Кадровый документооборот: значение и основные требования

Аккредитованное образовательное частное учреждение высшего образования МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ – МФЮА Кафедра финансов, налогообложения и финансового учета Презентация «Кадровый документооборот: значение и основные требования» Кадровы й документооборот : значение и основны е т ребования Вопросы лекции: 1) Понятие, задачи кадрового документооборота. Виды кадровых документов. 2) Кадровая политика и кадровый документооборот организации. 3) Нормативное регулирование кадрового документооборота. Основы кадрового документооборота. Слайд 2 Кадровы й документооборот : значение и основны е т ребования Содержание: 1) Понятие, задачи кадрового документооборота. Виды кадровых документов……………………………………………………… 4 2) Кадровая политика и кадровый документооборот организации…………………………………………………… ………………..9 3) Нормативное регулирование кадрового документооборота. Основы кадрового документооборота……………………………………………… ………….19 Слайд 3 Понят ие, задачи кадрового документооборот а. Виды кадровы х документов Кадровы й документоо борот Целью кадрового документооборота является налаживание деятельность, которая эффективной, работающей системы работы с кадровыми обеспечивает документами документирование и организацию вработы с Задача кадрового документооборота заключается кадровыми документами оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем и непосредственно самим работником Слайд 4 Понят ие, задачи кадрового документооборот а. Виды кадровы х документов Задачи кадрового документооборот а Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства. Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора Слайд 5 Понят ие, задачи кадрового документооборот а. Виды кадровы х документов Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов составление проекта и согласование проверка правильности оформления подписание и регистрация Слайд 6 Понят ие, задачи кадрового документооборот а. Виды кадровы х документов Этапы регистрации документа проставление регистрационного номера проставление даты проверка правильности оформления Слайд 7 Понят ие, задачи кадрового документооборот а. Виды кадровы х документов Виды кадровы х документов Документация по приему на работу Документация по переводу на другую работу Документация по увольнению с работы Документация по оформлению отпусков Документация по оформлению поощрений Документация по оформлению дисциплинарных взысканий Слайд 8 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Принципы документооборота четкость непрерывность ритмичность Слайд 9 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Формы организации документооборота Централизов анная •сосредоточение всей документации в одном месте Децентрализ ованная •документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях Смешанная •совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм Слайд 10 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Комплекс кадровы х документов Организационно-правовая документация Персональная документация Распорядительная документация: приказы по личному составу Договорная документация Учетная кадровая документация Информационно-справочная документация Слайд 11 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Локальны е нормат ивно-правовы е акт ы правила внутреннего трудового распорядка коллективный договор штатное расписание положение о должностной инструкции положение о защите персональных данных работников положение по оплате труда положения о структурных подразделениях и др. Слайд 12 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Состав документов кадровой службы Переписка с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы Слайд 13 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Кадровая политика Генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом Слайд 14 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Главная цель и задача кадровой политики Создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений Слайд 15 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Типы кадровой политики по уровню осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий пассивная реактивная превентивная активная по степени открытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава открытая кадровая политика закрытая кадровая политика Слайд 16 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Основной элемент кадровой политики Кадровое делопроизв Кадровая документация одст во фиксирует информацию о наличии и движении персонала и является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы отрасль Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю документально оформить трудовые отношения деятельности, и формализовать кадровые ресурсы, решить множество других задач регламентирующая Слайд 17 Кадровая политика и кадровы й документооборот организации Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную, стабильную систему управления персоналом Слайд 18 Нормат ивное регулирование кадрового документооборота. Основы кадрового документооборота Основные нормативно-правовые акты Конституция РФ; Трудовой кодекс РФ; Кодекс РФ об административных правонарушениях; Гражданский кодекс РФ ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; ФЗ «О защите персональных данных»; ФЗ «Об архивном деле в РФ» Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Министерства труда и социальной политики РФ; Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» Слайд 19 Нормат ивное регулирование кадрового документооборота. Основы кадрового документооборота Нормат ивно-методическая база регулирует правила оформления документов правила работы с документами обеспечение сохранности документов порядок сдачи документов на архивное хранение работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа внедрение новых информационных технологий в работе с документами Слайд 20 Нормат ивное регулирование кадрового документооборота. Основы кадрового документооборота Обязательные документы правила внутреннего трудового распорядка трудовые договоры с работниками штатное расписание приказы по основной деятельности приказы по личному составу график отпусков табель учета рабочего трудовые книжки положение о защите персональных Слайд 21 Нормат ивное регулирование кадрового документооборота. Основы кадрового документооборота Ответственность за неправильное документирование трудовых отношений За нарушение трудового законодательства могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ и других законов и подзаконных актов Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде. В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников Слайд 22 Нормат ивное регулирование кадрового документооборота. Основы кадрового документооборота Преимущества систем автоматического, компьютерного программирования кадрового документооборота поддержка неограниченного количества состояний документов; гибкая система настройки визирования, в том числе для каждого состояния; возможность задания маршрута движения документов; справочники резолюций и виз, визирующих лиц, утверждающих лиц система оповещений о поступивших на подпись приказах; e–mail рассылка оповещений об этапах прохождения и согласования документов; поддержка индивидуальных и групповых приказов; разграничение прав доступа на просмотр и редактирование, вплоть до каждого атрибута наличие журналов приказов, общего журнала электронных документов; наличие печатных форм приказов, созданных на основе шаблонов в Ms Office или Open Office; полный набор функций для быстрого поиска по заданным критериям Слайд 23 Вы воды по кадровому документооборот у Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги: Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д. Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства. Слайд 24 Вы воды по кадровому документооборот у Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты. Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы. Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. Слайд 25 Вы воды по кадровому документооборот у Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами. Слайд 26 Рекомендованная литерат ура 1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197ФЗ (ред. от 16.12.2019). 2. Быкова, Т. А. Делопроизводство / Т. А. Быкова. - М.: МЦФЭР, 2017. – 544 с. 3. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления / М. В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2016. - 296 с. 4. Корнеева, А. П. Основы делопроизводства / А. П. Корнеева. М.: Экзамен, 2015. - 322 с. 5. Кошкина, С. П. Основы делопроизводства / С. П. Кошкина. - М.: ЮНИТИ-Дана, 2015. – 414 с. Слайд 27