Документационное обеспечение управления

ЛЕКЦИЯ 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации». Реквизит 02 «герб субъекта Российской Федерации». Реквизит 03 «эмблема организации или товарный знак». Реквизит 04 (обязательный) – «код организации». Реквизит 05 (обязательный) – «основной государственный регистрационный номер юридического лица». Реквизит 06 (обязательный) – «идентификационный номер налогоплатель­щика/код причины постановки на учет». Реквизит 07 (обязательный) – «код формы документа». Реквизит 08 (обязательный)– «наименование организации». Реквизит 09 «справочные данные об организации». Реквизит 10 (обязательный) – «наименование вида документа». Реквизит 11 (обязательный) – «дата документа». Реквизит 12 (обязательный) – «регистрационный номер документа». Реквизит 13 «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Реквизит 14 «место составления или издания документа». Реквизит 15 «адресат». Реквизит 16 «гриф утверждения документа». Реквизит 17 «резолюция». Реквизит 18 «заголовок к тексту». Реквизит 19 «отметка о контроле». Реквизит 20 (обязательный) – «текст документа». Реквизит 21 «отметка о наличии приложения». Реквизит 22 (обязательный) – «подпись». Реквизит 23 «гриф согласования документа». Реквизит 24 «визы согласования документа». Реквизит 25 «оттиск печати». Реквизит 26 «отметка о заверении копии». Реквизит 27 «отметка об исполнителе». Реквизит 28 «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Реквизит 29 «отметка о поступлении документа в организацию». Реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Требование идентификации автора документа достигается за счет оформления на документе таких реквизитов, как: • Государственный герб РФ. • Герб субъекта РФ. • Эмблема организации. • Код организации. • Код формы документа. • Наименование организации. Если документ создается не на бланке, но его действие предполагается за пределами организации, эти реквизиты (кроме графических символов) воспроизводятся в обязательном порядке. Для документов, которые не выходят за пределы организации (внутренние документы), также обязательно указание автора, то есть наименование организации, ее структурного подразделения. Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» В соответствии со статьей 70 Конституции РФ Государственный герб РФ, его описание и порядок официального использования устанавливаются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О Государственном гербе». Реквизит 02 «герб субъекта Российской Федерации» Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Свою собственную символику (гербы, эмблемы), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (статья 9) вправе иметь и муниципальные образования.1 Реквизит 03 «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» Эмблема – это условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, в определенной мере отражающее направление деятельности. В качестве эмблемы может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Эмблема организации или товарный знак относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков (необязательный реквизит). Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой наименования организации. Реквизит 03 допускается располагать на уровне наименования организации. Реквизит 04 (обязательный) – «код организации» Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО и проставляют код организации, состоящий из 8 знаков. Код организации-автора документа (автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Реквизит 05 (обязательный) – «основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 01 июля 2002 года, является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).1 ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. Реквизит 06 (обязательный) – «идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика: юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Реквизит 07 (обязательный) – «код формы документа» Код формы документа, входящего в состав УСД, проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД позволяет:  однозначно обозначать (идентифицировать) унифицированные формы документов;  учитывать и систематизировать унифицированные формы документов;  контролировать состав форм в процессе ведения УСД. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. Реквизит 08 (обязательный) – «наименование организации» Наименование организации являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним (рис. 1). При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации). Рис. 1. Оформление реквизита «наименование организации» Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг под другом. Реквизит «наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору: • бланк организации; • бланк структурного подразделения; • бланк должностного лица. Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица. Реквизит 09 «справочные данные об организации» Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес интернет-сайта (web-страницы в Интернете), сведения о государственной регистрации, лицензиях, патентах. В составе справочных данных об организации указываются: код организации (ОКПО, ОКОГУ), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: • название улицы, номер дома, номер квартиры; • название населенного пункта (города, поселка); • название района; • название республики, края, области, автономного округа (области); • почтовый индекс. Реквизит 10 (обязательный) – «наименование вида документа» Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).1 Вид документа определяется его содержанием, назначением и компетенцией автора. Состав документов, издаваемых организацией, фиксируется в табеле форм документов. Наименование вида документа определяет: – состав реквизитов, – структуру текста, – степень обязательности выполнения его требований. Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (рис. 2). В письме наименование вида документа не указывается. Рис. 2. Пример оформления реквизита «вид документа» на бланке приказа Наименование вида документа пишется прописными буквами, может выделяться полужирным шрифтом и набором вразрядку. Реквизит 11 (обязательный) – «дата документа» Дата официального документа – реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.1 . Датой документа является: • дата его подписания (распорядительные документы, письма, письма, справки, записки); • дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); • дата принятия документа – для документов, принимаемых коллегиальным органом; • для утверждаемого документа (штатное расписание, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, причем датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений, например в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство. Установлены три способа оформления даты. 1. Цифровым способом, арабскими цифрами в последовательности день месяца, месяц, год (ДД.