Финансовый учет. Расчет с персоналом по оплате труда. Часть 2

НВУЗ АНО «Региональный финансово-экономический институт» УЧЕТ И АНАЛИЗ (Вторая лекция) ___________________________ http://elearning.rfei.ru Содержание РАЗДЕЛ 1. ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ. РАСЧЕТ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА (ПРОДОЛЖЕНИЕ).........................................3 Глава 1.1. Выплата заработной платы.......................................3 Глава 1.2. Начисление заработной платы с особыми условиями работы....................................................................25 Глава 1.3. Минимальная заработная плата .............................35 Глава 1.4. Оплата отпусков......................................................37 Глава 1.5. Ответственность за нарушение сроков выплаты заработной платы.....................................................................52 Глава 1.6. Тринадцатая заработная плата ...............................58 Глава 1.7. Увольнение работника ............................................63 2 РАЗДЕЛ 1. ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ. РАСЧЕТ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА (ПРОДОЛЖЕНИЕ) Глава 1.1. Выплата заработной платы Каждому руководителю нужно знать, в какой форме организация может рассчитываться со своими сотрудниками. На сегодняшний день предприятие может выплатить заработную плату своему персоналу тремя способами: • наличными деньгами — через кассу; • в неденежной форме (частично)1; • безналичными деньгами — через расчетный счет. В большинстве случаев, на предприятиях устанавливается общий способ выплаты заработка для всех сотрудников. То есть, если работник получает зарплату наличными, то и руководитель будет так же получать ее наличными. Но это не обязательно. В некоторых организациях одни сотрудники могут получать деньги через кассу, а другие через — расчетный счет. Помимо этого по желанию работника часть заработной платы может быть выдана в неденежной форме. Способ, которым сотруднику будет выплачиваться вознаграждение, должен быть закреплен в Трудовом договоре. Давайте поочередно рассмотрим каждый из возможных вариантов. Выплата заработка наличными деньгами В статье 136 Трудового Кодекса указано, что заработная плата выплачивается сотрудникам, как правило, в том месте, где они выполняют работу. Это касается выдачи заработной платы наличкой. Данный способ выдачи зарплаты наверняка знаком многим из вас, поэтому о нем скажем вкратце. Когда бухгалтер по расчетам заканчивает начисление заработной платы, он передает необходимые документы бухгалтеру по оплате. Тот смотрит, сколько денег нужно снять с расчетного счета на выдачу заработка всем сотрудникам. Обычно это весьма 1 О том, что 100% заработка нельзя выдавать в неденежной форме, вы узнаете чуть позже. 3 существенная сумма, и сразу в банке ее может не оказаться. Поэтому, чтобы не ходить туда-обратно, бухгалтер должен за день до выдачи зарплаты позвонить в банк и заказать необходимую сумму. На следующий день бухгалтер или кассир идет в банк и получает на руки «заказанные» деньги. Полученные в банке средства приходуются по кассе. Теперь у организации в кассе есть необходимая сумма, чтобы погасить свой долг перед персоналом. Заметим, что деньги на выдачу заработной платы организация может хранить у себя в течение 3-х дней, несмотря на установленный лимит остатка кассы. Когда сотрудники начнут приходить за деньгами, кассир будет отсчитывать указанную в платежных документах сумму и выдавать ее рабочим. В подтверждение того, что деньги действительно были получены, каждый сотрудник должен будет расписаться в Платежной ведомости напротив своей фамилии. Если день выдачи заработной платы совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то выплата производится накануне это дня. Заметим, что заработная плата должна выплачиваться непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается Федеральным законом или Трудовым договором (ст. 136 ТК РФ). Например, если сотрудник болеет или находится в длительной командировке. Как видите, ничего особо сложного при выдаче зарплаты наличными нет. Всего-то нужно получить деньги в банке и выдать их своим сотрудникам. Правда, еще могут быть ситуации, когда некоторые работники запаздывают с получением денег. Тогда эту сумму придется депонировать. Что это такое? Это значит, что организация должна будет сдать невыплаченные персоналу деньги в банк на временное хранение. А когда «опоздавшие» сотрудники придут за своей заработной платой, то организации придется снова снимать со счета деньги для выдачи работникам. Выплата заработной платы в неденежной форме В статье 131 Трудового Кодекса РФ говорится, что «выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте Российской Федерации (в рублях)». Но из этого правила могут 4 быть сделаны исключения. Например, по письменному заявлению работника оплата может производиться в другой форме — продуктами питания, готовой продукцией, услугами и т. п. Такая форма выплат называется неденежной. Выбирая данный способ оплаты труда, необходимо знать, что доля заработной платы в неденежном виде не должна превышать 20% от начисленной месячной зарплаты. То есть 80% собственной зарплаты работник в любом случае должен получить деньгами. Запомните! Полностью выплачивать заработную плату в неденежном виде ЗАПРЕЩЕНО. Поэтому, когда мы говорим, что зарплата выдается в неденежной форме, то подразумеваем сочетание двух форм: денежной и неденежной. Между прочим, отметим, что премии тоже могут выдаваться в неденежной форме. Выплаты в неденежной форме иначе называют «натуральными», что вполне объяснимо. Ведь неденежная часть зарплаты может выдаваться натуральными продуктами (молоком, картофелем), конкретными предметами (стульями, обоями, линолеумом) и многими другими вещами. Место и сроки выплаты заработка в натуральной форме должны быть указаны в Трудовом договоре. Сразу скажем, что оплата труда в неденежном виде может применяться только с согласия самого сотрудника. Причем это согласие должно быть подтверждено письменным заявлением (см. рис. 1.5). В нем указывается вид продукции, сумма натуральных выплат (она должна быть не более 20%) и срок, в течение которого работник согласен получать часть зарплаты в натуральной форме (например, один месяц или ежемесячно, в течение полугода). Рисунок 1.5. Образец заявления о выдаче части заработной платы в неденежной форме 5 Если же работник отказывается получать заработок в неденежной форме, организация, в которой он работает, должна: либо выплатить заработок деньгами, либо предложить другой ассортимент товаров, на получение которых работник может согласиться. Но выдать неденежную часть заработка организация может не любым товаром. Здесь тоже есть исключения. Так в статье 131 ТК РФ введен запрет на выплату заработной платы «в бонах, купонах, в форме долговых обязательств, расписок, а также в виде спиртных напитков, наркотических, ядовитых, вредных и иных токсических веществ, оружия, боеприпасов и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот». С той частью заработной платы, которую сотрудник должен получить деньгами у бухгалтера, проблем никаких не возникнет. А вот неденежная форма несет в себе дополнительные сложности. В частности, бухгалтеру необходимо знать, по каким ценам нужно определять стоимость товаров, используемых для выдачи вознаграждения. Ответ на этот вопрос дает Постановление Правительства РФ от 15.06.2007 N 37 5. Там сказано, что «Заработная плата, получаемая в неденежной форме в виде товаров, учитывается в составе заработка как стоимость этих товаров на день ее выплаты, исчисленная исходя из рыночных цен…». Теперь зададимся следующим вопросом: нужно ли удерживать НДФЛ с той части заработной платы, которая выдается в неденежном виде? В этом случае нам тоже поможет законодательство. Налоговый кодекс в этом вопросе все продумал до мелочей. Ведь государство не желает терять ту сумму налога, которую оно могло получить при выдаче заработка деньгами. Статья 210 НК РФ сообщает, что при определении налоговой базы по НДФЛ, учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Напоминаем, что налоговая база — это та сумма, которая будет облагаться налогом. Ответ очевиден. Бухгалтер при расчете налога на доходы физических лиц должен включать в расчет сумму, которая подлежит выдаче в неденежном виде. Рассмотрим эту ситуацию на примере одного сотрудника. 6 ПРИМЕР 14 Соколов П.П. работает в компании «Стэп», которая занимается производством напольных покрытий. В его Трудовом договоре указано, что по желанию сотрудника часть заработной платы может выдаваться в неденежном виде. Соколов решил воспользоваться таким правом и в своем заявлении отметил, что желает получить часть заработка за ноябрь готовой продукцией, а точнее ламинированной доской (ламинатом) в количестве 8-ми кв. метров. За весь месяц работы Соколову была начислена зарплата в размере 21 000 рублей. Часть этих денег должна быть выдана в натуральной форме. Но не больше 20%. В данном случае не больше 4 200 рублей (21 000 х 0,2). Получается, что Соколов может получить столько ламината, сколько укладывается в сумму 4 200 рублей. В день начисления зарплаты бухгалтер выяснил, что стоимость 1 кв. метра этой доски исходя из рыночных цен, составляет 540 рублей (в т. ч. НДС). Теперь давайте посчитаем, какая сумма у нас получится, если выдать сотруднику то количество ламината, которое он заказал: 540 х 8 = 4 320 рублей Как видите, данная сумма превышает 20% от месячного дохода сотрудника. Следовательно, если организация выдаст сотруднику 8 кв. метров доски, то нарушит действующее законодательство. В данном случае Соколов сможет получить только 7 кв. метров ламината, так как в этом случае общая стоимость не превысит допустимых пределов: 540 х 7 = 3 7 80 рублей Полученная сумма уменьшит размер денежной заработной платы, но не повлияет на размер налоговой базы для НДФЛ. Данный налог будет рассчитываться исходя из начисленного сотруднику дохода, с учетом выплат в натуральной форме. 7 Предположим, что детей у Соколова нет, а значит, нет и вычетов на них. Что касается права вычета «на себя», то у сотрудника оно уже использовано, так как его доход с начала года давно превысил 40 000 рублей. Берем начисленную заработную плату и находим от нее 13%: 21 000 х 0,13 = 2 7 30 рублей Заметьте, мы удерживаем налог со ВСЕЙ суммы заработка вне зависимости от того, в какой форме он выдается. Для определения суммы к выдаче из денежной заработной платы Соколова нужно сделать два удержания. Это: 1. сумма налога: 2 730 рублей; 2. стоимость продукции, которая подлежит выдаче: 3 780 рублей. В результате размер денежного заработка Соколова составит: 21 000 — 2 730 — 3 780 = 14 490 рублей. Эту сумму Соколову выдадут из кассы или перечислят «на карточку». А за ламинатом сотрудник сходит на склад, где и получит выделенное ему количество досок. Итак, с налогом на доходы физических лиц разобрались. Что же касается взносов во внебюджетные фонды и взносов на страхование от несчастных случаев, то с неденежной части заработной платы их тоже нужно рассчитывать. Порядок действий будет аналогичен тому, который мы рассмотрели по НДФЛ: 1. Сначала нужно определить стоимость товаров, которыми будет выдаваться часть зарплаты. В случае со страховыми взносами делать это нужно исходя из цен, согласованных между работодателем и работником. При этом в стоимости товаров нужно учесть соответствующую сумму НДС. 2. Затем полученную стоимость товаров надо включить в базу для расчета страховых взносов. 3. И в завершение определить размер взносов в каждый фонд исходя из полученной базы. 8 Пример со страховыми взносами приводить не будем, думаем, что при необходимости вы сможете выполнить все необходимые расчеты сами. На этом закончим говорить о выплате заработной платы в натуральной форме. В завершение скажем, что работник в любое время может отказаться от получения части зарплаты в натуральной форме. Для этого ему нужно написать заявление об отказе, после чего организация не сможет выплачивать ему зарплату в неденежной форме. Выплата заработка безналичными деньгами Когда вы слышите выражение «безналичные деньги», то сразу должны представлять себе банк и расчетный счет организации. Именно там хранится весомая часть сбережений предприятия. А это значит, что заработная плата сотрудников, которую необходимо выдать по окончании месяца, обычно находится там же. Но что нужно сделать организации, чтобы деньги с ее расчетного счета были выданы сотрудникам в таком же безналичном виде? С этим вопросом нам и предстоит сейчас разобраться. Главным героем в безналичных расчетах выступает пластиковая карта. Разновидностей таких карт очень много, и каждая из них выполняет свою функцию. В рамках данной главы нас будет интересовать всего лишь одна карта. Это банковская пластиковая карта, которая используется для выдачи заработной платы. Она так и называется — «зарплатная». На сегодняшний день каждый из нас имеет представление о том, как выглядит пластиковая карта. Корни ее растут из далекой Америки. На этом континенте она появилась около сотни лет назад. А вот в Россию пластиковая карта «пришла» не так уж давно, но, несмотря на это, уже стала весьма популярной. Сначала она была неотъемлемой частью только преуспевающего человека. А сейчас стала доступна практически каждому. Почему же карты так популярны? А как иначе? Они избавляют от многих проблем. Во-первых, не нужно повсюду носить с собой в кошельке крупные суммы денег, достаточно положить в карман пластиковую карту. Во-вторых, если вы потеряете или у вас 9 украдут кошелек с деньгами, то вернуть их вам вряд ли удастся. А пластиковую карту потерять не очень страшно. Ведь нашедший все равно не сможет ею воспользоваться, так как не знает ваш секретный код, да и вы, обнаружив потерю, пойдете в банк и сразу заблокируете счет. Так что с пластиковой картой ваши деньги под надежным замком. В-третьих, пластиковая карта весьма практична, у нее длительный срок службы. И помимо прочего, ей можно пользоваться за границей, например, во время командировки. Сегодня с помощью такой карты можно решать ряд проблем. Например, оплачивать услуги сотовой связи, коммунальные услуги через банкомат. В общем, преимущества на лицо. Итак, об общих характеристиках пластиковых карт мы поговорили, теперь давайте перейдем к применению «зарплатных» карт на предприятиях. Не подумайте, что работа с пластиковыми картами — это исключительно прихоть организации. Сами сотрудники в большинстве случаев с удовольствием поддерживают эту идею. Ведь при наличии «зарплатной» карты им не нужно будет в день зарплаты идти в бухгалтерию или кассу и выстаивать там очередь в томительном ожидании. С такой картой они смогут снять деньги в ЛЮБОМ из банкоматов города, в ЛЮБОЕ время и в НУЖНОМ размере. Правда есть небольшой минус. Как правило, банки берут комиссии с сотрудника, когда тот снимает деньги с карточки. Размер комиссии будет зависеть: • от размера снимаемой суммы. Например, если банк берет 1% от суммы, то при снятии работником 8 000 рублей с его счета будут списаны еще 80 рублей; • от банкомата, через который сотрудник будет снимать деньги. Например, если «зарплатная» карта выдана «Русьбанком», и сотрудник снимает деньги в банкомате, установленном этим банком, то размер комиссии может быть или нулевым, или совсем маленьким. Если же работник решит получить деньги в любом другом банкомате, который обслуживает его карту, но не является банкоматом «Русьбанка», то размер комиссии окажется весьма существенным, например, 4,5%. 