Управление проектом – это совокупность операций, видов деятельности, принимаемых решений, ориентированных на реализацию проекта и достижение его целевых ориентиров.
Общепринятым на современном этапе подходом к управлению проектами является процессный подход. Он предполагает распределение управленческих задач по отдельным процессам реализации проекта. Все процессы проектов должны быть должным образом выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации. Эти взаимодействия между процессами часто требуют согласования требований и целей проекта. В рамках большого и сложного проекта могут происходить процессы, которые надо будет повторить несколько раз, чтобы определить и выполнить требования участников проекта и достичь согласия относительно результатов.
Основные группы процессов управления проектами
Управление проектами опирается на реализацию процессов, относящихся к одной из следующих шести групп:
- Процессы инициации проекта. Они связаны с подготовительным этапом проектной деятельности и состоят в формировании и проработке идеи и принятии решения о способах ее практического внедрения – составление программы проекта.
- Процессы планирования. Они связаны с разработкой целевых ориентиров проектной деятельности, вариантов их достижения и составлением плана деятельности с разбиением ее на отдельные этапы.
- Процессы исполнения. Они касаются непосредственного исполнения плановых ориентиров и включают работу по координации и контролю работы исполнителей каждого этапа проектной деятельности и ресурсному обеспечению реализации каждого этапа и направления деятельности.
- Процессы анализа и контроля. Она включают определение соответствия плана и реальных показателей исполнения проекта поставленным целям и критериям и принятие решений о корректирующих воздействиях.
- Процессы управления. Они связаны с принятием решений по проектной деятельности, касающихся согласования деятельности, утверждения показателей, которых требуется достичь и методов их достижения, определение используемого инструментария и порядка его применения.
- Процессы завершения. Они касаются доведения проекта до логического финала, упорядочивания всех процессов и объектов проекта. Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех этапах проектной деятельности.
Процессы инициации управления проектами
Инициация проекта – это процесс управления проектом, ориентированный на зарождение проекта и его первоначальный запуск.
Инициация проекта опирается на проведение следующих мероприятий:
- формирование концептуальных основ проекта;
- проведение анализа существующих проблем и оценка актуальности реализации конкретного проекта;
- формирование информационного обеспечения проектной деятельности;
- постановка целевых ориентиров проектной деятельности;
- рассмотрение альтернативных вариантов реализации проекта и оценка их эффективности;
- утверждение концепции проекта;
- определение сроков запуска проектной деятельности;
- определение управляющих проектом на каждом его этапе и ответственных за его исполнение;
- формирование ресурсной базы первого этапа проекта.
Процессы планирования проекта
Процесс планирования – это ключевой процесс управления проектом, в ходе которого происходит составление программы его реализации, определяются цели проекта, его этапы, сроки реализации, ответственные лица, исполнители, используемые ресурсы и т. д.
Планирование проекта не носит точного характера. Оно позволяет составить примерную программу развития событий, в которую по ходу реализации проекта вносятся необходимые коррективы.
Процессы планирования могут быть основными и вспомогательными.
К основным процессам планирования относится постановка целевых ориентиров проекта, декомпозиция этапов проекта, разработка мероприятий проектной деятельности, содержания операций, их связей и взаимозависимостей, ресурсное обеспечение проекта, сроки реализации, расчет стоимостных показателей проекта, определение последовательности мероприятий, процессов проекта, расчет бюджета и определение ключевых критериев оценки эффективности реализации проекта.
Что касается вспомогательного планирования, то оно связано с определением риска и его оценкой, стандартов качества проектной деятельности, планированием работы персонала и условий реализации проекта.
Процессы исполнения проекта
Данные процессы связаны с непосредственной реализацией плана проекта. Осуществляется деятельность по следующим направлениям:
- распределение функциональных обязанностей и ответственности;
- разработка видов и правил предоставления отчетности по проекту;
- выбор контрольных процедур;
- определение перечня затрат и организация их контроля;
- оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков;
- распределение информационных ресурсов по проекту;
- разработка механизмов внесения поправок в проекты и управления любыми изменениями по ходу реализации проекта.
Процессы анализа и контроля
Процессы анализа и контроля ориентированы на оценку состояния исполнения проекта и прогноза успешности его завершения, с учетом необходимости достижения целевых ориентиров.
Анализ исполнения проекта дает возможности оценить качество проектной деятельности и процессы, сроки исполнения проекта и их соответствие нормативам, расходы по проекту и их окупаемость.
Помимо этого, анализ исполнения проекта позволяет оценить факторы, которые влияют на цели и показатели успешной реализации проекта. На основании анализа принимается решение о продолжении реализации проекта или его завершении.
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).
