Затраты – это уменьшение экономических выгод хозяйствующего субъекта, которое вызвано расходами на производство, реализацию продукции и осуществление других взаимосвязанных процессов.
Понятие и содержание экономического обоснования затрат
Обоснование затрат имеет ключевую важность для хозяйствующих субъектов. Это связано с тем, что при исчислении налога на прибыль организации и доходов индивидуальных предпринимателей к вычету принимаются только экономически обоснованные затраты на производство продукции, проведение работ, оказание услуг.
С точки зрения, изложенной в одном из ранее действовавших нормативно-правовых актов, экономическими обоснованными являются те затраты, которые:
- обусловлены целью получения доходов;
- удовлетворяют принципам рациональности;
- соответствуют обычаям делового оборота.
Экономическое обоснование затрат должно быть задокументировано, т.е. изложено в форме документа, который необходимо соответствующим образом составить и оформить. В этом документе необходимо изложить все подтверждения тому, что затраты были осуществлены с целью получения в будущем повышенных доходов или, наоборот, сокращенных затрат.
Перед началом работы по составлению обоснования затрат хозяйствующему субъекту необходимо принять во внимание два момента. Первый момент заключается в том, что ценность одной и той же суммы денежных средств неодинакова в различные моменты времени. Это означает, что деньги можно положить на банковский счет и открыть депозит, по которому будут начисляться проценты. Следовательно, затраты будут обоснованными, если они принесут доходность или экономию большую, чем потенциальные проценты по депозиту.
Второй момент заключается в необходимости доказательства того факта, что затраты, описываемые в настоящем документе, действительно принесут хозяйствующему субъекту в будущем запланированные доходы или экономию.
Таким образом, в документе, в котором описываются затраты хозяйствующего субъекта, должна быть отражена их взаимосвязь с предпринимательской деятельностью, имеется в виду перечень планируемых (или осуществлённых) затрат (на производство продукции, проведение работ, оказание услуг) и описание целей их использования.
Критерии экономической обоснованности затрат хозяйствующего субъекта
По мнению налоговых органов, направленность затрат хозяйствующего субъекта на получение дохода – критерий достаточно расплывчатый. Поэтому необходимо подтвердить существование взаимосвязи между затратами и финансовыми результатами. В частности, нередко бывает так, что по итогам хозяйственной деятельности в результате действия различных факторов предприниматель не получил прибыль.
В этом случае фискальные ведомства зачастую признают совершившиеся затраты необоснованными, поскольку от них хозяйствующий субъект не получил какой-либо выгоды (т.е. затраты оказались напрасными). Для хозяйствующего субъекта данный момент даже при текущем убытке имеет принципиальное значение, потому что в следующем налоговом периоде можно воспользоваться налоговым вычетом, равным сумме убытка. А если часть затрат необоснованна, то и размер учитываемого убытка меньше.
Здесь нужно оперировать тем тезисом, что результат хозяйственной деятельности не является критерием определения затрат как обоснованных. Это связано с тем, что результаты деятельности зависят не только от размера и вида затрат, но и от мероприятий по формированию себестоимости, продвижению товара, конкуренции и т.д. Кроме того, некоторые затраты заранее направлены именно на снижение убытков, а не на получение доходов.
Критерий рациональности затрат означает, что они необходимы для ведения хозяйственной деятельности, они выгодны (при рассмотрении нескольких вариантов использования денежных средств) и они не завышены. Данный критерий – самый сложный элемент обоснованности, потому что под него можно подвести массу всевозможных причин для совершения затрат. Именно поэтому налоговые органы зачастую отклоняют многие затраты хозяйствующего субъекта, которые обосновываются исходя из их рациональности.
Так, особую сложность представляет для хозяйствующего субъекта обоснование затрат, вызванных приобретением у контрагентов таких услуг, которые по своему содержанию похожи на функции собственных сотрудников, указанные в их должностных инструкциях. В подобной ситуации предпринимателю необходимо доказать отсутствие дублирования услуг или недостаток собственной рабочей силы / времени / квалификации для самостоятельного выполнения подобной работы.
Как было указано, критерий рациональности затрат, помимо прочего, означает отсутствие их завышения. Чтобы определить это, фактические затраты сравнивают с нормативными показателями (например, нормы для суточных на командировки, нормы компенсаций). Если нормативы не установлены, то сопоставление производится со средними ценами на идентичные товары (работы, услуги), представленные на рынке.
Обычаи делового оборота – это традиционные отношения, которые исторически сложились в сфере предпринимательства. Эти обычаи также могут вступать в качестве обоснования затрат. Подобный вид затрат законодательно не установлен, но если хозяйствующий субъект откажется от них, то он потеряет ряд рыночных преимуществ, что не позволит ему заключить выгодную сделку.
Также стоит акцентировать внимание на то, что затраты, совершение которых обосновывается хозяйствующим субъектом, должны иметь документальное сопровождение. Это обязательное требование, которое предъявляется действующим налоговым законодательством. Данный вопрос обычно относят к полномочиям бухгалтерской службы, которая собирает и обобщает первичные учетные документы (ими, например, могут быть платежные поручения, чеки, договоры, приходные и расходные кассовые ордера и др.).