10 Поэтому, прежде чем выбирать банк, предприятию нужно сначала узнать условия обслуживания и места расположения его банкоматов. Сегодня перевод заработной платы на карточку для организации является обыденным событием. Сейчас так делают практически все. Это позволяет существенно сэкономить время, ведь всю основную работу по выплате зарплаты выполняет банк. Стоит отметить, что использовать безналичный расчет для оплаты труда организация может только в том случае, если сотрудники будут согласны получать деньги через банкоматы. Свое согласие работники должны оформить заявлением, которое составляется в виде просьбы перечислять деньги на карточку. Если же у сотрудника уже имеется счет в банке, и он хочет, чтобы организация перечисляла заработную плату именно на этот счет, то в заявлении он должен указать номер своего счета и платежные реквизиты. Ниже мы привели примерный образец такого заявления. Рисунок 1.6. Образец заявления о перечислении заработной платы на банковский счет Но большинство предприятий обычно стараются избегать заявлений, где сотрудник указывает конкретный счет, на который желает получать деньги. Им это попросту неудобно. Ведь в таком случае вместо того, чтобы заполнить одно Платежное поручение в один банк организации придется заполнять несколько — для каждого банка, в котором открыты счета сотрудников. А лишнюю работу не любит никто. Поэтому организации просят всех работников писать одинаковые заявления с просьбой перечислять деньги на карточку, но без указания конкретного счета. Так меньше проблем. 11 Если же сотрудник отказывается получать заработную плату на карточку, то тогда работодатель обязан выдавать ему ее из кассы. Обращаем внимание, что заставлять работника писать заявление о перечислении зарплаты на банковский счет работодатель не имеет права. Более того, даже если безналичная выплата заработной платы предусмотрена внутренними документами, то отказ работника от получения «зарплатной» карты не может считаться нарушением трудовой дисциплины (ст. 192 ТК РФ). Работодатель не имеет права за это наказать или уволить сотрудника. Вот и получается, что если работник по каким-либо причинам не хочет получать деньги на карточку, то тогда ему зарплата будет выдаваться в кассе, а всем остальным перечисляться на пластиковые карты. При переходе на «карточную» систему одним из важных моментов является выбор банка. Занимаясь поиском подходящего банка, организация должна обратить внимание на размер стоимости услуг за годовое обслуживание, на сумму комиссии, которую берет банк за открытие счета, за оформление карты, за перечисление сумм на карточки работников. Некоторые банки вообще не берут с клиента деньги за обслуживание счета, другие берут некий процент от перечисляемой суммы (например, 1%), третьи — снимают со счета строго установленную сумму (например, 150 рублей за счет одного сотрудника в год). В общем, везде все разное. Нужно искать и выбирать. Но заметьте, если организация «останавливается» на банке, в котором нужно платить комиссию за обслуживание, то делать это она будет за счет своих средств. С сотрудников списывать эти суммы она не имеет права. Обычно предприятия долго не ищут. Они заказывают карточки в том банке, где у них открыт расчетный счет. Когда банк определен, предприятие должно выбрать платежную систему (международную или локальную), определенный тип и вид пластиковой карты (расчетную или кредитную). Международная система — это система расчетов между банками разных стран. К ним относятся VISA, MasterCard и т. д. А локальная платежная система — это система образованная, например, каким-то одним банком. 12 В чем отличие расчетной карты от кредитной? Сотрудник, который имеет расчетную карту, может распоряжаться только теми средствами, которые имеются на его счете. А вот владелец кредитной карты может использовать не только свои средства, но и брать в кредит у банка в пределах лимита, установленного в договоре. После того, как организация решит все эти вопросы, ей нужно будет подготовить ряд документов, в том числе: • список лиц, которым поручено передавать в банк списки и дискеты для зачисления заработной платы работников на специальные карточные счета; • список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на зачисление средств на счета работников, с образцами подписей этих лиц и оттисков печатей; • список всех сотрудников организации, которые желают получать деньги через банк. Он предоставляется в банк на бумажных и электронных носителях. Бумажный вариант должен быть заверен печатью и подписью руководителя; • заявление от каждого сотрудника на открытие карт-счета и получение «зарплатной» карты; • договор на каждого работника организации о предоставлении в пользование и обслуживании личной банковской карты, заключаемый банком с каждым держателем карты; • ксерокопия документов, удостоверяющих личность работников (паспорта или другого документа, который может его заменить); • график выплаты заработной платы, заверенный руководителем организации. Когда все документы собраны, их нужно передать в банк. На их основании банк заключит договор с организацией и откроет каждому работнику специальный карточный счет. На него и будет зачисляться заработная плата сотрудника. Кроме этого банк изготовит и выдаст сотрудникам (в банке их называют «держателями») банковские пластиковые «зарплатные» карты. На лицевой стороне карты будет указана фамилия, имя держателя, а на магнитной ленте записан его персональный идентификационный номер (ПИН-код). 13 Следует отметить, что оформление пластиковых карт не является обязанностью организации. Предприятия это делают по своему желанию, когда хотят облегчить жизнь своим сотрудникам. Некоторые организации не желают этим заниматься централизованно, и тогда каждому сотруднику приходится самому идти в конкретный банк и оформлять карточку, а потом сообщать номер счета в бухгалтерию. Почему часть организаций отказывается оформлять карточки? Потому что, во-первых, нужно потратить много времени на подготовку документов, во-вторых, это удовольствие не очень дешевое. Например, если у вас на предприятии две тысячи человек, а стоимость одной карточки равна 50 рублей, то в общей сумме организации нужно будет заплатить — 100 000 рублей. Такие деньги не лишние для предприятия. Те организации, которые все-таки решили самостоятельно оформлять пластиковые карты, иногда вычитают стоимость этих карт из заработной платы сотрудников (с целью экономии собственных средств). Исходя из вышесказанного, получаем, что «зарплатные» карты могут быть оформлены одним из следующих вариантов: • выпуск карточки и открытие банковского счета полностью поручается сотруднику; • организация сама заключает договор с банком и оплачивает стоимость карточек за свой счет; • организация сама занимается оформлением карточек, но затраты на их изготовление и открытие счета сотрудник оплачивает из своей зарплаты. На практике чаще всего встречается последний вариант. Стоимость одной пластиковой карты может быть разной — 20, 50, 200 рублей. Каждый банк устанавливает сумму самостоятельно. Сейчас появляются банки, которые в погоне за клиентами не берут деньги за выпуск пластиковых карт, и их число постепенно растет. Кроме того, большинство банков предлагают объяснить сотрудникам организации, как пользоваться пластиковыми карточ- 14 ками и что с их помощью можно оплачивать. Например, ваши сотрудники должны знать, что с помощью «зарплатной» карты нельзя, к примеру, расплатиться за продукты питания. Работники банка объяснят вашим сотрудникам, как нужно вести себя при утере карты или ее краже, расскажут, что чеки, которые они получают на руки после совершения операции, желательно хранить не менее 45 дней. Помимо проведения консультаций банки предлагают поставить на территории предприятия банкомат. Соглашаться на это или нет, каждая организация решает сама. Здесь многое будет зависеть от численности сотрудников. Для крупных предприятий целесообразней будет согласиться на установку банкомата. Когда все организационные моменты будут решены и «зарплатные» карты окажутся у сотрудников, предприятие может начать выдавать заработную плату безналичными деньгами. Как это делается? Проще простого. Бухгалтер составляет одно Платежное поручение на всю сумму заработной платы. К нему он прикладывает специальный Реестр (в двух экземплярах). Об этом Реестре мы будем говорить в пункте «Документы по выплате заработной платы». Но самые нетерпеливые могут открыть страницу 21 этой лекции и посмотреть образец этого документа сейчас. Как видите, в безналичных расчетах с персоналом тоже нет ничего трудного. Самым длительным занятием из всего перечисленного является подготовка документов для открытия карточных счетов. Но это надо сделать всего однажды, когда организация переходит на карточную систему. А затем из месяца в месяц нужно будет только заполнять платежку и Реестр, и передавать их в банк. Надеемся, что сам процесс безналичного расчета вам понятен. Проводки по выдаче заработной платы и авансов Из изученного материала вы уже знаете, что заработная плата выдается по итогам месяца. Также вам известно, что начисляется она проводкой: Кредит 70 — Дебет 20 (23, 25, 26 т. д.). 15 После отражения сумм начисленной зарплаты на 70-м счете у организации возникает кредитовое сальдо, которое обозначает задолженность перед персоналом по оплате труда. Когда заработок сотрудникам будет выплачен, его сумма вольется в дебет счета 70 и он обнулится. Но из кредита какого счета будет выплачиваться начисленная зарплата? Ответ на этот вопрос будет зависеть от того, каким способом выдается сумма заработка: • если наличными деньгами, то тогда проводка будет такой: Кредит 50 «Касса» — Дебет 70. • если перечисляется на карточку, то проводка будет другой: Кредит 51 «Расчетные счета» (52, 55) — Дебет 70. Проводки, которые мы только что разобрали, для вас не в новинку. А вот с отражением авансов вам встречаться пока не приходилось. Здесь есть некоторые особенности. При выплате авансов бухгалтеру не нужно списывать эти суммы на счета затрат (20, 23, 44 и т. д.). Ведь это еще не заработная плата, и включать в состав себестоимости их пока рано. В данном случае нужно отразить только выдачу аванса: Кредит 50 (51, 52, 55) — Дебет 70 — выдан аванс за первую половину месяца. Иначе говоря, когда сотрудник получает аванс, организации нужно сделать только ту проводку, которая отражает выплату денег, а проводку по начислению делать не нужно. Давайте рассмотрим это на примере. ПРИМЕР 15 Кузин А.П. работает на предприятии инженером-технологом. Его оклад равен 10 000 рублей. Заработную плату он получает два раза месяц: - 25-го числа — аванс в размере 50% от оклада (в нашем случае это 5 000 рублей); - 10-го числа — основной заработок. Давайте посмотрим, какие проводки должен сделать бухгалтер для отражения выплаты аванса и зарплаты за январь. 16 25 января: Кредит 51 — Дебет 70 — 5 000 рублей — работнику выдан аванс за январь. 31 января: Кредит 7 0 — Дебет 20 — 10 000 рублей — начислена заработная плата за январь. Теперь нужно рассчитать сумму НДФЛ. Детей у сотрудника нет, поэтому налоговый вычет применяется в размере 400 рублей: ((10 000 — 400) х 13%) = 1 248 рублей Кредит 68/1 — Дебет 7 0 — 1 248 рублей — удержана сумма НДФЛ. На данный момент счет 7 0 у бухгалтера выглядит следующим образом: Рисунок 1.7. Отражение на схеме Аксенова выплаты аванса Затем нужно рассчитать размер страховых взносов во внебюджетные фонды и взносов на страхование от несчастных случаев. Если хотите, можете сделать это самостоятельно. В данном примере мы не будем производить данные расчеты и сразу перейдем к выплате зарплаты. 10 января: Кредит 51 — Дебет 7 0 — 3 7 52 рубля (10 000 — 5 000 — 1 248) — заработная плата за январь перечислена на карточку сотрудника. 17 Одновременно с выплатой зарплаты организация уплатила НДФЛ: Кредит 51 — Дебет 68/1 — 1 248 рублей — уплачен налог на доходы физических лиц. Итак, мы разобрали проводки, которыми нужно отражать выдачу зарплаты, если она выплачивается деньгами. А сейчас рассмотрим проводки, которые надо использовать при выплате заработка в натуральной форме. Напоминаем, что в неденежной форме может выдаваться не вся заработная плата, а только ее меньшая часть. Сумма, выданная в таком виде, должна быть удержана из общей суммы начисленной заработной платы. Для того чтобы отразить это на счетах используется проводка: Кредит 90/1 «Выручка от продаж» — Дебет 7 0 — часть заработной платы выдана продуктами (товарами, услугами). Сразу скажем, что выдача зарплаты в неденежной форме на предприятии будет отражаться двумя операциями: • сначала выбытием продукции; • затем погашением задолженности по зарплате. Рассмотрим пример. ПРИМЕР 16 Остапов Н.К. является сотрудником компании «Вечность», которая занимается изготовлением краски. В конце ноября он написал заявление, в котором просил выдать ему 10 банок белой краски и 7 банок зеленой в счет заработной платы. Себестоимость одной банки белой краски составляет 117 рублей, зеленой — 139 рублей. Выдача зарплаты продукцией собственного производства признается реализацией, поэтому организации нужно учесть в стоимости товара, которым выдается зарплата, размер «исходящего» НДС. С учетом НДС цена за банку краски составит: - 138 рублей (117 руб. + 21 руб. НДС) — банка белой краски; – 164 рубля (139 руб. + 25 руб. НДС) — банка зеленой краски. Давайте посмотрим, какие проводки будут сделаны в учете в такой ситуации. 18 За месяц Остапову было начислено 15 500 рублей. Бухгалтер отразил это проводкой: Кредит 70 –Дебет 20 — 15 500 — начислена заработная плата работнику основного производства. Затем следуют удержания. У Остапова их будет два: НДФЛ и стоимость краски, которую он получит. Налог на доходы физических лиц следует отразить следующим образом: Кредит 68/1 — Дебет 70 — 2 015 рублей (15 500 х 0,13) — удержан НДФЛ из зарплаты Остапова. При выбытии продукции нужно сделать проводку: Кредит 43 — Дебет 90/2 — 2 143 рубля (10 х 117 + 7 х 139) — списана фактическая себестоимость продукции, переданной в счет оплаты труда. Затем надо отразить погашение задолженности по зарплате: Кредит 90/1 — Дебет 70 — 2 528 рублей (10 х 138 + 7 х 164) — из денежной части зарплаты удержана стоимость продукции, которую получил работник. Данная сумма (2 528) не превысила 20% от начисленной заработной платы (15 500х0,2 = 3 100), поэтому бухгалтер удержал ее в полном объеме. Теперь необходимо начислить «исходящий» НДС. В нашем случае делать это мы будем с суммы реализации: Кредит 68/2 — Дебет 90/3 — 385 рублей (2 528 х 18 / 118) — отражен «исходящий» НДС. В завершение бухгалтер выплатит работнику денежную часть зарплаты и перечислит в бюджет НДФЛ: Кредит 50 (51, 52, 55) — Дебет 70 — 10 957 рублей (15 500 — 2015 — 2528) — выплачена денежная часть заработной платы. Кредит 51 — Дебет 68/1 — 2 015 рублей — уплачен НДФЛ. Вариант, который мы только что разобрали, является традиционным, и он рекомендован Минфином в Письме от 18.09.2002 N 04–04/148. 