Анализ обеспеченности персоналом. Анализ укомплектованности кадрового состава,анализ обеспеченности персоналом технологического процесса

Лекция 6. Анализ обеспеченности персоналом. Анализ укомплектованности кадрового состава, анализ обеспеченности персоналом технологического процесса. Анализ кадрового состава включает: · анализ структуры кадрового состава в соответствии с требованиями технологии и классификатором должностей; · оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом всего технологического процесса; · анализ возрастной структуры; · оценку соответствия уровня подготовленности персонала требованиям деятельности; · анализ структуры кадрового состава по социально-демографическим характеристикам; · оценку текучести кадров. Анализ кадрового состава позволяет выявить: • • • • • уровень кадровой обеспеченности и потребность в персонале; количественную структуру персонала по различным критериям; качественную структуру персонала (анализ имеющихся и приобретенных компетенций); потребности в обучении; основные источники сопротивления изменениям (определяются по результатам анкетирования); Основные сложности при проведении анализа состоят в том, что: · При анализе используется весь объем данных, накопленных кадровой службой. Это огромный объем и обработать его вручную при численности сотрудников больше 200 человек уже проблематично. Общую картину состояния и тенденции развития движения кадров дает анализ изменения среднесписочной численности работников проведенный по категориям, что позволяет оценить состав и структуру работников. Основным элементом систем управления являются кадры руководителей и специалистов, которые возглавляют работу коллективов людей, определяя направления развития предприятия и его подразделений, ставя конкретные задачи на определенные периоды, обеспечивая необходимые условия для их выполнения. Объектом анализа кадрового обеспечения системы управления является полный цикл формирования и использования кадрового потенциала предприятия. 1 При анализе кадров руководителей и специалистов целесообразно изучить: – укомплектованность кадрового состава в целом и по основным уровням и звеньям аппарата управления; – структуру кадрового состава в соответствии с установленным для предприятия классификатором работников управления с целью выявления избыточного состава работников и дефицита кадров по различным группам руководителей и специалистов; – качественную укомплектованность кадрового состава по соответствию уровня и профиля образования занимаемым должностям; – стабильность кадрового состава (отраслевую и профессиональную); - интенсивность продвижения руководителей и специалистов на предприятии. При анализе укомплектованности кадрового состава данные о составе специалистов, руководителей всех групп и вспомогательного персонала системы управления сопоставляются с плановой численностью, численностью, предусмотренной типовыми штатными расписаниями и, как лучший вариант, с расчетной величиной, определенной в процессе проектирования или перспективного планирования развития системы управления. При этом расчет укомплектованности проводится в целом по предприятию, по уровням управления (генеральная дирекция, управление предприятием, цехи и др.) и отдельным службам (функциям). Данные сопоставлений позволяют выявить действительную обеспеченность работниками всех стадий управления, а также возможности устранения дефицитов кадров за счет перестановки собственных кадров: сформировать резерв на выдвижение, предусмотреть переподготовку или дополнительное обучение соответствующих групп специалистов. Одновременно при оценке укомплектованности рассматривается предполагаемая динамика кадров (выход на пенсию, уход в армию и др.). Аудитору, разрабатывая мероприятия по повышению эффективности человеческих ресурсов, следует учитывать тот факт, что снижение цены труда при постоянном уровне жизни и увеличении затрат на восстановление трудоспособности ведет к снижению эффективности. Чтобы не вызвать сопротивление персонала, не обходимо мероприятия по оптимизации эффективности проводить под контролем уровня мотивации. Заработная плата в настоящее время является основным источником доходов, значит, наиболее мощным стимулом труда и производства в целом. Заработная плата, как экономическая категория, регулирующая трудовые отношения, определяет в основном стоимость человеческих ресурсов. Фонд заработной платы – это основные расходы на персонал, которые непосредственно связаны с принятой в организации системой оплаты труда и материального поощрения. В настоящее время 2 наряду с основными расходами на персонал все большее значение приобретают дополнительные расходы: • • • • привлечение и отбор; обучение и переобучение; социальный пакет; взносы в фонды государственного социального