Документы по архивному делу. Дело, номенклатура дел, определение сроков хранения документов в организации. Создание экспертной комиссии в организации: ее права и функции

Документы по архивному делу. Дело, номенклатура дел, определение сроков хранения документов в организации. Создание экспертной комиссии в организации: ее права и функции Лекция № 14 к.э.н., доцент Высшей школы технологий управления бизнесом Зайченко Ирина Михайловна Архив учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. ст. 3 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016. Нормативно-правовая база, регламентирующая архивную деятельность 1. 1. Закон Закон «Об «Об архивном архивном деле деле Российской Российской Федерации» Федерации» № № 125-ФЗ 125-ФЗ от от 22.10.2004 22.10.2004 сс изменениями изменениями на на 23.05.2016. 23.05.2016. 2. 2. «Перечень «Перечень типовых типовых управленческих управленческих архивных архивных документов, документов, образующихся образующихся вв процессе процессе деятельности деятельности государственных государственных органов, органов, органов органов местного местного самоуправления самоуправления и и организаций, организаций, сс указанием указанием сроков сроков хранения хранения список список изменяющих изменяющих документов», документов», утверждены утверждены Министерством Министерством Культуры Культуры от от 25.08.2010 25.08.2010 года года вв редакции редакции Приказа Приказа Минкультуры Минкультуры России России от от 16.02.2016 16.02.2016 N N 403. 403. 3. 3. «Основные «Основные правила правила работы работы архивов архивов организаций» организаций» одобрены одобрены решением решением Коллегии Коллегии Росархива Росархива от от 06.02.2002. 06.02.2002. 4. 4. «Правила «Правила организации организации хранения, хранения, комплектования, комплектования, учета учета и и использования использования документов документов архивного архивного фонда фонда Российской Российской Федерации Федерации и и других других архивных архивных документов документов вв органах органах государственной государственной власти, власти, органах органах местного местного самоуправления самоуправления и и организациях» организациях» утверждены утверждены 31 31 марта марта 2015 2015 года года Приказом Приказом Министерством Министерством Культуры Культуры России России № № 526. 526. Архивный документ материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. ст. 3 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016. Сроки хранения документов Документы постоянного хранения Документы долговременного хранения Документы кратковременного хранения Документы депозитарного хранения Документы, не подлежащие хранению ст. 18 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016. Сроки хранения документов государственной (муниципальной) собственности Документы постоянного хранения Документы временного хранения ст. 18 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016. Сроки временного хранения документов Вид документа Срок хранения, лет Документы федеральных органов государственной власти, органов прокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссии РФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ, государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций 15 Документы органов государственной власти субъектов РФ и организаций субъектов РФ 10 Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций 5 Сроки временного хранения документов Вид документа Срок хранения, лет Записи актов гражданского состояния Записи нотариальных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов Проектная документация по капитальному строительству 100 75 Технологическая и конструкторская документация 20 Патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец 20 Научная документация 15 Кино-, фотодокументы 5 Видео, фонодокументы 3 20 Сроки временного хранения документов Вид документа Срок хранения, лет Учредительные документы предприятия постоянно Свидетельства о регистрации, лицензионные документы постоянно Личные дела сотрудников 75 Карточка сотрудника (форма Т-2) 75 Приказы директора по основной деятельности и личному составу 75 Приказы по административно-хозяйственным вопросам 5 Договоры с аудиторами 5 Доверенности, выданные филиалам и представительствам на осуществление отдельных видов деятельности 5 Конкурсные заявки, не прошедшие конкурсный отбор 3 Проекты приказов, договоров 1 Документы по личному составу архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. ст. 3 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016. Сроки хранения документов по личному составу Документы, созданные до 2003 года – 75 лет Документы, созданные после 2003 года – 50 лет ст. 22.1 Закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» № 43-ФЗ от 02.03.2016. Дело и номенклатура дел Дело совокупность однотипных документов, собранных воедино. Номенклатура дел упорядоченный перечень наименований дел, обращающихся в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков хранения каждого документа. Экспертиза ценности документов изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архива предприятия. Основания для проведения экспертизы ценности документов • • действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела; типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел. Принципы работы экспертной комиссии Подлинность документа Поглощенность содержимого документа Юридическая сила Сохранность документа Дублетность документа Сопутствующие факторы Этапы проведения ценности документов Анализ (пересмотр) документов Определение (выделение) документов для текущей деятельности Отбор документов, текущая деятельность по которым завершена Передача документов в архив Пересмотр документов, хранящихся в архиве Сортировка документов по срокам хранения, поступивших в архив Сортировка документов по срокам хранения, поступивших в архив Сортировка документов по срокам хранения, поступивших в архив Выводы 1. 1. На На большинстве большинстве крупных крупных предприятий предприятий архив архив является является самостоятельным самостоятельным структурным структурным подразделением, на средних и малых предприятиях, чаще всего является подразделением, на средних и малых предприятиях, чаще всего является частью частью кадровой службы или секретариата. Это не противоречит действующему кадровой службы или секретариата. Это не противоречит действующему законодательству, законодательству, так так как как ст. ст. 13 13 Федерального Федерального закона закона «Об «Об архивном архивном деле деле Российской Российской Федерации» указано, что создание архива – право, а не обязанность работодателя. Федерации» указано, что создание архива – право, а не обязанность работодателя. 2. 2. Законом Законом «Об «Об архивном архивном деле деле Российской Российской Федерации» Федерации» № № 125-ФЗ 125-ФЗ от от 22.10.2004 22.10.2004 сс изменениями изменениями на на 23.05.2016 23.05.2016 определены определены сроки сроки хранения хранения документов. документов. 3. 3. Приказом Приказом Минкультуры Минкультуры РФ РФ от от 25.08.2010 25.08.2010 N N 558 558 утвержден утвержден Перечень Перечень типовых типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных государственных органов, органов, органов органов местного местного самоуправления самоуправления и и организаций, организаций, сс указанием указанием сроков хранения. сроков хранения. На На основании основании рассмотренных рассмотренных нормативно-правовых нормативно-правовых актов актов на на предприятиях предприятиях формируют формируют номенклатуру дел. Основная деятельность на предприятии по формированию номенклатуру дел. Основная деятельность на предприятии по формированию номенклатуры номенклатуры дел дел ведется ведется вв первый первый год год ее ее деятельности. деятельности. Впоследствии Впоследствии для для создания создания дел дел используются заголовки, уже закрепленные в номенклатуре. Она уточняется и используются заголовки, уже закрепленные в номенклатуре. Она уточняется и утверждается утверждается вв конце конце каждого каждого года года и и вводится вводится вв действие действие сс 1 1 января января следующего следующего календарного года. календарного года. 4. 4. 5. 5. В В конце конце календарного календарного года года проводится проводится экспертиза экспертиза ценности ценности документов документов для для уточнения уточнения номенклатуры номенклатуры дел дел на на следующий следующий год год вв соответствии соответствии сс изменениями изменениями текущего текущего года. года. Перед проведением экспертизы члены экспертной комиссии принимают решения Перед проведением экспертизы члены экспертной комиссии принимают решения документы, документы, какого какого срока срока хранения хранения передаются передаются вв архив. архив. 05.09.2022