Сущность методологии описания бизнес-процессов
Методология описания бизнес-процессов – это набор методов, объединенных единой концепцией и применяемых для описания хозяйственной деятельности системы с целью управления ею.
Работа предприятия в рыночных условиях сопряжена с постоянными рисками и борьбой за выживание. Управление и регулирование внутренними процессами компании с учетом вероятности воздействия различных факторов внешней и внутренней среды, позволяет снижать степень негативного воздействия рисков, а также максимально эффективно использовать потенциал компании. Моделирование бизнес-процессов является действенным инструментом структуризации многообразных внутренних связей и объектов предприятия.
Для организации деятельности фирмы могут применяться различные методологии описания бизнес-процессов. Методология ведения проектов представляет собой реинжиниринг действующих процессов. Этот подход ведет к скачкообразному резкому изменению работы предприятия. Часто применяется для преобразований стоимости, производственных темпов или сервиса.
Для реализации методологий описаний бизнес-процессов применяются программные продукты, позволяющие создать единое информационное поле внутри предприятия, обеспечивающее доступ к необходимой информации лицам на различных должностях. Современные программы требуют адаптации под нужды каждого конкретного объекта хозяйствования.
Еще одна методология – это методология анализа и моделирования бизнес-процессов. Именно они помогают структурировать принимаемые управленческие решения, следовать стратегии и тактике предприятия. Моделирование бизнес-процессов позволяет не только разработать внутренние блоки взаимодействия, этапы производства, участие производственных факторов. Они так же помогают обозначить источники входных данных.
Существуют как государственные, так и частные корпоративные методологии описания бизнес-процессов. В основе их формирования лежат государственные стандарты, описывающие нормы осуществления тех или иных производственных действий. Возможность моделирования бизнес-процессов является мощным инструментом в руках руководителя компании. Она дает возможность не только структурировать все процессы, но также осуществлять качественный контроль над исполнением управленческих решений, отслеживать результат хозяйственной деятельности, устанавливать обратную связь.
Методология IDEF3
Моделирование бизнес-процессов стандартом IDEF0 не учитывает временную последовательностью и алгоритм планируемых работ. Для этих целей был усовершенствован стандарт IDEF0, и выпущен IDEF3. Последний применяется для разбивки работ на отдельные этапы. То есть, при планировании бизнес-процессов появляется возможность раскладывать производственный процесс на множество подзадач. Такой подход позволяет рассматривать альтернативные варианты. В этой модели особое внимание уделяется нумерации каждого подпроцесса. Он содержит в своем названии номер родительской работы, порядковый номер в декомпозиции и собственный номер в рамках рассматриваемой диаграммы.
Особенностью стандарта IDEF3 можно назвать возможность связывать объект с другими работами. Это дает возможность сделать модель более наглядной, дополнив ее необходимой информацией.
С помощью IDEF3 строятся следующие модели:
- Модели работ с учетом логики их реализации, что дает возможность рассмотреть весь поток работ в рамках одного субъекта хозяйствования.
- Модель переходных состояний, то есть положения, в которых может существовать исследуемый объект в рамках производственного процесса.
Методология IDEF3 позволяет моделировать и анализировать сценарии, которые могут развернуться в практической деятельности экономического субъекта. Например, можно рассмотреть ситуацию экстренного закрытия магазина, последовательность действий в случае ее наступления. Методология позволяет проработать узкие места, разработать инструкции по осуществлению последовательности действий, прописать отдельные блоки бизнес-процессов предприятия.
Связи между работами в методологии IDEF3 делятся на три блока. Связь предшествования в модели выражает ситуацию, когда рассматриваемая работа может быть выполнена в строгом порядке. То есть, сначала выполняется первая работа, затем вторая. Связь отношения описывает ситуацию, когда вторая работа может начаться или закончится до того, как начнется или закончится первая работа. Связь потоков объектов описывает применение первой работы в последующих работах.
Блоки модели IDEF3 отражают следующие данные:
- Единица работы показывает конкретную задачу, выполняемую сотрудником или подразделением.
- Ссылки применяются для отображения взаимодействия блока с другими диаграммами.
- Связи в виде стрелок описывают взаимодействие работ. Например, связь предшествования изображается единой линией, отображает этап перехода от одной работы к другой. Пунктирной линией показывается связь отношения между объектами. Потом объектов указывает связь объекта с несколькими объектами сразу, обозначается линией с двумя и более стрелками. Перекресток слияния указывает на объект, объединяющий несколько видов работ. А перекресток ветвления наоборот показывает разбивку объекта на подзадачи.
Методология IDEF3 показывает те места, где могут быть приняты альтернативные управленческие решения. Кроме того, она помогает отследить этапы перехода во времени от одного типа работ к следующим.
Диаграмма в стандарте IDEF3
В методологии IDEF3 существует два вида диаграмм. Они дают возможность рассматривать один и тот же бизнес-процесс с разных сторон. Существуют диаграммы описания последовательности процессов, а также диаграммы состояния объекта, его трансформации под влиянием бизнес-процесса. Например, при формировании диаграммы, описывающей создание блага, первый вид диаграмм опишет последовательность воздействия труда на ресурс, а вторая диаграмма покажет, как видоизменяется объект под влиянием труда.
С помощью графических инструментов IDEF3, руководители предприятий получают возможность документировать бизнес-процессы, создавать служебные инструкции. Кроме того, описанный процесс позволяет осуществлять эффективный контроль над его исполнением, а также отслеживать результаты труда.
Диаграмма, описывающая последовательность процессов, позволяет увидеть движение объекта в момент производства со стороны. Диаграмма состояния и изменения объекта показывает его преобразования с точки зрения самого объекта. Состояния объекта, как правило, показываются в кругах, изменения – направленными линиями.
Рассмотрим следующий рисунок:
Рисунок 1. Процесс предпродажной подготовки блага. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
На нем показан процесс предпродажной подготовки блага. Он показывает всю цепочку действии, которые необходимо произвести, чтобы выпустить новую единицу продукции. Сначала создается управляющее решение, и доводится до сотрудников соответствующим распорядительным документом. Далее процесс разбивается на три подзадачи, включающих в себя разработку и внедрение технической документации, сбора информации и формирования соответствующих материалов, закупку необходимых ресурсов, полуфабрикатов и расходных материалов. Важно осуществить мероприятия по подготовке персонала к работе над новым видом блага. Возможно потребуются новые знания, навыки, расходы на обучение в денежной и временной форме. Соединение новых материалов и навыков сотрудников позволит создать опытный образец, который в последующем будет тестироваться на рынке.
Методология и диаграммы IDEF3 позволяют разбивать блоки на более мелкие составляющие. Такой инструмент дает возможность более детального описания каждой задачи.