страхования. Правильно проведенный внешний или внутренний аудит стоимости человеческих ресурсов – один из главных рычагов повышения эффективности аудита. Анализ обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами обычно начинается с изучения состава и структуры работников. Персонал промышленного предприятия подразделяется на две группы: • • промышленно-производственный, к которому относятся работники, непосредственно участвующие в производственном процессе или обслуживающие его, непромышленный персонал — работники жилищно-коммунальных хозяйств, предприятий культурно-бытового обслуживания, детских садов и т. п. Кроме того, персонал предприятия разделяется на отдельные категории работников: • • • • • рабочие, инженерно-технические работники (ИТР), служащие, младший обслуживающий персонал (МОП), ученики и пожарно-сторожевая охрана (ПСО). Цель анализа численности персонала и обеспеченности предприятия кадрами — определить обеспеченность предприятия промышленно-производственным персоналом для выполнения плана выпуска продукции и выяснить основные причины, оказывающие влияние на этот показатель. Анализируется также численность непромышленного персонала. При этом изучаются данные по каждой категории работников, так как различные категории работающих играют неодинаковую роль в процессе производства продукции. Для этого фактические данные сравнивают с плановыми показателями по группам персонала и категориям работников и выявляют абсолютный и относительный излишек (недостаток) по сравнению с плановой численностью. Абсолютное отклонение определяется как разность между отчетными и плановыми данными о численности, а относительное рассчитывается с учетом степени выполнения предприятием плана производства продукции. Выявление отклонения в численности персонала по категориям от плана позволяет судить о том, как предприятие обеспечено необходимыми кадрами. 3 Для примера рассмотрим табл. 1. Из данных табл. 1 видно, что план по общей численности выполнен на 100,4%, а план выпуска валовой продукции — на 106,6%, что является положительным фактом. Плановая потребность в рабочей силе при фактическом выпуске продукции будет 1442 * 1,066 = 1537 человек. Если фактическая численность составила 1450 человек, то относительная экономия в рабочих будет 1450 — 1537 = —87 человек. При этом абсолютный перерасход составил +8 человек (1450 — 1442). Такая относительная экономия могла быть в связи с ростом производительности труда на данном предприятии. Таблица 1 Анализ обеспеченности персоналом Показатели Выпуск валовой продукции Фактически Отклонение Выполнение Единицаизмерения По плану от плана плана ТЫС. руб. 137829 146858 +9029 106,6 Промышленночеловек производственный персонал В том числе: 1583 1589 +6 100,4 рабочие 1442 1450 +8 100,6 ИТР 93 93 —— 100,0 служащие 42 40 —2 95,3 МОП 6 6 —— 100,0 При анализе численности персонала по категориям работников следует учесть, что важным условием увеличения выпуска продукции в пищевой промышленности является повышение в общей численности удельного веса работников, непосредственно занятых выработкой продукции. Чем выше удельный вес рабочих в общей численности персонала, тем эффективнее используются трудовые ресурсы предприятия. Численность инженерно-технических работников, служащих, младшего обслуживающего персонала и пожарно-сторожевой охраны не должна быть выше, предусмотренной планом. Превышение работающих этих категорий против плана снижает производительность труда и ухудшает другие экономические показатели работы предприятия при прочих равных условиях. В процессе анализа следует установить соотношение основных и вспомогательных рабочих. Если удельный вес основных рабочих выше, это увеличит процент выполнения плана по производительности труда, а если ниже, то снизит его. 4 Состав рабочих на анализируемом предприятии характеризуется данными табл. 2. Таблица 2 Анализ обеспеченности рабочими Рабочие Всего В том числе По плану Фактически человек % человек % 1442 100 1450 100 основных 1081 производственных 75 1066 73,5 вспомогательных 361 25 384 26,5 Из данных табл. 2 видно, что на предприятии ухудшилось соотношение между основными и вспомогательными рабочими по сравнению с планом. Удельный вес вспомогательных рабочих оказался выше планового на 1,5%, что отрицательно повлияет на выполнение плана производительности труда. В ходе дальнейшей аналитической работы следует установить уровень механизации вспомогательных и ремонтных работ, их трудоемкость, ибо высокий процент наличия вспомогательных рабочих говорит о большой роли ручного труда на предприятии и о неудовлетворительной организации ремонтных работ. Одно из основных требований технического прогресса — постоянное повышение квалификации кадров. Поэтому одновременно с определением влияния численности