Информационное обеспечение процесса принятия решений – это действия по формированию информационной базы, характеризующей текущее состояние проблем, требующих решения, а также обеспечивающей основу для выработки обоснованных способов их решения.
Сущность информационного обеспечения процесса принятия решений
Информационное обеспечение процесса принятия решений выступает в качестве важнейшей обеспечивающей функции, от качества которой напрямую зависит обоснованность принимаемых управленческих решений и эффективность функционирования системы управления.
Процесс управления, выражающаяся в принятии решений, осуществляется в ходе реализации межличностных отношений, информационного обмена, обсуждения и утверждения решений. Информационный обмен является сложнейшей проблемой любого уровня управленческой иерархии.
Информационный обмен можно разделить на четыре базовых элемента:
- во-первых, отправитель, в качестве которого выступают лица, ответственные за генерирование идей, сбор информации, ее передачу;
- во-вторых, сообщение, представляющее собой собственно информацию, которая закодирована с помощью определенных символов;
- в-третьих, канал, представляющий собой средство передачи информационных данных;
- в-четвертых, получатель, в качестве которого выступают лица, являющиеся потребителями информации и интерпретирующие ее.
Информационный обмен предполагает взаимодействие отправителей и получателей информации посредством нескольких взаимосвязанных этапов. Задача такого обмена состоит в составлении сообщения, использовании канала для его передачи с целью понимания и разделения исходных идей всеми сторонами обмена.
Этапы информационного обмена:
- зарождение идеи;
- кодирование информации и выбор канала передачи;
- собственно передача информации;
- декодирование информации.
Требования к информационному обеспечению процесса принятия решений
От качества информации напрямую зависит эффективность принимаемых управленческих решений. В связи с этим к информации предъявляется ряд требований, к числу которых можно отнести следующие:
- Своевременность. Информация обеспечивает возможность принятия управленческих решений, требующихся в текущий момент деятельности, только при условии ее оперативного получения. За счет того, что информация соответствует реальному положению дел, управленческий состав может предложить необходимые способы решения проблемы. При несвоевременном поступлении информации принятие решений не будет отвечать управленческим запросам;
- Ясность. Информация, обеспечивающая принятие решений, должна быть понятна всем ее пользователям, обладающим необходимыми специальными знаниями. Так же в определенной мере ясность информации обусловлена ее точностью;
- Уместность, по-другому это требование обозначается как релевантность. Информация, применяемая для принятия решений, должна соответствовать информационным нуждам лиц, ответственных за принятие решений, то есть характеризовать конкретную ситуацию, проблему;
- Существенность. Данное требование подразумевает оценку значимости влияния информации на результаты принятия решений. Существенная информация способна изменить конечный результат использования информации, в то время как несущественная не влияет на результат решения, следовательно, от нее можно абстрагироваться;
- Содержательность. Информация, применяемая для принятия решений, должна характеризовать определенную проблему, явление, оценивать равновременные отрезки, описывающие эти проблемы, явления в прошлом, настоящем и будущем;
- Логичность. Информационные данные должны выстраиваться в соответствии с законами логики. Информация не может строиться на подмене понятий. Предмет информационных данных в рамках одного сообщения должен быть постоянным. Это требование направлено на устранение неопределенности и неконкретности информационных данных. Игнорирование этого требования ведет к логическим ошибкам, именуемым «подменой тезиса»;
- Достоверность. Информация должна соответствовать реальной ситуации, не содержать значимых ошибок, правдиво отражать современное состояние проблемы;
- Достаточность. Информация, применяемая для принятия решения, должна быть представлена в достаточном объеме, для того чтобы обеспечить соответствие этого решения реальной ситуации или проблеме;
- Полнота. Информация, применяемая для принятия решения, должна характеризовать существующую ситуацию или проблему со всех сторон, то есть в полной мере описывать ее и предоставлять возможности для всестороннего анализа;
- Адресность. Информация должна учитывать то, кто будет ее пользователем.
- Информация, принимаемая для принятия управленческих решений, должна обеспечивать возможность квалифицированным пользователям этой информации принимать адекватные решения на ее основе.
Помимо требований к самой информации, используемой для принятия решений, существуют требования к источникам, надежность которых прямо влияет на результат использования информации.
Всю совокупность источников информации можно разделить на внешние и внутренние. Внутренними источниками являются все источники, которые находятся в пределах управляемой системы. Внешние источники информации находятся за пределами управляемой системой. Помимо этого, выделяют смешанные источники информации, которые представлены внутренней информации, подтвержденной информацией из внешних источников.
С одной стороны, внутренняя информация может быть признана более надежной в связи с тем, что известны правила ее подготовки, можно оценить ее полноту, обеспечить своевременность поступления. Однако специалисты отмечают, что внутренняя информация часто подвергается субъективной обработке, способной повлиять на ее достоверность. В то время как внешняя информация носит более объективный характер, то есть более полно и адекватно характеризуют сложившуюся ситуацию или проблему.
