Двойная запись

ЛЕКЦИЯ №6 Двойная запись Материал данной лекции позволяет познакомиться с таким элементом бухгалтерского учета, как двойная запись, узнать отличия корреспонденции счетов от бухгалтерских проводок, познакомиться с порядком построения бухгалтерских проводок. 1. Сущность и значение двойной записи на счетах бухгалтерского учета. В теории бухгалтерского учета ведущее место занимает теория двойственного отражения и обобщения информации. Согласно правилу двойной записи (постулат Луки Пачоли), каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен дважды в одинаковой сумме: по дебету одного или нескольких счетов и по кредиту одного или нескольких счетов. Двойная запись (диграфическая) – это способ одновременного отражения хозяйственных операций по дебету и кредиту счетов во взаимной экономической взаимосвязи в одинаковой сумме с целью последующего балансового обобщения стоимости имущества организации и источников его образования. Двойная запись объясняется тем, что любое событие хозяйственной жизни предприятия представляет собой перемещение средств и их источников, поэтому, зарегистрировав с одной стороны источник средств (откуда средства взяли), а с другой стороны направления их использования (куда направили) мы тем самым зафиксируем событие (акт) в рамках суммы его оценивающей. Двойная запись приводит неизбежно к равенству полученных и истраченных сумм, т.е. к балансу, поэтому она обладает свойствами встречного контроля, не позволяет допустить случайных ошибок и помогает выявить преднамеренные ошибки. Использование двойной записи требует обязательной сбалансированности (равенства) итогов записей на счетах: дебетовый оборот всех счетов должен быть равен кредитовому обороту всех счетов. Отсутствие равенства свидетельствует о наличии ошибки в записях и требует ее исправления. С точки зрения управления предприятием, двойная запись является универсальным способом моделирования реальных процессов хозяйственной деятельности предприятия, направленным на информационное обеспечение процесса управления предприятием. При этом счет бухгалтерского учета является важнейшим информационным элементом в управленческой системе. Графическим отображением принципа двойной записи служит корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Корреспондéнция счетов – экономическая взаимосвязь между счетами, отражающими в учете данную хозяйственную операцию. Например, операция поступления денег из банка в кассу будет отражена следующей корреспонденцией счетов: Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетные счета». Корреспондúрующие счета – счета, участвующие в отражении хозяйственной операции методом двойной записи. В случае нашего примера – это счета 50 и 51. Корреспонденция счетов устанавливается, исходя из экономической сущности конкретного экономического события, и указывается чаще всего в первичном документе. Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании первичных документов, которые подвергаются специальной бухгалтерской обработке – контировке. 1 Контирóвка – указание на первичном документе связанных с данной хозяйственной операцией корреспондирующих счетов. Процедура отражения на корреспондирующих счетах суммы проведенной хозяйственной операции на основании оправдательного документа называется бухгалтерской проводкой (счетной формулой, бухгалтерской записью). По сути, бухгалтерская проводка представляет собой текст, указывающий номера и (или) наименования дебетуемого и кредитуемого счетов, а также сумму отражаемой на них хозяйственной операции. Бухгалтерские проводки, как правило, отражаются: а) на самом первичном документе, которым оформляется данная хозяйственная операция; б) в журнале (реестре, книге, ведомости), куда записывается хозяйственная операция; в) на мемориальном ордере, отдельном специальном бланке, который используется только при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета. 2. Порядок осуществления двойной записи на счетах бухгалтерского учета. Процедура двойной записи на счетах бухгалтерского учета предполагает последовательное выполнение следующих этапов: 1) Необходимо определить, какие объекты учета задействованы в данной хозяйственной операции (средства или источники средств); 2) Установить какие счета предназначены для учета выявленных средств или источников; 3) Определить активными или пассивными являются счета, на которых будет отражаться операция; 4) Собственно произвести бухгалтерскую запись, учитывая, что активные счета увеличиваются по дебету, а пассивные – по кредиту. Рассмотрим поэтапно процедуру осуществления двойной записи на бухгалтерских счетах на конкретном примере. ПРИМЕР: В кассу предприятия на основании приходных кассовых ордеров поступили денежные средства в сумме 32000 рублей, в том числе: -с расчетного счета 20000 руб. -от дебиторов 10000 руб. -от подотчетных лиц 2000 руб. Отразить хозяйственную операцию с помощью бухгалтерских проводок. Поставленная задача может быть выполнена в четыре последовательно проведенных этапа. I этап. Определяем объекты бухгалтерского учета, принимающие участие в данной хозяйственной операции. Объектами учета в данной хозяйственной операции являются денежные средства организации и дебиторская задолженность (средства в расчетах), т.