Коммуникации проекта

Коммуникации проекта ИГСУ РАНХ и ГС ГМУ, Управление проектами и программами Сухарев Вадим Владимирович, к.т.н. Коммуникации • Коммуникации — это процессы , связанны е с обеспечением своевременного и соот ветст вующего ф ормирования, сбора, распрост ранения, хранения и окончательного размещения проект ной инф ормации Коммуникативные потребности участников проекта • понимать • чувствовать • действовать Потребность «Понимать» • Участники проекта должны иметь возможность получить объективную, полную и непротиворечивую информацию о целях и задачах проекта и иметь возможность сформировать собственное рациональное мнение о проекте. Потребность «Чувствовать» • Заинтересованные стороны должны четко понимать, какие процедуры предусмотрены для организации их участия в принятии решений по проекту, есть ли каналы обратной связи, как они могут быть вовлечены в реализацию наиболее значимой для них части проекта. Потребность «Действовать» • Сотрудники должны быть проинформированы, какие средства, методы, инструменты предусмотрены для их скорейшей адаптации в условиях новой организационнофункциональной среды бизнеса организации. Процессы управления информационными связями Планирование системы коммуникация Отчетность о ходе выполнения проекта Сбор и распределение информации Документировани е хода работ Виды коммуникаций • Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций Внутренние ---Внешние Формальные --Не формальные Письменные --Устные Вертикальные --Горизонтальны е Отчетность о ходе выполнения проекта • информация о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей; • информация об отклонениях от базовых планов; • прогнозирование будущего состояния проекта Документирование работ Сбор и верификация окончательных данных Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ Архивирование результатов с целью дальнейшего использования План управления коммуникациями • требования и ожидания от коммуникаций для проекта; • как и в каком виде будет происходить обмен информацией; • когда и где будут иметь место коммуникации; • кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций. Коммуникационные требования потребность в информации о распределении ответственности информация о принимаемых решениях потребность в координации информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе Потребность в информации о распределении ответственности • Каждому члену команды необходимо точно знать, за какую часть проекта он отвечает, каковы его полномочия и обязанности. Основой для такой информации выступает организационная структура проекта Потребность в координации • Выполняя работы проекта, члены команды зависят друг от друга. Координирующая информация обеспечивает высокую эффективность совместной работы членов проектной команды. В категорию координирующей информации попадает информация о внесении в проект любых изменений. Информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе • Члены команды должны располагать информацией о текущем состоянии проекта, что позволяет вовремя выявлять проблемы и предпринимать меры по их разрешению. К такого рода информации относятся отчеты о средствах, затраченных на определенный момент времени, о соблюдении календарного плана и расписания проекта. Также важна информация о текущем статусе рисков и возникающих проблемах. Информация о принимаемых решениях Члены команды должны знать о решениях, принимаемых руководством, спонсорами проекта и клиентами, если эти решения касаются самого проекта, либо его экономического окружения. Примером подобной информации служат: • устав проекта • содержание работ • график выполнения работ • бюджет проекта. Потребности людей в коммуникациях выходят за рамки перечисленных четырех пунктов. Но в рамках управления коммуникациями проекта следует учитывать только то, что «необходимо и достаточно» для успеха проекта. Избыток информации, равно как и ее недостаток, негативно влияет на осуществление проекта. Основания для коммуникационных требования • Организационная структура проекта • Подразделения, вовлеченные в проект • Логистика количества и местоположений людей, вовлеченных в проект • Внутренние и внешние потребности участников План управления коммуникациями (дополнительно) • требования к коммуникациям со стороны участников проекта • сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации • имя сотрудника, ответственного за передачу информации • имя сотрудника или группы — получателей данной информации • частота коммуникации (например, еженедельно) • схема передачи по инстанциям • метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями • глоссарий общепринятой терминологии Карточка коммуникации (пример) Раздел плана Предмет коммуникац ии Цель Коммент арий Информация, предназначенная для распространения среди участников проекта С какой целью распространяется данная информация Частот а Как часто предполагается распространять данную информацию Дат ы начала (завершения ) Формат (средство связи) Временные рамки распространения данной информации Представление передачи информации и способ Коммуникационные