История развития делопроизводства. Современная система органов государственного управления России.

Лекция 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА. СОВРЕМЕННАЯ СИСТЕМА ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ РОССИИ История развития системы государственного делопроизводства в России Делопроизводство в Древней Руси С образования Древнерусского государства письменность стала инструментом для ведения дипломатической переписки с другими странами, заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования социально дифференцированного общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов и т.п. Уже в те давние времена документ служил гарантией выполнения обязательств, и ему придавалось большое значение. Важные документы древнерусские князья берегли больше, чем драгоценности. Известно, что во времена Ярослава Владимировича Мудрого собрание наиболее важных грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском приделе Софийского собора. Считается, что именно здесь были сосредоточены и документы времен до Владимира Святославовича. Еще одним хранилищем документов являлся Киево-Печерский монастырь, основанный при Ярославе выходцем из Черниговщины преподобным Антонием. Из-за пожаров, княжеских междоусобиц и монголо-татарского нашествия большая часть документов древнерусских времен погибла. Лишь отдельные из них дошли до нашего времени. Наиболее древние из них — рукописные книги "Остромирово Евангелие" (1056—1057 гг.) и "Изборник Святослава" (1073 и 1076 гг.), произведения оригинальной древнерусской литературы "Поучение к братии" епископа Луки, "Слово о законе и благодати" митрополита Илариона, "Житие Бориса и Глеба" и т.п. Все они на сегодняшний день являются не только памятниками письменности и литературы, но и документами той эпохи. Наиболее значимый исторический документ — "Повесть временных лет", также дошедшая до нас не в оригинале, а в более поздних списках, одним из которых является Лаврентиевский список, названный по имени составившего его в 1377 г. монаха Лаврентия, и Ипатьевский список (от Ипатьевского монастыря в Костроме, где он был найден), датированный началом XV в. Именно в последнем документе содержатся сведения о первых международных актах — договорах Руси с иностранными государствами. Одним из древних документов — сборников норм права — является "Правда Русская", или "Русская правда" (термин "правда" здесь означает закон). Этот документ не сохранился. До нашего времени дошли лишь многочисленные списки (копии), из которых наиболее старинные датируются XIII в. (их около 300). Важными документами той эпохи были "княжьи уставы" и "уроки", а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внутренних государственных норм и порядков, как, например, "Устав Владимира Мономаха", который стал дополнением и своеобразной частью "Русской правды". Под "уроками" подразумеваются постановления князей преимущественно финансового характера. Церковные уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви, а также церковных судов в государстве и обеспечить церковь материально. Сохранились церковные уставы князей Владимира Святославовича и Ярослава Владимировича. Первый известен в копии ХIIТ в., второй — XIV в. Документально обычно закреплялись три типа отношений: государственные, производственные и гражданские. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, свидетельствуют о том, что до X в. документировались в основном правовые отношения между гражданами. Подорожные грамоты, письменные завещания и другие документы того времени позволяют сделать вывод о том, что в древнерусском государстве существовала культура составления и оформления подобных документов. В специальных школах велась подготовка писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати). Писались документы на дорогостоящем пергаменте -специальной топко выделанной бараньей, козлиной или телячьей коже. Утратившие силу документы счищались с пергамента, после чего он использовался снова, поэтому документов тех времен почти не сохранилось. С X в. пергамент стал вытесняться бумагой. Документы писались гусиными перьями. Химический состав бумаги и чернил обеспечили большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов этого времени. В XI—XV вв. развиваются законодательные основы государства, что приводит к зарождению русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимающихся созданием и обработкой документов. Решением вопросов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение. Устанавливались правила засвидетельствования документов подписями (скрепами), печатями, "мостами" князей, городов и отдельных чиновников. В этот период создавались первые формулярники — пособия по делопроизводству с образцами наиболее распространенных документов. Центрами ведения и хранения документов были храмы, монастыри, гостиные дворы. Становление и централизация Московского государства привели к развитию государственного управления и делопроизводства. Система управления в Московском княжестве до XV в. имела дворцово-вотчинный характер. Боярская дума была высшим государственным учреждением. Органами центрального управления являлись так называемые "пути": сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостелями, компетенция которых распространялась и на вотчины. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках — писари и подьячие. Лекция 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют: — законодательные акты РФ в сфере информации и документации; — указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ; — нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; — государственные стандарты на документы; — общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; -УСД; — нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий. В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. Основные нормативные акты Законодательные акты РФ в сфере информации и документации Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения учреждений, организаций и предприятий. Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Данный Федеральный закон регулирует отношения, возникающие: — при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; — применении информационных технологий; — обеспечении защиты информации. В указанном законе определены следующие основные понятия: — информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; — информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов; — информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств; — информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники; — обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам; — доступ к информации — возможность получения информации и ее использования; — конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя; — предоставление информации — действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц; — распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц; — электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети; — документированная информация — зафиксированная па материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель. Информация, в соответствие с Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", может являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений, свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения. Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется: — на свободно распространяемую; — предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях; — подлежащую в соответствии с федеральными законами предоставлению или распространению; — ограниченную или запрещенную в Российской Федерации. Законодательством РФ или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами. Защита информации в соответствие со ст. 16 рассматриваемого закона представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных: — на обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации; — соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа; — реализацию права на доступ к информации. Государственное регулирование отношений в сфере защиты информации осуществляется путем установления требований о защите информации, а также ответственности за нарушение законодательства РФ об информации, информационных технологиях и о защите информации. