Программное обеспечение для планирования закупок и размещения заказов поставщикам — это программное обеспечение, позволяющее реализовать автоматизацию закупок, сократить время на обработку и подготовку заказов, снизить расходы на закупку, а также повысить эффективность работы специалистов.
Введение
Управление закупками является одной из наиболее важных рабочих задач для всех розничных и интернет-магазинов. Правильное планирование и формирование заказов поставщикам определяет своевременность удовлетворения спроса покупателей. А этот факт прежде всего способен оказать непосредственное влияние на уровень прибыли. Предпринимателям следует уделять пристальное внимание товарным запасам, необходимым для качественной бесперебойной работы торговой организации и интернет-магазина. Продукция или материалы, которые используются в сервисных нишах, считаются основой активов организации.
Но осуществление заказов больших объемов товаров и формирование их огромных запасов не может считаться оптимальным решением. Важным моментом является именно рациональный подход, который заключается в поиске так называемой «золотой середины». Когда у магазина имеется большое количество товарных активов, то это обстоятельство способно сформировать положительное мнение покупателей, а также благоприятно сказаться на рейтингах и явиться преимуществом перед конкурентами. Однако значительное количество находящихся на складе товаров является заморозкой реальных средств, что может поставить под угрозу финансовую ликвидность фирмы. Из-за излишка запасов товаров на складах очень многие магазины в свое время потерпели крах.
Программное обеспечение для планирования закупок и размещения заказов поставщикам
Руководство торговых точек должно ясно понимать следующие моменты:
- Сколько товаров необходимо закупать.
- Каким образом можно оптимизировать заказы и избежать длительных простоев товара на складах.
- Как сформировать оптимальные условия сотрудничества с поставщиками.
- Как правильно сформировать план финансовых расходов.
Решение данных проблем может быть осуществлено за счет грамотного планирования, состоящего из ряда этапов. Начинать следует с этапа предварительной подготовки и общего анализа. Прежде всего следует спрогнозировать спрос, то есть, потребность покупателей в определенных продуктах или услугах. Для этого необходимо использовать следующие исходные данные:
- Существующие объемы продаж.
- Имеющиеся складские запасы.
- Имеющийся неудовлетворенный спрос.
- Перечень самых продаваемых позиций в аналитическом периоде.
- Степень исполнения предыдущего плана и так далее.
Прогноз следует выполнять по группам взаимозаменяемых продуктов. Качественные показатели результатов имеют прямую зависимость от информационно-аналитической поддержки проекта.
На втором этапе должно осуществляться планирование продаж. В процессе выполнения этого этапа для всех групп товаров следует установить реалистичные цели, которые согласованы с общей политикой организации и с прогнозами спроса, как показано на рисунке ниже.
Рисунок 1. Политика торговой организации. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Следующим шагом является планирование закупочных объемов и страховых запасов. Необходимо заранее учитывать вероятность отклонения от прогнозов и организовать подстраховку от отрицательных последствий закупок товаров в некотором избытке. Главная проблема состоит в том, что объемы избытка товаров должны быть оптимальными. Это нужно того, чтобы не случилось переполнения складов, замораживания денежных ресурсов или же дефицита и недовольства клиентов, к которым способны привести чрезмерные и недостаточные закупки. В каждом конкретном варианте оптимальное значение может быть различным, и следует учитывать вероятность ошибок при его выборе. Организации, использующие статистические методы прогнозирования, определяют доверительный интервал, в который с определенной долей вероятности могут попасть продажи. Объемы закупок могут быть вычислены при помощи систем ERP (Enterprise Resource Planning), то есть, систем управления и планирования ресурсов. Это программа, в которой может храниться вся информация о бизнес-процессах и заказах организации. Она может синхронизировать работу различных подразделений.
Достаточно важную роль в процессе управления закупками играет контроль над товарными остатками. От залежалых, не имеющих спроса товаров, следует регулярно избавляться. Самым простым способом является предоставление скидок, которые следует каждый месяц закладывать в бюджет. Это позволяет высвобождать пространство и средства для новых закупок. Естественно, указывать вновь невостребованные позиции в следующем закупочном плане не нужно.
Скопление остатков считается вполне естественным явлением в розничной и оптовой торговле. Полностью исключить его невозможно, однако можно реально держать этот показатель в заданных границах за счет следующих действий:
- Грамотного выбора поставщиков.
- Периодического анализа товарооборота, прибыли, соотношения себестоимости запасов к месячным объемам продаж.
- Эффективной манеры использования торгового пространства (сайта).
Вести отслеживание остатков можно и вручную, используя отрывные ценники с датой, названием и кодом товара. Но это довольно обременительная процедура. Лучшей альтернативой является использование вспомогательных инструментов в форме функциональных платформ, предназначенных для автоматизации торговли, к примеру, таких как программа складского и товарного учета «EKAM». Пример данных по остаткам товаров в личном кабинете системы «EKAM» показан на рисунке ниже.
Рисунок 2. Данные по остаткам товаров. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Помимо прогнозируемого спроса и популярности продукции, следует принимать во внимание еще и сезонные факторы. Закупку товаров, которые востребованы в определенные даты и периоды года (Рождественские праздники, 8 марта, День влюбленных, Хэллоуин), необходимо предусматривать заранее и осуществлять заблаговременно. При этом объем данной продукции тоже следует оптимизировать.