19 В некоторых книгах или статьях вы можете увидеть другую проводку для отражения выдачи заработной платы в неденежной форме: Кредит 43 — Дебет 7 0. Эта проводка тоже имеет право на существование. Но вероятней всего при ее использовании у вас возникнут разногласия с контролирующими органами. Итак, с отражением выдачи заработной платы на счетах разобрались. Теперь пришло время изучить новую «порцию» документов. Документы по выплате заработной платы Начисление заработной платы отражается в Расчетной ведомости. Причем этот документ используется для расчета зарплаты вне зависимости от того, каким способом выдается заработная плата: наличными деньгами, безналичными или в натуральной форме. То есть Расчетная ведомость едина для всех видов расчетов. Увы, этого нельзя сказать о документах, которые используются для выдачи заработной платы. Для наличных расчетов они будут одни, для безналичных — другие, для неденежных — третьи. Как вы понимаете, вам предстоит познакомиться со всеми из них. Начнем с наличных расчетов. Для того чтобы кассир мог выдать из кассы зарплату, бухгалтер должен подготовить ему Платежную ведомость (или Расчетно-платежную). Платежная ведомость. Это бухгалтерский документ, на основе которого производится выплата заработной платы работникам предприятия и другие виды денежных выплат. Форма Платежной ведомости (N Т-53) является единой для всех предприятий. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Образец этого документа мы разместили в Приложении на странице 32. Удаление и изменение отдельных реквизитов, утвержденных Госкомстатом, из бланка Платежной ведомости не допускается. Изменять можно только размеры граф, строк и самого бланка. В форму разрешается вносить дополнительные реквизиты, а так- 20 же увеличивать количество строк. При этом все реквизиты утвержденной формы должны остаться без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Вносимые дополнения и изменения необходимо утвердить соответствующим организационно-распорядительным документом организации (приказом, постановлением). Заполняет Платежную ведомость не один человек. Их несколько: бухгалтер по оплате, кассир, руководитель, а также сотрудники организации, которым выдаются деньги. Исполненная Платежная ведомость должна храниться на предприятии не менее 5 лет (а при отсутствии лицевых счетов1 — 75 лет). После этого Ведомость может быть передана в Государственный архив по месту регистрации предприятия либо уничтожена. Журнал регистрации платежных ведомостей. Форма этого документа (N Т-53а) утверждена Госкомстатом России. Это значит, что придерживаться ее должны в обязательном порядке все организации. Из названия Журнала становится ясно, для каких целей он используется — для учета и регистрации Платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Образец «Журнала регистрации платежных ведомостей» вы можете увидеть в Приложении на странице 33 . Итак, теперь вы знакомы с документами, которыми оформляется выдача заработной платы из кассы, сейчас поговорим о бумагах, которые понадобятся бухгалтеру при перечислении зарплаты на карточки. Банковский реестр. Как вы думаете, нужно ли бухгалтеру при выдаче заработной платы на карточки оформлять Платежную ведомость? Конечно, нет. Вместо обычной Платежной ведомости ему необходимо составить и передать в банк совершенно другой документ — Банковский реестр на зачисление зарплаты сотрудникам. 1 Лицевой счет – это документ, который применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. 21 Таким образом, если организация выдает заработную плату с применением платежных карт, то определять сумму заработка сотрудникам она будет с использованием Расчетной ведомости, а перечислять им деньги — с помощью Реестра и Платежного поручения. Банковский реестр — это документ, который содержит реквизиты банка, фамилии, имена и отчества сотрудников, номера их счетов и суммы, которые надо перевести на эти счета. Он нужен банку для того, чтобы знать, кому и сколько денег необходимо перечислить. Установленной формы этого документа нет. Каждый банк разрабатывает ее самостоятельно. В нашем курсе мы приводим примерный образец такого Реестра (см. рис. 1.8). Реестр должен быть подписан лицами, имеющими право подписи расчетных документов, и заверен печатью организации. Этот документ предоставляется в банк чаще всего в электронном виде. При этом электронный вариант документа либо записывается на какой-то носитель, либо передается по электронным каналам связи. Некоторые банки могут требовать у организаций, и электронный вариант Реестра, и бумажный (в двух экземплярах). Заполняется Реестр в бухгалтерии. Обычно это происходит автоматически на основе данных, содержащихся в компьютере организации. Вместе с Реестром в банк нужно передать и Платежное поручение — на всю сумму выдачи заработной платы. Если у сотрудников карточные счета находятся в разных банках, то бухгалтеру нужно будет заполнить для каждого из них Платежное поручение и Реестр. Оформлять документы для перечисления зарплаты на карточки и сдавать их в банк организации нужно два раза в месяц: для выплаты аванса и зарплаты. Когда все документы банком будут получены, он зачислит указанные суммы на лицевые счета сотрудников, открытые в банке, списав при этом общую сумму заработной платы со счета предприятия. Обращаем внимание: заработная плата при безналичном перечислении считается выплаченной работнику в момент зачис22 ления денежных средств на банковский счет сотрудника. При этом стоит учитывать, что банк может зачислить деньги на карточные счета не в этот же день, а на следующий день после того, как получит от организации Платежное поручение. Рисунок 1.8. Образец банковского реестра Поэтому работодателю необходимо заранее, минимум ЗА ДВА ДНЯ ДО ДАТЫ ВЫПЛАТЫ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ, «отправить» Платежное поручение в банк. Иначе служащий банка может просто не успеть его исполнить и не перечислит вовремя деньги работникам. Все. Безналичная заработная плата выдана. Работа по оформлению документов для перечисления денег займет у организации максимум полчаса. Все остальное сделает банк. После этого работник сможет получить деньги либо через банкомат, установленный на предприятии, либо в любом другом банкомате города. Документы для выдачи заработка в натуральной форме Каждая организация должна предусматривать тот факт, что рано или поздно какой-нибудь из ее сотрудников может захотеть получить часть заработной платы в неденежной форме. 23 Сразу скажем, что возможность натуральной выплаты обязательно должна быть зафиксирована в Трудовом договоре. Если в данном документе не было заранее предусмотрено такое право работника, то вносить изменения в Трудовой договор не обязательно. В этом случае условие о выдаче части заработной платы в неденежной форме можно предусмотреть в дополнительном соглашении к Трудовому договору. Если этого не сделать, то организация не сможет производить подобные расчеты с персоналом даже при наличии заявлений работников. Помимо Трудовых договоров, оплату труда в натуральной форме необходимо зафиксировать в Положении об оплате труда. Но это еще не все. Предприятие может разработать специальный документ, который будет регулировать правила выплаты заработной платы в натуральной форме и порядок формирования цен на продукцию, выдаваемую сотрудникам. Его нужно оформить как внутренний стандарт организации и утвердить у руководителя. Такой документ желателен, но не обязателен. Перейдем непосредственно к документам, которыми будет оформляться выдача продукции сотруднику. Выдача заработной платы в неденежной форме для организации равноценна продаже такой же продукции. А раз так, то документы, которыми будет оформляться выдача заработка, будут почти такими же, что и при реализации продукции «на сторону»: • Накладная на выдачу продукции. Это первичный документ, по которому кладовщик сможет «отпустить» продукцию со склада. Накладная содержит данные о том, кем и кому отдан товар, его наименование, количество, цену и общую стоимость. • Счет-фактура. Выписывается на основании Накладной. Он нужен для исчисления суммы НДС при реализации. • Ведомость выдачи натуральной заработной платы — документ, который характерен только для неденежной формы. 24 Из приведенного списка документов нас больше всего будет интересовать последняя Ведомость. Скажем о ней несколько слов. Общей формы Ведомости, которую в обязательном порядке должны применять все организации, нет. Для этих целей они могут использовать документ по форме N 415-АПК «Ведомость выдачи натуральной оплаты». Она разработана для агропромышленных предприятий, но, несмотря на это, использование ее другими организациями допускается. В этой Ведомости содержится самая необходимая информация: фамилия, имя, отчество сотрудников, которые получают часть заработка в натуральной форме, количество и стоимость получаемой ими продукции. Заполненный образец Ведомости по форме N 415-АПК вы можете увидеть в Приложении на странице 34. Если предприятие решит использовать данную форму документа, то ему необходимо отметить это в Учетной политике. Если же ваша организация не хочет работать с предложенной Ведомостью, то она может поступить следующим образом: взять унифицированную форму Расчетной ведомости (N Т-51) и дополнить ее нескольким графами, в которых будут указываться цена и количество выдаваемой продукции. Внесенные в документ изменения должны быть также указаны в Учетной политике. На этом мы заканчиваем говорить о способах выплаты заработной платы и о документах, которые при этом используются. Думаем, что теперь вы с легкостью сможете ориентироваться и работать с каждым из изученных вариантов. Глава 1.2. Начисление заработной платы с особыми условиями работы В начале курса мы говорили о том, как нужно начислять заработную плату работнику с «обычными» условиями работы. То есть когда сотруднику установлен «стандартный» рабочий день. К таким условиям можно отнести работу с 9 до 18 или с 8 до 17 часов. Говоря другими словами, «обычными» условиями труда мы будем назвать дневную работу «по графику». Теперь давайте поговорим об особых условиях. 25 Работа сверхурочно Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Это установлено ст. 91 Трудового кодекса РФ. Данному требованию должны следовать все предприятия. Таким образом, получается, что если в организации установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, то продолжительность одного рабочего дня не должна превышать 8-ми часов. Даже если предприятие выберет шестидневный рабочий график, продолжительность рабочего времени одного работника все равно не может быть больше 40 часов в неделю. Однако, несмотря на установленные ограничения, законодательством допускается работа сотрудника сверх норм. Согласно ст. 97 ТК РФ работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени может производиться как по инициативе предприятия, так и по личному желанию работника. Разберем обе ситуации. Сначала расскажем об особенностях начисления зарплаты в случае, когда организация сама «просит» работника трудиться сверх норм. А затем (в следующем пункте) поговорим о собственном желании сотрудника поработать больше нормальной продолжительности рабочей недели. Когда работа сверх установленного времени производится по инициативе предприятия, то она называется сверхурочной. Такая инициатива обычно оформляется в письменном виде, например, Приказом руководителя. Однако если работа выполнялась на основе устного распоряжения руководителя, то ее тоже следует считать сверхурочной. Привлечь сотрудника к сверхурочной работе организация может в строго определенных случаях. Причем для этого необходимо письменное согласие самого сотрудника. Это такие ситуации как: • завершение начатой работы, которая в случае невыполнения может повлечь гибель или порчу имущества работодателя, государственного или муниципального имущества, либо создать угрозу жизни и здоровью людей; 26 • проведение ремонта и восстановление механизмов, если их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников; • продолжение работы при неявке сменяющегося сотрудника, если работа не допускает перерыва. Но есть ситуации, при которых привлечь сотрудника к сверхурочной работе организация может даже без его согласия. Это допускается в крайних случаях. Например, при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия. Полный перечень ситуаций, в которых допускается «заставлять» работника трудиться сверх норм, приведен в статье 99 ТК РФ. Ни при каких условиях не допускаются к сверхурочной работе беременные женщины и работники в возрасте до 18 лет. Инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет, разрешается привлекать к сверхурочной работе только с их письменного согласия. Продолжительность сверхурочных работ не должна превышать для каждого работника 4-х часов в течение 2-х дней подряд и 120-ти часов в год. Такую работу нужно оплачивать в повышенном размере. За первые два часа оплата должна быть не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы — не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ). Но в Трудовом кодексе не уточняется, какие два часа нужно считать первыми. Представьте ситуацию: вчера вы отработали 3 часа сверхурочно, а сегодня один час (всего 4 часа в месяц). Какое время в этом случае организация должна оплатить в полуторном размере? Ответ на этот вопрос будет зависеть от способа учета рабочего времени, который установлен в организации. Если учет ведется поденно, то в полуторном размере нужно оплатить первые два сверхурочных часа каждого дня. В нашем примере это два вчерашних часа и один сегодняшний. А третий час, который вы отработали вчера, будет оплачиваться уже в двойном размере. 27 Если же учет ведется помесячно, то из всех 4-х часов, отработанных сверхурочно, в полуторном размере будут оплачены только два первых часа месяца. Остальные сверхурочные часы (у вас их тоже 2) предприятие должно оплатить в двойном размере. Обратите внимание, что указанные размеры оплаты сверхурочной работы являются минимальными. На свое усмотрение организация может установить более высокую оплату за такую работу. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха. Оно должно быть не менее времени, отработанного сверхурочно. Заметьте! Не каждая работа сверх норм будет считаться сверхурочной. Например, если вы по собственному желанию решите задержаться на работе на пару часов или приехать в выходной день поработать в офис, то это ваше личное дело. Организация не будет оплачивать эту работу по повышенным ставкам. Ведь согласно внутреннему расписанию ваш график работы с 9 до 18 часов и оставаться после работы, а тем более приезжать в выходной день вас никто не заставлял. Сверхурочной будет считаться только та работа, которую вы будете выполнять по инициативе руководителя. Именно он может продлить вам рабочий день, а не вы сами. Работа по совместительству Когда дополнительная работа производится по личному желанию работника, то она называется работой по совместительству. Как вы понимаете, свое название она получила не просто так. Дело в том, что эту работу сотрудник СОВМЕЩАЕТ с основной. Но в данном случае она не считается сверхурочной. В Трудовом кодексе есть статья, посвященная работе по совместительству (ст. 282). В ней дается следующее определение: «совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях Трудового договора в свободное от основной работы время». 