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". В соответствии со ст. 1 Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: — разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации; — разработке, принятии, применении и исполнении на добровольной основе требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг; опенке соответствия. Федеральный закон "О техническом регулировании" также определяет права и обязанности участников регулируемых настоящим законом отношений. Требования к функционированию единой сети связи РФ и к продукции, связанные с обеспечением целостности, устойчивости функционирования указанной сети связи и ее безопасности, отношения, связанные с обеспечением целостности единой сети связи РФ и использованием радиочастотного спектра, соответственно устанавливаются и регулируются законодательством РФ в области связи. Действие настоящего Федерального закона "О техническом регулировании" не распространяется на государственные образовательные стандарты, положения (стандарты) о бухгалтерском учете и правила (стандарты) аудиторской деятельности, стандарты эмиссии ценных бумаг и проспектов эмиссии ценных бумаг. В гл. 3 "Стандартизация" определено, что стандартизация осуществляется в целях; повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан, имущества физических и юридических лиц, государственного и муниципального имущества, объектов с учетом риска возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, повышение уровня экологической безопасности, безопасности жизни и здоровья животных и растений; - обеспечение конкурентоспособности и качества продукции (работ, услуг), единства измерений, рационального использования ресурсов, взаимозаменяемости технических средств (машин и оборудования, их составных частей, комплектующих изделий и материалов), технической и информационной совместимости, сопоставимости результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных, проведения анализа характеристик продукции (работ, услуг), планирования и осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, добровольного подтверждения соответствия продукции (работ, услуг); — содействие соблюдению требований технических регламентов; — создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, систем каталогизации продукции (работ, услуг), систем обеспечения качества продукции (работ, услуг), систем поиска и передачи данных, содействие проведению работ по унификации. В ст. 13 Федерального закона определены документы в области стандартизации, используемым на территории РФ: — национальные стандарты; — правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; — применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; — стандарты организаций; — своды правил; — международные стандарты, региональные стандарты, региональные своды правил, стандарты иностранных государств и своды правил иностранных государств, зарегистрированные в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов; — надлежащим образом заверенные переводы на русский язык международных стандартов, региональных стандартов, региональных сводов правил, стандартов иностранных государств и сводов правил иностранных государств, принятые на учет национальным органом Российской Федерации по стандартизации; — предварительные национальные стандарты. Согласно ст. 15 рассматриваемого Федерального закона "О техническом регулировании" национальные стандарты, предварительные национальные стандарты, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, правила их разработки и применения, правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации, своды правил образуют национальную систему стандартизации. Национальные стандарты и предварительные национальные стандарты разрабатываются в порядке, установленном рассматриваемым Федеральным законом. Национальные стандарты утверждаются национальным органом по стандартизации в соответствии с правилами стандартизации, нормами и рекомендациями в этой области. Национальный стандарт и предварительный национальный стандарт применяются на добровольной основе равным образом и в равной мере независимо от страны и (или) места происхождения продукции, осуществления процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ и оказания услуг, видов или особенностей сделок и (или) лиц, являющихся изготовителями, исполнителями, продавцами, приобретателями, в том числе потребителями. Применение национального стандарта подтверждается знаком соответствия национальному стандарту. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией. Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области (в том числе в области прогнозирования, статистического учета, банковской деятельности, налогообложения, при межведомственном информационном обмене, создании информационных систем и информационных ресурсов) устанавливается Правительством РФ. Закон РФ "О языках народов Российской Федерации" от 25 октября 1991 г. № 1807-1 регулирует вопросы использования государственного языка в документах. В соответствии с этим Законом официальное делопроизводство может вестись на государственном русском языке, государственных языках республик и иных языках пародов России, определяемых законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, направленные в государственные органы РФ, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ па языке обращения — на русском языке. Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, документы об образовании, военные билеты на территории республик, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного, оформляются наряду с русским языком на государственном языке республики. В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России используется русский язык. Другие языки могут применяться только при наличии соответствующего международного или межреспубликанского договора. Закон устанавливает также нормы использования языка в судебной, внешнеполитической, внешнеэкономической и других сферах деятельности. Согласно ст. 13 Федерального закона от 18 декабря 2006 г. № 231-ФЗ "О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации" произведенная ранее в бывшем СССР регистрация товарных знаков и знаков обслуживания продолжает действовать на территории РФ. Действие этой регистрации может быть прекращено па территории РФ в случае нарушения предусмотренных действовавшим на дату подачи заявки законодательством условий регистрации в порядке, установленном ст. 1513 ГК, а также в случаях и в порядке, которые установлены п. 1 ст. 1514 ГК. Ряд законодательных актов РФ регулирует вопросы использования относимой к государственной тайне и иной конфиденциальной информации. В частности, Закон РФ от 21 июля 1993 г. № 5485 "О государственной тайне" регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне Закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, порядок защиты государственной тайны, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и др. Законом установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну ("особой важности", "совершенно секретно", "секретно"), а также порядок проставления на документах грифа секретности. Положения Закона РФ "О государственной тайне" нашли развитие в ряде указов Президента РФ. Законодательство РФ регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, в частности, создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем регулируются частью четвертой ГК, использование средств связи постановлениями Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", № 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" и др. Лекция 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ Системы документации Историческое развитие систем документации Многие из классификационных схем документированной информации широко используются в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической деятельности, функциональные классификации — в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в архивном деле. При этом в основе как научной, так и практической документной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с классификацией документов. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нем информации — массовой, специальной или личной, — является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему, которая состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. Количество таких систем весьма велико и многообразно, что не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности. В связи с этим рассмотрим эти системы на примере специальной документации — обширной по объему, разнообразной по своему составу и играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов. В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия "система документации" стандартизовано. Согласно ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" системой документации называется "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению". В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить па два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности: — система организационно-распорядительной документации; — система плановой документации; — первичная учетная документация; — отчетно-статистическая; — документация по труду; — система бухгалтерской документации; — система финансовой и расчетно-денежной документации; — система статистической и ведомственной отчетности. В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации. Это системы проектно-конструкторской документации; документации оперативного управления; медицинской; учебной и другой документации. Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных. В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. Например, система документации того или иного высшего учебною заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом. Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам. Таким образом, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами. Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива еще в древних Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу. Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства. В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в XVI в. одновременно с процессом становления центральных органов управления — приказов и местных учреждений российского государства. В дальнейшем начали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления. В дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прессы и др.). Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др. В XVI—XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и другими документами, а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т.д. Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., — материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. В дореволюционной России сложились системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине XIX в. начала складываться система коммерческой документации — контракты, соглашения, акции, облигации и т.п. После 1917 г. в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система организационно-распорядительной документации). Некоторые системы документации исчезли (например, коммерческая система). Вместе с тем появились совершенно новые — система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии. Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащенность. На современном этапе развитие систем документации идет в двух направлениях. Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, в последние два десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок по функциональному признаку. Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идет процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление к комплексной обработке. Лекция 4. ВНУТРИВЕДОМСТВЕННАЯ И МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕПИСКА Служебные письма Назначение и классификация служебных писем Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами и представляют собой сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п. Так как служебные письма являются связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения, поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность использования этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре). Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. Па различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов. Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка "Лично" на письмах, направляемых по адресу организации, имеет двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера. Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (табл. 4.1). Таблица 4.1. Классификация официальной переписки Признак Группа переписки Вид сияли Деловое письмо (отправляемое по почте, факсу), телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное письмо Территория Внутренние (внутри страны), международные письма Место в информационном обмене Инициативные письма, письма-ответы Завершенность информационного обмена Письма, требующие опита: письма, не требующие ответа Положение в системе документооборота Поступающие, отправляемые письма Уровень типизации Типовые письма, письма в произвольной форме Композиция Простые, сложные письма Отношение к действиям партнеров Благодарность, поздравление, одобрение, требование, пожелание и др. Отношение к полноте и точности информации Запросы, подтверждения, опровержения и др. Тематика По вопросам материально-технического обеспечения, финансов, строительства, транспорта, культурного обмена и т.д. Отношения в иерархии управления Письма вышестоящих, подведомственных, сторонних организаций Правовой статус корреспондента Письма юридическим и физическим лицам, ряду организаций (информационные), одной организации, структурному подразделению, должностному лицу; письма граждан (индивидуальные, коллективные); парламентские, депутатские запросы Число адресатов Письмо в один адрес, письмо в несколько адресов Количество имеем ОТ одного автора Первичное, повторное письма Наличие информации об адресате Письма, содержащие сведения об авторе, анонимные обращения Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию. Приступая к изучению особенностей подготовки служебных писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев. В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга: а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) — обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные); б) срокам исполнения — исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно; в) объему — короткие, средние и длинные; г) виду содержащейся в них информации — текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями); д) стилю изложения — официальные и частные; е) комплектности — с приложениями и без приложений; ж) композиции — простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов); з) способу адресования — направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов; и) информационному поводу для подготовки — инициативные и ответные письма. Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение. Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма па три базовых классификационных категории: 1) официальные деловые письма; 2) частные деловые письма; 3) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия). В свою очередь классификация официальных и частных служебных писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена. Так, в группе официальных писем следует выделить: 1) письма-просьбы; 2) письма-сообщения; 3) письма-запросы; 4) письма-заявления; 5) письма-подтверждения; 6) письма-заказы; 7) письма-предложения (оферты); 8) письма-дополнения; 9) письма-рекламации (претензии); 10) информационные письма; 11) гарантийные письма; 12) презентационные письма; 13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл); 14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.); 15) сопроводительные письма. В группе частных писем следует выделить: 1) письма-поздравления; 2) письма-приглашения; 3) письма-извинения; 4) письма для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования; 5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве); 6) письма по случаю отъезда; 7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма); 8) благодарственные письма; 9) рекомендательные письма; 10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.); 11) письма-открытки; 12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.); 13) письма для выражения согласия или отказа от какого-либо предложения; 14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке; 15) письма-резюме. Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов писем. Письмо-просьба — одна из самых распространенных форм делового письма. Функциональное назначение — изложение какой-либо просьбы, связанной с осуществлением организацией своей деятельности (созданием для этого соответствующих условий). Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения (в противном случае существует опасность того, что адресат не поймет, что именно от него требуется). Письмо-сообщение — также весьма распространенная форма официального делового послания. Основное предназначение письма-сообщения — целенаправленная передача адресату какой-либо конкретной информации, как правило, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). Таким образом, на практике письма-сообщения чаще являются инициативными, хотя в определенных случаях информация может сообщаться и в ответ на поступивший в адрес организации письменный запрос. Письмо-запрос, в свою очередь, предназначено именно для запрашивания соответствующей информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом. Письмо-заявление служит для официального (т.е. от имени организации) предварительного информирования адресата о позиции отправителя по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения), например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Как и письмо-просьба, письмо-заявление является однотемным. Письмо-подтверждение служит исключительно для подтверждения какого-либо факта, допустим, получения организацией письма, высланного ранее адресатом. По указанной причине данное письмо используется в деловой переписке исключительно в качестве ответного. Письмо-заказ также является ответным. Функциональное назначение подобных писем — документирование заказа. Отмстим, ч го письмо-заказ одновременно может выполнять и функцию сопроводительного письма, например, если к нему прилагается ранее высланное адресатом деловое предложение (оферта, проект договора и т.п.), дополненное необходимой информацией. Письмо-предложение (оферта) — классический пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется в адрес делового партнера для того, чтобы сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твердую оферту и оферту без обязательства. Первая отличается исключительной конкретностью и точностью в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т.п.). Вторая скорее свидетельствует о принципиальной готовности адресата к сотрудничеству, для налаживания (развития) которого, однако, требуется предварительное согласие получателя такого письма. Письмо-дополнение служит для оперативного сообщения адресату какой-либо важной информации, которая ранее по каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Письмо-дополнение всегда является продолжением предыдущего послания. Письмо-рекламация — менее частое явление в современной деловой переписке. Основное назначение — выражение письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств. Как правило, высылается в адрес с приложением документов, свидетельствующих о недобросовестности получателя в отношении отправителя письма (например, акта о некондиционности продукции). Информационное письмо используется для развития деловых отношений с новыми партнерами. Такое письмо уместно отправить в адрес после того, как на предыдущее послание получен ответ, указывающий на принципиальную готовность к сотрудничеству. Основное функциональное назначение письма — информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно более широкому кругу направлений. Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы адресата. Хрестоматийный пример гарантийного письма — подтверждение готовности отправителя оплатить запрашиваемую партию продукции и т.п. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе — юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т.п., — а также присутствие в тексте слова "Гарантирую". Презентационное письмо имеет целью презентовать (буквально — представить в выгодном свете) адресату какую-либо продукцию, организацию (производителя или распространителя продукции) или некое социально значимое событие, например, праздник организации. На практике презентационное письмо чаще всего обращено не к конкретной организации (должностному лицу), а к публике, широкой общественности и, помимо информирования, призвано вызвать у адресата заинтересованность и расположение по отношению к презентуемому объекту. Добавим, что презентационные письма никогда не рассылаются по одному, поскольку призваны проинформировать возможно большее количество людей. Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационного письма имеет куда более конкретную и прозаическую цель — побудить адресата к совершению покупки. Особенностью письма является то, что, помимо описания предлагаемой продукции, оно содержит — в качестве приложения — и бланк заказа для ее получения (по почте или с курьером), а в некоторых случаях — и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления. Другой особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях и сотням тысяч потенциальных покупателей. Краткие письменные сообщения используются в целях немногословного срочного информирования адресата в связи с конкретным поводом (обстоятельствами). Среди кратких письменных обращений различают уведомления, напоминания и предупреждения, направляемые в адрес, как правило, последовательно, с определенным интервалом времени. Уточним, что предупреждение используется только в том случае, если уведомление и напоминание не достигли своей цели и адресат на них не отреагировал должным образом. Сопроводительное письмо — письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием точных характеристик (название, количество страниц и т.п.). Письмо-поздравление — это, пожалуй, самый распространенный вид частных деловых писем. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем, считается вполне уместным направлять поздравления по следующим основным поводам: а) день рождения адресата — должностного лица или дата основания предприятия-получателя; б) государственные, церковные и профессиональные праздники; в) назначение адресата на более престижную должность; г) награждение, присвоение почетного или специального звания (в том числе организации-получателя); д) выдающиеся достижения получателя на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победа в конкурсах, соревнованиях и т.п.); е) заключение взаимовыгодных партнерских соглашений; ж) годовщина сотрудничества (как правило, первая или "круглая"); з) выдающиеся события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, промоция — окончание учебного заведения, защита диссертации, "круглая" годовщина свадьбы и т.п.). Характерной особенностью письма-поздравления является его благожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова "Поздравляю..." является обязательным. Письмо-приглашение — очевидно, второй по распространенности вид частных деловых писем. Функциональное назначение письменного приглашения — во-первых, известить адресата о том или ином торжественном или деловом мероприятии, и, во-вторых, пригласить его к участию в нем. В связи с изложенным текст письма-приглашения может открываться либо с информации о мероприятии, либо со слова "Приглашаем (приглашаю)...". Приглашение может оформляться как в виде письма, так и на специальном бланке (пригласительном билете, прилагаемом к письму). Особенностью письменного приглашения является персональный характер обращения к адресату. Письмо-извинение все чаще применяется в повседневной деловой переписке. Функциональное назначение — принести адресату формальные извинения. Особенностью данного письма является подчеркнуто примирительный тон изложения, который, впрочем, не должен восприниматься адресатом как заискивающий тон. Письма для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования используются в повседневной деловой переписке в связи с не слишком радостными событиями в жизни адресата. Функциональное назначение такого письма — проявить к адресату внимание, выразить ему свою поддержку в непростую, подчас трагическую минуту. Характерной особенностью — и одновременно едва ли не важнейшим требованием к письму подобного характера — является исключительная искренность и теплота