Коммуникации в государственных и муниципальных организациях

Сущность и классификация коммуникаций в государственных и муниципальных организациях

Государственные и муниципальные организации осуществляют взаимодействие как с внешним миром, так и внутри своих обособленных систем.

В связи с этим всю совокупность коммуникаций государственных и муниципальных организаций можно разделить на две группы:

• внутренние коммуникации;
• внешние коммуникации.

Внутренние коммуникации представляет собой совокупность деловых отношений, осуществляемых между:

• подразделениями государственных и муниципальных организаций;
• руководителями государственных и муниципальных организаций;
• руководителями государственных муниципальных организаций и их подчиненными;
• коллегами.

Коммуникации, которые установились в системе государственных и муниципальных предприятий между их отдельными структурными подразделениями, являются отражением горизонтального и вертикального типа взаимосвязей этих подразделений, степени их участия в выполнении общих задач и достижении общих целей. Организация функциональной взаимосвязи различных подразделений реализуется через систему алгоритмов взаимодействия, детально описывающих роль каждого отдельного подразделения в реализации определенных функций. Нормы осуществления коммуникаций структурных подразделений государственных и муниципальных организаций регламентируются локальной документацией (к примеру, регламенты, положения о тех или иных службах и так же далее).

Коммуникация, сформировавшаяся между руководителями, не является характеристикой вовлеченности этих руководителей государственных и муниципальных организаций и их структурных подразделений в осуществлении совместной административной деятельности. Руководители играют особую роль в системе коммуникаций государственных и муниципальных организаций, поскольку несут ответственность не только за себя, но из-за действия своих подчиненных. Порядок взаимодействия руководителей различных структурных подразделений имеет частичную формальную регламентацию, а также регламентацию неформальную.

Система коммуникаций руководителей государственных и муниципальных организаций и их подчиненных строится на регламентации со стороны разнообразных нормативных документов, которые включают в себя должностные инструкции работников государственных и муниципальных предприятий, положения о структурных подразделениях, законодательство.

Формами внутренних коммуникаций являются:

• совещания;
• телефонные переговоры;
• факсы;
• электронные письма;
• документооборот;
• личные встречи.

Внешние коммуникации государственных и муниципальных организаций представляет собой взаимодействие между:

• государственными и муниципальными организациями и органами государственного и муниципального управления;
• государственными и муниципальными организациями и иными хозяйствующими субъектами;
• государственными и муниципальными организациями и населением;
• государственными и муниципальными организациями и средствами массовой информации.

Основные правила осуществления внутренних коммуникаций в государственных и муниципальных организациях

Коммуникации в государственных и муниципальных организациях следует организовывать в соответствии с основными правилами, к числу которых относятся следующие:

• запрет на требование от коллег особого отношения или привилегий по отношению к конкретному работнику;
• отказ от стремления к четкому разделению прав и ответственности при выполнении общей работы;
• самостоятельное отграничение своих ответственности и обязанностей от остального персонала даже при условии, если этого не делает руководитель государственной или муниципальной организации;
• выступление от имени всего отдела при организации взаимодействия с другими отделами;
• избавление от предвзятости по отношению к коллегам;
• дружелюбие и демонстрация доброго отношения с помощью различных приемов и средств;
• отказ от дачи невыполнимых обещаний;
• стремление слышать не только себя, но и других сотрудников;
• выражение симпатии к другим субъектам коммуникации;
• уважение личности в сотрудниках.

Соблюдение указанных правил при взаимодействии сотрудников друг с другом обеспечивает достижение поставленных целей и повышение результативности функционирования организации.

Принципиальные основы осуществления внешних коммуникаций государственных и муниципальных организаций

Коммуникации государственных и муниципальных предприятий внешнего характера становятся успешными при условии соблюдения определенных принципов их реализации. К числу таких принципов относятся следующие:

• во-первых, наличие цели в виде итогов предполагаемого общения до начала коммуникации. Такой подход обеспечивает контроль процесса коммуникации и определяет степень достижения запланированных результатов;
• во-вторых, проявление внимательности к реакции субъектов коммуникации, позволяющее своевременно отслеживать реакцию и корректировать дальнейшее взаимодействие;
• в-третьих, проявление гибкости, выражающееся в готовности менять собственное поведение в процессе коммуникаций. Такой подход обеспечивает применение аргументов, способных оказывать влияние на решения субъектов коммуникации.

При формировании коммуникации следует учитывать наличие возможных барьеров, выражающихся во вложении различного смысла в одни и те же слова, наличии слабых обратных связей, большой информационной перегрузке и так далее.