работающих на выполнение производственного плана устанавливают потребность предприятия в рабочих определенных профессий и квалификационных разрядов, а по инженерно-техническим работникам и служащим — соответствие занимаемым должностям. Анализ квалификационного состава рабочих кадров заключается в сопоставлении имеющейся и требуемой рабочей силы по каждой специальности. В ходе анализа устанавливается, что несоответствие квалификационных разрядов фактически выполняемой работе объясняется недостаточным вниманием администрации предприятия к своевременному приведению в соответствие квалификации рабочих со сложностью выполняемых ими работ. Привлечение рабочих к выполнению работ, которые по своей сложности выше уровня квалификации, приводит к увеличению брака, ухудшению качества и повышению себестоимости произведенной продукции. Обычно на предприятиях не составляются ведомости потребности в кадрах по профессиям, специальностям и разрядам на каждый месяц, поэтому об изменении профессионально-квалификационной структуры можно судить по данным о приеме и увольнении рабочих за месяц, а также по выполнению плана повышения квалификации кадров. 5 Так, если сменяемость в данном периоде составила 30 человек, при этом средний разряд уволенных рабочих был равен 3,05, а принятых— 2,85, то можно утверждать, что средний разряд рабочих снизился и для его сохранения на прежнем уровне 20% вновь принятых рабочих (30 • 0,2 = 6 человек) должны пройти дополнительное обучение для повышения разряда. Выяснив отклонения от плана в численности рабочих отдельных профессий, следует на основе отчетности о подготовке и повышении квалификации кадров определить, как выполнен план обучения по тем специальностям, в которых имеется потребность. Следует проанализировать также итоги повышения квалификационного состава инженерно-технических работников и служащих предприятия. Для этого сравнивают состав этих категорий работников по образованию и квалификации за отчетный период и в соответствующие периоды прошлых лет. По данным табл. 3 видно, что предприятие не выполнило план повышения квалификации ИТР и служащих, это является отрицательным фактом. Таблица 3 Анализ выполнения план повышения квалификации ИТР и служащих Повышение квалификации инженернотехнических работников и служащих В институтах повышения квалификации министерств На факультетах повышения квалификации при вузах На курсах при предприятиях, организациях и учебных заведениях Итого . . . По Фактически Выполнение плану плана, % 15 13 87 2 2 100 4 5 125 21 20 95 Обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами определяется сравнением фактического количества работников по категориям и профессиям с плановой потребностью. Особое внимание уделяется анализу обеспеченности предприятия 6 кадрами наиболее важных профессий. Необходимо анализировать и качественный состав трудовых ресурсов по квалификации. Для оценки соответствия квалификации рабочих сложности выполняемых работ сравнивают средние тарифные разряды работ и рабочих, рассчитанные по средневзвешенной арифметической: где Тр - тарифный разряд; ЧР - численность рабочих; Vpi -объем работ каждого вида. Если фактический средний тарифный разряд рабочих ниже планового и ниже среднего тарифного разряда работ, то это может привести к выпуску менее качественной продукции. Если средний разряд рабочих выше среднего тарифного разряда работ, то рабочим нужно производить доплату за использование их на менее квалифицированных работах. Административно-управленческий персонал необходимо проверить на соответствие фактического уровня образования каждого работника занимаемой должности и изучить вопросы, связанные с подбором кадров, их подготовкой и повышением квалификации. Квалификационный уровень работников во многом зависит от их возраста, стажа работы, образования и т.д. Поэтому в процессе анализа изучают изменения в составе рабочих по возрасту, стажу работы, образованию. Поскольку они происходят в результате движения рабочей силы, то этому вопросу при анализе уделяется большое внимание. Создать эффективную систему оценки человеческих ресурсов очень сложно с точки зрения точности, объективности, простоты и понятности. При этом нужно выполнить следующие условия: система оценки должна быть объективной, открытой, понятной всеми работниками; результаты оценки должны быть конфиденциальными. Эффективная система оценки способствует решению ряда управленческих задач, побуждает сотрудников работать более результативно и оказывать влияние друг на друга. Сегодня во многих организациях работники оцениваются по деловым и личностным качествам работы. Критерии оценки по деловым качествам: • знание экономики (методов планирования, анализа и т.