его тона. Письмо по случаю представления (представительское письмо) незаменимо при заочном знакомстве с адресатом для установления с ним личных взаимоотношений. Особенностью письма по случаю представления является наличие у него в качестве приложения визитной карточки отправителя. Такое письмо служит для выражения адресату (в краткой, дружелюбной форме) расположения и, как правило, содержит приглашение к неформальной деловой встрече. Письмо по случаю отъезда предназначено для выражения признательности со стороны уезжающего по отношению к остающейся (принимающей) стороне. Кроме того, такое письмо может содержать приглашение адресату к продолжению контактов (сотрудничества), в том числе и посредством ответного визита — при условии, что это отвечает интересам и планам обеих сторон. Письмо для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевое письмо) служит для укрепления сложившихся деловых и личных связей между участниками переписки. Основное функциональное назначение имиджевого письма состоит в отсутствии формального повода продемонстрировать адресату свое внимание и уважение. Кроме того, имиджевое письмо может выполнять и вспомогательную информационную функцию. Благодарственное письмо направляется адресату с целью выразить благодарность за проявленное последним по отношению к отправителю внимание (допустим, в ответ на поздравление) либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма. Благодарственное письмо должно быть естественным по тону, иными словами, степень выражения благодарности должна быть адекватной поводу. Рекомендательное письмо — особый вид частного делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма — отрекомендовать должным образом то или иное лицо адресату. Рекомендательное письмо может быть оформлено в краткой или развернутой форме. Краткая форма применяется, если речь в письме идет о человеке, хорошо знакомом адресату, а развернутая форма — если требуется отрекомендовать человека, которого адресат знает недостаточно или же вовсе с ним не знаком. Мини-письма (малые эпистолярные формы) — письма-шаблоны, письма-маятники и т.п. — активно используются в деловой переписке прежде всего для экспресс-ответов. Особенностью мини-писем является повторяемость (стандартность) значительной части их содержания — в основном благодаря использованию шаблонного текста — и присутствие в письме специального формуляра, облегчающего подготовку ответа для адресата. Другой особенностью мини-писем является "телеграфный" стиль изложения, впрочем, приемлемый в общении только с людьми, которых связывают с отправителем тесные деловые или личные взаимоотношения. Письмо-открытка — специфическая малая эпистолярная форма. Функциональное назначение писем-открыток — ведение частной деловой переписки, не затрагивающей аспекты деловых взаимоотношений ее участников. Данные письма обычно содержат краткие сообщения личного характера, обмен которыми осуществляется в периоды, когда личные контакты между участниками деловой переписки по каким-либо причинам затруднены. Особенностью таких писем является их обязательное оформление на открытке (почтовой карточке с видом). Письмо негативною содержания — собирательная группа писем, включающая письма-отказы, письменные уведомления об увольнении, отказе в предоставлении вакансии, отказе в предоставлении денежной субсидии (смягчении условий погашения задолженности), письма с выражением неодобрения (порицания) чьих-либо действий и т.п. Такие письма, как правило, являются ответными (за исключением случаев выражения неодобрения или порицания действий адресата). Письмо для выражения согласия или отказа применяется для извещения адресата о согласии (отказе) отправителя от какого-либо предложения. Направляется в ответ на поступившее ранее от адресата письмо, содержащее какое-либо предложение, чаще всего об участии в каком-либо мероприятии, проекте и т.п. Письмо в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за сделанное предложение. Письмо для обращения в различные инстанции в частном порядке предназначено для письменного изложения конкретной просьбы или требования отправителя. Как правило, такие письма направляются в судебные органы, предприятия коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т.д. Функциональное назначение писем состоит, во-первых, в том, чтобы проинформировать о чем-либо адресата и, во-вторых, побудить его к определенным действиям. Письмо-резюме — резюме отправителя, изложенное в форме стандартного делового письма, инициативное письмо, высылаемое в адрес потенциального работодателя. Содержит наиболее существенные данные о биографии, уровне образования и профессиональном опыте отправителя, а также (в обязательном порядке) указание о вакансии, на которую претендует отправитель, и адресе (телефоне, E-mail и т.п.), по которым адресат может направить ответ. На этом характеристику наиболее распространенных видов деловых писем можно считать законченной. Рассмотрим далее требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем, а также к срокам их подготовки. Лекция 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ТЕХНОЛОГИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения аппарата управления организации и включает: - своевременное и правильное создание документов (документирование); - организацию работы с документами (создание системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления и их использование в справочных целях); - выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль); - хранение, систематизацию документов (в том числе подготовку для сдачи в архив или к уничтожению). Под документооборотом организации принято понимать упорядоченное перемещение документов, полученных или созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами. Формы применяемых в организации документов, а также система обработки информации и приемы организации документооборота утверждаются руководителем организации. Службы документационного обеспечения управления Сущность документационного обеспечения управления Под ДОУ учреждения следует понимать фиксацию, запись и соответствующее оформление необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными в учреждении порядком и правилами. Зафиксированная надлежащим образом информация, как правило, представляется в форме того или иного управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию учреждения. Состав документации учреждения определяется: - пределами ответственности (компетенцией) данного учреждения; задачами и функциями, обусловленными спецификой содержания деятельности учреждения; установленными в учреждении порядком и правилами решения управленческих проблем, связанных с осуществлением предприятием своей деятельности и созданием для этого необходимых условий; — объемом и характером взаимосвязей данного учреждения с другими учреждениями, а также с вышестоящими органами управления (в том числе федеральными, местными и ведомственными). Документирование управленческой деятельности необходимо также рассматривать в качестве важной составляющей ДОУ предприятием. В соответствии с определением ГОСТ 51141-98 ДОУ — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В общем и целом организация указанной работы осуществляется в соответствии с требованиями руководящих документов по вопросам ДОУ и с учетом особенностей сформировавшейся в учреждении системы ДОУ, основу которой составляет документооборот учреждения. В связи с последним замечанием правомерно поставить вопрос о юридической основе документирования управленческой деятельности учреждении. Ее составляют: — указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне; — нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого, а также ведомственного характера; - нормативные правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ регионального и местного характера; — ГСДОУ; - государственные стандарты по вопросам ДОУ; - УСД; — общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; — нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда; — нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов; — организационно-распорядительные и организационно-методические документы предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ. Последние разрабатываются учреждениями и включают: — инструкцию по ДОУ (делопроизводству) учреждения; — положение о структурном подразделении, в ведении которого находятся вопросы ДОУ; - инструкции для должностных лиц учреждения, к компетенции которых отнесены отдельные вопросы ДОУ; — нормы времени и выработки па процессы и операции, осуществляемые сотрудниками учреждения при обращении с документами. Общее руководство вопросами документационного обеспечения, как правило, возлагается на заместителя руководителя учреждения по вопросам управления, а непосредственная организация этой работы — на руководителя специализированного структурного подразделения — службу (отдел, отделение, группу) ДОУ. Таким образом, в ведении службы ДОУ находятся вопросы организации работы с документами в масштабе всего учреждения. При этом другая составляющая данной работы (по подготовке документов) относится к компетенции соответствующих должностных лиц (структурных подразделений), так или иначе участвующих в выработке, принятии и последующей реализации управленческих решений. Лекция 6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ПРАВООТНОШЕНИЙ Характеристика комплексов кадровой документации В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений. Основным законодательным актом является ТК. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют: ГК, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, — уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.). Нормативная и нормативно-справочная документация Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов РФ, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права, например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства. Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации, а также УСД. Плановая кадровая документация Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы обычно подписываются руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации. Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя: — сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени; — выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг; — прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации; — проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту; — определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности; — расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства; — расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников но должностям; — расчет возможностей совершенствования социальной и инфраструктуры организации; — разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов; — согласование, подписание и утверждение программ и планов; — детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам; — текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации. Программа — это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность. Например: Программа социального развития коллектива работников организации на 2010—2015 гг. План — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей, например, План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем. К плановой документации относятся: структура и штатная численность предприятия; штатное расписание; график отпусков рабочих и служащих; программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации. Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки (персональные и пр.); месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель организации ("Утверждаю штат в количестве __ единиц с месячным фондом заработной платы 500 000 рублей"). Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа. График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации. Лекция 7. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВЫХ ПРОЦЕССОВ Документы по личному составу Конституция гарантирует каждому гражданину право на свободное использование своих способностей и имущества для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности (ст. 34). Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного законом минимального размера оплаты труда, право на защиту от безработицы, а также право на судебную защиту своих трудовых прав. Осуществляя это право, гражданин может заключить трудовой договор. Вопросам, связанным с заключением, изменением и прекращением трудового договора, целиком посвящен разд. III ТК. Работники кадровых служб затрачивают много времени на составление трудового договора и других документов. Практика показывает, что часто эти документы в организациях оформляются по-разному, к ним предъявляются неодинаковые требования со стороны руководителей. Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени. В организациях должны использоваться унифицированные формы документов, обеспечивающих возможность применения вычислительной техники. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. К документам по личному составу относятся: — трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником; — приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении; — заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении; — трудовые книжки; — личные карточки (формы № Т-2, Т-2ГС); — автобиографии; — характеристики; — аттестационные листы сотрудников; — резюме; — личные дела; — лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению. В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы (формы) по личному составу: — № Т-1 — приказ (распоряжение о приеме на работу); — № Т-2 — личная карточка; — № Т-4 — учетная карточка научного работника; — № Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе; — № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска; — № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора; — № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; — № Т-10 — командировочное удостоверение; — № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника. В процессе управления организациями руководители принимают многочисленные решения, в частности, при выборе кандидатов на замещение вакантной должности, увеличении оклада, направлении на курсы повышения квалификации, включении в резерв на выдвижение, командировании специалистов за границу, направление в вуз или в среднее специальное учебное заведение и др. В связи с этим возникает необходимость в разнообразной информации. Этим и объясняется существование в организациях множества различных учетных и отчетных документов по кадрам. Лица, принимающие решения по вопросам подготовки, повышения квалификации, переаттестации, использования рабочих и служащих, должны обладать необходимой и достоверной информацией, получаемой в оперативном режиме. Для учета возникновения, наличия и погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (себестоимость). Этот блок включает следующие документы: - штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов; в бюджетных организациях штатное расписание — основание для образования фонда оплаты труда организации; — табель учета использования рабочего времени — документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др.; он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно. Пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке): - личное заявление работника с визой руководителя; приказ о зачислении с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с распиской работника об ознакомлении; подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку, на его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (формы № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы № Т-54 или № Т-54а); — справка с предыдущего места работы с указанием начислений и удержаний с начала календарного года (для правильного исчисления в дальнейшем налога на доходы физических лиц); в случае непредставления такой справки требуется письменное объяснение причины; при отсутствии справки и объяснения на должностных лиц организации может быть наложено административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете и налоговом законодательстве. Пакет документов на увольнение: — личное заявление на увольнение с визой руководителя организации; — приказ на увольнение с указанием причины (со ссылкой на соответствующую статью ТК) и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении); — второй экземпляр справки с указанием начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра; — копия трудовой книжки с последней записью об увольнении. Документация по личному составу (численность, состав работающих, их заработная плата, условия труда и т.