Документооборот в системе принятия и исполнения государственных решений – это система документации, обеспечивающая сопровождение и оформление процесса принятия и реализации государственных решений с целью их упорядочивания и контроля их исполнения.
Понятие и сущность документооборота в системе принятия и исполнения государственных решений
Для Российской Федерации на этапе современного развития государства характерна регламентация документооборота в системе принятия и исполнения государственных решений на уровне законодательства. Помимо правовых актов, регулирующих порядок документооборота при принятии и исполнении государственных решений, принимаются национальные стандарты и методические материалы, имеющие общегосударственное действие.
Государство предпринимает определенные усилия для упорядочивания требований к организации документооборота по принятию и реализации государственных решений, однако подход к этому процессу нельзя назвать комплексным.
К числу наиболее характерных черт современного законодательства в сфере регламентации документооборота при принятии и реализации государственных решений относится регламентация документации в автоматизированных системах.
Органы государственной власти определяют порядок документирования государственного управления и несут ответственность за организацию делопроизводства на территории Российской Федерации.
Документооборот в системе принятия и реализации государственных решений представляет собой процесс движения документации с момента ее создания или получения до завершения исполнения государственного решения и сдачи документации по нему в архив.
Документация в условиях принятия и реализации государственных решений сложно переоценить. Документы:
- позволяют контролировать ход принятия и реализации государственного решения,
- формируют информационную базу для принятия этого решения,
- определяют ответственность за его реализацию,
- носят инструктивный характер.
Документирование различных этапов принятия и реализации государственных решений
Состав документации, в которой регистрируется принятие и реализация государственных решений, варьируется в зависимости от этапа принятия и реализации государственного решения.
Подготовительный этап разработки государственного решения представляет собой действия, направленные на выработку цели государственного решения. Этот этап подразумевает выявление проблем, которые касаются конкретных вопросов государственного управления и создания повестки дня, направленной на выработку государственного решения. Документирование этого этапа состоит в сборе информации, характеризующей состояние той или иной проблемы государственного управления. Также на этом этапе документируют предложения различных органов государственной власти, предлагающих альтернативы решений той или иной государственной проблемы.
Следующий этап разработки и реализации государственных решений представляет собой выбор оптимального варианта действий из предложенных на предыдущем этапе. Документальное оформление этого этапа разработки и реализации государственных решений подразумевает оформление аналитических записок, характеризующих различные варианты государственных решений и планируемую эффективность по результатам их реализации. Выбор определенного варианта государственного решения также подлежит документированию в форме аналитической записки, которая описывает причины выбора и недостатки отвергнутых вариантов решений.
На третьем этапе разработки и реализации государственных решений происходит утверждение выбранного варианта государственного решения в форме организационно-распорядительной документации. В зависимости от содержания государственного решения оно может документироваться в форме приказа, постановления, распоряжения, государственной программы и так далее. К каждому из указанных видов документов предъявляются свои требования по форме и наличию реквизитов.
Следующим этапом разработки и реализации государственных решений является этап осуществления решения. На этом этапе документируется направление заданий исполнителям, сроки исполнения, ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение государственного решения, иные аспекты реализации государственного решения. В процессе реализации государственного решения документируется ход этого решения, его отдельные мероприятия, процессы, достигнутые результаты. Эта документация позволяет оценивать эффективность процесса реализации государственного решения.
Контрольный этап разработки и реализации государственного решения предполагает оценку действий исполнителей, эффективности государственного решения, соответствия достигнутых результатов запланированным показателям. На этом этапе документация обеспечивается сравнением плановых индикаторов и показателей реализации государственного решения с достигнутыми результатами. Работа с такой документации обеспечивает накопление опыта принятия и реализации государственных решений, наращение их эффективности и успешности реализации, отказ от неэффективных действий и мероприятий.
Документация по принятию и реализации государственных решений подлежит хранению в архивах соответствующих органов государственного управления на протяжении длительного времени, что позволяет при необходимости обращаться к опыту и оценке тех или иных государственных решений с целью выработки на их основе аналогичных или новых государственных решений.
Документирование процесса принятия и реализации государственных решений подчиняется определенным положениям и стандартам, разрабатываемым на федеральном уровне. Такой подход обеспечивает единообразие принимаемых управленческих решений на территории государства, в различных органах государственного управления.
