Источники информации

Раздел 3. ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ И ОТЧЕТ АУДИТА Лекция 7. Источники информации 1. Сбор и проверка информации 2. Методы сбора и источники информации: - Проведение интервью - Получение наблюдений аудита 3. Подготовка заключения по результатам аудита 4. Проведение заключительного совещания 1. Сбор и проверка информации В процессе аудита информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию, имеющую отношение к взаимодействию между функциями, деятельностью и процессами, должна быть собрана на основе соответствующей выборки и проверена. Только информация, поддающаяся проверке, может быть свидетельством аудита. Свидетельства аудита должны протоколироваться. Свидетельства аудита основываются на выборке доступной информации, поэтому присутствует элемент неопределенности при проведении аудита, и выводы, которые делаются во время аудита, должны учитывать эту неопределенность. Рисунок 1 иллюстрирует процесс от сбора информации до достижения заключений по результатам аудита. Рис.1 Процесс сбора информации до достижения заключений по результатам аудита. 2. Методы сбора и источники информации: a) интервью; b) наблюдение деятельности; c) анализ документов. Источники информации могут меняться в зависимости от области и сложности аудита и могут включать: a) интервью с сотрудниками и другими лицами; b) наблюдения видов деятельности, производственной среды и условий работы; c) такие документы, как: политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты или заказы; d) такие записи, как: технический контроль, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по отслеживанию программ и результаты измерений; e) итоговые данные, результаты анализов и показатели эффективности; f) информацию о программах выборки проверяемой организации, о процедурах управления выборкой и процессами измерения; g) записи из других источников, например обратная связь от потребителей, соответствующая информация от внешних организаций и записи по оценке поставщиков h) компьютеризированные базы данных и веб-сайты. Проведение интервью Интервью является одним из важных средств сбора информации и должно проводиться с учетом ситуации и характера опрашиваемого. При этом аудитор должен принимать во внимание следующее: a) интервью должно проводиться с лицами, которые осуществляют деятельность или выполняют задачи в пределах области аудита в соответствующих функциональных подразделениях и на соответствующих уровнях; b) интервью должно проводиться в течение обычного рабочего времени и, где это возможно, на обычном рабочем месте человека, с которым проводится интервью; c) должны быть приняты все меры для того, чтобы опрашиваемое лицо находилось в естественной, непринужденной обстановке до и во время проведения интервью; d) необходимо объяснить как причину опроса, так и необходимость ведения записей; e) опрос следует начинать с просьбы рассказать о своей работе; f) необходимо избегать наводящих вопросов; g) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым; h) необходимо поблагодарить опрашиваемого за участие и сотрудничество. Получение наблюдений аудита Свидетельства аудита должны быть оценены по критериям аудита с тем, чтобы получить наблюдения аудита. Наблюдения аудита могут указать на соответствие или несоответствие критериям аудита. В тех случаях когда это установлено целями аудита, наблюдения аудита могут идентифицировать возможности для улучшения. Группа по аудиту должна собираться, когда это необходимо, для анализа наблюдений аудита на соответствующих этапах аудита. Должен быть подведен итог соответствия критериям аудита с указанием подразделений, функций или процессов, которые были проверены. Если это включено в план аудита, то отдельные наблюдения аудита и их свидетельства должны протоколироваться. Несоответствия и их свидетельства должны протоколироваться. Несоответствия могут быть классифицированы. Они должны анализироваться совместно с соответствующими представителями проверяемой организации, чтобы получить подтверждение точности свидетельства аудита и того, что несоответствие понято. Необходимо всеми способами устранить разногласия во мнениях по наблюдениям аудита или свидетельствам аудита, неразрешенные вопросы должны протоколироваться. 3. Подготовка заключения по результатам аудита Группа по аудиту до заключительного совещания должна встречаться для того, чтобы: a) проанализировать наблюдения аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, для определения соответствия целям аудита; b) согласовать заключения по результатам аудита с учетом элемента неопределенности, присущего процессу аудита; c) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита; d) обсудить последующие аудиты, если это включено в план аудита. Заключения по результатам аудита могут охватывать следующее: a) степень соответствия системы менеджмента критериям аудита; b) результативность внедрения, функционирования и улучшения системы менеджмента; c) способность процесса анализа со стороны руководства обеспечивать постоянную пригодность, адекватность и результативность системы менеджмента, а также ее улучшение. Если это установлено целями аудита, заключения по результатам аудита могут содержать рекомендации относительно улучшений, деловых взаимоотношений, сертификации/ регистрации либо дальнейшей деятельности по аудиту. 4. Проведение заключительного совещания Заключительное совещание, проводимое под председательством руководителя группы по аудиту, должно быть проведено для представления наблюдений аудита и заключений по результатам аудита таким образом, чтобы они были поняты и признаны проверяемой организацией. Также необходимо согласовать с проверяемой организацией, если это приемлемо, сроки представления плана корректирующих и предупреждающих действий. На заключительном совещании должна быть представлена проверяемая организация и могут быть также представлены заказчик аудита и другие стороны. При необходимости руководитель группы по аудиту должен сообщить представителям проверяемой организации о препятствиях, возникших при проведении аудита, которые могли снизить доверие к заключению по результатам аудита. В некоторых случаях, например при внутреннем аудите малой организации, заключительное совещание может состоять только из информирования о наблюдениях аудита и заключениях по результатам аудита. В других ситуациях совещание должно быть официальным с ведением протокола и регистрацией присутствующих. Любые разногласия по наблюдениям и заключению по результатам аудита между группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, при возможности, разрешены. Если нет единого решения, все мнения должны быть запротоколированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. Должно быть подчеркнуто, что эти рекомендации необязательны.