Архивный отдел Пенсионного фонда – это существующее в традиционном и электронном виде структурное подразделение Пенсионного фонда, обеспечивающее хранение данных персонифицированного учета застрахованных граждан с целью последующего назначения пенсий.
Сущность и назначение архивного отдела Пенсионного фонда РФ
Пенсионный фонд обеспечивает документальное сопровождение всего периода трудовой деятельности каждого гражданина, а также периода по истечении трудоспособного возраста, в течение которого осуществляется получение пенсии. В масштабе страны объем документации, позволяющий вести учет пенсионных накоплений и выплат, огромен. Эта документация подлежит длительному хранению, а с учетом постоянного пополнения формирует огромные массивы информации.
Как результат, архивный отдел Пенсионного фонда представляет собой совокупность структурных подразделений фонда, обеспечивающих хранение данных персонифицированного учета. Тенденции развития современного общества и информатизация оказали существенное влияние на деятельность архивного отдела Пенсионного фонда, обеспечивая его стремление к переходу на новые условия работы.
Нацеленность российских властей на формирование электронного Правительства стала причиной проведения в 2001 году тендера на создание электронного архива документации персонифицированного пенсионного учета.
Формирование электронного архива Пенсионного фонда было направлено на отказ от накопления огромного количества информации на бумажных носителях и переход к электронной форме документации. Решение этой задачи способно обеспечить работу архивного отдела Пенсионного фонда в соответствии с принципами простоты хранения и компактности документации. Также формирование электронного архивного отдела Пенсионного фонда должно способствовать повышению оперативности работы с документацией этого архива.
Задача по созданию электронного архива Пенсионного фонда Российской Федерации была направлена на формирование возможностей ввода значительных объемов информации, обеспечивающих ведение персонифицированного учета для создания единой базы данных, содержащей информацию обо всех работающих гражданах и их доходах.
Основные задачи функционирования архивного отдела Пенсионного фонда можно свести к следующему:
- во-первых, обеспечение хранения информации индивидуального персонифицированного учета о гражданах Российской Федерации;
- во-вторых, предоставление необходимой информации другим подразделениям Пенсионного фонда с целью назначения пенсий и проверки информации о стаже и доходах граждан;
- в-третьих, формирование массива данных, обеспечивающих прогнозирование будущих расходов Пенсионного фонда, а также возможные доходы фонда.
Структура архива Пенсионного фонда
Электронный архив Пенсионного фонда включает в себя следующие составляющие:
- во-первых, центральный архив;
- во-вторых, архив «Район»;
- в-третьих, архив «Межрайонный пункт»;
- в-четвертых, архив «Регион».
Последние три конфигурации архивов находятся на стадии активного внедрения. Предполагается, что архивы разных уровней будут интегрированы между собой.
В составе электронного архива Пенсионного фонда находится ряд взаимосвязанных подсистем, к числу которых относятся:
- подсистема ввода информации;
- подсистема архивации информации;
- подсистема обеспечения безопасности информации;
- подсистема анализа и статистики.
Ввод данных в любую из подсистем архива Пенсионного фонда осуществляется на основании бланков, имеющих рукописное или машинное заполнение. К таким бланкам относится «Индивидуальные сведения о стаже и заработке», опись документации, содержащейся в пачках, иные документы системы персонифицированного учета.
Наполнение электронного архива Пенсионного фонда Российской Федерации осуществляется посредством сканирования документов и ввода стандартных форм в систему. Программное обеспечение позволяет использовать различные виды сканеров в неограниченном количестве.
Обеспечение информационной безопасности архива Пенсионного фонда
Перевод архивного отдела Пенсионного фонда в электронную форму поставил новые задачи по защите содержащейся в нем информации. Обеспечение информационной безопасности архивного отдела осуществляется с помощью средств, способствующих организации конфиденциальной работы с информацией. Многопользовательские авторизированные системы учета персонифицированных данных хранят и обрабатывают информацию, имеющую разный уровень конфиденциальности. Хранение информации осуществляется в закодированном виде. Для каждого пользователя устанавливается заранее определенный объем информации, к которому он имеет допуск в основе подсистемы управления доступом находится трехмерная матрица разграничения доступа. В отношении каждого пользователя устанавливается определение объектов, к которым он имеет доступ, а также полномочия доступа.
Система информационной безопасности данных электронного архива Пенсионного фонда обеспечивает реализацию следующих задач:
- осуществляет идентификацию и проверку подлинности субъектов доступа на этапе входа в систему по паролю и идентификаторам;
- обеспечивает возможность самостоятельного изменения пользователем своего пароля при условии наличия разрешения со стороны администратора безопасности;
- обеспечивает возможность изменения паролей пользователей администратором безопасности;
- хранит идентификаторы и пароли в неявном виде в рамках системы;
- идентифицирует и аутентифицирует пользователей с клавиатуры;
- управляет уровнями конфиденциальности;
- контролирует доступ и аутентификацию субъектов к защищенным ресурсам;
- устанавливает права работы для каждого пользователя с определенного рабочего места в соответствии с утвержденным перечнем.
