение критериев – существующие ограничения по ресурсам, ограничение по времени, например. Ограничение по финансам. Ограничение по трудовым ресурсам. Формулирование альтернатив – фиксация возможных вариантов, учитывая наши критерии Оценка альтернатив - плюсы минусы разных решений Выбор одной из альтернатив – принятие решений с взятием на себя ответственности Реализовать полностью рациональную модель невозможно Интуитивная модель принятия решений – нельзя понять как было принято решение и на основании каких факторов. Осознание проблемы Принятие решения Плюсы минусы: Отсутствует информация о проблеме, менеджер опирается на внутренний голос, малозатратна, но трдно обосновать выбор. Рациональная модель опирается на данные проблемы, но она требует времени и затрат на сбор информации. Принцип сатисфакции Г. Саймона Принцип максимизации Принцип статисфакции, на практике не всегда работает принцип максимизации, так как не учитываются затраты на сбор и подготовку информации. Менеджеры останавливаются на таком варианте решения, который помогает решить проблему приемлимым образом, хотя это может быть даже не лучшее решение. Модель врума геттана Какие факторы влияют на процесс решения проблемы? Наличие отсутствие времени, информации, заинтересованность подчиненных в выполнении решения. Процедура принятия решения 5 способов: 1. Принятие решения единолично, инфа из документов (с какими компаниями начинать сотрудничество) 2. Сбор информации у сотрудников и принятие решения единолично (внезапный заказ, который надо было сделать вчера, какие работы можно притормозить и с наименьшими потерями принять решение) 3. Консультация с подчинёнными в индивидуальном порядке и принятие решения единолично (руководитель консультируется с технологом и конструктором на сложный заказ) 4. Консультация со всей группой и принятие решения единолично (совещание, там выскажут своё мнение о каждом образце продукции, принятие окончательное решение исходя из мнения) 5. Делимся проблемой с группой и сообща принимаем решение Здесь роль менеджера, как модератора (5 модель) Эффективность принятия решения растёт если при принятии решения возникает новое решение, только там где существует проблема Оптимальность процедуры зависит от ситуационной процедуры. Ограничено ли время на принятие решения