Формы учета движения номерного фонда в специализированных системах

Распоряжаются ими:

• дирекция отеля,
• менеджмент гостиничной сети,
• дирекция по управлению отелями,
• глобальные системы бронирования и резервирования мест.

Разумеется, не во всех случаях присутствуют все перечисленные элементы. Во многих гостиницах этот список несколько короче.

Специальная дирекция, осуществляющая управление номерным фондом, состоит из службы портье, горничных, службы текущего ремонта, службы безопасности и службы сервисной группы.

На руководителя дирекции возложена ответственность за оказание ключевых гостиничных услуг, а также за поддержание номера в соответствии с принятыми в стране стандартами.

Служба управления номерным фондом (служба эксплуатации номерного фонда) – это подразделение гостиницы, которое занимается обеспечением технического обслуживания и ремонта жилых и вспомогательных помещений, подготовкой к заселению, уборкой и выводом из эксплуатации номеров для проведения косметического или планового ремонта. Также данное подразделение занимается обслуживанием гостей в номерах, поддерживает необходимый уровень санитарно-гигиенического состояния номеров, а также уровень комфорта в жилых помещениях, и оказывает гостям различные бытовые услуги.

Кроме документов, которые администратор выдает на руки клиенту, он должен заполнять документы, которые предназначены для ведения оперативного учета проживающих. В современных гостиницах, которые используют автоматизированные системы учета, такие документы, обычно, формируются автоматически, во время регистрации гостя.

В отелях, где автоматического учета нет, в качестве ключевого документа учета использования номерного фонда выступает ведомость движения номерного фонда, которая выглядит следующим образом (рисунок 1):

Рисунок 1. Ведомость движения номерного фонда. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

В первой части представленного документа содержатся сведения о номерах, свободных к 00.00 часу текущих суток, в другой же части администратор должен записать номера, освобождающиеся в течение суток.

Именно с этим документом должен работать дежурный администратор при заселении гостей, которые прибыли в гостиницу. В нем отражают всю информацию о наличии свободных номеров или мест.

На каждом этаже гостиницы дежурный по этажу занимается составлением списка проживающих на этаже. Этот документ еще называют «шахматкой».

В нем содержатся следующие сведения:

• название гостиницы (например, гостиница «интурист»),
• список проживающих на этаже,
• дата заполнения списка,
• фамилия дежурного администратора.

Рисунок 2. Список проживающих на этаже. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

На базе данного списка дежурные по этажу ежедневно занимаются составлением наряда на уборку номеров и указывают вид уборки и фамилию горничной, которая будет ею заниматься. Также на основании данных этого списка дежурный по этажу всегда будет в курсе того, какие дополнительные услуги, требуется предоставить клиенту.

Программы, предназначенные для учета движения номерного фонда в гостиницах

Любой владелец современной гостиницы должен озаботиться вопросом автоматизации регистрации гостей, а также приобретением специальных сервисов, предназначенных для осуществления управления номерным фондом.

За счет применения программ для учета номерного фонда отеля, удастся избежать возникновения таких неприятных ситуаций, как двойное бронирование, можно будет подобрать идеальный вариант для размещения в номерном фонде, добавить дополнительные опции в заказ, отправлять оповещения о скором прибытии. Постоянным же клиентам можно предложить особые бонусы и программы. Далее имеет смысл перечислить основные программы учета движения номерного фонда, используемые в российских гостиницах.

Контур. Отель

Функции и преимущества: наличие облачного сервиса доя гостиниц, гостевых домов, хостелов, апартаментов и санаториев. Сервис дает возможность управлять номерным фондом, получать брони прямо с сайта отеля, а также с площадок для бронирования и предоставлять сведения о постояльцах в МВД через Интернет. Присутствует возможность фиксации бронирования в единой «шахматке». Имеется возможность дополнения и изменения информации по забронированным номерам, добавлять акции и прописывать особые условия тарифов в календарь.

Программа предлагает устанавливать особые тарифы под конкретный сезон года. Также можно отражать в «Контур. Отеле» актуальное состояние номерного фонда.

Однако, в программе отсутствует возможность указания почасовой оплаты и нет взаимодействия с некоторыми из отделов МВД.

1С: Предприятие. Отель

Программа представляет собой отраслевое решение, предназначенное для того, чтобы повысить эффективность работы гостиниц любого формата, начиная с хостелов, заканчивая крупными гостиничными сетями. Присутствует интерфейс на русском, английском и немецком языках. Имеется в наличии интерактивная графическая карта номерного фонда. Присутствует возможность, как группового, так и индивидуального бронирования. Можно осуществлять следующие действия:

• выполнять проверку наличия номеров,
• рассчитывать стоимость,
• отправлять счета.

Имеется специальный механизм квот для туроператоров, предлагается применение динамических тарифов, присутствует система скидок и бонусов.

Bnovo PMS

Данная программа поможет в осуществлении эффективного управления отелями, гостиницами и хостелами. Система управления способна наглядно демонстрировать все то, что происходит в данном заведении. За счет наличия гибких настроек менеджер сможет адаптировать систему под каждого из пользователей.