д.) вместе с годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности организации подлежит передаче в государственный архив. Наличие правильно подобранных и надлежащим образом оформленных документов по личному составу, регулирующих отношения между работодателем и работниками, поможет избежать конфликтов с налоговыми органами и возможного применения штрафных санкций. Руководители организаций несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности Лекция 8. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Оценка значимости документов Виды архивных документов Полный цикл взаимодействия человека с документной средой подразумевает не только создание документов, их использование, включая доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени, но значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от различных корреспонденто в с использованием всевозможных средств их доставки, различна. Можно выделить несколько групп документов. Первая группа документов необходима только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание. Вторая группа документов содержит социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и сохраняет свое значение дольше. Такие документы должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, в силу массовости они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности. Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм. Эти документы представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует последняя. Четвертая группа содержит нормативно-методическую базу и имеет большое управленческое и справочное значение. Такие документы, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может быть, что-то и скопировать. Пятая группа отражает научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь. Документы этой группы имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца. Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессрочно, или, по архивной терминологии — постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры. В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев. Такая деятельность в системе управления называется профессиональным термином "экспертиза ценности документов". Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки: начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа до порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения. Наиболее технологически тесно с изучением ценности документов и предварительным определением сроков их хранения связана именно регистрация, так как сроки хранения документов являются одним из основных факторов выбора системы регистрации и накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел. Перечень основной и дополнительной учебной литературы, необходимой для освоения дисциплины Основная литература 1. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие для студентов вузов / Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ИНФРА-М, 2015. - 304 с 2.Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие для студентов вузов / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов ; Новосибир. гос. ун-т экономики и управления. - 6-е изд., испр. и доп. - М. : ИНФРА-М, 2013. - 256 с. 3.Корнеев И. К. Управление документами: учебник для студентов вузов / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. - М. : ИНФРА-М, 2012. - 300 с. - (Высшее образование). 4.Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие для студентов вузов / Н. П. Крюкова. - М. : ИНФРА-М, 2013. - 268 с. - (Высшее образование). 5.Ларионова Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом/ Т.М. Ларионова, Л.А. Румынина. – СПб.: Форум, 2014. – 416 с. 6.Панасенко Ю.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие [для студентов вузов] / Ю. А. Панасенко. - М. : РИОР, 2015. - 138 с. 7. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие для студентов вузов / А. А. Раздорожный. - М. : ИНФРА-М, 2015. - 304 с. Дополнительная литература 1. ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 2. ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 3. Гущина И. А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме: учеб. пособие для студентов вузов / И. А. Гущина, Н. А. Зайцева. - М. : Альфа-М : ИНФРА-М, 2014. - 240 с.  4. Деловое письмо: учебно-справочное пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. - 5-е изд. - М. : Дашков и К*, 2013. - 196 с. 5. Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учеб. пособие/ М. И. Басаков. - 7-е изд.,перераб. и доп. - М. : Дашков и К*, 2012. - 348 с. 6. Панасенко Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: учеб. пособие [для студентов ссузов и вузов] / Ю. А. Панасенко. - 3-е изд. - М. : РИОР : ИНФРА-М, 2012. - 112 с. 7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г. Периодические издания Управление персоналом, Кадровое дело, Кадровый вестник, Служба кадров, Трудовой мир, Человек и труд, Проблемы теории и практики управления. Перечень ресурсов информационно - телекоммуникационной сети «Интернет» 1. Научная электронная библиотека (НЭБ) (RU) - http://elibrary.ru 2. Справочная правовая система «Гарант» (http:// www. garant.ru). 3. Справочная правовая система «Кодекс» (http:// www. kodeks.ru). 4. Справочная правовая система «КонсультантПлюс» (http://www.con-sultant.ru). 5. Электронно-библиотечная система BOOK.ru (RU) - http://www.book.ru 6. IPRbooks (RU) - http://www.iprbookshop.ru 7. Электронно-библиотечная система «КнигаФонд» (RU) - http://www.knigafund.ru 8. Электронно-библиотечная система РУКОНТ (RU) - http://rucont.ru 9. ЭБС znanium.com издательства "ИНФРА-М" (RU) - http://www.znanium.com 10. Электронная библиотека Издательского дома Гребенников (RU) - http://grebennikon.ru 11. Университетская библиотека online (RU) - http://www.biblioclub.ru 12. Университетская информационная система Россия (УИС РОССИЯ) (RU) - http://uisrussia.msu.ru/is4/main.jsp 13. Информационно-аналитическое агентство ИНТЕГРУМ (RU) - http://www.integrum.ru 14. Электронная библиотека диссертаций (RU) - http://diss.rsl.ru Словарь основных терминов Автоматизированная информационная система информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи Автор документа организация или лицо, создавшее документ. Документ может быть составлен несколькими авторами Адресант лицо или организация - отправитель документа Адресат лицо или организация - получатель документа Акт документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события Акцепт согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении Анкета документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них Архивная выписка дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке Архивная справка справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке Бланк документа стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации Бухгалтерские документы документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций Ведомость перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В., и т.