Документ архивного фонда Российской Федерации – это материальный носитель с зафиксированными на нем сведениями, обладающий реквизитами, позволяющими произвести его идентификацию, подлежащий хранению ввиду значимости самого носителя и зафиксированных сведений для граждан, социума и государства, прошедший экспертные исследования ценности документа и поставленный на государственный учет для постоянного хранения.
Правовые основы доступа к документам архивного фонда Российской Федерации
Специальным федеральным законом в России регулируются отношения в области организации хранения, учета и использования документов, составляющих архивный фонд страны, а также иных архивных документов независимо от того, в чьей собственности они находятся. Кроме того, специальным федеральным законодательством регулируются общественные отношения в области управления архивным делом в стране в интересах личности, социума и государства.
Специальный федеральный закон закрепляет следующие правовые категории, используемые в рассматриваемой сфере:
- архивное дело в стране – это специальная деятельность органов публичного управления федерального, регионального и местного уровня, организаций и граждан в области организации, хранения, учета и использования документов, составляющих архивный фонд страны, а также иных архивных документов;
- архивный документ как материальный носитель, фиксирующий сведения, имеющий реквизиты для идентификации и подлежащей хранению ввиду своей значимости для граждан, социума и государства;
- документ архивного фонда страны представляет собой архивный документ, который прошел экспертное исследование ценности документа, поставлен на учет государством и подлежит хранению на постоянной основе;
- архивный фонд – это система архивных документов, которые связаны логически или исторически.
Доступ к архивным документам страны обусловлен гарантированным Конституцией России правом граждан на свободный поиск, получение, передачу, производство, распространение информации законными способами. Гражданам предоставляется право доступа к архивным документам страны. При этом необходимо отметить, что законом предусматривается ряд ограничений по доступу к архивным документам, обусловленных необходимостью обеспечить государственную тайну. Перечень информации, которая составляет государственную тайну, определяются указом главы государства. При этом в соответствии с таким указом не может быть засекречена информация относительно:
- чрезвычайных происшествий, катастроф, которые представляют угрозу для безопасности здоровья граждан, о последствиях таких катастроф;
- об экологическом состоянии;
- о здравоохранении, демографии, образовании, о преступлениях и др.
Способы предоставления доступа к документам архивного фонда Российской Федерации
В соответствии со специальным федеральным законодательством об архивном деле в стране пользователи архивных документов могут свободно осуществлять поиск и получать для исследования документы архивного фонда страны. Законом предусматриваются следующие способы обеспечения доступа граждан и их объединений к документам архивного фонда:
- предоставление пользователю архивными документами средств справочно-поискового характера и сведений о таких средствах, в частности в виде электронного документа;
- предоставление подлинника или копии необходимого документа, в частности в виде электронного документа;
- использование информационно-телекоммуникационной сети Интернет, в частности с применением копирования.
Вопросы доступа к архивным документам, которые находятся в частной собственности, за исключением тех документов, доступ к которым определяется федеральным законодательством, регулируются самим собственником или владельцем архива.
Ограничение доступа к документам архивного фонда Российской Федерации
Доступ к архивным документам ограничивается на основе международного договора, законодательства страны, а также исходя из распоряжений собственника или владельца архивов, которые находятся в частной собственности.
К архивным документам независимо от того, в чьей собственности они находятся, ограничивают доступ, если они содержат информацию, представляющую собой государственную или другую охраняемую российским законодательством тайну. Кроме того, доступ ограничивается к подлинникам особо ценных документов, в частности к уникальным документам и документам архивного фонда страны, которые в установленном порядке уполномоченным органом публичной власти в области архивного дела и делопроизводства признаны находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.
Доступ ограничивается к архивным документам, которые содержат информацию о личной или семейной тайне лица, о его частной жизни, а также к информации, которая может представлять угрозу для безопасности такого лица, на срок до 75 лет со дня создания документа. С письменного разрешения лица (а в случае его смерти – с письменного разрешения наследника такого лица) ограничения на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной или семейной тайне, о частной жизни или информацию, создающую угрозу для безопасности лица, могут быть отменены до истечения 75 лет со дня создания такого документа.
Использование документов архивного фонда Российской Федерации
Пользователи архивными документами могут использовать, осуществлять передачу, распространять сведения, которые содержатся в предоставленных им документах, а также копировать такие документы в соответствии с любыми законами целями и любым законом способом.
Архивы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, а также государственные и муниципальные библиотеки, музеи, научные учреждения, которые входят в перечень, утвержденный федеральном правительством, обеспечивают пользователям необходимые для реализации поиска и исследования архивных документов условия.
