Документирование прохождения государственной службы - это порядок документации прохождения государственной службы, выполнения государственным служащим своих обязанностей в соответствии с требованиями законодательства.
Необходимость документирования прохождения государственной службы
Российская государственная служба длительное время являлась объектом административного реформирования со стороны государственной власти. Это было обусловлено сменой государственного строя и формированием нового государства. В последние десятилетия были приняты нормативные документы, установившие трехмерную структуру органов государственной власти, разграничение функций федеральных органов власти, включая министерства, службы и агентства, и обеспечивающие систематизацию государственной службы по уровням и видам её осуществления.
Кардинальная перестройка государственного аппарата способствовала изменению компетенции органов государственной власти и значительному обновлению состава государственных служащих. В определённой мере это способствовало повышению качества оказания государственных услуг, несения государственной службы за счёт прихода в её состав людей нового мышления и формата, ориентированных на обслуживание населения. С другой стороны, новые государственные служащие не всегда обладают достаточным объемом навыков и знаний, обеспечивающих возможность ведения качественного делопроизводства государственной службы. Государственные служащие зачастую сталкиваются с трудностями при подготовке и оформлении управленческих решений, организации их исполнения, ведении деловой переписки, другой служебной корреспонденции, не имеют навыков формирования номенклатурных дел, оформления этих дел для передачи в архив.
При этом государство постепенно наращивает регламентацию документирования государственной службы, обеспечивающего правовую основу этого процесса.
Это предъявляет повышенные требования к процессу документирования государственной службы и навыкам государственных служащих в этой области.
Общая характеристика системы документирования государственной службы
Система документирования государственной службы включает в себя различные документы, к числу которых можно отнести:
- во-первых, организационно-распорядительную документацию;
- во-вторых, финансовую документацию;
- в-третьих, документацию по материально-техническому обеспечению;
- в-четвертых, плановую документацию;
- в-пятых, отчетную документацию;
- в-шестых, договорную документацию;
- в-седьмых, документацию по документационному и информационному обеспечению.
Каждый вид такой документации обладает определенными особенностями. Например, организационно-распорядительная документация включает в себя следующие группы документов: организационные документы, к числу которых относятся положения, уставы, инструкции, правила, определяющие статус органы государственного управления; распорядительную документацию, к которой относятся постановления, распоряжения, приказы, указания; справочно-информационную и информационно-аналитическую документацию, к которой относится письма, телеграммы, докладные, объяснительные, служебные и аналитические записки, запросы, сводки, справки, акты, протоколы и так далее; документацию по личному составу, которое включает в себя приказы по личному составу, личные дела, характеристики, карточки, удостоверения и так далее; документацию по обращениям населения и хозяйствующих субъектов.
Организационно-распорядительной документацией государственная служба призвана фиксировать решения организационных, административных и управленческих вопросов, вопросов взаимодействия органов государственной власти и так далее.
Унификация документирования государственной службы
Упорядочивание документирования государственные службы обеспечивается за счет применения унифицированных систем документации, которые формируют единые правила и требования к оформлению документов, используемых в системе государственного управления.
Унифицированные формы документов представляют собой формуляры, которые содержат определённую постоянную часть текста и заполняемые реквизиты.
Раньше унифицированные документы применялись во всех сферах общественной жизнедеятельности, однако в настоящее время вне системы государственного и муниципального управления, а также бюджетного учета эти документы утратили определяющее значение. Тем не менее, в системе государственной службы применение унифицированных документов обеспечивает необходимое единообразие документации на всей территории государства.
Применение унифицированных документов в системе государственной службы обеспечивает упорядочивание делопроизводства, оптимизирует и сокращает информационные потоки, снижает затраты на подготовку и обработку документации, их поиск и применение. Такой подход особенно актуален в условиях активного перехода на электронную форму документации.
Унифицированные формы документации государственной службы делятся на организационно-распорядительные, финансовые, учетные, отчетные, научно-статистические, трудовые, внешнеторговые и так далее.
Унифицированные документы обеспечивают единство правил и практики документирования на всех уровнях государственного управления, обеспечивают информационную совместимость различных баз данных, устанавливают соответствие бумажных и электронных форм документов.
Состав документации по прохождению государственной службы
К числу документов, отображающих непосредственно прохождение государственной службы, относятся документы, регулирующие порядок взаимодействия государственного служащего и представителя нанимателя, а также порядок выполнения государственным служащим своих обязанностей вплоть до процесса увольнения. К числу таких документов относятся служебные контракты, на основании которых государственные служащие выполняют свои обязанности, аттестационные листы, оформляемые по результатам прохождения аттестации, результаты иных испытаний государственных служащих, приказы по личному составу, личные карточки, в которых отражаются достижения и иные аспекты несения государственной службы.