28 Стоит сразу отметить, что работать по совместительству можно в нескольких организациях. И когда человек говорит, что работает на двух работах, то это значит, одна из них является основной, а вторая работой по совместительству. Например, Уткина является ткачихой на фабрике. Это ее основная работа. Каждый день после окончания смены она идет на вторую работу в жилсервис. Там она по совместительству выполняет обязанности лифтера. Помимо этого Уткина еще трудится в сфере услуг — распространяет косметику. И здесь она тоже работает по совместительству. На практике часто можно встретить ситуации, когда работник трудится по совместительству не в другой организации, а на том же предприятии, где находится его основное место работы. К примеру, на заводе сотрудник изготавливает конфеты, а по совместительству упаковывает их или производит уборку цеха. Продолжительность рабочего дня для сотрудников, работающих по совместительству, не может превышать 4-х часов в день (ст. 284 ТК РФ). Если же в какой-то из дней работник свободен от своей основной работы, то он может работать по совместительству полный рабочий день. При этом продолжительность рабочего времени по совместительству в течение одного месяца не должна превышать половины месячной нормы. Оплата труда при работе по совместительству происходит точно так же, как и при расчете обычного заработка, только продолжительность рабочего дня будет короче (4 часа или меньше). Размер заработка в таком случае нужно определять исходя из фактически отработанного времени или в зависимости от объема выполненной работы. Заметим, что не во всех случаях сотрудники могут работать по совместительству. В соответствии со статьей 282 ТК РФ к работе с вредными и опасными условиями труда не допускаются лица в возрасте до восемнадцати лет, если их основная работа связана с такими же условиями. В завершение отметим, что на том месте работы, где сотрудник трудится по совместительству, он тоже может привле- 29 каться к сверхурочной работе. А она в соответствии с законодательством должна быть оплачена в повышенном размере. Работа в ночное время На сегодняшний день весьма часто встречаются предприятия и организации, которые работают по сменам. В зависимости от расписания работы сотрудники этих предприятий могут выходить на службу не только днем или вечером, но и ночью. В соответствии со статьей 96 ТК РФ ночным считается время с 22 до 6 часов. Кроме посменных организаций существуют организации, на которых сотрудники трудятся 24 часа в сутки. После чего им дается 2–3 дня отдыха для восстановления. Ночные смены обычно самые сложные, ведь трудиться в темное время — суток это ненормальные условия для человека. По этой причине законодательство идет на уступки и, во-первых: сокращает длительность ночной смены на час, а во-вторых, обязывает работодателей каждый час работы в ночное время оплачивать в повышенном размере по сравнению с обычными условиями труда (ст. 154 ТК РФ). Минимальный размер повышения оплаты труда устанавливается Правительством РФ. В данный момент он составляет 20% часовой тарифной ставки (должностного оклада) за каждый час работы в ночное время1. Например, если тарифная ставка сотрудника за час работы равна 400 рублей, то в ночное время она будет равна 400 + (400 х 0,20) = 480 рублей за час. Таким образом, получается, что работник за час ночной смены получит на 80 рублей больше, чем за час дневной. В данном случае, 80 рублей (20% от ставки) — это минимальное повышение. То есть работодатель не имеет права заплатить сотруднику меньше этой суммы. А вот увеличить ее при желании может. Конкретные размеры повышения он должен указать в Положении об оплате труда. 1 Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время». 30 Более того, работа в ночное время в некоторых случаях может оказаться сверхурочной. В этом случае она будет оплачиваться в повышенном размере и как ночная, и как сверхурочная. К ночным работам не допускаются: беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. А вот женщины, имеющие детей в возрасте менее 3-х лет, инвалиды, матери и отцы, воспитывающие без супруга детей в возрасте до 5-ти лет и т. д. могут привлекаться к работе в ночное время только с их письменного согласия. Отметим одну важную деталь. Понятия «ночное время» и «ночная смена» — это две разных вещи. Как мы уже говорили, к ночному времени относятся часы с 22 до 6. При этом смена считается ночной в том случае, если не менее 50% ее продолжительности приходится на ночное время. То есть, если смена начинается в 20 часов, а заканчивается в 3 часа ночи, то она будет считаться ночной, несмотря на то, что часть времени сотрудник работает вечером. Однако в повышенном размере в ночной смене будут оплачиваться только те часы, которые приходятся на ночное время (с 22 до 3). Если смена будет начинаться в 15 часов и заканчиваться в 23, то она будет вечерней, а не ночной. В этом случае часы, которые выпали на ночное время тоже нужно оплачивать в повышенном размере. В данной ситуации это будет всего один час (с 22 до 23). Продолжительность такой вечерней смены организации не придется сокращать на час. Работа в выходные и праздники Выходной день — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Согласно ст. 110 Трудового кодекса продолжительность еженедельного непрерывного отдыха, то есть выходных дней, не может быть меньше 42-х часов. Для тех сотрудников, которые работают обычную пятидневную неделю, выходными, как правило, являются суббота и воскресенье. А для работников, которые трудятся по скользящему графику, выходные могут выпадать на другие дни. 31 Для того чтобы было понятно, что такое скользящий график (иначе, гибкое рабочее время), приведем небольшой пример. ПРИМЕР 17 Сотрудник ЗАО «Транзит» работает по сменам. Его график работы скользящий и выглядит он следующим образом: 2 дня первая смена, 2 дня вторая, 2 дня третья. После этого сотрудник получает два выходных. Итого 8 дней. А затем все с начала. И так из месяца в месяц. В связи с тем, что в календарной неделе 7 дней, а не восемь, как в графике сотрудника, его выходные каждый раз будут смещаться. Например, если в начале недели работник вышел первый день в первую смену, то его график работы получится следующим: Понедельник — вторник — первая смена; Среда-четверг — вторая смена; Пятница — суббота — третья смена (ночная). Воскресенье — понедельник — выходные. Снова в первую смену этот сотрудник выйдет не в понедельник, а во вторник. При этом следующие выходные придутся на понедельник-вторник. Надеемся, что теперь вам понятно, что выходной день при гибком графике может выпадать на любой день недели. Аналогичная ситуация складывается и у тех, кто работает по суткам. Что касается праздничных дней, то в нашей стране их много. Но лишь часть из них считается НЕРАБОЧИМИ праздничными днями. Согласно Трудовому кодексу работа в выходные и праздничные дни запрещается. Но бывают случаи, когда организации разрешается «вызвать» сотрудника на работу в один из этих дней. Таких ситуаций не так много, но они есть. Например: • для предотвращения аварии, катастрофы, устранения последствий стихийного бедствия; • для предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя; 32 • для выполнения работ, в связи с введением чрезвычайного или военного положения, неотложных работ в случае пожара, наводнения, землетрясения и т. п. Как видите, приведенные случаи можно назвать экстренными. Привлечение сотрудника к такой работе должно быть оформлено письменным распоряжением работодателя. При этом согласие самого сотрудника в данном случае не обязательно. Во всех остальных ситуациях «вывести» сотрудника на работу в выходные и нерабочие праздничные дни работодатель может только с его письменного согласия. Труд в выходные и нерабочие праздничные дни оплачивается в повышенном размере. В соответствии со статьей 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере: • сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам; • работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки; • работникам, получающим оклад, — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени1, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени. Организацией могут быть установлены иные размеры оплаты труда в выходные и нерабочие праздничные дни, но они не должны быть ниже тех, которые мы только что привели. Отдельно нужно сказать о предприятиях с гибким графиком работы. К таким организациям можно отнести предприятия водо-, тепло-, газоснабжения, а также работу аварийно-спасательных служб, полиции, пожарной охраны, скорой медицинской помощи. 1 Месячная норма рабочего времени – это количество часов, которое должен отработать сотрудник в течение месяца в соответствии с условиями Трудового договора. Она устанавливается предприятием и подтверждается документами. 33 Сотрудникам этих служб и предприятий зачастую приходится работать, когда все остальные отдыхают. Поэтому данным организациям разрешается привлекать сотрудников к работе даже в праздничные дни. Труд в такие дни им будет оплачиваться в повышенном размере. Теперь давайте разберем, какие дни в Российской Федерации считаются НЕРАБОЧИМИ ПРАЗДНИЧНЫМИ. Они закреплены в статье 112 Трудового кодекса: 1, 2, 3, 4 и 5 января — Новогодние каникулы; 7 января — Рождество Христово; 23 февраля — День защитника Отечества; 8 марта — Международный женский день; 1 мая — Праздник Весны и Труда; 9 мая — День Победы; 12 июня — День России; 4 ноября — День народного единства. При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день. Продолжительность рабочего дня или смены перед нерабочим праздничным днем уменьшается на один час. Если вы были внимательны, то заметили, что в Табеле, который мы разместили на страницах 21-24 Приложений, продолжительность дня перед 4-м ноября у сотрудников была 7 часов, а не 8. То есть сотрудники работали неполный рабочий день. Однако согласно действующему законодательству оплачиваться этот день должен как полный. Теперь скажем вот о чем. Согласно ст. 112 ТК РФ наличие в календарном месяце нерабочих праздничных дней не является основанием для снижения заработной платы работникам, получающим оклад. Таким образом, получается, что если работнику установлен оклад, то для него не важно, сколько в месяце праздничных дней. На размере его зарплаты это не скажется (при условии, что все остальные дни по графику он отработает в полной мере). 34 Совсем по-другому дела обстоят с теми сотрудниками, которые работают сдельно. Их зарплата зависит от того, сколько продукции они произведут. Поэтому чем больше они будут отдыхать, тем меньше у них останется времени на труд. И как следствие, будет меньше заработная плата. Здесь законодательство становится на сторону работника. Оно требует, чтобы работодатель дополнительно оплачивал нерабочие праздничные дни всем работникам, за исключением тех, кто получает оклад (ст. 112 ТК РФ). При этом конкретные суммы и порядок доплаты не устанавливаются, то есть организация вправе определять их сама. Установленный размер доплаты обязательно должен быть закреплен или внутренним документом, или коллективным договором, или Трудовым договором. Если работодатель не будет платить вознаграждение за нерабочие праздничные дни сдельщикам, то организация может быть оштрафована из-за нарушения законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП). На этом закончим говорить об условиях работы, отличающихся от нормальных, и о том, как нужно рассчитывать в таких ситуациях заработную плату. Стоит отметить, что каких-то специальных документов для отражения работы в сверхурочное время, выходные и праздники нет. Эти данные отмечаются в Табеле учета рабочего времени, а затем указываются в Расчетных листках. В следующей главе вы познакомитесь с таким понятием, как минимальная заработная плата. Многие знают, что это такое, но не все в курсе, какие организации имеют право выплачивать ее. С этим мы сейчас и разберемся. Глава 1.3. Минимальная заработная плата Минимальная заработная плата или попросту «минималка» — это законодательно установленный предел месячной заработной платы, ниже которого не может быть заработок сотрудника. Согласно ст. 133 ТК РФ минимальную заработную плату должны выплачивать все работодатели (будь то физические или юридические лица), независимо от их организационно-правовых 35 форм и форм собственности. Иначе говоря, каждый работающий гражданин Российской Федерации имеет право на получение минимальной оплаты труда (МРОТ). Исходя из этого, сформулируем правило: месячная заработная плата работника не может быть меньше «минималки». Но обращаем ваше внимание на одну важную деталь: данное правило действует только в том случае, если сотрудник полностью отработал норму рабочего времени и выполнил нормы труда за данный период. Во всех остальных случаях сумма заработка может быть меньше минимальной величины и определяться она будет пропорционально отработанному времени или выполненной работе. Минимальный размер оплаты труда устанавливается одинаковый для всей территории России и зависит от финансовых возможностей государства. При этом статья 133.1 ТК разрешает субъектам Российской Федерации устанавливать другой размер минимальной заработной платы в данном субъекте (области, округе, крае и т. п.). Но он не должен быть ниже суммы, которая установлена Федеральным законом. Размер минимальной заработной платы в субъекте Российской Федерации может устанавливаться для работников, трудящихся на территории этого субъекта, за исключением сотрудников организаций, финансируемых из федерального бюджета. С 1 июня 2011 года минимальный размер оплаты труда составляет 4 611 рублей1 в месяц. Эта цифра закреплена в ст. 1 Федерального закона от 19.06.2000 N 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда». В настоящее время статьей 133 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что минимальный размер оплаты труда не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного населения. Прожиточный минимум — это минимальная сумма, которая, по мнению законотворцев, необходима человеку для проживания. Размер этой суммы складывается из стоимости потребительской корзины, обязательных платежей и сборов. 1 Для сравнения приведем следующие данные: в сентябре 2005 г. минимальный размер оплаты труда был установлен в сумме 800 руб. в месяц, в мае 2006 г. - 1 100 руб., в сентябре 2007 г. – 2 300 руб., в январе 2009 г. – 4 330 руб. 36 Потребительская корзина — минимальный набор продуктов питания, непродовольственных товаров и услуг, необходимых для здоровья человека и обеспечения его жизнедеятельности. Прожиточный минимум меняется ежеквартально. Приведем данные о величине прожиточного минимума за II квартал 2011 года, установленной в целом по Российской Федерации: для трудоспособного населения — 7 023 рубля, пенсионеров — 5 141 рубль, детей — 6 294 рубля. Из вышеприведенных показателей хорошо видно, что на сегодняшний день величина прожиточного минимума трудоспособного населения (7 023) существенно превышает минимальный размер оплаты труда (4 611). Законотворцы прекрасно знают об этом, однако повышать «минималку» в 2011 году больше не собираются. Более того, по решению Правительства размер МРОТ будет заморожен и на весь 2012 год. К вопросу об увеличении этого показателя Правительство планирует вернуться в 2013–2015 годах. В такой ситуации вся надежда остается только на регионы. Они могут самостоятельно увеличить минимальный размер оплаты труда и сравнять его с прожиточным минимумом. Хотя в настоящее время делают они это тоже не охотно. По последним данным только треть регионов приняли решение об увеличении МРОТ, остальные не смогли этого сделать из-за сложного экономического положения. Ну, а сейчас мы переходим к изучению весьма объемной темы — это отпуска. Вы узнаете, кому они полагаются, как их нужно оплачивать и какими документами оформлять. Глава 1.4. Оплата отпусков Каждый человек имеет право на отдых. Это закреплено Конституцией РФ (ст. 37 ). В ней сказано, что сотруднику, работающему по Трудовому договору, гарантируются выходные и праздничные дни, а также оплачиваемый ежегодный отпуск. То же самое об отпуске сказано и в статье 114 Трудового кодекса РФ. А раз это закреплено в нормативных актах, то каждая организация должна предоставлять своим работникам такое время отдыха. 