Автоматизации документооборота — это использование систем, рассчитанных на большое количество пользователей и работающих в автоматизированном режиме, для сопровождения работ по управлению различными организациями.
Введение
Сегодня фактически в любой организации система электронного документооборота (СЭД) превратилась в непременный атрибут инфраструктуры информационных технологий. С их помощью могут повысить степень эффективности своей деятельности разные коммерческие организации и промышленные производства, а в государственных структурах электронный документооборот оказывает помощь в решении внутренних управленческих задач, задачах координации действий разных отделов и работы с согражданами. Системой электронного документооборота является организационная и техническая система, обеспечивающая формирование, организацию доступа и предоставления электронных документов в сети интернет и других сетях, а также обеспечивающая возможность контроля потоков документации в организациях.
Сначала подобные системы применялись только в качестве инструментов, позволяющих автоматизировать проблемы типового делопроизводства, но со временем подобные системы стали использоваться в более широкой области проблем. Сегодня разработчики СЭД строят планы использования этих систем в обработке не только корреспонденции и организационных документов, но и в работе с различной документацией внутреннего пользования, такой как договора, справочники и тому подобное. СЭД также используется для решения прикладных задач, где главным элементом выступает обработка электронных документов, в частности это организация работы с клиентами, работа с заявлениями людей, автоматизация разных сервисных служб и тому подобное. Фактически системой электронного документооборота может считаться любая информационная система, которая способна обеспечить обработку электронной документации.
Рост рынка систем электронного документооборота способен опередить все иные направления индустрии информационных технологий. Покупают подобные системы разные по объёмам и направлениям деятельности организации. Но обычно основными пользователями СЭД являются государственные структуры. По экспертным оценкам, примерно тридцать процентов проектов по реализации технологических возможностей электронного документооборота предназначены для органов государственной власти. И следует заметить, что как раз заинтересованность государственных органов выступает как главная составляющая устойчивости рынка СЭД, который даже во времена экономического кризиса имел значительный прогресс. Системы электронного документооборота являются основным элементом положения об «электронном правительстве», создание которого способно ликвидировать бюрократические препоны в деятельности государственных органов с населением и коммерческими структурами, а также могут служить препятствием для коррупции. Главной особенностью использования СЭД в государственных органах считаются достаточно строгие требования в отношении безопасности информации. Здесь подразумевается разработка на основе стандартных программных средств систем электронного документооборота, имеющих повышенный уровень защиты.
Информационные технологии в автоматизации документооборота
Под документооборотом понимается перемещение документов в организации, начиная с их формирования или получения до окончания исполнения или отправки. С документами могут быть выполнены следующие операции:
- Получение документа.
- Осуществление его регистрации.
- Реализация рассылки требуемым адресатам.
- Контроль исполнения.
- Формирование дел.
- Сохранение и повторное использование документов.
- Налаживание справочной деятельности.
Электронным документооборотом (ЭДО) является слаженный механизм по обработке документации, представленной в электронной форме, с полным отсутствием бумажного делопроизводства.
Машиночитаемым документом считается такой документ, который является пригодным для считывания помещённой в него информации в автоматическом режиме и сохранён на специальном информационном носите.
Электронным документом (ЭД) считается документ, созданный с помощью способов компьютерной информационной обработки, и который может быть подписан электронной подписью и сохранён на информационном носителе как файл нужного формата.
Электронной подписью (ЭП) является аналогия рукописной подписи, которая является методом защиты информационных данных и обеспечивает контроль целостности и подтверждение того факта, что электронный документ является подлинным.
Основополагающими принципами электронного документооборота считаются следующий набор принципов:
- Одноразовая регистрация документа, позволяющая осуществить однозначную идентификацию документа.
- Осуществление операций в параллельном режиме, что даёт возможность уменьшения времени оборота документов и повышения оперативности их исполнения.
- Гарантирование непрерывности продвижения документов, что может позволить определить ответственных за исполнение документированной задачи лиц в течение всего жизненного цикла документации.
- Наличие согласованной общей или распределённой базы информационных документов, которая даёт возможность избежать дублирования документов.
- Отлично организованная поисковая система, позволяющая отыскать требуемый документ при минимальном количестве информации о его содержании.
- Развитая система отчётности по разным характеристикам документов, позволяющая осуществлять контроль движения документов по функциям документооборота и вырабатывать решения по способам управления, основываясь на информации из отчётов.
Системы электронного документооборота, появившиеся относительно недавно, сегодня могут считаться базой информационной структуры любой передовой организации. Причём первоначально их задачей была только лишь простая автоматизация оборота документов.
