Компьютерные технологии документационного обеспечения — это методики и способы применения информационных технологий, которые реализуются на базе компьютерной техники и обеспечивают автоматизацию всех этапов жизненного цикла документации.
Введение
Существенное возрастание объемов информации и потребностей в ней предъявили новые требования к проблемам организации информационного и документационного обслуживания в организациях. Изменяются и требования к службам, которые занимаются информационно-документационным обеспечением. В зарубежных источниках их называют службами управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в России их принято называть службами документационного обеспечения управления (ДОУ).
Успешность функционирования организации может быть определена следующими параметрами:
- Сфера деятельности организации.
- Используемая модель бизнеса.
- Организованность процессов работы и взаимодействия специалистов.
- Методики разрешения финансовых аспектов деятельности организации.
- Методы управления человеческими ресурсами в организации.
Очень важное значение имеют также организация процессов делопроизводства и документооборота. Практически ни одна из организаций не может функционировать без наличия необходимой документационной поддержки. В процессе деятельности любой компании применяется значительное количество разнообразных документов. Эта совокупность документации должна определяться следующими аспектами:
- Сфера деятельности организации.
- Исполняемые организацией функции.
- Применяемые методы и правила решения различных вопросов.
- Отношения с контрагентами.
Сегодня в этой довольно консервативной области происходит поистине технологический прорыв. По всему миру бумажную систему делопроизводства заменяет система электронного документооборота. Безусловно, это связано с тем фактом, что электронные технологии предоставили возможность снижения затрат на управление организацией, фиксации технологии действий работников с документацией и контроля ее соблюдения. Помимо этого, электронные технологии могут позволить одновременно большому количеству пользователей системы выполнять обработку актуальных версий документации на удаленных площадках, что в реальности сегодняшнего положения дел может считаться еще и необходимостью.
Компьютерные технологии документационного обеспечения
Делопроизводство – это работа, связанная с организацией документального обеспечения деятельности организации. Делопроизводство включает в свой состав следующие компоненты:
- Документоведение.
- Документооборот.
Документирование — это процесс создания и оформления документов. Согласно ГОСТ Р 51141-98, данный процесс определяется как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Документооборотом называется процесс перемещения документов в организации с момента их создания или же получения до окончания их исполнения или отправки.
Нормативное и методическое регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ) способно предоставить следующий набор возможностей:
- Правильное создание и оформление документации, что способно придать им юридическую силу.
- Организация перемещения документов среди работников компании.
- Обеспечение сохранности документации и применение их в текущей деятельности.
Основным направлением совершенствования ДОУ, адаптация его к сегодняшним реалиям является применение новейшего компьютерного и телекоммуникационного оборудования, создание на его базе высокоэффективных информационных и управленческих технологий в работе с документацией. Текущее положение дел в области информационных технологий в ДОУ характеризуется следующими аспектами:
- Большие объемы баз данных, которые содержат информационные данные о работе компании.
- Формирование технологий, которые способны обеспечить наличие интерактивного доступа пользователей к информационным ресурсам.
- Увеличение набора функциональных возможностей информационных систем и технологий, которые обеспечивают информационную обработку, за счет создания локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем разного предназначения.
Одним из главных аспектов воздействия научно-технического прогресса на все области человеческой деятельности считается повсеместное применение передовых информационных технологий. Среди важнейших и наиболее массовых областей, в которых информационным технологиям отводится решающая роль, главное место отводится сфере управления. Влияние новых информационных технологий явилось причиной коренных изменений в технологии управления, в частности, реализуется автоматизация процессов выработки и принятия решений, организуется их исполнение, повышается квалификация и профессионализм работников, которые заняты в управленческой деятельности.
Область использования новых информационных технологий на основе персональных компьютеров и современных средств коммуникации является достаточно обширной. Она обладает различными аспектами, начиная обеспечением самых простых функций служебной переписки, и заканчивая системным анализом и поддержкой сложных задач по выработке и принятию решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и разного типа средства коммуникации могут позволить различным организациям получить в требуемый момент и в полном объеме нужные информационные данные, предназначенные для осуществления профессиональных, образовательных, культурных и других целей.
Автоматизированные информационные технологии по методам реализации в автоматизированной информационной системе подразделяются на традиционные и новые. Новые информационные технологии являются технологиями, основанными на использовании компьютерного оборудования, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационных процессах.