п.); • умение выбирать методы и средства достижения наилучших результатов производственно-хозяйственной деятельности при минимальных затратах всех видов ресурсов; 7 • знание производства, технических и технологических особенностей его развития; знания в области организации и управления производством с учетом достижений отечественной и зарубежной практики, умение применять их в практической деятельности; • умение планировать организацию личной деятельности и аппарата управления; • умение рационально подбирать и расставлять сотрудников по рабочим местам; • навыки по координации деятельности всех служб и подразделений; • умение мобилизовать работни ков на достижение поставленных целей организации; умение эффективно стимулировать работников; • умение принимать на себя ответственность в зависимости от ситуации в осуществлении своих решений; • умение проявлять высокую требовательность к себе и подчиненным; • готовность контролировать результаты своей работы и работы коллектива; • стремление устранять и не допускать бюрократизма в своей работе и работе коллектива; • навыки быстро и четко решать оперативные вопросы и повседневные дела. Критерии оценки по личностным качествам: • • • • • • • • • • • • • целеустремленность; принципиальность; честность; справедливость; решительность; самокритичность; умение держать слово; правильно воспринимать критику; умение выслушивать советы; умение налаживать доброжелательные отношения; выдержанность и тактичность; умение пользоваться своими правами и обязанностями; умение личным примером положительно воздействовать на окружающих; Применение оценки человеческих ресурсов посредством внутреннего или внешнего аудита по деловым и личностным критериям является важнейшим элементом повышения эффективности аудита человеческих ресурсов в структуре управления трудом любой организации. .. 8 Кроме деловых и личностных качеств человеческих ресурсов, чтобы дать объективную и достаточно полную характеристику их использования, чрезвычайно важно оценить их количественно и качественно. В отечественной и зарубежной практике условно различают три метода оценки: количественные, качественные и комбинированные. К количественным относят все методы с числовой оценкой уровня качеств работников. Среди них наиболее простым и эффективным считается метод коэффициентов и балльный. К качественным относят методы деловой характеристики, биографического описания, устного отзыва, дискуссии и др. К комбинированным методам относят тестирование, экспертную оценку и другие комбинации количественных и качественных методов. Поэтому для повышения эффективности внешнего или внутреннего аудита следует применять комбинированные методы оценки человеческих ресурсов. Например, оценку деловых и личностных качеств человеческих ресурсов производить по выбранному критерию. Для чего с учетом специфики производства и условий труда устанавливаются 5–7 критериев. По каждому из них, на основе изучения деятельности работников, дается оценка по пятибалльной шкале: 5 – отлично; 4 – хорошо; 3 – удовлетворительно; 2 – неудовлетворительно; 1 – плохо. Критерии оценки обычно располагают по значению фактора в решении проблемы. При оценке по критерию «умение выбирать методы и средства достижения наилучших результатов производственно-хозяйственной деятельности при минимальных затратах всех видов ресурсов»: «1» – не умеет организовывать свой труд и труд подчиненных для достижения наилучших результатов при минимальных затратах всех видов ресурсов; «2» – не умеет организовать труд подчиненных работников на достижение наилучших результатов при минимальных затратах всех видов ресурсов; «3» – умеет организовать свой труд и подчиненных работников, но не всегда удачно планирует работу по достижению наилучших результатов при минимальных затратах всех видов ресурсов; «4» – умеет хорошо организовать свой труд и труд подчиненных и планировать работу по достижению наилучших результатов при минимальных затратах всех видов ресурсов; «5» – умеет отлично организовывать трудовой процесс, планировать свой труд и труд подчиненных по достижению наилучших результатов при минимальных затратах всех видов ресурсов. Для определения среднего значения критерия по результатам исследования рассчитывается средний балл по формуле: 9 Бср – среднее значение критерия по всем факторам; Ч – численность оцененных работников; Б – количество баллов, полученных при оценке каждым работником. Таким образом, оценка человеческих ресурсов при проведении внешнего или внутреннего аудита с использованием балльной оценки по каждому критерию позволяет повысить эффективность аудита. Применение компьютеров и других средств вычислительной техники позволяет оперативно производить расчеты и в итоге получать достаточно объективные оценки труда работников организации при проведении внешнего или внутреннего аудита человеческих ресурсов. 10