Cущность и значение автоматизированных систем бюджетирования (АСБ)
Планирование, контроль и анализ бюджетов предприятий в современных условиях возможен при помощи самых различных корпоративных информационных систем. В то же время, максимальные возможности для наиболее эффективного бюджетного управления компанией предоставляют специальные программные продукты – так называемые АСБ (автоматизированные системы бюджетирования).
Автоматизированная система бюджетирования собой представляет финансовую модель фирмы в виде различных бюджетов (производства, закупок, продаж, инвестиций т. д.) которые тесно взаимосвязаны между собой.
Данная модель не только дает возможность планировать финансовые потоки по каждому из центров финансовой ответственности, но также сопоставлять их с фактическими данными, анализировать текущие и будущие изменения ключевых показателей, а также то, как они могут отразиться на финансовом состоянии фирмы и т. д.
Как правило, в подобного рода моделировании принимают участие финансовый директор, а также остальные сотрудники, которые задействованы в исполнении и составлении бюджетов.
Основные функциональные блоки АСБ
В автоматизированные системы бюджетирования данные поступают из различных корпоративных информационных систем.
Любая автоматизированная система бюджетирования должна состоять из таких основных функциональных блоков:
- система бюджетов
- различные средства для взаимодействия с системой бюджетов (редактор отчетов, дополнительные функции и т. д.)
- средства для переноса данных из различных учетных систем.
- инструменты для коллективной работы над системой бюджетов и др.
Основные цели, которые преследует АСБ
Ими являются:
- комплексный учет всех денежных потоков и процессов, происходящих в финансово-хозяйственной деятельности
- формирование отчетов о работе компании за определенный период (это, в частности, дает возможность оценить эффективность того или иного направления деятельности, окупаемость затрат и т. д.)
- планирование деятельности фирмы на основании упорядоченной информации
- прогнозирование средств на развитие и поддержание бизнеса
- мониторинг работы фирмы в реальном времени
- снижение числа ошибок (а также вероятности их возникновения в дальнейшем), связанных с человеческим фактором и рутинными, «ручными» операциями
Ключевые аспекты и существующие на рынке варианты автоматизации бюджетирования на предприятии
Безусловно, рационализация работы с информацией, систематизация и автоматизация последней имеет большое значение. Однако, очень важно, при этом, во избежание «автоматизированного беспорядка», наладить эффективную общую систему (в частности, алгоритм учета и внесения данных в базу).
Возможны самые различные подходы к вопросам автоматизации бюджетирования.
Так, если речь идет о совсем небольшой фирме, то можно вполне обойтись и программой Excel от компании Microsoft (его обычные и сводные таблицы дают возможность несколько упростить и упорядочить учет). Данный программный продукт можно активно использовать на первых порах деятельности фирмы.
Средние и крупные фирмы для автоматизации бюджетирования используют, как правило специализированное ПО (в том числе «1С-Предприятие»).
Таким образом, автоматизация бюджетирования – довольно хлопотный процесс, требующий максимально серьёзного подхода, а также значительного интервала времени для ее внедрения. В то же время, при помощи АСБ можно вывести на качественно новый уровень эффективность работы фирмы и улучшить состояние ее финансов.
