Инвентаризация имущества и обязательств

Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский государственный медицинский университет Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации» (ГБОУ ВПО СибГМУ Минздрава России) Кафедра управления и экономики фармации УТВЕРЖДЕНО на заседании кафедры протокол № 5 от 23.11.2010 г. Заведующий кафедрой УЭФ____________Музыра Ю.А. Кандидат фармацевтических наук, доцент Э.Г. Морозова Тема «Инвентаризация имущества и обязательств» ЛЕКЦИЯ Томск – 2013 СОДЕРЖАНИЕ Введение. 1. Понятие, цели и виды инвентаризации 2. Правовые основы инвентаризации 3. Общие правила проведения инвентаризации 3.1. Подготовительный этап инвентаризации 3.2. Основной (рабочий) этап инвентаризации 4. Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств 4.1. Инвентаризация ОС и НМА 4.2. Инвентаризация расчетов (обязательств) 4.3. Инвентаризация денежных средств 4.4. Инвентаризация материально-производственных запасов 4.5. Инвентаризация ЛС, подлежащих ПКУ 5. Учет результатов инвентаризации Заключение. ЛИТЕРАТУРА 1. Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». 2. «Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденным приказом МФ РФ № 34н от 1998 г. (29.07.1998 г.); 2. «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом МФ РФ № 49 от 13.06.1995 г. 3. «Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке», утвержденное приказом МФ РФ от 10.03.1999 г. № 20н. 4. Федеральный закон от 08.01.1998 г. № 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах». 5. Приказ МЗ РФ от 12.11.1997 г. № 330 «О мерах по улучшению учета, хранения, выписывания и использования наркотических ЛС». 6. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». 7. Постановление Госкомстата РФ от 27.03.2000 г. № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». 8. Приказ МЗ РФ от 20.07.2001 г. № 284 «Об утверждении норм естественной убыли ЛС и ИМН в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности». ВВЕДЕНИЕ Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности аптека обязана проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. 1. Понятие, цели и виды инвентаризации Инвентаризация является приемом бухгалтерского учета. Инвентаризация – это выявление фактического состояния имущества, финансовых обязательств организации путем точной и подробной описи на определенный момент времени и сопоставление с данными бухгалтерской отчетности. Дополнительными целями инвентаризации является: 1) проверить соблюдение условий хранения и эксплуатации имущества; 2) выявить испорченное, бездействующее имущество; 3) откорректировать финансовый результат (расчет реализованных торговых наложений), рассчитать естественную убыль. Различают инвентаризацию плановую и внеплановую (внезапную). Плановая осуществляется один раз в год перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года. Допускается проведение инвентаризации ОС один раз в три года. Плановая инвентаризация является полной (сплошной), т.е. описи подвергается все имущество и обязательства. Внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке: 1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; 2) при смене МОЛ на день приемки-передачи дел; 3) при установлении фактов хищения, порчи ценностей; 4) в случае стихийных бедствий (аварий, пожаров и др.); 5) при ликвидации или реорганизации аптеки; 6) при смене руководителя коллектива МОЛ; 7) при смене более 50 % членов коллектива МОЛ; 8) по требованию одного или нескольких членов коллектива МОЛ. Внеплановая инвентаризация может проводиться по требованию учредителей, аудиторов, налоговых и судебных органов. Внеплановая инвентаризация может быть полной и частичной (выборочной), когда описи подвергается конкретная группа имущества или обязательств, например, товаров, ДС, кредиторской задолженности, имущество на подотчете конкретного МОЛ. 2. Правовые основы инвентаризации Требования к проведению инвентаризации имущества и обязательств определены: 1) Федеральным законом № 402-ФЗ от 2011 г. «О бухгалтерском учете» (06.12.2011 г.); 2) «Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденным приказом МФ РФ № 34н от 1998 г. (29.07.1998 г.); 3) «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом МФ РФ № 49 от 1995 г. (13.06. 1995 г.). 4) «Положением о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке», утвержденным приказом МФ РФ № 20н от 1999 г. (10.03.1999 г.). Порядок инвентаризации (ревизии) денежных средств и денежных документов в кассе определен инструкцией «Порядок ведения кассовых операций в РФ», утвержденной ЦБ РФ в 1993 г. Инвентаризация НС, ПВ регламентирована: 1) Федеральным законом № 3-ФЗ от 1998 г. «О НС и ПВ» (08.01.1998 г.); 2) Приказом МЗ РФ № 330 от 1997 г. «О мерах по улучшению учета, хранения, выписывания и использования наркотических ЛС» (12.11.1997 г.). Эти требования можно отнести и к другим ЛС, подлежащим ПКУ. Формы инвентаризационных документов утверждены Постановлениями Госкомстата РФ № 88 от 1998 г. (от 18.08.1998 г.) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (код ИНВ) и № 26 от 2000 г. (27.03.2000 г) «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». 3. Общие правила проведения инвентаризации Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств устанавливаются директором. Инвентаризации подвергается как имущество, находящееся в собственности аптеки, так и имущество не являющееся ее собственностью, но числящееся в бухгалтерском учете (арендованное, на хранении, в переработке, принятое по договору комиссии). