Внедрение системы электронного документооборота в органах исполнительной власти - это реализация мер, направленных на совершенствование процесса обмена документами между населением и органами исполнительной власти, а также между отдельными органами власти в соответствии с требованиями времени, возможностями информатизации общества и потребностями в оптимизации данных процессов.
Сущность электронного документооборота в исполнительных органах исполнительной власти
Развитие общества достигло такой стадии, когда информация является важнейшим ресурсом, обеспечивающим этой процесс всесторонне. Обеспечение роста эффективности любых процессов требует применения информационных технологий и систем.
Применение органами государственной власти информационных технологий, включая обеспечивающих электронный документооборот, позволяет найти решение многочисленных проблем государственного управления.
Информационные технологии представляют собой систему методов и приемов сбора, обработки первичной информации, обеспечивающих ее выход на качественно новый уровень.
Любой документ в системе государственного управления является информационным объектом, призванным осуществлять фиксацию и регламентацию деятельности любого органа государственной власти. Документы находят применение как во взаимодействие органов государственной власти между собой, так и при взаимодействии с населением. Процесс движения документации между различными субъектами, осуществляющими с ней какие-либо действия, именуется документооборотом.
Усложнение процессов государственного управления ведет к росту объемов документации, что обуславливает рост затрат на ее хранение и обработку.
Все вышеуказанное актуализирует вопросы внедрения электронного документооборота в систему государственного управления, особенно в отношении органов исполнительной власти. Основу для внедрения электронного документооборота в систему исполнительной государственного управления информирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который призван регулировать отношения, возникающие в процессе формирования и использования информационных ресурсов.
Своевременное поступление документации, ее правильная обработка, формируют основу эффективности управления.
Электронный документооборот – это подход к организации хранения, обработки и передачи данных в электронной форме.
В основе электронного документооборота в органах исполнительной власти находятся следующие принципы:
- во-первых, осуществление регистрации документа в системе не более одного раза;
- во-вторых, постоянная фиксация движения документа, позволяющая определить время его обработки и человека, осуществляющего работу с документом;
- в-третьих, обеспечение быстрого нахождения информации в системе;
- в-четвертых, согласованность структурных единиц информационной базы и предотвращение возникновения дублирующих элементов;
- в-пятых, ускорение исполнения организационных функций и сокращение сроков принятия ответственных решений.
Проблемы внедрения электронного документооборота в органах исполнительной власти
В настоящее время органы исполнительной власти активно осуществляет политику внедрения электронного документооборота, призвана оптимизировать процессы обмена документацией и повысить эффективность государственного управления в целом.
Органы исполнительной власти сталкиваются с рядом проблем в отношении внедрения электронного документооборота, к числу которых можно отнести следующие:
- во-первых, низкий уровень подготовки кадров органов исполнительной власти к внедрению электронного документооборота. Проблема особенно характерна для органов власти на периферии, где многие чиновники и государственные служащие осуществляют свою деятельность длительное время и во многом сопротивляются внедрению информационных технологий. Решение этой проблемы состоит в организации различных курсов повышения квалификации в отношении компьютерной грамотности, а также проведении тестирование на профпригодность государственных служащих;
- во-вторых, невозможность соблюдения государственной тайны в отношении документации, входящей в систему электронного документооборота из-за прозрачности этой системы. Эта проблема требует формирования помимо открытой системы электронного документооборота внутренней системы документооборота, призванной ограничивать доступ к государственной тайне. Это требует дополнительных средств и повышения степеней защиты документации;
- в-третьих, преодоление проблем несовместимости различных систем электронного документооборота разных органов исполнительной власти, призванных взаимодействовать друг с другом. Решение этой проблемы требует унификации подхода к наименованию документации, ее кодификации и так далее;
- в-четвертых, недостаточность материальных ресурсов для внедрения электронного документооборота, его отладки, оптимизации. Государство стремится к выделению достаточных средств на организацию электронного документооборота, однако в современных условиях, особенно с учетом санкций и пандемии, данная статья расходов не является приоритетной;
- в-пятых, необходимость использования элементов электронного документооборота, требующего формирования правовых условий его использования и механизмов защиты, что также ведет к дополнительным финансовым затратам;
- в-шестых, необходимость сохранения сходного содержания электронной документации и бумажных документов, поскольку в противном случае электронный документооборот работать не будет.
На сегодняшний день система электронного документооборота в органах исполнительной власти получила свое распространение практически повсеместно, однако она не всегда обеспечивает достаточную эффективность и прозрачность, а также возможность доступа граждан к информационным ресурсам органов исполнительной власти. Проблемы организации электронного документооборота в органах исполнительной власти все еще требуют решения.