37 Итак, отпуск — это непрерывный отдых, представляющий собой определенное число свободных от работы дней, которые предназначены для восстановления работоспособности. Согласно статье 106 ТК РФ в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и может использовать эти дни по своему усмотрению. Причем, если сотрудник уходит в отпуск, то работодатель должен сохранить за ним место работы, его должность и средний заработок. Право на ежегодный отпуск имеют все работники вне зависимости от места работы. Оно никем не может быть отменено или ограничено. Но, чтобы работник мог воспользоваться своим правом, ему необходим трудовой стаж (общая продолжительность трудовой деятельности на конкретном предприятии). Первый свой отпуск работник может получить только по истечении 6-ти месяцев его непрерывной работы в данной организации. Но если работник попросит отпуск раньше, а руководитель согласится, то это не будет нарушением законодательства. Кроме этого до истечения 6 месяцев по заявлению отпуск могут взять работники: • в возрасте до 18 лет; • усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев; • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него. Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней. При этом в период отпуска не входят праздничные дни. То есть если сотрудник идет в отпуск 30 апреля, то отдыхать он будет не 28, а 30 (28 + 2) дней. Так как в мае два праздничных дня — 1 и 9 мая. Но оплачиваться эти праздничные дни не будут. Меньше 28-ми дней в год сотрудник отдыхать не должен. Однако в некоторых случаях 28-дневный отдых может быть удлинен. К примеру, для работников моложе 18 лет отпуск равен 31 календарный день, а для сотрудников дошкольных учреждений — 42 календарных дня. Полное название отпуска, о котором мы говорим, звучит так: «ежегодный очередной оплачиваемый отпуск». 38 Ежегодным он называется потому, что назначается сотруднику каждый год. Иначе говоря, раз в год каждый работник организации имеет право уйти в отпуск. Очередной он из-за того, что предоставляется в соответствии с установленной очередью, которую ежегодно «выстраивает» отдел кадров. Очередь эта нужна для того, чтобы предприятие смогло работать равномерно. Представьте, что будет, если в отпуск отправятся сразу все сотрудники организации. В этом случае работа организации встанет, так как трудиться в ней будет не кому. Чтобы такого не случилось, отдел кадров распределяет, кто и когда должен идти в отпуск. Для этого используется специальный документ — График отпусков. Чаще всего он заполняется с учетом пожеланий работников. О том, когда именно сотруднику пора уходить в отпуск, организация должна сообщить не позднее, чем за две недели до его начала. В некоторых случаях работникам нужно писать заявление о предоставлении отпуска. Делать это нужно: • когда работник хочет взять отпуск ранее, чем через шесть месяцев; • когда работник желает перенести отпуск на другой срок; • когда работнику нужно уточнить дату начала отпуска, если в Графике отпусков зафиксирован только месяц отдыха. Такое заявление составляется в произвольной форме и предоставляется в отдел кадров за две недели до начала отпуска (см. рисунок 1.9). Рисунок 1.9. Образец заявления о предоставлении отпуска Многие организации просят работников писать подобные заявления каждый раз перед уходом в отпуск. 39 Оплачиваемым отпуск называют по понятным причинам. Дело в том, что все 28 дней такого отпуска будут оплачиваться. На первый взгляд, странно, что организация платит работнику за те дни, которые он отдыхает. Но если проанализировать всю ситуацию в целом, то все становится весьма закономерно. Сотрудник работает на предприятие 11 месяцев в году. За это предприятие благодарит его и предоставляет 28 дней отпуска, чтобы сотрудник восстановился и смог в дальнейшем работать с новой силой. Получается, что теоретически отпуск выгоден предприятию, по этой причине оно его и оплачивает. Отметим, что в данном курсе мы будем рассматривать только ежегодный очередной отпуск. Он чаще всего встречается на практике. Но помимо него есть много других отпусков. Подробно разбирать их мы не будем. Но, чтобы вы знали, какие это отпуска, в Приложении на странице 35 мы разместили вспомогательную таблицу. Откройте и посмотрите ее. Как видите, в этой таблице мы указали все виды отпусков, законодательный документ, в котором при необходимости вы сможете найти информацию о каждом из них, а также данные о том, кому предоставляется отпуск и какова его продолжительность. Надеемся, что такая таблица будет вам полезна. В данной главе нас с вами будет интересовать вопрос, как именно оплачивается ежегодный отпуск и как нужно определять размер отпускных. Сразу скажем, что оплата отпускных в соответствии со ст. 136 ТК РФ производится не позднее, чем ЗА ТРИ ДНЯ до начала отпуска. То есть, если у сотрудника отпуск начинается 12 сентября, то получить отпускные он должен не позднее 8 сентября. Если же оплата отпускных не была произведена вовремя или если сотрудника не предупредили об отпуске за две недели до его начала, то он имеет право по письменному заявлению перенести отпуск на другой срок (гл. 19 ст. 124 ТК РФ). Расчет отпускных с полными рабочими месяцами Приступая к расчету отпускных, первым делом нужно определить средний размер заработной платы сотрудника, который собирается в отпуск. 40 Высчитывать среднюю заработную плату в организации приходится весьма часто. На ней основываются разнообразные выплаты работникам предприятия. В частности оплата ежегодного отпуска. О том, как должна рассчитываться эта сумма, сказано в Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Расчет среднего заработка работника вне зависимости от режима работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 предыдущих календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Иначе говоря, расчет средней заработной платы за месяц будет осуществляться по формуле: Стоит отметить, что при расчете среднего заработка нужно быть очень внимательным. Дело в том, что в составе начисленной заработной платы за месяц не должны учитываться выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие). А вот надбавки, доплаты за выслугу лет, за ученое звание; премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда и т. п., при определении среднего заработка учитываются. Полный перечень выплат, которые следует включать в расчет, приведен п. 2 Постановления Правительства N 922. Таблица 1.7. Данные для расчета средней зарплаты Месяц/год Август 2011 Сентябрь 2011 Октябрь 2011 Ноябрь 2011 Декабрь 2011 Январь 2012 Заработная плата, руб. 8 000,00 9 000,00 7 500,00 9 500,00 10 000,00 4 000,00 41 Премии, руб. 800,00 750,00 760,00 2 000,00 400,00 Итого, руб. 8 800,00 9 000,00 8 250,00 10 260,00 12 000,00 4 400,00 Месяц/год Февраль 2012 Март 2012 Апрель 2012 Май 2012 Июнь 2012 Июль 2012 Всего: Заработная плата, руб. 9 000,00 9 000,00 15 000,00 11 000,00 10 000,00 8 500,00 110 500,00 Премии, руб. 900,00 900,00 1 500,00 1 100,00 800,00 680,00 10 590,00 Итого, руб. 9 900,00 9 900,00 16 500,00 12 100,00 10 800,00 9 180,00 121 090,00 Давайте разберем расчет средней заработной платы на примере. ПРИМЕР 18 Высчитаем среднюю заработную плату работника Симонова П.И., который работает инженером в организации «Восток». Все необходимые для этого данные приведены в таблице 1.7 . Посмотрите ее. Из таблицы видно, что за 12 месяцев сотруднику фактически было начислено 121 090 рублей (с учетом премий). Зная эту сумму, мы можем определить размер средней заработной платы: 121 090 / 12 = 10 091 рубль. Внимание! Средний месячный заработок сотрудника не может быть ниже минимального размера оплаты труда (4 611 руб.), при условии, что работник в расчетном периоде полностью отработал норму рабочего времени. На следующем этапе необходимо высчитать средний ДНЕВНОЙ заработок работника. Для оплаты отпусков он должен рассчитываться за последние 12 календарных месяцев. Сделать это несложно. Нужно всего-навсего разделить средний заработок сотрудника за 12 месяцев на число 29,4: Откуда взялось число 29,4? Это среднемесячное число календарных дней. Такую цифру приводит нам Трудовой кодекс. Но в организации может быть и такая ситуация, что сотрудник уходит в отпуск, отработав на предприятии меньше 12 месяцев. Как тогда нужно определять средний и среднедневной заработок? В такой ситуации размер средней заработной пла42 ты будет рассчитываться исходя из сумм, начисленных за фактически отработанный период, т. е. с первого дня работы сотрудника до последнего числа месяца, который предшествует месяцу начала отпуска. Делить полученный доход нужно будет не на 12 календарных месяцев, а на столько, сколько сотрудник отработал. Для определения среднедневного заработка рассчитанную среднюю зарплату нужно будет разделить на все те же 29,4. После того, как будет определен размер среднедневного заработка, можно приступать к расчету суммы отпускных. Делать это нужно по следующей формуле: Теперь, когда все необходимые формулы нам известны, применим их на числовом примере. ПРИМЕР 18 (продолжение) Среднюю заработную плату работника Симонова П.И. мы рассчитали чуть выше. Теперь давайте найдем среднедневной заработок: 10 091 / 29,4 = 343 рубля Зная эту сумму, мы можем определить размер отпускных. Симонов уходит в отпуск с 1-го августа 2012 года на 28 дней, поэтому сумма отпускных составит: 343 х 28 = 9 604 рубля Эта сумма должна быть выплачена работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Подведем итог. Расчет отпускных состоит из трех этапов: 1. Определение среднего заработка. 2. Расчет среднедневного заработка. 3. Расчет суммы отпускных. Стоит отметить, что эту цепочку действий можно сократить, объединив первый и второй этапы. Дело в том, что отдельно рассчитывать размер среднего заработка не обязательно. В этом случае при расчете отпускных надо будет сразу определять сумму среднего дневного заработка. А для этого нужно начисленную зарплату за 12 месяцев разделить на общее количество дней в 43 этих месяцах (12х29,4). Результат получится абсолютно одинаковым. В дальнейшем все расчеты мы будем вести в два этапа. Общая формула для определения отпускных в обоих случаях будет выглядеть так: Обращаем внимание, что все, о чем мы говорили в этом пункте, относилось к «идеальным» условиям работы. Мы рассматривали случаи, при которых сотрудник в каждом из 12 месяцев отработал все дни по графику. Но, как правило, такое бывает нечасто. Теперь давайте разберем более реальную ситуацию, при которой работник в том или ином месяце отработал не все положенные дни. Это могло произойти из-за болезни, поездки в командировку и т. д. Расчет отпускных с неполными рабочими месяцами Этапы, которые необходимо пройти бухгалтеру для расчета отпускных с неполными рабочими месяцами, в целом остаются такими же, как и в предыдущей ситуации. Здесь тоже нужно определить размер среднего дневного заработка, а затем, исходя из него, рассчитать сумму отпускных. Только теперь правила расчета среднедневного заработка будут чуть другие. Они четко прописаны в п.п. 9, 10 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Давайте по шагам разберем каждое действие. Начать свою работу нужно с подготовительного этапа, на котором определяется количество календарных дней в неполных месяцах. Высчитывается это число дней по формуле: 44 В результате расчета календарных дней в неполном месяце чаще всего будут получаться дробные числа. Округлять их нужно до второго знака после запятой. Затем надо определить фактически начисленную сотруднику зарплату за последние 12 месяцев. В этом вам помогут Расчетные ведомости и Лицевой счет работника с приложенными к нему Расчетными листками. После того как количество дней во всех неполных календарных месяцах и сумма начисленного заработка будут определены, можно приступить к первому этапу и высчитать среднедневной заработок. Расчет будет происходить по следующей формуле: Под расчетным периодом при расчете отпускных подразумеваются последние 12 календарных месяцев, которые сотрудник проработал до отпуска. Таким образом, получается, что для определения среднего дневного заработка, нужно фактически начисленную сумму за 12 месяцев разделить на количество календарных дней в полных и неполных месяцах. И, наконец, второй этап — это расчет суммы отпускных. Для этого нужно использовать ту же формулу, что и в случае с полностью отработанными месяцами. Таким образом, отличие в расчетах между идеальными условиями и реальными будет только в том, что во втором случае бухгалтеру необходимо рассчитывать количество дней в неполных месяцах. Для закрепления материала приведем числовой пример расчета отпускных с неполными рабочими месяцами. ПРИМЕР 19 В организации «Соловей» сотрудник планового отдела (Бобрин) уходит в отпуск. А это значит, что бухгалтерии нуж- 45 но высчитать ему отпускные. Взяв из отдела кадров данные о посещаемости Бобрина, бухгалтер выяснил, что из 12 расчетных месяцев полностью сотрудник отработал только 10. А два месяца оказались неполными. Это ноябрь (15 дней вместо положенных 25) и декабрь (21 день вместо 26). По этой причине первым делом бухгалтер должен рассчитать количество дней в каждом из неполных месяцев. Сделать это нужно по одной из указанных выше формул: Количество дней в НОЯБРЕ = 29,4 / 30 х 15 = 14,7 0 Количество дней в ДЕКАБРЕ = 29,4 / 31 х 21 = 19,92 Следующим шагом нужно определить размер фактически начисленной заработной платы за расчетный период. В учебных целях будем считать, что начисленный заработок за полные месяцы у сотрудника был один и тот же — 15 000 рублей. За ноябрь — 8 000 рублей, а за декабрь — 10 000 рублей. Общая сумма фактически начисленной зарплаты получилась равной: (15 000 х 10) + 8 000 + 10 000 = 168 000 рублей. Теперь бухгалтер имеет все необходимые данные для расчета среднедневного заработка: Все, что осталось — определить размер отпускных: 511,23 х 28 = 14 314,44 рублей. Надеемся, что вы разобрались со всеми действиями, которые необходимо выполнить при расчете отпускных. Не пытайтесь запомнить или «зазубрить» приведенные формулы. Вместо этого постарайтесь понять, почему каждый из показателей стоит именно на этом месте, а ни на каком–то другом. Если вы поймете смысл построения данных формул, то сможете без затруднения пользоваться ими даже через длительный период времени. 46 Документы по отпускным выплатам Расчет суммы отпускных производится при помощи специального документа — «Записка-расчет о предоставлении отпуска» (форма Т-60). Если на предприятии есть отдел кадров, то первую часть Записки заполняет сотрудник отдела кадров, а вторую работник бухгалтерии. Если же предприятие маленькое и у него нет отдела кадров, то Записку полностью заполняет бухгалтер. Для заполнения Записки-расчета сотрудникам предприятия понадобится сразу несколько документов. Их список выглядит следующим образом: • «Заявление работника на предоставление отпуска» (в случае, когда это необходимо); • «Личная карточка работника»; • «График отпусков»; • «Приказ о предоставлении отпуска работнику»; • «Табель учета рабочего времени»; • «Штатное расписание»; • «Информационное письмо»; • «Лицевой счет». С большинством документов из этого списка вы уже знакомы. Поэтому в данном пункте мы рассмотрим только те из них, с которыми вы встречаетесь первый раз. Это «График отпусков», «Приказ о предоставлении отпуска работнику» и «Лицевой счет». График отпусков. Данный документ используется организациями для того, чтобы распределять ежегодные оплачиваемые отпуска работников ВСЕХ структурных подразделений. Название этого документа говорит само за себя. Форма Графика отпусков (N Т-7 ) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года. Применять ее должны все организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации. Составлением Графика отпусков занимается работник кадровой службы. РАЗ В ГОД он оформляет новый График. Сделать это нужно НЕ ПОЗДНЕЕ, чем за две недели до наступления календарного года, то есть до 16 декабря. 