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и МОЛ. 3.1. Подготовительный этап инвентаризации На период инвентаризации аптека закрывается, операции с ценностями прекращаются. Директор аптеки издает приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22 и регистрирует его в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации ИНВ-23. Для проведения инвентаризации формируется постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе директора или другого представителя администрации, главного бухгалтера, других специалистов (провизоров, фармацевтов, экономиста). При большом объеме работ могут создаваться рабочие комиссии. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. При вручении приказа председателю комиссии выдается контрольный пломбир. Комиссия проводит подготовительную работу: 1) пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности; 2) проверяет весы, мерную тару; 3) получает от материально ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств. Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на определенную дату», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. МОЛ дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи по объектам и МОЛ. 3.2. Основной (рабочий) этап инвентаризации Фактическое наличие имущества определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Директор аптеки должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой). Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии МОЛ. Сведения о фактическом наличии имущества и обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в 2 экземплярах, а при передачи ценностей от одного МОЛ другому – в 3 экземплярах. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Инвентаризационные описи могут быть заполнены на компьютере или вручную. Описи заполняются четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. В конце каждой страницы описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны (штуках, килограммах, метрах и т.д.). Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены МОЛ принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество не являющееся собственностью аптеки составляются отдельные описи. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся ценности, при уходе комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе комиссий описи должны храниться в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. Если МОЛ обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно до открытия аптеки заявить об этом председателю комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить до открытия аптеки вновь созданной инвентаризационной комиссией в присутствии МОЛ. Результаты проверок оформляются актом ИНВ-24 и регистрируются в книге учета контрольных проверок ИНВ-25. 4. Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств 4.1. Инвентаризация ОС и НМА До начала инвентаризации ОС рекомендуется проверить наличие и состояние инвентарных карточек, технических паспортов, документов на собственность и аренду ОС. При выявлении неточностей в документы вносят исправления. Во время инвентаризации комиссия проводит осмотр объектов и заносит в инвентаризационную опись ИНВ-1 их наименование, назначение, инвентарные номера, основные технические показатели. Арендованные ОС отражаются в отдельной описи. При инвентаризации НМА проверяется наличие документов, подтверждающих права аптеки на них, правильность отражения НМА в балансе. 4.2. Инвентаризация расчетов (обязательств) Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на соответствующих расчетных счетах бухгалтерского учета, например, 60, 62 и др. Документальной проверке подвергаются 1) расчеты с поставщиками по оплаченным, отгруженным товарам; 2) расчеты с банками по кредитам, бюджетом по налогам, внебюджетными фондами по страховым взносам; 3) задолженности работникам по заработной плате; 4) авансовые отчеты подотчетных лиц; 5) правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности; 6) правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам. Комиссия проводит инвентаризацию на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т.д. Для сверки задолженности с покупателями, поставщиками составляют акты сверки расчетов. Акт составляют по каждому контрагенту (дебитору и кредитору) в двух экземплярах. Рекомендуемый срок составления – раз в квартал. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то ее надо списать с баланса аптеки по приказу руководителя. Срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности (ст. 196 ГК РФ). По результатам проверки составляется акт инвентаризации расчетов ИНВ-17 и справка к нему. 4.3. Инвентаризация денежных средств Ревизия кассы проводится путем полистного пересчета денежной наличности и денежных документов, находящихся в кассе. Остаток наличности в кассе сверяется с данными кассовой книги (отчета). Результаты инвентаризации оформляются актом ИНВ-15. При обнаружении недостачи или излишка средств указывается их сумма и обстоятельства их возникновения. Проверка наличия ценных бумаг проводится по видам бланков, местам хранения и МОЛ и оформляется описью ИНВ-16. Инвентаризация денежных средств в банках на расчетных и специальных счетах производится путем сверки остатков сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета (51, 55) с данными выписок банков. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки данных счетов бухгалтерского учета (57) с данными квитанций на объявление на взнос наличными или почтовых переводов или копий препроводительной ведомости. 4.4. Инвентаризация материально-производственных запасов Инвентаризация производится в порядке расположения этих ценностей в помещении. При хранении ценностей одного МОЛ в разных помещениях инвентаризация осуществляется по местам хранения. После проверки ценностей в одном помещении вход в него не допускается (опломбируется) и комиссия переходит в следующее помещение. Фактическое наличие ценностей определяется обязательным осмотром, пересчетом, перемериванием, перевешиванием и заносится в опись ИНВ-3. Ценности вносятся в опись по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества запасов и других данных. Не допускается вносить в опись данные со слов МОЛ. Испорченные ценности в опись не вносятся, а оформляются актами на списание. При большом объеме работы в течение нескольких дней рабочие инвентаризационные комиссии заранее готовят ценности: сортируют их, складывают в местах хранения по наименованиям и оформляют на каждое наименование инвентаризационные ярлыки ИНВ-2, на основании которых оформляются описи. При поступлении ценностей во время инвентаризации они принимаются в присутствии комиссии и приходуются после инвентаризации. 4.5. Инвентаризация ЛС, подлежащих ПКУ Эти ЛС подвергаются инвентаризации ежемесячно. МОЛ на первое число каждого месяца сверяет фактическое наличие ЛС с книжным, о чем делается запись в соответствующих журналах. Во время плановой инвентаризации имущества аптеки результаты инвентаризации этих ЛС оформляются сличительной ведомостью на наркотические и другие ЛС, подлежащие ПКУ А-2.4. Если выявлены расхождения в фактических и книжных данных (за исключением естественной убыли), то сведения о них в трехдневный срок доводятся до органов по контролю за оборотом НС и ПВ (ст. 38 ФЗ № 3). Руководитель аптеки обязан немедленно поставить об этом факте письменно в известность орган управления фармацевтической деятельностью субъекта РФ, который в 3-5-дневный срок должен провести служебное расследование (приказ МЗ РФ № 330). 5. Учет результатов инвентаризации На заключительном этапе инвентаризации комиссия сличает фактическое наличие имущества и обязательств, отраженное в описях, с данными отчетов МОЛ и регистров бухгалтерского учета. На имущество, по которому выявлено расхождение между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием, бухгалтером в 2 экземплярах (1 – в бухгалтерию, 2 – МОЛ) составляются сличительные ведомости ИНВ-18, ИНВ-19. Выявленные инвентаризационные разницы регулируются в следующем порядке: 1) излишки имущества подлежат оприходованию и зачислению на финансовый результат (увеличение прибыли); 2) недостача ценностей в пределах норм естественной убыли, установленных законодательством, списываются на издержки обращения, причем нормы применяются только в случае установления фактической недостачи тех ценностей, по которым они определены, при отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм; 3) недостача имущества сверх норм естественной убыли и его порча относятся на виновных лиц (МОЛ), а если виновные не установлены или судом отказано в виновности – на финансовый результат (уменьшение прибыли). В аптеке нормы естественной убыли определены для субстанций ЛС, предназначенных для изготовления лекарств или отпуска в массе приказом МЗ РФ № 284 от 2001 г. (20.07.2001 г.). «Об утверждении норм естественной убыли ЛС и ИМН в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности». Нормы установлены к стоимости индивидуально изготовленных лекарств по рецептам врачей и по требованиям ЛПУ, внутриаптечной заготовки и фасовки. Нормы по ЛС, подлежащих ПКУ установлены к их израсходованным количествам. Списание потерь в пределах норм производится за межинвентаризационный период и оформляется бухгалтером специальным расчетом. Результаты инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26. Результаты должны быть отражены в отчете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а годовой – в годовой бухгалтерской отчетности. Отражение результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета. № пп Наименование операции Корр. счета дебет кредит 1. Выявлен излишек ДС (материалов) 50 (10) 91 2. Выявлен излишек товаров в ценах приобретения 41/2 91 3. Учтены излишки на сумму торговой наценки 41/2 42 4. Выявлена недостача ДС (материалов) 94 50 (10) 5. Недостача ДС (материалов) отнесена на виновных лиц (МОЛ) 73 94 6. Выявлена недостача товаров по розничной цене 94 41/2 7. Недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на издержки обращения по оптовой цене 44 94 8. Списана торговая наценка 42 94 9. Недостача товаров сверх норм убыли отнесена на виновное лицо в ценах реализации 73 94 10. Списана торговая наценка 42 91 11. Недостача товаров сверх норм убыли списана на финансовый результат по оптовой цене (если отказано в виновности) 91 94 12. Списана торговая наценка 42 94 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Таким образом, инвентаризация является способом контроля за состоянием имущества и финансовых обязательств аптеки, уточнения показателей бухгалтерского учета, документального оформления операций, которые не могут быть зарегистрированы в момент их свершения, например, естественной убыли, порчи ценностей. Доцент кафедры управления и экономики фармации Э.Г. Морозова