технологии Выбор средств и технологии коммуникации зависит от Продолжительность проекта Срочность получения информации Доступност ь технологии Окружени е проекта Персонал Официальные коммуникации Письменные отчеты, письма, факсы, электронная почта Используется, как правило, в тех случаях, когда скорость отклика не очень критична, либо тогда, когда важно документальное подтверждение каких-либо действий. Совещания, телеконференции Преимущество совещаний в том, что они позволяют нескольким (иногда большому количеству) участников обменяться информацией и прийти к принятию общего решения в течение короткого промежутка времени. Кроме того, совещания способствуют более тесному общению членов команды проекта, что позволяет добиться сплоченности, развития коллективного стиля управления, повышению личной заинтересованности и ответственности каждого участника. Отчет о незавершенной работе (пример) до начала совещания каждый его участник должен составить отчет о незавершенной работе Каналы коммуникаций и их воздействие Журнал выявленных проблем В результате проведения коммуникаций и обсуждения невыполненных задач создается журнал выявленных проблем. При этом под проблемой понимается препятствие или помеха, которую проектная команда не в состоянии устранить собственными силами. Журнал выявленных проблем (пример) Элемент ы Коммент арии Идентификатор проблемы Уникальный код, который присваивается проблеме — определяется технологиями управленческого учета проекта Стат ус Открытая (закрытая) Описание Что представляет проблема, какими могут быть ее последствия, если ее не удастся решить Ответственны й исполнитель Член проектной команды, отвечающий за решение Дат а вы явления День, данной проблемы когда данная проблема была впервые занесена в журнал Последнее действие День, когда было выполнено последнее действие, описание этого действия и последний статус проблемы Управление ожиданиями стейкхолдеров проекта Управление ожиданиями заинтересованных лиц (стейкхолдеров) -важный критерий успешности проекта. • активное ведение переговоров, для того чтобы увеличить вероятность принятия проекта и добиться поддержки проектных целей; • обсуждение и решение возникающих вопросов, пока они еще не переросли в проблемы, оценку рисков, связанных с возможными проблемами; • решение выявленных проблем План коммуникаций проекта, применительно к стейкхолдерам • Кому необходима информация? • Почему им необходима эта информация? • Какая именно информация необходима, насколько подробной она должна быть и с какой частотой она должна предоставляться? • Каковы цели руководителя проекта в общении с руководителем фирмы и заказчиками? Эффективность формальных каналов коммуникаций • Насколько быстро и как часто официальные решения руководства компании транслируются по этим коммуникационным каналам? • Какие заинтересованные стороны могут быть проинформированы посредством данного канала? • Насколько применим данный канал коммуникаций: есть ли ответственное лицо, возможно ли его использовать для внутренних и внешних коммуникаций? • Каким образом производится оценка данного канала коммуникаций? • Насколько данный канал отвечает современным потребностям в информации, есть ли у него интерфейс взаимодействия с новыми информационно-коммуникационными технологиями? Эффективность неформальных каналов коммуникаций • Кто является (неформальным) лидером в организации? • Чье мнение имеет наибольший вес при обсуждении важных вопросов? • Каково отношение в организации к открытому распространению проектной информации и прозрачности деятельности смежных отделов? З группы каналов коммуникаций Формальные - Совещания - телеконфере нция Специфичные для проекта - Инфосессия - Бюллетень - Обучение Неформальные - эл. Почта - Телефон - Общение «за чаем» Группы каналов коммуникаций (2) • Каждая группа участников должна быть проинформирована хотя бы раз по формальному каналу, хотя бы раз по специфичному и один раз по неформальному коммуникационному канал • Степень дублирования следует соотносить с анализом воздействия участников проекта: если участник проекта является ключевым, то степень дублирования должна быть максимально высокой Таблица 7.2. Пример матрицы коммуникаций Формальные Условны е обозначения Основной коммуникаций? Дополнительны й коммуникаций Участники проект а канал канал Совещания Специфичные Интернет Телеконфе ренции Бюллетени Инфо- Бюллетень сессии проекта Неформальные Обучение Стенды Коучи Электро Обще Телефо вопросов нг нная ние в нные почта фойе разгово ры Отдел сбыта Руководство среднего звена Производствен ные отделы Поставщики Клиенты Профсоюзы Обратная связь • Эффективное информирование возможно только при двунаправленности проектных коммуникаций - наличии прямого и обратного канала связи. Последний из них обеспечивает контроль первого. Аспекты мониторинга эффективности каналов информирования • качество информации о проекте, поступающей по установленным официальным каналам информирования; • достаточная интенсивность поступающей информации; • полнота информации, поступающей по установленным официальным каналам информирования