47 Стоит отметить, что при составлении Графика отпусков принимаются во внимание пожелания работника. Поэтому на этапе составления этого документа на предприятии проводится опрос работников. Желательно это сделать заранее. Когда График составлен, кадровик подписывает его и передает на утверждение руководителю организации. Если в течение года кто-то из сотрудников напишет заявление о переносе отпуска на другое время, то в График отпусков должны быть внесены соответствующие изменения. Согласно требованию Трудового кодекса работодатель за две недели до начала отпуска должен под роспись предупредить сотрудника о предстоящем отдыхе (ст. 123 ТК РФ). Это можно делать при помощи отдельного уведомления, а можно поступить иначе. Дополнить График отпусков дополнительной графой «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись». В этом случае сотрудник будет расписываться прямо в Графике. Заполнение Графика отпусков является обязанностью работника кадровой службы. Ознакомиться с образцом этого документа вы можете в Приложении на странице 36. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Данный Приказ (по форме N Т-61) работник кадровой службы обязан составить при «отправлении» сотрудника в отпуск. Точнее говоря, данный документ оформляется после того, как сотрудник будет извещен о предстоящем отпуске и у него не возникнет желания перенести его на другой срок. Конкретные сроки составления Приказа в Трудовом кодексе не указаны, но учитывая, что предупреждать сотрудника нужно не позднее чем за две недели, то желательно этот документ составить тоже за две недели до начала отпуска. Когда Приказ будет оформлен, его подписывает руководитель организации. После этого кадровик регистрирует его в специальном Журнале. 1 Если отпуск предоставляется одновременно нескольким работникам, то может быть составлен единый Приказ на всех работников по форме N Т-6а. 48 Затем с Приказом нужно ознакомить работника под расписку. Эта подпись будет свидетельствовать о том, что работник знает, когда именно и на сколько дней он уходит в отпуск. Отметим, что данный документ также можно использовать вместо «Уведомления о начале отпуска». Таким образом, получается, что Приказ выполняет двойную функцию в организации. Во-первых, он используется для получения разрешения руководителя отпустить сотрудника в отпуск. Во-вторых, позволяет еще раз уведомить работника о предстоящем отдыхе и сообщить, что руководитель не имеет ничего против этого. Образец Приказа вы можете увидеть в Приложении на странице 37. Обратите внимание, что по строке «за период работы» указывается период, за который сотрудник получает ежегодный оплачиваемый отпуск. Иначе его еще называют рабочим годом. Например, если сотрудник был принят на работу 11 октября 2011 года, то его рабочий год закончится 10 октября 2012 года. Именно за этот период ему будет предоставлен первый очередной оплачиваемый отпуск. Приказ, подписанный руководителем и работником, является знаком того, что нужно приступать к расчету суммы отпускных. Лицевой счет. Это документ, который использует предприятие для отражения сведений о заработной плате. В нем ежемесячно в течение календарного года отмечаются суммы выплаченного работнику заработка. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» предусмотрено две формы Лицевых счетов: • форма N Т-54 «Лицевой счет»; • форма N Т-54а «Лицевой счет (свт)». Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выполненных работ, отработанного времени и т. п. 49 Форма N Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Текст в скобках (свт) говорит о том, что обработка информации осуществляется Средствами Вычислительной Техники с использованием специальных программ. К Лицевым счетам сотрудников нужно ЕЖЕМЕСЯЧНО прикладывать (или вклеивать) второй экземпляр Расчетного листка. Почему второй? Потому что первый экземпляр должен выдаваться работнику. Лицевой счет открывается: • сначала при приеме сотрудника на работу в организацию. Это делается на основе Приказа о приеме его на работу (форма N Т-1 или N Т-1а) и Личной карточки (форма N Т-2). • затем ежегодно (в начале каждого календарного года). Заполнение Лицевого счета входит в обязанности бухгалтера по оплате. Этот документ заводится на каждого работника предприятия и оформляется в одном экземпляре. Таким образом, получается, что Лицевых счетов должно быть ровно столько, сколько человек трудится в организации. Закрывается Лицевой счет: • либо при расторжении Трудового договора (увольнении) работника; • либо в конце каждого календарного года. Лицевой счет является единственной формой, в которой содержится вся информация о начисленных и удержанных с работника суммах. Лицевые счета хранятся 7 5 лет и часто служат единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной ранее работниками заработной плате. В нашем курсе мы рассмотрим только одну из форм Лицевого счета. Это будет форма N Т-54. Образец этого документа мы разместили в Приложении на странице 38. 50 Теперь все документы, которые необходимы для заполнения Записки-расчета (по форме N Т-60), у нас имеются. Поэтому смело можем переходить к ключевому документу главы. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику. Она применяется для расчета заработной платы и других выплат, которые должны быть выплачены сотруднику при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или другого отпуска. Например, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком. Внимание! Записка-расчет не оформляется, если сотрудник уходит в отпуск без сохранения заработной платы или неоплачиваемый учебный отпуск. В этом документе попросту не будет необходимости. Ведь если заработная плата не сохраняется, то и рассчитывать ее размер незачем. Унифицированная (единая для всех организаций) форма Записки-расчета N Т-60 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1. Она заполняется на основании Приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6). В заполнении Записки-расчета принимают участие два сотрудника. Первую страницу, как правило, оформляет работник кадровой службы. Он указывает информацию, необходимую для расчета отпуска: фамилию, имя и отчество работника, должность, подразделение в котором работает сотрудник, продолжительность отпуска, его начало и окончание. Оборотная сторона Записки-расчета, где производится расчет оплаты отпуска, заполняется бухгалтером. Стоит отметить, что оформлять этот документ нужно В ОДНОМ ЭКЗЕМПЛЯРЕ. Срок составления — не позднее, чем за ТРИ ДНЯ до начала отпуска. Как в заполненном виде выглядит Записка-расчет, вы можете посмотреть в Приложении на странице 39-40. После того как работа с Запиской-расчетом будет завершена и в этом документе не будет больше необходимости, он пере- 51 дается в архив организации. Если в организации нет архивной службы, то форма N Т-60 должна храниться в бухгалтерии в течение 5 лет. Об этом свидетельствует п. 98 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации». На этом мы завершаем тему отпускных выплат. Теперь вы не только умеете рассчитывать отпускные, но знаете, какими первичными документами оформлять эти суммы. До этого момента в курсе мы рассматривали ситуации, при которых организация всегда выдавала заработную плату вовремя (в установленные сроки). Но, к большому сожалению, такое бывает не всегда. В следующей главе мы поговорим о том, какое наказание ждет руководителя предприятия, если он несвоевременно выдаст сотрудникам их заработок. Глава 1.5. Ответственность за нарушение сроков выплаты заработной платы В статье 142 Трудового кодекса сказано, что работодатель, допустивший задержку выплаты сотрудникам заработной платы, несет ответственность в соответствии с указанным Кодексом. В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы. В это время сотрудник может отсутствовать на рабочем месте. В такой ситуации работодатель не имеет права заставлять сотрудника работать, так как работа без зарплаты считается принудительным трудом. А он запрещен (ст. 4 ТК РФ). Выйти на работу сотрудник обязан на следующий рабочий день после того, как организация предоставит ему письменное сообщение о том, что готова выдать задержанный заработок (см. рис. 1.10). Если работник не появится на своем месте в указанное время, то работодатель может засчитать ему это как прогул или вовсе уволить. 52 Рисунок 1.10. Образец уведомления о готовности произвести выплату задержанной заработной платы Но остановить работу сотрудник может не во всех случаях. Например, не допускается приостановка работы в период введения чрезвычайного положения. Кроме этого прекратить работу не могут лица, являющиеся государственными служащими, а также работники, в трудовые обязанности которых входит выполнение работ, непосредственно связанных с обеспечением жизнедеятельности населения (энергообеспечение, отопление, водоснабжение). С полным списком ситуаций, в которых не допускается приостановка работы, вы можете ознакомиться в статье 142 ТК РФ. Теперь поговорим о том, должны ли оплачиваться те дни, в течение которых сотрудник не выходит на работу из-за задержки зарплаты. В Трудовом кодексе четко этот момент не прописан. Но если учесть, что зарплата — это вознаграждение за труд, а в данной ситуации сотрудник не работает, то заработок ему начисляться не должен. При этом Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей платить работнику компенсацию за невыплаченную вовремя зарплату. О ней мы сейчас и поговорим. Денежная компенсация Задержку выплаты вознаграждения за труд следует считать ущербом, который предприятие причинило своим сотрудникам. Согласно статье 232 ТК РФ такой ущерб должен быть возмещен организацией. 53 В свою очередь статья 236 ТК РФ гласит, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель должен выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации). Размер такой компенсации определяется по следующей схеме. Сначала высчитывается сумма, которую организация должна будет платить за каждый день задержки. В соответствии со статьей 236 она должна быть не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм. Эта ставка далеко не постоянна. С начала 2011 г. она изменилась уже два раза и с 3 мая составляет 8,25%. В виде формулы расчет компенсации будет выглядеть так: Расчет производится исходя из суммы, причитающейся к выдаче работнику на руки (то есть за минусом НДФЛ и прочих удержаний). Следует отметить, что по указанной формуле рассчитывается МИНИМАЛЬНЫЙ размер компенсации. Но он может быть увеличен организацией в соответствии с коллективным1 или Трудовым договором. На следующем этапе нужно высчитать количество дней задержки. Считаются дни, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты и заканчивая днем фактического расчета включительно. Стоит отметить, что в расчет берутся КАЛЕНДАРНЫЕ, а не рабочие дни. Определившись с количеством дней, можно высчитать общую сумму денежной компенсации. Для этого нужно умножить сумму ежедневной компенсации на количество дней задолженности: 1 Коллективный договор - это соглашение, регулирующее социально-трудовые отношения в организации и заключаемое работниками и работодателем в лице их представителей. 54 ПРИМЕР 20 Предприятие «Мимино» 3 марта 2011 г. должно выплатить заработную плату за февраль. Но в этот день организация не выдала деньги своим сотрудникам из-за тяжелого финансового положения. Фактически сотрудники получили заработок только через полтора месяца — 15 апреля 2011 г. То есть количество дней задолженности составило 43 календарных дня. В период невыплаты заработной платы действовала ставка рефинансирования в размере 8%. Мы рассмотрим весь процесс на примере одного сотрудника ЗАО «Мимино». Пусть это будет Туманов Г.Р. Сумма невыплаченной за февраль заработной платы для Туманова составила 25 400 рублей (в чистом виде). Первым делом давайте определим, в каком размере надо начислять этому сотруднику денежную компенсацию за каждый день задержки выплаты заработной платы: (25 400 х 0,08) / 300 = 6,7 7 рублей Теперь можно рассчитать всю сумму компенсационных выплат: 6,7 7 х 43 = 291,11 рублей Таким образом, в день выдачи зарплаты (15 апреля) Туманов должен будет получить не 25 400 рублей, а 25 691,11 рублей (25 400 + 291,11). Сейчас мы разобрали примитивный пример, при котором у организации в период с 3 марта по 15 апреля больше не возникало никаких задолженностей по зарплате. Теперь давайте представим, что после задержки заработной платы Туманов проработал еще 15 дней, а затем приостановил свою работу. За это время сотруднику был начислен аванс за март в размере 8 000 рублей. Согласно Положению об оплате труда выплатить его организация должна 18 марта. Но, как вы 55 понимаете, выдать эти деньги она не может из-за отсутствия средств. А раз так, то с 19 марта у организации возникнет еще одна задолженность, но уже в размере 8 000 рублей. С этой суммы тоже нужно рассчитывать компенсацию. Иначе говоря, с 19 марта к сумме компенсации в размере 6,7 7 рублей необходимо каждый день прибавлять компенсацию за задержку аванса. Она будет равна: (8 000 х 0,08) / 300= 2,13 рублей Общее количество дней задолженности по авансу — 28. Следовательно, вся сумма компенсации за невыплаченный аванс составит: 2,13 х 28 = 59,64 рубля Таким образом, 15 апреля 2011 года предприятие «Мимино» должно будет помимо задолженности по оплате труда (25 400 + 8 000 = 33 400) выплатить еще и денежную компенсацию в размере 350,7 5 рублей (291,11 + 59,64). Итого получится 33 750,75 рублей. Если в период задержания заработной платы ставка рефинансирования изменилась бы, то со дня ее изменения расчет нужно было бы вести по новой ставке. Как видно из данного примера, компенсация полагается как при несвоевременной выдаче зарплаты, так и в случае невыплаты аванса. Ведь в соответствии со ст. 136 ТК РФ аванс считается одной из частей заработной платы. Несмотря на то, что размер компенсаций не так уж и велик, находятся предприятия, которые могут увиливать от выплаты таких сумм. Сотрудники данных предприятий не знают как вести себя в подобных ситуациях и куда обращаться. Они только жалуются друг другу, что денег им не платят и жить им не на что. Но безвыходных ситуаций не бывает. За свои права можно и НУЖНО бороться. Достаточно сообщить об этом нарушении в Трудинспекцию или прокуратору. Они придут, все проверят и привлекут руководителя к ответственности. Она может быть: 56 • • • • административной; уголовной; материальной; дисциплинарной. Меры наказания в виде административной ответственности устанавливает Кодекс об административных правонарушениях (КоАП). В данном случае нас будет интересовать статья 5.27 «Нарушение законодательства о труде и охране труда». В ней сказано, что несвоевременная выдача заработной платы влечет за собой: • наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей; • наложение штрафа на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей; • или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; • повторное нарушение ведет к дисквалификации должностного лица на срок от 1 до 3-х лет. Второй вид ответственности — уголовная (ст. 419 ТК РФ). Она регулируется Уголовным кодексом РФ. В нем имеется статья 145.1, которая называется «Невыплата заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат». Как раз то, что нас интересует. В