Этикет – это общепринятая система правил поведения, которая предполагает следование моральным и культурным нормам.
Сущность речевого этикета в деловых документах
Речевой этикет – это комплекс норм речевого поведения, которые применяются в ситуациях вступления собеседников в коммуникативный контакт.
Часто речевой этикет отражает национально-специфические правила речевого поведения в типичных ситуациях общения.
Речевой этикет также отражает:
- тональность в обстановке общения;
- устойчивые формулы коммуникации.
В разных сферах общения существуют уникальные нормы и правила этикета.
Деловой этикет – это порядок коммуникации, принятый в сфере делового общения. При письменном деловом общении этикет отражен в форме и содержании документов. Он предполагает соблюдение регламента официально-делового стиля взаимодействия между людьми.
В деловой переписке между адресатом и адресантом применяются формулы речевого общения и общая корректность, учтивость. В деловой письменной речи нельзя применять иронию, сарказм, оскорбления.
Правила речевого этикета
Адресантам в деловой переписке не рекомендуется:
- побуждать к сиюминутному принятию решений;
- навязывать адресату решение вопроса в свою пользу;
- начинать письмо с отказа в тех случаях, когда решить вопрос положительно нельзя.
Для адресата с точки зрения этических норм обязательно давать оперативный и четкий ответ, поскольку задержка ответа или его отсутствие могут говорить о нежелании сотрудничать. Правильный выбор языковых средств при письменном и устном общении с партнерами определяют успех всего взаимодействия.
Основные речевые формулы
Среди основных речевых формул, которые можно применять в документах выделяют:
- обращение или апелляцию к адресату, его именование в процессе коммуникации. Обращение часто применяют в служебных переписках, когда обращаются к должностному лицу. Наименование адресата бывает универсальным, вежливым. Например: госпожа, граждане, коллеги, товарищ и пр. Официальные документы предполагают наименование адресата по профессии и должности.
- употребление личных местоимений. Из местоимений 2-го лица (ты — вы) допустима только форма множественного числа при обращении к одному лицу — Вы.
Если в деловом письме необходимо сформулировать предложение или просьбу, тогда используют форму первого лица множественного числа, а именно «представительское мы». Местоимения третьего лица, а именно он, она, они, оно применяются в документах крайне редко. Такое положение вещей объясняют универсальностью этих местоимений, что приводит к обезличиванию и фамильярности, а также отстраненности адресанта от активности в речевом акте, нарушениями делового этикета.
Глаголы в документах употребляют в форме изъявительного наклонения, реже повелительного наклонения. Чаще преобладают формы глаголов третьего лица, множественного числа: «сообщаем, что…», «напоминаем, что…».
Форма первого лица единственного числа применяется в документах, которые оформлены на бланках должностных лиц: «приглашаю…», «предлагаю…», «прошу дать ответ…».
Речевыми этикетными средствами могут выступать разнообразные вводные слова, которые позволяют не нарушить такие принципы, как корректность, вежливость. Особенно это важно, если формулируется письмо – отказ. В данном случае часто используют такие слова, как: «на наш взгляд», «надеемся на долгосрочное сотрудничество». При помощи формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность и добавить допустимую степень экспрессии. Например, можно применить следующие формулы: «мы обеспокоены отсутствием», «мы полагаем, что такое решение будет оптимальным».
Выбор определенной формулы речевого этикета зависит от той или иной коммуникативной ситуации. Это могут быть просьбы, извинения, благодарности. Необходимо учитывать также и экстралингвистические факторы, к которым относят: канал общения, адресата, адресанта.
От правильности отражения в деловой переписке той или иной коммуникативной ситуации зависит успех всего взаимодействия, поэтому важно выбирать правильные языковые средства, чтобы формировать понимание партнерами перспектив развития собственных отношений в дальнейшем.
Значение речевого этикета в документах
Все служебные документы должны иметь нейтральный тон, определяющий корректность и оптимизм. Деловое послание должно иметь высокую силу воздействия, оптимальный стиль и форму. В функции этикетных средств могут включаться вводные слова, которые указывают на отношение автора к предмету.
Этикетные формулы вежливости дают возможность смягчить категоричность высказывания. Например, если смягчить документальный отказ, то можно оставить открытым вопрос о сотрудничестве.
С помощью этикетных средств, а также образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки.
Отсюда следует, что выбор этикетных средств обуславливается коммуникативной целью, которая заложена в документе, имеющем официальный характер. Но при этом важно понимать, что ни один список рекомендованных выражений не даст возможности в полной мере решить проблему специфики речевого этикета.
Исключительно такт и культура, а также объективность в оценке деловых производственных ситуаций могут дать понять, какие именно речевые выражения будут оптимальными, какую разновидность текста лучше применить.
Речевой этикет в полной мере учитывается при создании любого делового документа во всех бизнес – сферах, официальных типах взаимодействия людей на региональном и общегосударственном уровне.
