Управление документооборотом и делопроизводством в органах местного самоуправления – это действия по организации документооборота в органах муниципального управления, а также контролю за соблюдением правил оформления, составления, публикации документации в органах муниципального управления
Сущность документооборота и делопроизводства в системе муниципального управления
Документооборот представляет собой движение документации в органах муниципального управления с момента их получения или создания силами данного органа до окончания его исполнении или отправления.
Делопроизводство – это процесс работы с документацией, берущий начало с момента создания документов и заканчивающийся при передаче этих документов на хранение в архив.
Делопроизводство рассматривает разнообразные процессы работы с документацией, в том числе создание документации, обработку входящей документации, перемещение документов из различных структурных подразделений и отделов органов муниципального управления, а также между должностными лицами, хранение документации после ее исполнения.
Управление документооборотом и делопроизводство в органах муниципального управления направлены на реализацию контрольного процесса за счет осуществления обработки входящей документации, подготовки исходящей документации, обработки обращений населения и хозяйствующих субъектов, работы с документации внутреннего назначения, подготовки документации нормативно-распорядительного характера, осуществления контроля исполнения поручений.
Документы муниципального управления представляют собой письменную форму управленческих решений, принимаемых муниципальными властями. Документирование основано на соблюдении утвержденных правил оформления документации.
Требования к оформлению документации в системе местного самоуправления
В России до сих пор применяются государственная система документационного обеспечения, утвержденная в 1998 году. Данная система включает в себя принципы и правила, которыми устанавливают совокупность единых требований к порядку документационного обеспечения управленческой деятельности, распространяющиеся и на систему муниципального управления.
Данный нормативный документ призван обеспечивать документооборот, сокращать численность и обеспечивать рост качества документации, создаваемой в процессе муниципального управления. Утвержденные правила обеспечивают эффективное применение средств и технологий обработки информации, формируют условия для совершенствования работы муниципального управленческого аппарата.
Еще относительно недавно система документооборота и делопроизводства в муниципальном управлении была основана на бумажных носителях. Документация представляла собой совокупность карточек, журналов, иных форм группировки информации. Однако развитие общества и информационных технологий, пронизывающих каждое направление управленческой деятельности, привело к необходимости автоматизации документооборота в системе муниципального управления. В настоящее время органы муниципального управления активно внедряют и совершенствуют автоматизированные системы обработки документации, формируют условия для полноценного перехода системы местного самоуправления к электронной форме документооборота.
Управление электронным документооборотом в системе муниципального управления подразумевает применение новейших технологий обработки документации, организацию их хранения в электронном виде, обеспечение информационной безопасности граждан и органов муниципального управления. Соблюдение требований к оформлению документации обеспечивает эффективность муниципального управления и способствует развитию муниципального управления за счет систематизации информации.
Органы муниципального управления стремятся к обеспечению через систему электронного документооборота формирования единого информационного пространства, интегрирующего в рамках одного информационного узла все документальные системы. Электронный документооборот в системе муниципального управления обеспечивает максимальную преемственность приемов и правил организации бумажного документооборота при переходе к современным способам обработки информации.
Управление документооборотом и делопроизводством в системе муниципального управления в конечном итоге находится в зависимости от различных промежуточных звеньев, позволяющих обеспечивать гибкость и оперативность принятия управленческих решений на муниципальном уровне.
Характеристика жизненного цикла документации в системе муниципального управления
Жизненный цикл документации в системе муниципального управления включает в себя следующие этапы:
- этап создания документации. На этом этапе подразумевается формирование документов муниципального управления в разрезе их функционального назначения, создание типовых форм документации, организация наблюдения за исполнением документации, характеристика порядка применения информационных технологий для составления документации;
- этап хранения и использования документации. На этом этапе осуществляется формирование дел, файлов, создание поисковых систем развития технологии передачи информационных данных, их копирование и тиражирование, создание центров хранения документации и архивной системы;
- этап передачи документации на хранение на постоянной основе. Этот этап подразумевает формирование описей документации, их группировки в соответствии со сроками хранения, проведение оценки, представления документации в государственный архив для осуществления ее хранения;
- этап управления архивами. Этот этап подразумевает создание хранилищ документации, разработку и совершенствование методологии реставрации и консервации документов, а также описания и систематизации фондов архивов, информирование общества о содержании архивов.
