Возможности печати в Excel
Программа MS Excel предоставляет возможность:
- печати как всех данных листа, так и определенного диапазона ячеек;
- при печати больших таблиц на нескольких страницах печатать названия строк и столбцов таблицы на каждой странице;
- при печати больших таблиц вставлять принудительные разрывы страниц;
- отдельной печати диаграммы, расположенной на листе;
- управления режимом печати примечаний к ячейкам листа;
- одновременной печати сразу нескольких листов одной книги или нескольких книг;
- изменения масштаба печати путем увеличения или уменьшения размера таблицы;
- подбора масштаба под размер печатаемой таблицы;
- выбора размер бумаги, ориентации страниц, размера полей;
- печати страниц с колонтитулами, в которых можно размещать различную информацию (например, дату и время печати).
Подготовка документа к печати
Перед отправкой документа на печать необходимо настроить параметры печати. Режим просмотра Разметка страницы и предварительный просмотр документа перед печатью отображает документ практически в таком виде, как он будет выглядеть на бумаге.
Настройку параметров печати можно осуществить с помощью вкладки Разметка страницы.
Рисунок 1. Вкладка Разметка страницы
Для печати и предварительного просмотра документа используется команда Печать меню Office.
Рисунок 2. Печать и настройка печати документов Excel
Группа Параметры страницы
- Поля – установка полей страницы. Возможен выбор из нескольких предлагаемых вариантов или настройка произвольного размера с помощью команды Настраиваемые поля. Размер полей можно изменить при предварительном просмотре документа.
- Ориентация – выбор ориентации страницы из двух возможных: книжная или альбомная. По умолчанию установлен вариант книжная.
- Размер – выбор размера бумаги из нескольких предложенных вариантов или настройка дополнительного размера с помощью команды Другие размеры страниц.
- Область печати – выбор диапазона из всей таблицы для постоянной печати. Для этого необходимо выделить нужный диапазон и выбрать команду Задать. Область печати на листе в режиме Обычный или Разметка страницы выделена тонкой пунктирной линией. При необходимости размеры области печати изменяют перетаскиванием границы. При выделении несмежных диапазонов каждый из них будет напечатан на отдельной странице. Для снятия выделения нужно выполнить команду Убрать.
- Разрывы – используется для настройки многостраничной печати. Автоматическое разбиение на страницы не всегда является удачным. В таком случае разрыв страницы можно настроить. Для этого выделяют столбец (или строку), перед которым нужно установить разрыв, и выбрать команду Вставить разрыв страницы. Команда Сброс разрывов страниц удаляет установленные разрывы страниц.
- Печатать заголовки – при печати большой таблицы, которая не помещается на одну страницу, заголовки строк и столбцов по умолчанию печатаются не на всех страницах, что очень неудобно. Для настройки печати заголовков на каждой странице в диалоговом окне Параметры страницы, которое открывается после нажатия кнопки Печатать заголовки, на вкладке Лист нужно задать строку и столбец, которые нужно печатать на каждой странице, в полях сквозные строки и сквозные столбцы.
Рисунок 3. Диалоговое окно Параметры страницы
Группа Вписать
- Масштаб – отображает масштаб печати от натуральной величины. По умолчанию – 100%. Минимальный масштаб – 10%, максимальный – 400%.
- Ширина и Высота – используются для подбора такого масштаба печати, чтоб таблица размещалась на заданном числе страниц. Для этого окнах выбирают количество страниц в ширину и высоту, на которых должна разместиться таблица. В данном случае возможна печать только в масштабе с уменьшением.
Печать примечаний
Для настройки печати примечаний в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Лист нужно в раскрывающемся списке Примечания выбрать режим печати примечаний: в конце листа или как на листе.
Предварительный просмотр листа
Предварительный просмотр листа перед печатью открывается в меню команды Печать (кнопка Office). При этом документ откроется в специальном окне предварительного просмотра. Для выхода из данного режима можно нажать клавишу Esc или кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
Печать документа
Настройка параметров печати происходит в диалоговом окне Печать, которое открывается из меню Office – команда Печать – кнопка Печать.
Рисунок 4. Диалоговое окно Печать
В разделе Принтер выбирается принтер, доступный для печати. В разделе Страницы можно настроить печать всех страниц, или указать номера страниц для печати (параметры с и по). В разделе Копии устанавливается количество печатаемых экземпляров. Флажок Разобрать по копиям устанавливается для печати каждого экземпляра по порядку страниц созданного документа.
Печать диаграмм
Существует 2 варианта размещения диаграммы:
- если диаграмма расположена на отдельном листе, то она будет печатана на отдельной странице.
- если диаграмма размещена на листе с данными, то ее можно напечатать как вместе с данными листа, так и на отдельной странице.
Для печати диаграммы на листе с данными нужно на листе выделить любую ячейку за пределами диаграммы. Для печати диаграммы на отдельной странице нужно выделить диаграмму или любой ее элемент.
