Служба документационного обеспечения
Наличие и функциональность построения работы службы документационного обеспечения – необходимое условие эффективного осуществления управленческой деятельности.
Функции делопроизводительных служб на любом уровне (госучреждения, коммерческие предприятия или организации) подразумевают необходимость документировать управленческую деятельность. Документирование – обязательный, предписываемый законами акт государственного управления. Любой тип документа, созданный в процессе управленческой деятельности, должен соответствовать определенным нормам и требованиям, закрепленным в современном законодательстве. Оформляя управленческую документацию, важно исполнять и принимать во внимание ряд основных правил, предусмотренных законодательными и нормативными актами в делопроизводстве.
Законодательная и нормативно-методическая база делопроизводства – это законы, нормативные и правовые акты, а также иные методические документы, которыми регламентирована технология создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности, а также работа службы делопроизводства, ее структура, функции, штат и ряд прочих аспектов.
На современном этапе законодательное регулирование организации делопроизводства осуществляют через издание федеральных законодательных актов, которые состоят из комплекса правовых положений, методов и требований, устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов.
Основными из них являются:
- Указы Президента РФ.
- Постановления Правительства РФ.
- Законодательные акты РФ.
Указами Президента РФ и Постановлениями Правительства регулируются проблемы, затрагивающие подготовку, издание, государственную регистрацию и введение в эксплуатацию указов Президента, и нормативных правовых актов, которые издают органы государственного управления в области делопроизводства.
На сегодняшний день вопросы документооборота регламентируются на государственном уровне по нескольким основным направлениям: законодательное регулирование и стандартизация, а также разработка нормативно-правовой и нормативно-методической документации. Высшая юридическая сила отведена законам Российской Федерации.
Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентированы соответствующим сводом законов, указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, приказов и распоряжений органов государственной власти и управления.
Деятельность любой организации определена положением о ней, то есть Уставом.
Нормативно-методическое регулирование деятельности
Нормативно-методическое регулирование деятельности служб документационного обеспечения управления осуществляют через издание и утверждение разнообразных нормативных и инструктивно-методических актов следующих федеральных институтов:
- Российский Архив (Росархив);
- Федеральная государственная служба статистики (Росстатом);
- Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии.
Росархив – является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим в соответствии с возложенными на него задачами общее методическое руководство процессами ведения архивного дела и документационного обеспечения управления в организациях страны, в том числе межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документации.
Документы, которые приняты Росархивом, обязательны к применению всеми организациями, предприятиями и учреждениями вне зависимости от их организационно-правовой формы хозяйствования – государственная, муниципальная, коммерческая и пр.
В 1991 году Росархив разработал и предложил для внедрения Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Этот документ рекомендательного характера, выступает как наиболее полный межотраслевой документ в сфере организации документационного обеспечения управленческой деятельности.
ГСДОУ – это свод правил, которым устанавливается единый перечень требований к процессам документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления или на предприятиях.
Основная цель ГСДОУ – упорядочить документооборот организаций, сократить количество и повысить качество документов, создать наиболее благоприятные условия для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и хранения информации, совершенствовать работу управленческого аппарата.
Росстат участвует в работах, направленных на унификацию документа, осуществляя статистический учет и контроль за представлением хозяйствующими субъектами статистической отчетности.
Государственный комитет РФ по стандартизации и метрологии работает с опорой на постановление Правительства РФ, так как это федеральный орган исполнительной власти, которым осуществляется межотраслевая координация, а также процесс функционального регулирования в вопросах стандартизации, метрологии и сертификации.
Действующее законодательство содержит существенный объем обязательно подлежащих к исполнению норм по документированию разных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению разных типов документов. Специалисту в сфере делопроизводства обязательно нужно знать действующие законы страны и отслеживать изменения, так как эти знания являются важнейшим профессиональным качеством, без которого невозможно заниматься делопроизводством на необходимом для современного этапа уровне.
