Компьютерные технологии в делопроизводстве — это передовые типы информационного обслуживания делопроизводства, которые организованы на основе компьютерного оборудования и средств коммуникации и предназначены для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации с целью достижения заданных результатов.
Введение
Для успешной работы различных организаций требуется качественное и своевременное осуществление управления их функционированием. Основным условием оптимальности вырабатываемых решений считается наличие исчерпывающей осведомленности. Реализация данного условия сегодня может быть возможной лишь на основе передовых информационных технологий. По этой причине сейчас любая организация, начиная от фирм малого и среднего бизнеса, и заканчивая крупными промышленными комплексами, проектирует и внедряет автоматизированные информационные системы, предназначенные для поддержки своей работы.
Внедрение таких систем способно повысить уровень оперативности и достоверности получаемой информации, сократить время на текущий сбор и информационную обработку. Это ведет к высвобождению рабочего времени, как руководящих работников и специалистов, определяющих перспективы развития организации, так и рядовых сотрудников, что способствует более качественному и продуктивному исполнению ими своих обязанностей.
Компьютерные технологии в делопроизводстве
Информационное обеспечение управления является очень многогранным понятием. Под термином «информационное обеспечение» следует понимать:
- Органически взаимосвязанную совокупность компонентов, взаимодействие которых должно быть организовано необходимым образом в единую технологию, осуществляющую правила и методические принципы эффективного преобразования информации согласно потребностям управления.
- Сведения, знания, которые предоставляются потребителям в процессе работ по удовлетворению их информационных потребностей, и необходимым образом обработанная информация.
- Одну из составляющих передовых автоматизированных систем, рассматриваемую наряду с техническим, программным и другими видами обеспечения.
Помимо всего прочего, это еще и сложный динамичный комплексный процесс, который удовлетворяет информационные потребности управленцев и выполняет функции рационализации функционирования управленческого аппарата. То есть, это процесс предоставления информации конкретным лицам или группам, являющимся пользователями информационных систем, согласно их информационными потребностями.
Это означает, что смысл информационного обеспечения состоит в органическом объединении научных знаний, научных методологий и методик с современными техническими средствами в любых проявлениях информационной работы. Вне зависимости от области работы, осуществление любой деятельности и решение любых задач всегда сопряжено с применением уже существующих и созданием новых информационных данных.
С этих позиций каждый основной вид деятельности всегда связан с информационной составляющей, то есть, с работой по сбору и обработке уже имеющейся информации и формированию новой. Соответственно, в каждой организации физические, то есть, реальные, основные деловые процессы, могут тесно переплетаться с процессами информационными, взаимно дополняя и изменяя друг друга. Это является естественным явлением, поскольку информационные процессы могут считаться отображением процессов реальных. Информационное обеспечение служит для того, чтобы сделать это отображение максимально наглядным и удобным для применения, а это в свою очередь помогает лучшей организации деловых процессов в компании. Специфика деятельности любой организации, естественно, должна определять область используемых в конкретном случае компьютерных технологий. Однако не следует забывать, что компьютерные технологии, при этом, также способны оказать существенное влияние на протекание реальных деловых процессов в организации. Так, например, следует отметить, что автоматизация информационного обеспечения управления может привести к следующим типам так называемых сжатий деловых процессов:
- горизонтальное сжатие,
- вертикальное сжатие.
Горизонтальное сжатие может быть представлено следующим образом. Ряд рабочих операций могут объединяться в границах многофункционального автоматизированного рабочего места, которое подключается к комплексной системе автоматизации управления. Вид деятельности непосредственных исполнителей деловых процессов может приобрести чисто информационный характер. Автоматизация ряда операций может позволить сконцентрировать исполнение совокупности функций одним специалистом, имеющим меньшую квалификацию.
К примеру, при приемке заказа от клиента осуществляется не только его регистрация, но и планирование исполнения. В ходе планирования должно быть проверено наличие достаточного количества всех требуемых ресурсов, осуществлено их выделение, назначены сроки исполнения, скорректирован общий план-график работ, созданы заказы, наряды на исполнение работ для производственных подразделений и снабжения. При этом планирование работ должно выполняться в автоматическом режиме при помощи очередности взаимосвязанных процедур.
Помимо этого, при помощи экспертной системы, в случае достаточно дорогостоящего заказа, должна быть осуществлена проверка финансового состояния клиента. В результате концентрации функций на одном автоматизированном рабочем месте можно обеспечить более оперативное и высококачественное обслуживание клиента.
Сжатие по вертикали состоит в организации и контроле исполнения деловых процессов со стороны менеджеров на базе применения локальных вычислительных сетей, имеющих архитектуру типа «клиент-сервер», систем управления потоками работ и распределенных баз данных.