пункте 2 данной статьи говорится, что полная невыплата заработной платы свыше двух месяцев, совершенная из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, наказывается одним из следующих способов: • штрафом в размере от 100 000 до 500 000 рублей; • взысканием заработной платы или иного дохода осужденного за период до 3-х лет; • лишением свободы на срок до 3-х лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3-х лет или без такового. Обращаем внимание, что уголовная ответственность применяется только в том случае, если невыплата заработной платы 57 совершена из корыстной или иной личной заинтересованности руководителя. Например, когда он на зарплатные деньги купил себе квартиру или автомобиль. Но доказать этот факт, как правило, очень проблематично. Поэтому уголовная ответственность за невыплату заработной платы встречается не так уж и часто. Третий вид ответственности — материальная (ст. 419 ТК РФ). Смысл ее заключается в том, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты сотруднику заработной платы, оплаты отпуска и других выплат, он обязан будет выдать их вместе с суммой денежной компенсации (ст. 236 ТК РФ). Получается, что за свое пренебрежительное отношение к сотрудникам работодатель поплатится рублем. Именно этот способ наказания мы рассматривали выше. Четвертый вид ответственности — дисциплинарная (ст. 419 ТК РФ). К этой ответственности руководитель может быть привлечен за неисполнение возложенных на него трудовых обязанностей (ст. 192 ТК РФ). К таким мерам наказания относятся: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Вот мы разобрались с наказаниями, которые могут быть возложены на руководителя в случае задержки выплаты заработной платы. Глава 1.6. Тринадцатая заработная плата Некоторые из вас наверняка слышали о тринадцатой зарплате, но не все знают, что это такое. Другие думают, что это нонсенс, абсурд и нелепость. Разве может зарплата быть тринадцатой, когда месяцев в году всего 12? Оказывается, что может. Сложившееся в простонародье понятие — «тринадцатая зарплата» не совсем точно отображает смысл этой выплаты. Дело в том, что «тринадцатой» обычно называют премию, которая выдается работнику за хорошую работу по результатам года. Как правило, она выплачивается после того, как сотрудник получит последнюю зарплату за 12-й месяц, поэтому и получила название 13-й. На многих предприятиях выплаты таких премий происходят с 1 января по 31 марта (то есть в первом квартале). 58 В законе четко не прописано ни правил, ни размеров премирования, поэтому их организация разрабатывает и устанавливает сама. Обращаем ваше внимание, что предприятие НЕ ОБЯЗАНО платить своим сотрудникам тринадцатую зарплату1. Выплата такой премии является исключительно его собственной инициативой. Тут возможно вы зададитесь вопросом: с чего у организации возникает желание отдавать работникам «лишние деньги»? Давайте разберемся. Да, законодательство действительно не принуждает предприятия выплачивать премии по итогам года. Но, выдавая тринадцатую зарплату, организации хотят стимулировать сотрудников, чтобы они добросовестно трудились в течение следующего года. Иначе говоря, предприятия платят своим работникам часть заработанной прибыли для того, чтобы в будущем они принесли организации еще больший доход. Обычно руководство предпочитает выплачивать тринадцатую зарплату сотрудникам, которые работают на производстве. Это делается с целью повышения производительности их труда. При этом годовая премия может не выплачиваться административному персоналу (бухгалтерам, кадровикам и т. п.). Из вышесказанного делаем вывод: если организация решила в своей деятельности выдавать премию по итогам года, то она не обязана выплачивать ее всем сотрудникам поголовно. Порядок выдачи премии по итогам года следует отразить в специальном документе. Им может быть Положение об оплате труда, Положение о премировании, Положение о выплате премии по итогам работы за год. Обычно правила назначения тринадцатой зарплаты получаются весьма объемными, поэтому их описать в отдельном Положении. Также сделать отметку о выплате тринадцатой зарплаты желательно в Трудовом договоре. Когда решение о выплате премии принято, предприятию нужно сразу подумать о том, за какие достижения работнику будет выдаваться тринадцатая зарплата. Наиболее часто используемые показатели звучат так: 1 В данном разделе понятия «тринадцатая зарплата» и «премия по итогам года» мы будем использовать как синонимы. 59 • • • • • повышение производительности труда; повышение качества производимой продукции; новаторство в труде, освоение новой техники и технологий; экономия материальных ресурсов; выполнение плана. Все эти критерии должны быть прописаны в Положении о премировании. Причем на каждом предприятии критерии начисления премии могут быть различными. Помимо этого в Положении стоит указать, за что работник может быть лишен тринадцатой зарплаты. Чаще всего это бывает за несоблюдение трудовой дисциплины, невыполнение должностных инструкций, прогул и т. п. Когда наступит время выплачивать премию, руководитель структурного подразделения, который принимает решение о премировании сотрудника, должен будет составить «Представление к поощрению». Примерный образец этого документа вы можете увидеть в Приложении на странице 41. На основании этого представления работник кадровой службы оформит «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (форма N Т-11) или группы работников (форма N Т-11а). Формы этих приказов установлены Госкомстатом России. Этот Приказ сначала подписывает руководитель. Таким образом, он дает свое согласие на выплату премии. Затем с документом должен ознакомиться премируемый сотрудник (под расписку). Заполненный образец Приказа по форме N Т-11 вы можете увидеть в Приложении на странице 41. Выплачиваться премии будут либо по Расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49), либо по Платежной ведомости (форма N Т-53). Если выплата будет осуществляться только одному сотруднику, то на него следует составить Расходный кассовый ордер (форма N КО-2). Для тех работников, которые получают премию за год на «зарплатные» карты бухгалтер, оформит только Расчетную ведомость по форме N Т-51. 60 Теперь перейдем к способам расчета тринадцатой заработной платы. Тут организации предоставлена полная свобода. Она самостоятельно решает, как будет высчитывать размер тринадцатой зарплаты. Самые примитивные способы расчета — это: • фиксированная сумма, например, 10 000 рублей (она может быть одинаковой для всех сотрудников или различной в зависимости от должности); • фиксированный процент, например, 50% от месячного оклада или 10% от суммы заработной платы, высчитанной нарастающим итогом сначала года; • величина кратная окладу, например, 1,5-месячного оклада. При этом в Положении о премировании нужно указать правила расчета базы для начисления премии. ПРИМЕР 21 Синицин Антон Павлович работает токарем на предприятии «Строй-инвест». За частое перевыполнение плана руководством было принято решение о выплате ему тринадцатой заработной платы. На данном предприятии она составляет 15% от годового заработка. Оклад Синицина равен 8 000 рублей. Перейдем к расчетам. Для начала определим размер годового заработка токаря: 8 000 х 12 = 96 000 рублей. Для удобства расчетов мы не учитываем доплаты и надбавки, которые за год мог получить Синицин. Затем высчитаем от этой суммы 15 процентов: 96 000 х 0,15 = 14 400 рублей. 14 400 — это и будет сумма премии, начисленная работнику по итогам года. Помимо способов, перечисленных выше, есть еще один вариант расчета тринадцатой зарплаты. На сегодняшний день он весьма популярен. Смысл его заключается в том, что размер премии рассчитывается пропорционально отработанному времени. Организация берет за основу отработанное количество дней в календарном году, сравнивает его с нормативом рабочих дней и определяет коэффициент. Затем полученный коэффициент умножается на базу, которая принята за основу расчета премии. Обычно в качестве базы устанавливают месячный оклад по состоянию на 31 декабря завершившегося года. 61 ПРИМЕР 22 Гончаров Петр Иванович работает в организации ОАО «Империя». Он занимается сборкой офисной мебели. По окончании 2011 года было принято решение выдать ему тринадцатую зарплату. Расчет этого вознаграждения на предприятии высчитывается исходя из количества отработанных дней. По подсчетам организации в прошедшем году было 27 3 рабочих дня. Из них Гончаров отработал 269 дней. Следовательно, коэффициент для расчета премии будет равен: 269 / 27 3 = 0,985. Оклад Гончарова на 31 декабря 2011 года составлял11 500 рублей. С учетом этих данных бухгалтер организации может рассчитать сумму премии, начисленную по итогам года. Она будет равна: 11 500 х 0,985 = 11 327 ,5 рублей. Если вы были предельно внимательны, то наверняка заметили, что последний способ расчета тринадцатой заработной платы аналогичен способу расчета заработка при повременной системе, только там для расчета используются дни одного месяца, а при расчете тринадцатой заработной платы целого года. Итак, как рассчитывать «грязную» сумму премии, вы теперь знаете. Сейчас давайте поговорим о НДФЛ и страховых взносах. Напоминаем, что согласно Налоговому кодексу налог на доходы физических лиц следует удерживать со всех сумм, которые организация выплачивает своим сотрудникам, и тринадцатая зарплата не исключение. То есть при выдаче сотруднику премии по итогам года, размер этой суммы бухгалтер должен уменьшить на 13%. Страховые взносы при начислении тринадцатой зарплаты тоже придется рассчитывать. Будем считать, что с расчетом «чистой» суммы годовой премии мы тоже разобрались. На этом мы закончим говорить о тринадцатой зарплате и перейдем к последней теме раздела «Заработная плата». 62 Глава 1.7. Увольнение работника Рано или поздно каждому предприятию приходится расставаться со своими сотрудниками. Причин для этого может быть много. Например, увольнение работника по собственному желанию1, по причине сокращения штата организации, ликвидации предприятия2, из-за нетрудоспособности работника, из-за разглашения коммерческой тайны, совершения кражи (по статье) и т. п. Полный перечень причин, по которым работник может быть уволен из организации, содержится в ст. 81 ТК РФ. Вне зависимости от того, по какой причине происходит увольнение, оно должно быть оформлено соответствующим Приказом о прекращении Трудового договора (по форме N Т-8, N Т-8а) и Запиской-расчетом (по форме N Т-61). В день увольнения сотрудника (последний день работы) организация должна: • выдать работнику трудовую книжку и по заявлению сотрудника копии документов, связанных с работой; • выплатить работнику все суммы, которые ему причитаются. Это может быть компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие, суммы заработной платы за отработанные дни в текущем месяце и т. п. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ). В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в день увольнения выплатить не оспариваемую им сумму. 1 При увольнении работника по собственному желанию, он обязан предупредить руководство организации об этом в письменной форме. Сделать это нужно не позднее, чем за две недели. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. Но по обоюдному согласию работника и работодателя договор может быть расторгнут и раньше (ст. 80 ТК РФ). 2 О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). 63 Трудовую книжку и все необходимые документы работнику будет выдавать отдел кадров. А вот расчет выплат, причитающихся при увольнении, — это работа расчетного отдела. Ее мы сейчас и разберем. Денежная компенсация При увольнении сотрудника кадровик должен выяснить, имеются ли у данного работника неиспользованные дни отпуска. В том случае, если такие дни имеются, организация должна выплатить этому человеку денежную компенсацию. Размер компенсации определяется точно так же, как и при выплате отпускных. Сначала высчитывается среднедневной заработок, а затем он умножается на число дней неиспользованного отпуска. Давайте разберем все действия по порядку. 1. Определение суммы среднего дневного заработка. При расчете компенсации за неиспользованный отпуск расчетным периодом считаются последние 12 календарных месяцев. Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то нерабочие дни этих месяцев должны быть исключены из расчета. Как это сделать, написано на странице 44 нашей лекции. Как видите, правила расчета среднего дневного заработка для расчета компенсации за неиспользованные дни отпуска абсолютно идентичны правилам для расчета очередного ежегодного отпуска. Когда средний дневной заработок определен, можно приступать ко второму этапу. 64 2. Расчет количества дней неиспользованного работником отпуска. Для того чтобы определить общее количество дней, за которые следует платить компенсацию, нужно выяснить число полностью отработанных сотрудником месяцев, за которые он не получил отпуск. Например, Петров Ф.И. устроился на работу 25 ноября 2010 года. Первый отпуск он отгулял за период с 25 ноября 2010 года по 24 ноября 2011 года. Обращаем внимание, что отпуск предоставляется именно за отработанный год, а не за календарный. Назовем этот период рабочим годом. Отсчет такого периода начинается не с 1 января, а с даты, когда сотрудник приступил к работе. Через некоторое время (18 февраля 2012 года) Петров вынужден был уволиться из организации по состоянию здоровья. За сколько месяцев ему необходимо выплатить компенсацию? За 2 или за 3? Для того чтобы ответить на этот вопрос, нужно знать некоторые особенности расчета. Они прописаны в «Правилах об очередных и дополнительных отпусках»1. В соответствии с данными Правилами, если последний месяц расчетного года сотрудником отработан не полностью, то организации нужно применить следующие методы округления: менее 15 дней отбросить, а 15 дней и более — округлить до целого месяца. То есть, если сотрудник отработал, к примеру, 5 дней в новом месяце, то этот месяц не участвует в расчетах, если 18 дней (как в нашем случае), то месяц считается полностью отработанным. Следовательно, в нашем примере Петров должен будет получить компенсацию за 3 месяца (декабрь, январь и февраль). В том случае, если работник трудился в организации не менее 11 месяцев, то ему положена полная компенсация — за 28 календарных дней. Итак, число полных месяцев определено. 1 Утверждены НКТ СССР 30.04.1930 N 169. Но, несмотря на то, что созданы данные правила аж в 1930 году, действуют они до сих пор. Согласно ст. 423 ТК РФ их разрешено применять в части, не противоречащей Трудовому кодексу. 65 На каждый полный месяц приходится 2,33 календарных дня отпуска (28 дн. / 12 мес). При расчете общего количества неиспользованных дней у бухгалтера будут получаться дробные числа. Например, 3 х 2,33 = 6,99. Нужно ли это число округлять? Законодательством не предусмотрено решение этого вопроса. Ответ на него дается в Письме министерства здравоохранения и социального развития РФ от 7 декабря 2005 г N 4334–17 . В нем сказано, что если организация принимает решение об округлении неиспользованных дней отпуска, то делать это нужно не по правилам арифметики, а в пользу работника. Это значит, что если количество неиспользованных дней отпуска у сотрудника получится, к примеру, 9,32 дня, то бухгалтер должен будет округлить эту сумму до 10, а не до 9. Свое решение об округлении дней отпуска организация должна закрепить в коллективном договоре. Если предприятие не захочет округлять полученные значения, то может этого не делать. После того, как количество неиспользованных дней отпуска высчитано, бухгалтер приступает к завершающему этапу. 