Информационно-справочные документы – это материальные носители, фиксирующие информацию о фактическом состоянии дел на объекте управления (в том числе акты, сводки, докладные записки, предложения и пр.), не содержащие поручения и не обязывающие действовать определенным образом, но сообщающие сведения, побуждающие к принятию управленческих решений, выбору того или иного способа управленческого воздействия.
Понятие и значение информационно-справочных документов
Информационно-справочные документы традиционно содержат информацию, отражающую состояние дел на объекте управления, иными словами, содержат справочно-аналитические сведения. Содержание этих документов отличает их от распорядительных документов, поскольку справочно-информационные документы, в отличие от последних, не содержат властных предписаний, они выступают базой для принятия управленческого решения, инициируют принятие управленческого решения или выбор способа реализации управленческого воздействия.
Информационно-справочные документы фиксируют текущее состояние объекта управления, сведения, характеризующие определенные стороны такого объекта, и являются необходимым условием функционирования организации и в частности системы управления.
Необходимо отметить, что информационно-справочные документы объединяют разные по своему содержанию и видам документы, но общая цель создания и использования таких документов – это:
- передача сведений от одного адресата к другому;
- фиксация значимых для организации и реализации деятельности предприятия сведений.
Разнообразие видов информационно-справочных документов обусловлено в том числе и возможностью создания их разными сотрудниками – от рядовых работников предприятия до руководителей.
Информационно-справочные документы в системе документооборота организации традиционно следуют по маршруту: от сотрудника до руководителя подразделения предприятия, от руководителя подразделения до руководителя предприятия. Эти документы, как отмечалось выше, не требующие исполнения, обеспечивают руководителя необходимой информацией для принятия управленческого решения.
Виды информационно-справочных документов
К числу наиболее распространенных информационно-справочных документов относят следующие их виды:
- Протокол. Такой документ фиксирует ход обсуждения определенного управленческого вопроса и процесс принятия решения на заседании, совещании, собрании, деловой встрече. Протокол фиксирует деятельность заинтересованных субъектов по выработке совместного решения. Обычно протоколы оформляются на основании черновых записей, которые фиксируют ход проработки проблемы в процессе заседания, собрания и пр. Сегодня для создания протоколов активно используются звукозаписи, а также материалы, которые заранее были подготовлены для заседания, собрания и пр., например, доклады, тезисы, справки и др.
- Докладная записка. Этот тип информационно-справочного документа обычно адресован руководителю предприятия и фиксирует информацию относительно состояния конкретной области управления, по конкретной проблеме или процессу. Иными словами, докладная записка имеет своей целью предоставить руководителю сведения относительно значимых для управления организацией события, факта, процесса, явления, иными словами, об обстоятельствах, требующих принятия управленческого решения. Докладная записка может быть представлена непосредственно руководителю предприятия или его подразделения, она составляется по инициативе работника или по распоряжению руководителя.
- Предложение. Это информационно-справочный документ, который закрепляет перечень предложений для решения конкретного управленческого вопроса. Традиционно в структуре предложения выделяется две части: обоснование и заключение с перечнем предложений.
- Служебная записка. Этот вид документа близок к докладной записке и оформляется работником на имя руководителя другого подразделения или руководителя предприятия. Служебная записка обычно отражает сведения, необходимые для решения какого-либо информационного, материально-технического вопроса.
- Объяснительная записка. Данный вид информационно-справочного документа используется для объяснения причин какого-либо события, факта, действия, происшествия. Составляется такая записка работником и представляется вышестоящему сотруднику.
- Справка. Этот вид информационно-справочного документа содержит описание и подтверждение определенных фактов или событий о деятельности организации. Справки могут характеризовать основную деятельность организации, подтверждать сведения относительно такой деятельности. Названный вид информационно-справочного документа может использоваться внутри организации или формироваться по запросу контрагентов.
Служебное письмо. Этот вид информационно-справочных документов используется для взаимодействия физических лиц и предприятий по вопросам реализации хозяйственной деятельности. В соответствии с функциями и задачами, на решение которых направлены служебные письма можно выделить следующие их виды:
- запрос. Такие письма содержат просьбу предоставить сведения, необходимые для принятия того или иного решения при реализации хозяйственной деятельности;
- циркулярное. Это письмо направляется вышестоящим предприятием нижестоящему для сообщения необходимых сведений и установок по организации хозяйственной деятельности;
- гарантийное. Названный вид служебного письма подтверждают согласованные условий и ранее достигнутых соглашений;
- оферта. Этот вид служебного письма содержит письменное предложение одного субъекта другому по заключению договора.
Отчет. Этот вид информационно-справочного документа обобщает сводные, итоговые аналитические параметры хозяйственной или конкретно управленческой деятельности предприятия. Формирование отчетной документации производится с установленной периодичностью для представления органу управления и для статистического учета и др.