ММ.ГГГГ) оформляются даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации. 01.02.2006 Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно (рис. 3). 2. Встречается оформление даты с расположением ее элементов в обратной последовательности: ГГГГ.ММ.ДД 2006.02.01 Этот вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601-89. Рис. 3. Пример оформления реквизита «дата документа» на бланке приказа 3. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, финансовых документах): 01 февраля 2006 г. Реквизит 12 (обязательный) – «регистрационный номер документа» Регистрационный номер документа представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации (рис. 4). Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Реквизит 13 «ссылка на регистрационный номер и дату документа» Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ (см. рис. 4). Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ________ от _____. Оформление этого реквизита исключает в текстах писем наличие выражения: «На Ваше письмо от ________ № ______ сообщаем». Рис. 4. Пример оформления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер», «ссылка на регистрационный номер и дату документа» в письме Реквизит 14 «место составления или издания документа» Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Местом издания, как правило, считается место нахождения юридического лица, то есть место его регистрации. Место издания в документе не указывается в письмах и в том случае, если оно включено в состав наименования организации, например Пермский государственный университет, но указывается, если документ был составлен в другом месте. При указании города, в котором был составлен документ, не ставится буква «г» перед следующими наименованиями: Москва, города, оканчивающиеся на «бург» и «град». В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. Реквизит 15 «адресат» Адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа. Реквизит указывает, кому предназначается документация. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наличие реквизита необходимо для сверки с адресом на конверте, упаковке. Максимально реквизит может состоять из следующих частей: • наименование учреждения, предприятия, организации в именительном падеже; • наименование структурного подразделения в именительном падеже (приводится ниже наименования организации); • наименование должности в дательном падеже; • почтовый адрес (в письмах, направляемых впервые). Каждая составная часть реквизита «адресат» должна начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строки знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся до фамилии. Между инициалами и фамилией должен быть пробел. Допускается центрирование строк реквизита по отношению к самой длинной строке. Пример 1. Адресование в организацию без указания конкретного должностного лица (в государственные учреждения, органы местного самоуправления) 8 см от левого поля Пример 2. Документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, наименования организаций следует указывать обобщенно. Пример 3. При адресовании руководителю организации в наименование должности руководителя организации включается наименование организации. Пример 4. При адресовании руководителю структурного подразделения в наименование его должности входит наименование структурного подразделения. Пример 5. При адресовании сотрудникам структурных подразделений реквизит оформляется следующим образом: Пример 6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Пример 7. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам (применяются конверты с напечатанными адресами). Пример 8. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Для реквизита «адресат» на бланке писем могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения. Реквизит 16 «гриф утверждения документа» Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти, управления. Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций. Процедура утверждения оформляется либо единолично руководителем организации, либо изданием специального распорядительного документа, при этом оба способа имеют одинаковую силу. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из: • слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, без двоеточия, без разбивки), • полного наименования должности лица, утверждающего документ, • его подписи, • инициалов, фамилии, • даты утверждения (цифровым способом). 10 см от левого поля 12 см от левого поля Допускается в реквизите «гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки (рис. 5). Открытое акционерное общество «Нефтемаш» АКТ 12.12.2007 № 6 г.Кунгур УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Сергеев В.С.Сергеев 13.12.2007 Рис. 5. Пример оформления реквизита «адресат» При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя приватизируемой организации Личная подпись расшифровка подписи дата¶ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации-правоприемника Личная подпись расшифровка подписи дата¶ Утверждение специально издаваемым документом практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо мероприятия, действия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения со ссылкой на распорядительный документ. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из: • слова УТВЕРЖДЕН, которое согласуется с видом утверждаемого документа (УТВЕРЖДЕН – регламент, план, акт; УТВЕРЖДЕНА – инструкция; УТВЕРЖДЕНЫ – правила или УТВЕРЖДЕНО – положение), • наименования утверждающего документа в творительном падеже, • его даты и номера. При утверждении плана При утверждении инструкции При утверждении плана Перечень документов организации, подлежащих утверждению, фиксируется в табеле унифицированных форм документов или в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Реквизит 17 «резолюция» Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. В переводе с латинского resolutio означает решение, разрешение. Резолюция – одна из форм реализации распорядительной деятельности руководителя. Она выражает мнение руководителя о том, что, когда и каким образом должны делать исполнители для решения административных или организационных вопросов. Резолюция имеет директивно-обязательный характер, содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе, проставляется на входящих и внутренних документах, которые рассматриваются руководством, обязательно фиксируется при регистрации документа, пишется руководителем рукописным способом на лицевой стороне подлинника документа под реквизитом «адресат» или, если места недостаточно, на свободном от текста месте, кроме полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера и срока исполнения документа. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя: • фамилии, инициалы исполнителей, • содержание поручения, предписание действий и их порядок (при необходимости), • срок исполнения, • подпись руководителя и дату написания резолюции. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа. Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т. д. Суть поручения излагают, как правило, в повелительной форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола). Например: Подготовить ответ… Внести предложения… Принять участие… Подготовить комплексную программу… Связаться с отправителем и согласовать дату визита. Рассмотрите и сообщите свое мнение… Согласовать с ... отделом… Формулировки резолюции должны четко определять суть задания. В конечном итоге неконкретная резолюция влечет за собой дезорганизацию рабочего дня самого руководителя – получив такое указание, каждый исполнитель вынужден будет дополнительно обратиться к руководителю за разъяснениями и уточнениями. Нецелесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные резолюции «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п. Реквизит 18 «заголовок к тексту» Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Предназначен для эффективного поиска документа, проведения регистрации, контроля исполнения документов без предварительного прочтения всего текста. Позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, отвечая на вопросы о чем? (о ком?) или чего? (кого?). Например: ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии АКТ ревизии кассы К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.1 Заголовок располагается над текстом документа (после даты и регистрационного номера) от границы левого поля флаговым способом, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк длиной не более 73 мм. Каждая строка заголовка должна содержать законченную мысль. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру листа. Строки заголовка пишутся без переносов, без кавычек и не подчеркиваются. В конце заголовка точка не ставится. Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «заголовок к тексту». Реквизит 19 «отметка о контроле» Проставляется службой делопроизводства только на тех документах, процесс исполнения или сроки исполнения которых контролируются, после того, как руководитель принимает решение о контроле документа (рис. 6). Рис. 6. Проставление отметки о контроле Проставляется на верхнем поле документа в правом углу. Представляет собой крупную букву «К», нанесенную ярким фломастером от руки, или слово «Контроль» специально изготовленным штемпелем. Реквизит 20 (обязательный) – «текст документа» Текст документа – основная содержательная часть документа. 2 Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации (на территориях их компактного проживания) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.3 Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке. Требования к текстам служебных документов: • объективность, достоверность информации и нейтральность изложения, • аргументированность и логичность приводимых фактов и доводов, • полнота информации и краткость, точность изложения, • безупречность формулировок в юридическом отношении, • стандартизация терминов и использование типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций, • структурирование текста документа, деление его на смысловые части (введение, доказательство, заключение). Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Анкета – форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной  их характеристики. При построении анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, возраст, место рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились). Характеристики признаков (переменная информация) должны согласовываться с наименованиями признаков. Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, чаще применяется в отчетно-статистических документах, но может использоваться при составлении организационно-распорядительных документов, справок, актов. При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Если таблиц в тексте более одной, их следует нумеровать арабскими цифрами. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, факты, события, во второй (заключительной) – формулируют решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй – просьбу. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты (рис. 7): • наименование документа, • наименование организации-автора документа, • дату документа, • регистрационный номер документа, • заголовок к тексту. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу). Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом (1,25 см от левого поля). Абзацы связного текста не нумеруют. Допускается составление текстов документов (положения, инструкции, доклады, отчеты, приказы) в виде отдельных разделов, которые могут подразделяться на пункты, подпункты. Каждый раздел текста сложного документа имеет заголовок, отдельные части текста нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой составной части включает номера соответствующих составных частей более крупного деления. Раздел 1, подраздел 1.1 и 1.2, пункт 1.2.1 и 1.2.2; Раздел 2, подраздел 2.1 и 2.2. Рис. 7. Пример оформления ссылки на документ-основание и нумерации пунктов В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила). В письмах используют следующие формы изложения: 1) от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение, напоминаем, высылаем), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации; 2) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить, предлагаю) возможно в двух случаях: • письмо оформляется на должностном бланке; • письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 3) от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, ВНИИДАД считает возможным). Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 пунктов. Реквизит 21 «отметка о наличии приложения» Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). Предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Располагается после текста перед подписью. Слово «Приложение» пишется от границы левого поля с заглавной буквы всегда в единственном числе независимо от количества прилагаемых документов. После него ставится двоеточие. Допускается печатать названия приложений от 4 см. Между названиями приложений делают 1,52,0 межстрочных интервала. Если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через 1 интервал. 1. Отметку о наличии приложения, названного в тексте документа (письма), оформляют в сокращенной форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать. 2. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа-приложения, количество листов и количество экземпляров. Приложения нумеруют. Приложение: 1. Положение на 5 л. в 1 экз. 2. Правила на 7 л. в 2 экз. 3. Если документ имеет приложение, упомянутое, но не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. 4. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается. Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в 2 экз. 5. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес. 6. Если к основному документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа-приложения, упоминание о его приложении и общее количество листов. Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. 7. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе указывается Приложение: Опись на 3 л. Опись составляется на отдельном листе в произвольной форме, подписывается составителем и датируется (рис. 8). ОПИСЬ приложений к письму ВНИИДАД от 05.08.2005 №853/02-08 Наименование документа Количество листов Количество экземпляров Инструкция по делопроизводству 12 3 … … … … … … Отзыв на проект инструкции 6 2 Секретарь Семенова С.С. Семенова 05.08.2005 Рис. 8. Пример оформления описи На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера Приложение к приказу ректора университета от 05.06.2003 № 25 ИНСТРУКЦИЯ При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер «Приложение № 1», «Приложение № 2». ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Регионнефть» от 05.06.2003 № 25 ИНСТРУКЦИЯ Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Реквизит 22 (обязательный) – «подпись» Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноруч­ную роспись полномочного должностного лица. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации-автора документа. Подпись является обязательным атрибутом любого официального документа, придающим ему юридическую силу. В чью компетенцию входит подписание того или иного документа? Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации (приказ о распределении обязанностей); доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями. Руководитель подписывает письма, направляемые в органы государственной власти и управления, руководителям других организаций. Документы на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями. Документы справочного, информационного, аналитического характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) – их непосредственными составителями, если решаемые вопросы не выходят за пределы их полномочий. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Например, положение о структурном подразделении, должностные инструкции подписываются руководителями структурных подразделений с последующим утверждением руководством. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке Председатель комиссии подпись Л.И. Егоров Члены комиссии подпись Л.Н. Николаева подпись О.В. Новикова подпись И.С. Савельева В состав реквизита «подпись» входят: • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); • личная подпись; • расшифровка подписи (сначала инициалы, фамилия). Реквизит «подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 24 межстрочных интервала от реквизита «текст» или «отметка о наличии приложения», всегда на первом экземпляре. 1. Если документ оформлен не на бланке, полное наименование должности включает наименование организации, причем расшифровка личной подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности. При оформлении документа на бланке предприятия, организации указывается должность руководителя без указания наименования предприятия Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Директор Всероссийского научно-исследовательского института бумаги С.Д. Промокашкин 2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 3. В научных учреждениях и вузах в должностях указываются ученая степень и звание. 4. При подписании документа несколькими должностными лицами (финансовые документы денежного, материального, кредитного характера, служащие основанием для приема, выдачи денег) их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Директор А.Д. Промокашкин Главный бухгалтер Т.Г. Веснина 5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах). 4 см 10 см 12 см При подписании совместного документа первый лист на бланке не оформляют и подписывают столько экземпляров, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом, каждая организация имеет официально оформленный подлинник. В отечественной практике оформления документов встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Что недопустимо, так как нарушает юридическую силу документа. В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись должностного лица, но оно не может подписать срочный документ по уважительной причине, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставят «И.О.», указывают фактическую должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ. Использование предлога «за» или «врио» не допускается. Согласование Согласование -- оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами. Согласование осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки содержания документа, обоснованности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и принятым ранее решениям. Согласование может быть: • внешним (с другими организациями). Проставляется «гриф согласования»; • внутренним (с подразделениями или должностными лицами внутри организации). Проставляется «виза согласования». Реквизит 23 – «гриф согласования документа» Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Внешнее согласование может быть оформлено справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа, но более распространенным способом внешнего согласования является проставление грифа согласования. При согласовании документа с должностным лицом гриф согласо­вания документа состоит из: • слова СОГЛАСОВАНО; • должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации; • личной подписи; • расшифровки подписи (инициалов, фамилии)  4 см от левого поля; • даты согласования. При согласовании отдельным документом вышестоящей организации или ее коллегиального органа, общественной организации, органами государственного контроля и надзора, в грифе согласования указываются: • слово СОГЛАСОВАНО; • наименование вида документа (в именительном падеже); • дата и номер; • наименование организации или должностного лица, с которым проводилось согласование. Гриф согласования оформляется на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей или располагается на отдельном листе согласования, который является приложением к подлиннику документа, если согласование документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. Грифы согласования на листе согласования размещают на одном уровне (симметрично). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа (рис. 9). Рис. 9. Пример оформления листа согласования При наличии возражений по проекту документа гриф согласования не подписывается. Реквизит 24 «визы согласования документа» Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица организации-автора проекта документа с содержанием документа. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Документы визируют: • заместитель руководителя, курирующий данное направление деятельности, • заинтересованные должностные лица юридической, экономической, финансовой служб, • руководитель службы ДОУ, • проекты инструкций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структурных подразделений. Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее виза), включающей в себя: • должность визирующего без указания организации, • личную подпись, • расшифровку подписи (инициалы, фамилию), • дату визирования. Начальник юридического отдела Перов А.С. Перов 21.12.2007 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Перов А.С. Перов 21.12.2007 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают, датируют и прилагают к документу. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, визирующий принципиально не согласен с проектом, он подлежит повторному визированию после переработки. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Место расположения реквизита определено стандартом: 1. Для документа, подлинник которого остается в организации (приказ, распоряжение, положение, протокол), виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. 2. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (письма), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. Реквизит 25 «оттиск печати» Печать – устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ Оттиск – изображение клише печати на бумаге. Заверения документов печатью организации – особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати проставляется: • на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц; • на документах, удостоверяющих личность – паспорт, трудовой стаж – трудовая книжка, квалификацию – диплом; • на документах, фиксирующих факты расходования денежных средств и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения); • на расчетно-платежных документах; • на удостоверениях; • на организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы (рис. 10). На документах финансового характера печать проставляется на специально для этого отведенном месте (символ М.П.), без захвата наименования должности и подписи. Рис. 10. Пример оформления реквизита «оттиск печати» Печати подразделяют на гербовые, печати юридических лиц и простые (отдел кадров, для справок). В приложении 5 Государственной системы документационного обеспечения управления приводится примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать. В негосударственных организациях используется печать, приравненная к гербовой: в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (номера в регистрационном реестре). В некоторых законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Для каждой организации составляется список документов, на которых проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по ДОУ. Не удостоверяются печатью письма на бланках предприятия. Простые печати1 могут иметь различную форму: квадратную, круглую, треугольную, овальную. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками простых печатей пользуются: • для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, • при рассылке распорядительных документов, • при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов, дверей, сейфов. Реквизит 26 «отметка о заверении копии» Отметка о заверении копии – реквизит документа, используемый для придания копии правового статуса. Для того чтобы в делах предприятия остались копии исходящих документов, проводят копирование документов и заверение соответствия их подлиннику. Копия – воспроизведение всех реквизитов документа – изготовляется и выдается с разрешения руководителя предприятия или руководителя соответствующего структурного подразделения. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. 12 см Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.). Проставление печати на копиях документов (выписках из них) является обязательным для документов, предоставляемых в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, доверенность, лицензия). Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.). Выписки из протоколов заверяет секретарь, который составил протокол и осуществляет его хранение, выписки из приказов – сотрудник службы ДОУ, который отвечает за хранение документов. Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). Реквизит «отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа. Реквизит 27 «отметка об исполнителе» Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой (если документ подлежит размножению, иначе придется делать копии двух сторон листа) или при отсутствии места – на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. В.А. Жуков 924 45 67 Проставляется отметка на документах, исходящих из крупных предприятий, и позволяет быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Реквизит «отметка об исполнителе» оформляется от поля без абзацного отступа. Реквизит 28 «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от левого поля без абзацного отступа на первом листе документа ниже отметки об исполнителе. Содержание отметки зависит от характера исполнения документа: подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: • ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, • при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; • слова «В дело»; • номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отправлен факс 25.11.2005 № 678 В дело 02-05 подпись25.11.2005 Вопрос решен по телефону с директором школы Степаненко Е.А. В дело 12-55 подпись 05.11.2005 Направлен ответ, дата, № Дан устный ответ Учтено при составлении заявки Реквизит 29 «отметка о поступлении документа в организацию» Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. Отметка о поступлении документа в организацию содержит (рис. 11): • очередной порядковый номер; • дату поступления документа (при необходимости  часы и минуты). Грибова 43 45 32 В дело 03-06 Отправлено письмо от 16.09.2005 № 727/01-07 Кнопкина 16.09.2005 Рис. 11. Пример оформления реквизитов «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «отметка о поступлении документа в организацию» Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа от руки. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа» Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая: • наименование файла на машинном носителе, • дату, • другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Нормативные акты не устанавливают требований к его оформлению.