3. Расчет суммы денежной компенсации за неиспользованные отпуска. Для этого нужно перемножить средний дневной заработок и полученное количество дней неиспользованного отпуска. Вот и все. Рассчитанную сумму организация должна будет учесть при окончательном расчете с сотрудником. А если работник отработал в организации менее 6 месяцев, имеет ли он право на получение компенсации за неиспользованный отпуск? Да, компенсация должна выплачиваться даже несмотря на то, что право взять отпуск сотрудник получает только после 6 месяцев. При этом расчет будет абсолютно таким же, как мы описали выше. (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 23 июня 2006 г. N 944–6). Рассмотрим пример. ПРИМЕР 23 Слесарь ЗАО «Никель» работал на данном предприятии с 1 апреля 2011 года. Через несколько месяцев он решил сменить 66 место работы. Для этого за две недели до увольнения сотрудник написал заявление и передал его руководителю организации. Последний рабочий день выпал на 10 августа 2011 года. В этот день бухгалтерия должна выдать работнику, помимо зарплаты за отработанные в этом месяце дни, еще и денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Давайте рассчитаем размер этой компенсации. 1. Расчет среднего дневного заработка. Так как сотрудник отработал в организации менее 12 месяцев, то расчетным периодом будет считаться фактически отработанное время. В нашем случае расчетный период получился следующим: с 01.04.2011 по 31.07 .2011. Будем считать, что каждый из 4-х месяцев этого периода работником был отработан полностью. За это время слесарю было начислено 55 000 рублей. Следовательно, среднедневной заработок получается равным: 55 000 / (4 х 29,4) = 467 ,69 рублей. 2. Расчет количества дней неиспользованного отпуска. Бухгалтер высчитал точный срок работы слесаря на предприятии. Он оказался равным 4 месяца и 10 дней. По правилам округления август не нужно считать за полный месяц, и в расчетах он учувствовать не должен, поэтому компенсацию нужно рассчитать за 4 месяца. На каждый из них приходится по 2,33 дня отпуска. Исходя из этого, бухгалтер может определить, сколько дней отпуска полагается слесарю: 2,33 х 4 = 9,32 дня Количество дней отпуска получилось дробным: 9,32. Согласно заключенному в организации коллективному договору, бухгалтер округлил их до 10. Именно это число дней и будет участвовать в дальнейшем расчете. Теперь можно приступать к определению суммы компенсации. 67 3. Расчет денежной компенсации за неиспользованные отпуска. Сейчас мы имеем все необходимые данные, чтобы высчитать сумму компенсации. Она будет равна: 467 ,69 х 10 = 4 67 6,9 рублей Данный пример описывал ситуацию, при которой сотрудник проработал меньше года. Теперь рассмотрим другую ситуацию, когда сотрудник работает на предприятии несколько лет. Причем в каком-то году он использовал свое право на отпуск, а в каком-то нет. Как же тогда определять количество дней неиспользованного отпуска и высчитывать денежную компенсацию? Разберем эту ситуацию на примере. ПРИМЕР 24 Возьмем для рассмотрения все того же слесаря ЗАО «Никель». Только теперь он будет работать в организации, начиная с 1 июля 2009 года до 30 сентября 2012 года. За все это время в отпуске он был всего 45 дней: - в 2009 году — 28 календарных дней; - в 2010 году — 17 календарных дней. Как определить количество дней неиспользованного отпуска? Удобней всего будет высчитать все по годам. Таблица 1.8 — Данные об отпусках 1 2 3 с 01.07 .2009 по 30.06.2010 с 01.07 . 2010 по 30.06.2011 с 01.07 .2011по 30.06.2012 Кол-во дней по графику 28 28 28 4 с 01.07 .2012по 30.09.2012 2,33 х 3 = 6,99 - 90,99 45 N года Рабочий период ИТОГО Кол-во использованных дней 28 17 - Теперь мы можем определить количество дней отпуска, которые сотрудник не использовал за все время работы: 90,99 — 45 = 45,99 дней. Округлим эту сумму и получим 46 календарных дней. Все эти дни нужно будет оплатить работнику при увольнении. 68 Расчет компенсации будет вестись аналогично тому, как мы делали это в предыдущем примере. Только что мы рассмотрели ситуации, при которых сотрудник до момента увольнения не использовал свой отпуск. Но на практике может встречаться и другая ситуация, когда сотрудник отгулял отпуск авансом и на момент увольнения еще не отработал его. В такой ситуации руководитель должен составить распоряжение об удержании этой суммы из заработной платы работника. Но она не может превышать 20% от причитающейся заработной платы. Это удержание работодатель вправе произвести без согласия работника. Если сумма долга превышает 20%, то работодатель может либо попросить сотрудника добровольно вернуть деньги в кассу, либо получить его согласие (в виде заявления) об удержании большей суммы, либо обратиться в суд. В ряде случаев удерживать суммы неотработанного отпуска запрещено. Например, не удерживается из заработка сумма за неотработанные дни, если работник был уволен в связи с ликвидацией организации, сокращением численности штата, в случае призыва работника на военную службу. Полный перечень таких ситуаций указан в абз. 6 ст. 137 ТК РФ. При определении суммы, которую нужно удержать из зарплаты бухгалтеру, необходимо будет проделать почти такие же действия, как и при расчете компенсации, только теперь речь будет идти о неотработанных днях: 1. Определение суммы среднего дневного заработка, исходя из которой рассчитывались отпускные. 2. Расчет количества неотработанных дней. 3. Вычисление суммы, подлежащей удержанию. ПРИМЕР 25 Сорокина Т.В. с 1 марта 2011 года пошла в отпуск продолжительностью 28 дней. Этот отпуск ей был предоставлен за рабочий период с 1 февраля 2011года по 31 января 2012 года. 20 октября 2011 года сотрудница уволилась. 69 Нам нужно определить сумму, которая должна быть удержана из зарплаты Сорокиной за отпуск полученный авансом. 1. Первым делом необходимо узнать размер среднедневного заработка, исходя из которого начислялись отпускные. Обратите внимание, заново рассчитывать средний дневной заработок не нужно. Информацию о его величине можно получить из Записки-расчета (по форме N Т-60). Предположим, что в нашем случае средний дневной заработок Сорокиной был равен 420 рублей. А сумма начисленных отпускных составила: 420 х 28 = 11 760 рублей. 2. Теперь нужно определить, сколько полных месяцев отработала Сорокина с начала расчетного года и до увольнения. В нашем случае таких месяцев 9 (с февраля по октябрь включительно). Заметьте, что по правилам округления октябрь нужно считать за полный месяц. Таким образом, получается, что неотработанными остались три месяца (ноябрь, декабрь, январь). Учитывая, что на каждый из них приходится 2,33 календарных дня отпуска, то неотработанными в общей сложности получаются 6,99 дней (2,33 х 3). Округлять их не будем. 3. Для того чтобы определить сумму, которая подлежит удержанию бухгалтеру нужно перемножить сумму среднедневного заработка и количество неотработанных дней: 420 х 6,99 = 2 935,8 рублей Именно на эту сумму должна быть уменьшена заработная плата сотрудницы, при условии, что она не превышает 20% от начисленной за месяц суммы. Переходим к НДФЛ и страховым взносам. Начнем с НДФЛ. В статье 217 НК РФ (глава 23 «Налог на доходы физических лиц») сказано, что компенсационные выплаты, связанные с увольнением работника, не облагаются налогом, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск. А это значит, что данные суммы считаются доходом сотрудника и с них нужно удерживать 13%. 70 Помимо НДФЛ с суммы компенсации придется рассчитывать страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 9 Закона N 212-ФЗ) и взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). Напоминаем, что эти взносы организация будет перечислять государству за свой счет. Итак, мы с вами разобрали денежные компенсации за неиспользованный отпуск. Они должны выплачиваться всем работникам, которые к моменту увольнения не отгуляли свой отпуск полностью. Делать это нужно независимо от причин, по которым сотрудник был уволен. Но существуют еще и другие выплаты, которые при увольнении полагаются сотруднику. Они должны выплачиваться только в определенных случаях. А именно, при сокращении численности и штата организации, либо при ликвидации организации. Как видите, причина такого увольнения — это не собственное желание сотрудника и в большинстве случаев это даже не желание руководства. Чаще всего причиной данного увольнения служат какие-то жизненные обстоятельства. Например, финансовый кризис, материальная несостоятельность. В таком случае при увольнении работодатель должен выплатить своему «бывшему» сотруднику так называемое выходное пособие. Выходным оно называется по той причине, что выплачивается работнику при «выходе» из предприятия, то есть при увольнении. Выходное пособие Согласно ст. 178 ТК РФ при расторжении Трудового договора в связи с ликвидацией, сокращением численности или штата организации, увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Выходное пособие — это единовременная денежная выплата лицам, уволенным с работы не по их вине. Оно выплачивается в день увольнения работника вместе с компенсацией за неиспользованный отпуск1. 1 Сумма выплачиваемого выходного пособия не облагается НДФЛ (ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (ст. 9 Закона N 212-ФЗ). 71 Помимо этого, за сотрудником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства. Поговорим об этом подробнее. Для того чтобы получить какую-то новую работу, уволенному сотруднику необходимо обратиться в службу занятости населения. В простонародье чаще говорят «встать на биржу труда». Эта организация занимается трудоустройством граждан с учетом их интересов и требований работодателя. Администрация предприятия не позднее чем за два месяца обязана довести до сведения местного органа службы занятости информацию о том, что работник будет уволен, или, как говорят законотворцы, «высвобожден». При этом организация должна сообщить данные о должности, профессии, специальности, квалификации и размере оплаты труда работника. После увольнения сотруднику желательно в течение 14 дней (двух недель) зарегистрироваться в Центре занятости. Для постановки на учет гражданин должен представить пакет документов, включающий паспорт, трудовую книжку, справку о среднем заработке за крайние три месяца по последнему месту работы (п. 2 cт. 3 Закона «О занятости населения в Российской Федерации») и т. п. Поясним, почему зарегистрироваться в Центре занятости нужно в первые 14 дней после увольнения. Дело в том, что согласно ст. 17 8 ТК РФ организация в течение двух месяцев должна выплачивать уволенному работнику среднюю заработную плату. Для того чтобы получить этот заработок сотруднику нужно: • предъявить работодателю трудовую книжку, в которой отсутствует запись о приеме на новое место работы; • написать заявление с просьбой выплатить ему средний месячный заработок. Получить деньги в период трудоустройства сотрудник сможет либо в кассе организации, либо через банкомат. В том случае, если в течение двух месяцев гражданин с помощью службы занятости так и не найдет новую работу, то средний заработок за ним может быть сохранен и в третьем месяце, считая со дня увольнения. Однако это бывает крайне редко. 72 Для получения среднего заработка в третьем месяце работник, помимо перечисленных выше документов, должен будет предоставить еще один документ — справку органа службы занятости, которая подтверждает, что гражданин встал на учет в течение двух недель после увольнения. Если сотрудник в течение 14 дней не зарегистрировался в службе занятости, то он не может рассчитывать на получение среднего заработка за третий месяц, в котором он не был трудоустроен. Итак, выплата уволенному работнику среднемесячного заработка, в первые два месяца (реже три) полностью осуществляется за счет средств предприятия, с которого он был уволен. Такие выплаты в Кодексе называют государственными гарантиями. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях этот срок может быть увеличен до четырех, пяти, шести месяцев со дня увольнения. Такая гарантия предоставляется по решению органа службы занятости населения при условии, что работник обратился в эту службу в течение месяца после увольнения и до сих пор не был трудоустроен. Таким образом, получается, что при увольнении работника государство становится на его сторону и, заставляя организацию выплачивать средний заработок, дает сотруднику время найти новое место работы. Если в течение продленного периода гражданин все равно остается «стоять на бирже», то последующие выплаты будут осуществляться уже за счет средств Фонда социального страхования. И называться они будут пособием по безработице. В завершение скажем, что некоторые организации не хотят выплачивать своим сотрудникам выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства. Чтобы избежать выплат, они идут на хитрость и просят сотрудников написать заявление об увольнении по собственному желанию, а тех, кто не поддается на уговоры, обещают уволить «по статье». В такой ситуации бороться за свои права, скорее всего, придется в суде. Теперь давайте поговорим о документах, которыми будет оформляться увольнение сотрудника предприятия. 73 Документы, отражающие увольнение Увольнение работника оформляется Приказом руководителя. Этот документ является основанием для начала процесса увольнения. Форма «Приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении)» (форма N Т-8 или N Т-8а) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. Заполняет ее работник кадровой службы, подписывает руководитель организации. Затем с Приказом необходимо ознакомить работника (под роспись). Заполненный образец этого документа вы можете увидеть в Приложении на странице 42. На основании этого Приказа: • кадровик делает отметку об увольнении в Личной карточке по форме N Т-2 (см. рис. 1.11); • бухгалтер ставит отметку в Лицевом счете по форме N Т-54 или N Т-54а (см. рис. 1.12); • работник кадровой службы составляет «Записку-расчет о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (форма N Т-61), затем бухгалтер рассчитывает в этом документе сумму выплат; • кадровик делает запись об увольнении в трудовой книжке. Рисунок 1.11. Отметка об увольнении в Личной карточке (N Т-2) Рисунок 1.12. Отметка об увольнении в Лицевом счете (N Т-54) 74 Из всех документов, которые мы перечислили, вам «в новинку» всего лишь один — «Записка — расчет о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Она нужна для расчета заработной платы и других выплат, которые причитаются работнику при увольнении. Лицевую сторону этого документа заполняет работник отдела кадров, а оборотную — бухгалтер. Образец Записки-расчета мы разместили в Приложении на страницах 43-44. Посмотрите его внимательно. Отметим, что Записка — расчет по форме N Т-61, которая оформляется при увольнении, имеет много общего с Запиской-расчетом по форме N Т-60, заполняемой при предоставлении отпусков. После того как Записка-расчет по форме N Т-61 будет готова, работник кадровой службы должен сделать отметку об увольнении в трудовой книжке сотрудника примерно следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 7 7 ТК РФ». Рядом с этой записью указывается дата и номер Приказа об увольнении. В день увольнения организация выдаст сотруднику все причитающиеся выплаты и оформленную трудовую книжку. На этом мы заканчиваем говорить о расчетах с персоналом по оплате труда. В этой части курса мы постарались изложить наиболее важные моменты, связанные с данной темой. Конец второй лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 75