п.) Виза подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом Внутренний адрес письма наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо Внутренний документ документ, предназначенный для использования только тем учреждением, в котором он создан Внутренняя опись учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием порядкового номера, названия (заголовка), даты и номера листа дела Входящий документ документ, поступивший в учреждение Выписка из документа заверенная копия части документа Гриф пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично», «конфиденциальные сведения», «коммерческая тайна») Гриф ограничения доступа к документу специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений к государственной или коммерческой тайне, проставляемая на носителе сведений и/или в сопроводительной документации Дата число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами Дело совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку Деловое письмо документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица Делопроизводство ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них Директивный документ документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов Доверенность документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина) Договор (контракт) документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования Докладная записка документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя Документ информация на материальном носителе, закрепленная созданным человеком способом, имеющая юридическую силу Документация оформленная по единым правилам совокупность документов Документооборот 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки: 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени Досье документы, относящиеся к какому-либо делу Дубликат экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу Жалоба письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов Журнал учета документов журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними Заголовок документа (дела) краткое обозначение сведений о составе и содержании документа (дела) Заявление документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.) Знак обслуживания условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических лиц от однородных услуг других Извещение документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие в нем Индекс условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения Индекс дела порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела Индексация документов присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации Инициативный документ документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса Информационная система организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий Исковая давность срок для защиты права по иску лица (предприятия), право которого нарушено Исковое заявление заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме Исходящий документ документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле Классификационный индекс условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов Коммерческая тайна производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной Коммерческий акт документ о нарушениях (недосдаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза Консервация документа предохранение документа от разрушающего действия внешней среды Контрагент одна из сторон контракта, договора Контрольный лист талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма Конфиденциальная информация документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ Копия документа документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их Корреспондент учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка Лицевой счет бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним Личная карточка документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.) Личное дело дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности) Номенклатура перечень наименований Номенклатура дел систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения Нормативный документ документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение Нормативы документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.) Нормы документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (выработки, выдачи чего-либо, времени чего-либо и т.д.) Объяснительная записка 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу Опись юридически оформленный перечень документов Организационно-распорядительные документы (орд) документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения, и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц Оригинал документа 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования Особые отметки отметки о степени секретности и срочности исполнения документов Отметка о поступлении документа отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления Официальные документы документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке Персональные данные сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина Печать элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами Письмо обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами Повестка официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя Подлинник документа 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись Подлинный документ документ, информация в котором, а также дата, номер, подпись и другие реквизиты соответствуют действительности Подпись на документе подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа Положение 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни Пользователь информации субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею Право подписи полномочие должностного лица на подписание документов Предложение письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях (см. Оферта) Предметный каталог каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке Предметный указатель указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке Представление документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения Приказ 1)правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения Проект документа предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения Протокол документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов Распорядительные документы документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов Распоряжение правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан Регистрационная карточка карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения Регистрационный номер документа порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его Регистрационный штамп штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ Регистрация документов запись в учетных формах (журналах, карточках и т.н.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации Реестр перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтер-ском учете и делопроизводстве (например, Р. описей) Резолюция решение, принятое совещанием, съездом, конференцией по обсуждаемому вопросу Резолюция на документе письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа Реквизит документа обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа Рекламация (рекламационное письмо) письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работы Решение 1) правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д. Система документирования принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов Служба делопроизводства секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами Служебная записка записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу Согласование документа обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями Спецификация документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа Справка 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера Справочно-информационный фонд совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, используемых в целях отраслевого информационного обслуживания Стандарт нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции; правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ Табель перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости) Техническая документация обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства Технологическая документация обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов Типовые документы (тексты-аналоги) 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. Структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности Трафаретный документ документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание Трудовой договор соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка Трудовая книжка основной документ о трудовом стаже и о трудовой деятельности работников Указание 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства Утверждение документа заполнение реквизита "гриф утверждения документа" должностным лицом, как правило, руководителем Факсимиле 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе Штатное расписание организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Юридическая сила документа свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами Языковая формула (документа) слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа