Документирование (первичное наблюдение и отражение хозяйственных фактов)

Тема 3 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ (ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ И ОТРАЖЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ФАКТОВ) 3.1 Понятие документа и его значение Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется бухгалтерский учет. Первичный бухгалтерский учет - это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения информации о хозяйственной деятельности. Он представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации в документах хозяйственных фактов и является основой информационной системы бухгалтерского учета. Объектами учетных документов являются процессы снабжения (заготовления), производства и продажи, а также отдельные подразделения предприятия и различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами предприятия. Правильное построение первичного бухгалтерского учет дает возможность уже на стадии сбора информации контролировать технологический процесс и при необходимости вносить в него коррективы, т.е. первичный бухгалтерский учет обеспечивает связь с системой норм, нормативов, стандартов в части расходования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Таким образом, первичный бухгалтерский учет выполняет две основные функции: • первоначальный сбор информации; • контроль за технологией производства; Информация первичного бухгалтерского учета используется руководителями, менеджерами и другими специалистами для текущего анализа производственно-финансовой деятельности, на основе которого принимаются управленческие решения. От качества, оперативности и достоверности первичного бухгалтерского учета зависит очень много. Неверная информация приводит к принятию нерациональных решений, что отрицательно сказывается на работе предприятия. По результатам первичного наблюдения составляются учетные документы, которые являются первичными носителями информации. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Составными элементами документа являются реквизиты (лат. - нужное, требуемое) - сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Реквизиты различны по своему характеру и зависят от назначения документа и содержания хозяйственной операции. По значению реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные. Обязательными реквизитами называют такие, которые должны содержаться в каждом первичном учетном документе. В бухгалтерском учете используется большое количество разнообразных по содержанию первичных учетных документов, но в каждом из них должны быть указаны: наименование документа, дата его составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи этих лиц. Дополнительные реквизиты уточняют или дополняют содержание определенных специфических хозяйственных операций. Поэтому наличие или отсутствие в первичном учетном документе дополнительных реквизитов зависит от характера хозяйственной операции. К дополнительным реквизитам относятся: наименования и адреса предприятий, участвующих в данной хозяйственной операции, указания суммы не только цифрами, но и прописью, печать. Бухгалтерские документы имеют экономическое и юридическое значение. Каждый первичный учетный документ, как и соответствующая ему хозяйственная операция, прежде всего имеет экономическую сторону. Деятельность любого предприятия состоит из разнообразных экономических процессов: снабжения, производства, реализации. Только с помощью первичных учетных документов разрешаются хозяйственные операции, составляющие эти процессы. С помощью документов можно проследить движение денежных средств, состояние задолженностей и т.д. с юридической точки зрения первичные учетные документы являются доказательством законности осуществляемых действий. Они подтверждают факт совершения хозяйственных операций и поэтому используются при возникновении споров между предприятиями или предприятием и физическим лицом. Лицо, подписывающее первичный учетный документ, контролирует как экономическую целесообразность, так и законность хозяйственной операции, принимая на себя ответственность за ее совершение. 3.2 Классификация бухгалтерских документов Все многообразие документов, оформляемых на предприятии отражают совершаемые операции, которые различны по своему содержанию, назначению, характеру учитываемых объектов. Для раскрытия сущности, понимания особенностей первичных учетных документов, определения места каждого из них в хозяйственной деятельности обратимся к их классификации. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку составления, способу отражения хозяйственных операций, месту составления, способу записи. По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительными называются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся приказ, чеки, доверенности накладные, наряды на работу, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику. Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче материальных и денежных средств. К исполнительным документам относятся: акт на оприходование приплода животных, акт приемки грубых и сочных кормов, приходный и расходный кассовый ордер, квитанции о приеме ценностей и др. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. К ним, например, относятся: ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией и т.п. Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, исполнительных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира, авансовые отчеты подотчетных лиц. Он составляется подотчетным лицом, в нем указываются расходы, которые им были произведены из полученного аванса. Перечень расходов и их суммы со ссылками на документы, подтверждающие эти расходы, приводятся подотчетным лицом на оборотной стороне авансового отчета. После утверждения руководителем израсходованных сумм авансовый отчет для бухгалтера приобретает силу распоряжения: принять к учету указанную сумму. По порядку составления документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. К ним относятся кассовые ордера, платежные требования, акт приемки грубых и сочных кормов, акт на списание основных средств. Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. К ним относятся авансовые отчеты, отчеты о движении материальных ценностей, банковские выписки из счетов, кассовые отчеты. По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы используются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. Отличительной особенностью этих документов является то, что они после оформления сразу же могут быть переданы в бухгалтерию для использования в дальнейшем учете. К разовым документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости. Накопительные документы составляются за определенный период (декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным относятся лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени и т.п. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние документы составляют непосредственно на предприятии и применяют внутри него. К ним относятся подавляющая часть бухгалтерских документов: накладные, кассовые приходные и расходные ордера, акт на оприходование приплода животных, путевой лист грузового автомобиля, расчетно-платежные ведомости и многие другие. Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия и поступают в оформленном виде. К ним относятся: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, выписки банка, платежные поручения. По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные, расчетные. Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты (акт приемки-передачи основных средств, акт на списание основных средств и др.). По способу записи различают документы, составленные вручную и с использованием технических средств. Документы, составленные вручную, обычно используются для внутренних целей на предприятии. Документы, составленные с помощью технических средств, используются в первую очередь для внешних связей, например банковские документы. 3.3 Порядок составления, проверки, обработка и хранение документов Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, отражающие факты совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования. Первичные документы должны быть составления в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. В каждом документе текст, характеризующий операцию, следует составлять конкретно, все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки подчеркнуты. Поступающие в бухгалтерию первичные документы в обязательном порядке подвергаются проверке. Проверку осуществляют по нескольким направлениям: • формальная проверка - определение соответствия документов установленным формам (правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов, указание даты составления, конкретность отражения хозяйственных операций, четкость проставления единиц измерения, наличие и подлинность подписей), а также своевременность составления и представления документов согласно графика документооборота. • проверка по существу - установление законности совершенных хозяйственных операций. • проверка правильности арифметических подсчетов - пересчет результатов перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу. • встречная проверка - сопоставление одних документов с другими (например, исполнительных с распорядительными). Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировка, группировка, контировка. Таксировка (расценка) - перевод натуральных и трудовых измерителей, указанных в документе, в денежные. Большинство документов, поступающих из подразделений предприятия, составлено не в денежных, а в других измерителях. Группировка - это подбор документов по определенным признакам, отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. Цель группировки - получение обобщенных данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Например, документы по движению материалов, кассовые документы и т.п. Далее документы направляют на контировку. Контировка - указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяйственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям. Хранение документов. После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия. Однородные первичные документы текущего месяца, относятся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера, другие справочные данные. Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимся к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом. Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам предприятия не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера. 3.4 Инвентаризация: понятие, документальное оформление и отражение в учете результатов инвентаризации Для выявления расхождений и документального их оформления используется один из элементов метода бухгалтерского учета – инвентаризация. Инвентаризация — это проверка фактического наличия имущества под ответственностью материально ответственных лиц и финансовых обязательств организации по сравнению с учетными данными. Под имуществом организации понимают основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денежные средства и другие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторскую задолженность, кредиты банков, займы и резервы. В соответствии с действующим законодательством для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Расхождение данных бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества и обязательств может возникать по разным причинам. Естественные причины — закономерные изменения, которые происходят с хранящимся имуществом, обусловленные его физико-химическими свойствами. Это изменение массы или качества товара вследствие влияния температуры или влажности воздуха, порчи его грызунами, насекомыми, а также потери при хранении и транспортировке (распыление, бой, утруска, выветривание). Происходит естественное уменьшение массы многих сельскохозяйственных культур, например зерна, картофеля, из-за усушки. В практике бухгалтерского учета это определяется как естественная убыль. Ошибки и неточности в местах хранения могут возникать при приеме и отпуске ценностей материально ответственными лицами. Такие факты являются случайными и поэтому приводят к образованию как излишков, так и недостач. Ошибки могут возникать также из-за неточности весоизмерительных приборов. Ошибки в бухгалтерском учете — арифметические ошибки в подсчетах, неправильные записи в первичных документах, ошибочное восприятие нечетко написанной цифры и т. д. Злоупотребления — это целенаправленные обмеры, обвесы, замена материала одного сорта (а следовательно, и качества) другим, т. е. пересортица при выдаче имущества, обсчеты при выдаче денег, а также прямое хищение имущества и денежных средств материально ответственными лицами. Расхождения в фактических данных и данных бухгалтерского учета выявляются лишь периодически, при проведении инвентаризации. Данные инвентаризации подтверждают или уточняют данные бухгалтерского учета, т. е. делают их полностью достоверными. Таким образом, инвентаризация является обязательным дополнением документации. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств инвентаризации подлежат всё имущество и все виды финансовых обязательств организации: основные средства, материально-производственные запасы, взрослые животные и молодняк, нематериальные активы, финансовые вложения, незавершенное производство и расходы будущих периодов, денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности, расчеты, резервы. Инвентаризации подвергаются производственные запасы и другие виды имущества, которые не принадлежат данной организации, но числятся в ее бухгалтерском учете, например имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки. Имущество, не учтенное по каким-либо причинам, также подлежит инвентаризации. В соответствии с действующим законодательством инвентаризация должна проводиться в следующих случаях: при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже имущества, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия. Инвентаризация проводится на дату оформления этих хозяйственных операций; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Исключение составляют основные средства (инвентаризация может проводиться один раз в три года), библиотечные фонды (один раз в пять лет), а также имущество, инвентаризация которого была проведена позже 1 октября отчетного года; при смене материально ответственных лиц — инвентаризация проводится на дату передачи дел (но не позже дня увольнения работники); при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества — в день их обнаружения; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, — в день события или сразу по его окончании; при реорганизации или ликвидации организации — перед составлением реорганизационного (разделительного) или ликвидационного баланса; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, включаемых в проверку, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда инвентаризация проводится по распоряжению государственных органов. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят главный бухгалтер, главные специалисты (инженеры, экономисты, агрономы, зоотехники и т. д.), а также представители администрации. Если предстоит большой объем работ при одновременном проведении инвентаризации многих видов имущества и обязательств, то создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризационная комиссия должна работать в полном составе. Отсутствие хотя бы одного ее члена является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности прове­дения инвентаризаций. Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том месяце, когда закончилась инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Правила отражения результатов инвентаризации следующие. Излишки товарно-материальных ценностей приходуются на финансовые результаты: Д-т счета 10 «Материалы» — сумма излишков материальных цен­ностей (+), Д-т счета 41 «Товары» — сумма излишков товаров (+), Д-т счета 43 «Готовая продукция» — сумма излишков готовой про­дукции (+), Д-т счета 50 «Касса» — сумма излишков денежных средств (+) К-т счета 91 «Прочие доходы и расходы» — сумма дохода от излишков товарно-материальных ценностей (+). Недостачи товарно-материальных ценностей: а) независимо от причин их возникновения отражаются с целью контроля бухгалтерской записью: Д-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи» — сумма недостач товарно-материальных ценностей (+) К-т счета 10 «Материалы» — сумма недостач материальных цен­ностей (-), К-т счета 41 «Товары» — сумма недостач товаров (-) К-т счета 43 «Готовая продукция» — сумма недостач готовой про­дукции (-), К-т счета 50 «Касса» — сумма недостач денежных средств (-); б) списываются в пределах действующих норм естественной убыли на издержки производства или обращения: Д-т счета 20 «Основное производство», счета 44 «Расходы на про­дажи» — сумма затрат (+) К-т счета 10 «Материалы» — сумма недостач материальных цен­ностей (-) К-т счета 41 «Товары» — сумма недостач товаров (-) К-т счета 43 «Готовая продукция» — сумма недостач готовой про­дукции (-). В случае если по результатам инвентаризации не выявлены недо­стачи, то применение норм естественной убыли по установленным материальным ценностям не допускается. Кроме того, нормы есте­ственной убыли применяют по тому наименованию товарно-матери­альных ценностей, по которому после зачета по пересортице установ­лена действительная недостача. Если при проведении пересортицы сумма стоимости недостающих товарно-материальных ценностей по результатам зачета превысила стоимость товарно-материальных ценностей, оказавшихся в излишке, она относится на виновных лиц: Д-т счета 73 «Расчеты с персоналом по возмещению материаль­ного ущерба» — сумма недостачи, подлежащая взысканию с винов­ных лиц (+) К-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи» — сумма недостач товарно-материальных ценностей (-). Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности сверх норм естественной убыли возмещаются за счет виновных лиц при подтверждении их вины. Сумма недостачи возмещается с письменного согласия материаль­но ответственного лица, утвержденного руководителем организации, и отражается: • в случае ежемесячного удержания из заработной платы части недостачи до полного погашения: Д-т счета 70 «Расчеты по оплате труда» — сумма недостач, удер­жанная с виновных лиц из начисленной оплаты труда (-) К-т счета 73 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» — сумма удержаний по недостачам с виновного лица (-); • в случае внесения в кассу всей суммы недостачи материально ответственным лицом: Д-т счета 50 «Касса» — сумма недостач, внесенная в кассу (+) К-т счета 73 «Расчеты с персоналом по возмещению материаль­ного ущерба» — сумма недостач, внесенная виновным лицом (-). Таким образом, инвентаризация представляет собой способ конт­роля за сохранностью средств организации и правильностью отраже­ния их в бухгалтерском учете.