е. операция представляет собой перемещение денежных средств и изменение дебиторской задолженности. II этап. Определяем какие счета задействованы в данной хозяйственной операции. На основании Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению устанавливаем, что для данной хозяйственной операции будут задействованы следующие счета: Счет 50 «Касса»; Счет 51 «Расчетные счета»; Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; 2 Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». III этап. Анализируя изменения хозяйственных средств и их источников, определяем принадлежность выявленных счетов к активным и пассивным Счет 50 «Касса» - активный; Счет 51 «Расчетные счета» - активный; Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно – пассивный счет, но в конкретной операции - активный; Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - активно – пассивный счет, но в конкретной операции - активный; Итак, все счета являются активными, они увеличиваются по Дебету, а уменьшаются по Кредиту. IV этап. Исходя из принципиальных схем записей на активных и пассивных счетах устанавливаем, какой из этих двух счетов должен дебетоваться, а какой – кредитоваться. Устанавливаем корреспонденцию счетов и выводим бухгалтерскую проводку, учитывая, что при увеличении активный счет дебетуется, а приуменьшении – кредитуется: 1) В кассу поступили деньги с расчетного счета: Д50 К51 20000 2) В кассу поступили деньги от дебиторов: Д50 К76 10000 3) В кассу поступили деньги от подотчетного лица: Д50 К71 2000 Простые и сложные бухгалтерские проводки. Простой проводкой называется бухгалтерская проводка, в которой участвуют два счета: один счет корреспондирует по дебету, а другой – по кредиту. В нашем примере все проводки являются простыми. Сложными проводками называются бухгалтерские проводки, в которых один счет по дебету корреспондирует одновременно с несколькими счетами по кредиту или наоборот один счет по кредиту корреспондирует одновременно с несколькими счетами по дебету. Нетрудно заметить, что в нашем примере во всех трех простых проводках по дебету участвует один и тот же счет 50 «Касса», поэтому можно представить три простых проводки в виде одной сложной проводки: Д50 32000 К51 20000 К76 10000 К71 2000 ______________________ ИТОГО 32000 Виды бухгалтерских записей: хронологическая и систематическая. 3 Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерских хронологической записи. Хронологическая запись – от др.-греч. χρόνος «время». регистрах начинается с Хронологическая запись предусматривает регистрацию бухгалтерских проводок в порядке оформления операций во времени, отражая только очередность их оформления путем присвоения каждой из них очередного порядкового номера. Разноска по бухгалтерским счетам сумм хозяйственных операций, отраженных в учете методом двойной записи, называется систематической записью. Систематическая запись – от франц. systématique от др.-греч. σύστηµα «составленное из многих частей; соединенное в одно целое». Хронологическая запись используется в текущем учете с целью подтверждения полноты и правильности разноски сумм операций по счетам за отчетный период, то есть с ее помощью, в первую очередь, контролируется систематическая запись. При систематической записи контролируется правильность экономического содержания записей, но не проверяется полнота записей, так как и при пропуске хозяйственной операции сохраняется равенство между дебетом и кредитом всех счетов. Контроль полноты и правильности учета с помощью хронологической записи достигается путем сверки сумм операций (оборотов), зарегистрированных в регистрационном журнале в рамках хронологической записи, с суммами оборотов по дебету и кредиту счетов, полученных в результате систематической записи. Если равенства нет, то значит, что в записи на счетах вкралась ошибка, которую необходимо найти и исправить. Взаимосвязь хронологической и систематической записей можно представить в виде таблицы. Взаимосвязь хронологической и систематической записей Оборот по дебету всех Оборот по кредиту счетов, на всех счетов, на Итог регистрационного = = которых которых журнала производипроизводилась запись лась запись Систематическая запись на счетах Хронологическая запись Таким образом, регистрация хозяйственных операций в бухгалтерском учете дублируется в целях контроля и отражается первый раз в системе хронологической записи с документальным подтверждением, а второй раз – в системе счетов в виде бухгалтерской проводки по счетам (систематическая запись). Наибольший эффект достигается сочетанием обоих видов записи: хронологической и систематической. В такой комбинации запись в учетном регистре называется синхронистической. Она осуществляется по группам однородных хозяйственных операций – кассовых, расчетных, затрат на строительство и других. Современные компьютерные способы регистрации, обработки документов, составления бухгалтерских проводок и разноски их по счетам делают эту процедуру менее трудоемкой. Использование пакетов прикладных программ ведения бухгалтерского учета позволяют в полной мере реализовать достоинства двойной записи, заложенных в ее сущности, а именно: 1) в автоматическом режиме осуществлять подсчет сумм по дебетуемым и кредитуемым счетам на любой момент времени, что исключает риск возникновения ошибки при подсчете 4 оборотов и остатков, подтверждая тем самым полноту зарегистрированных хозяйственных операций; 2) обеспечивать взаимный контроль между исполнителями, осуществляющими соответствующие хозяйственные операции; 3) на основании корреспонденции счетов определять экономическую целесообразность и своевременность фактов хозяйственной жизни; 4) путем накапливания однородных операций в процессе необходимой их группировки по окончании отчетного периода делать одну запись по общему итогу, не нарушая при этом экономическую сущность операций, что значительно снижает трудоемкость учетного процесса. 5